Früher genügten eine Tischtennisplatte oder eine Happy Hour am Freitag, um talentierte Menschen anzuziehen, die nach einer besonderen Atmosphäre bei der Arbeit suchten. Heute sind die Erwartungen viel höher. Wer außergewöhnliche Arbeitsplatzerlebnisse schaffen will, braucht ein tiefes Verständnis für die menschlichen Bedürfnisse und für die Art und Weise, wie Arbeitsplätze sie am besten unterstützen können. Eine neue Studie der Harvard Business School ergänzt zahlreiche Forschungsarbeiten, laut denen die Menschen zunehmend nach Arbeitsplätzen suchen, die ihren sich verändernden Bedürfnissen entsprechen.

In der im Juli 2018 veröffentlichten Studie beobachteten die Forscher, dass die direkte Zusammenarbeit dramatisch zurückging, als Mitarbeiter von Cubicles (mit niedrigen Wänden abgeschirmte Arbeitsplätze innerhalb eines Großraumbüros) in einen Open Space ganz ohne Abgrenzungen wechselten. Statt miteinander zu sprechen, nutzten die Menschen häufiger E-Mails und Instant Messaging. Die Ergebnisse der Studie haben für Schlagzeilen gesorgt, in denen offene Büros zum „Killer der Zusammenarbeit“ und zum „dümmsten Management-Modetrend aller Zeiten“ erklärt wurden. Was nun? Sollen die Menschen wieder in ihre Einzelbüros zurückkehren?

Erforschung der offenen Büroumgebung

Ein genauerer Blick auf die Studie zeigt, dass die Forscher Mitarbeiter beobachteten, die von einem eigenen Cubicle an einen fest zugeordneten Arbeitsplatz in einem Open Space umzogen, der über keinerlei Elemente zur Wahrung der Privatsphäre verfügte. Forscher setzten tragbare Technologien ein, um festzustellen, wie die Menschen interagierten. Der neue monotone Arbeitsraum sollte die Menschen zusammenzubringen. Doch anstatt die Zusammenarbeit zu fördern, passierte in dieser Version der offenen Büroumgebung genau das Gegenteil: Direkte Interaktionen gingen um 70 Prozent zurück.

Associate Professor Ethan Bernstein zog einige Schlussfolgerungen aus seinen Ergebnissen. Unter anderem schlug er vor, dass Unternehmen „hybride oder flexible Räume“ innerhalb des offenen Büros vorsehen sollten.

In einem nach der Veröffentlichung seiner Studie geführten Interview zog Professor Ethan Bernstein einige Schlussfolgerungen aus seinen Ergebnissen. Unter anderem schlug er vor, dass Unternehmen „hybride oder flexible Räume“ innerhalb des offenen Büros vorsehen sollten. Zugleich wies er darauf hin, dass Arbeitsplätze für erfolgreiches Arbeiten optimal den Tätigkeiten der Menschen entsprechen sollten.

Das Magazin Fast Company berichtete: „Statt eines einheitlichen Ansatzes, wie er in der Planung von offenen Büroumgebungen üblich ist, sollten Arbeitsumgebungen verschiedene Möglichkeiten bieten, die die Mitarbeiter unterstützen, effektiv zu arbeiten.“ Die Menschen benötigen ein vielfältiges Raumangebot, das ihren untertags immer wieder wechselnden Bedürfnissen entspricht – diese Vorstellung deckt sich mit dem, wofür sich die Forscher und Designer von Steelcase seit Jahren einsetzen. Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter ihre offenen Büroumgebungen oft schlechtmachen – sie sind frustriert über die zu geringe Raumauswahl und über die fehlende Möglichkeit, selbst entscheiden zu können, wo sie ihre Arbeit erledigen. Doch so muss es nicht sein.

Was Mitarbeiter wollen

Was erwarten die Menschen von den Orten, an denen sie arbeiten? Laut einer aktuellen Steelcase-Studie über Büromitarbeiter aus aller Welt haben 77 Prozent der Menschen zwar einen fest zugeordneten Arbeitsplatz, die große Mehrheit – 87 Prozent – arbeitet dennoch zwei bis vier Stunden täglich an einem anderen Ort. Die Studie zeigt auch, dass 53 Prozent der Menschen nicht die Räume finden, die sie benötigen. Und über die Hälfte (51 Prozent) der Befragten gibt an, dass sie von Zeit zu Zeit einen Rückzugsort in der Nähe des Arbeitsplatzes braucht – egal ob für sich allein oder zusammen mit anderen.

Die Ergebnisse dieser Studie sind aufschlussreich: So suchen die Menschen nicht nur nach Privatsphäre und nach Orten, an denen sie zusammenarbeiten können, sondern auch nach informellen, inspirierenden Arbeitsräumen. Zudem wollen sie engere Beziehungen zu ihren Kollegen aufbauen – 43 Prozent der Befragten denken, dass informelle Räume dabei helfen können, mehr Vertrauen aufzubauen. Gute informelle Räume bieten zudem Ausblicke in die Natur, unterstützen den informellen Austausch und bieten visuelle sowie akustische Privatsphäre.

Es ist klar, dass Mitarbeiter ein Ökosystem von Räumen brauchen, das die verschiedenen Tätigkeiten, die sie im Laufe des Tages leisten, unterstützt – Orte, an denen sie zusammenarbeiten, sich konzentrieren, lernen, erholen und sich mit anderen informell austauschen können. Berücksichtigen sie all dies, eignen sich offene Büros für alle Arten der Arbeit. Gefragt ist ein ganzheitlicher Ansatz, der die menschlichen Bedürfnisse, die Arbeitsorte und die Techniklösungen zusammenführt.

Ein ganzheitlicher Ansatz

Angesichts der heutigen Arbeitsintensität erwarten Führungskräfte immer mehr von ihren Mitarbeitern. Um auf einem gleichbleibend hohen Niveau produzieren und Neues schaffen zu können, muss das nachhaltige Wohlbefinden der Menschen berücksichtigt werden. Dies erfordert:

• ergonomische Unterstützung und Komfort
• die Beseitigung von Ablenkungen, sodass die Menschen ungestört zusammenarbeiten und sich konzentrieren können
• Inspiration und Erholung – sorgen Sie dafür, dass sich die Menschen auf dem Heimweg besser fühlen als am Morgen, als sie ins Büro kamen

In Bezug auf die Arbeitsorte benötigen die Menschen ein Ökosystem von Räumen, das die Konzentration und Zusammenarbeit ebenso unterstützt wie das Lernen, die Vernetzung und die Regeneration. Darüber hinaus brauchen sie:

• Unterstützung für eine Vielzahl von Körperhaltungen und Möglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre
• Räume, die verteilt arbeitende Kollegen so einbeziehen, dass sie ungehindert arbeiten können und das Gefühl haben, im Raum anwesend zu sein
• Räume, die dazu beitragen, dass die Teammitglieder konzentriert bei der Sache bleiben

Wenn die Technik im Büro nicht richtig funktioniert, können die Menschen nicht richtig arbeiten. Sie benötigen zahlreiche Geräte und Räume, um Informationen austauschen zu können. Und sie wollen einfach zu bedienende, intelligente und vernetzte Techniklösungen, damit sie ihre Ideen überall hin mitnehmen können. Techniklösungen sollten Folgendes leisten:

• das Sammeln von Daten, damit Unternehmen die Räume, die ihre Mitarbeiter am besten unterstützen, besser verstehen und entsprechend optimieren können
• den Zugriff auf diese Daten ermöglichen, damit Mitarbeiter Kollegen und Räume schneller auffinden
• Bereiche bieten, die so gestaltet sind, dass Techniklösungen effektiv genutzt werden können

Mit Arbeitsplätzen, die Menschen, Arbeitsorte und Techniklösungen zusammenführen, können Unternehmen ihre Mitarbeiter selbst entscheiden lassen, wo und wie sie arbeiten – dies steht in direktem Zusammenhang mit einem hohen Engagement und einer hohen Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Wenn die Menschen in den Mittelpunkt gestellt werden, müssen Großraumbüros keine Quelle der Frustration sein. Sie können vielmehr als Werkzeug dienen, um den Menschen und Teams zu helfen, erfolgreich zu sein.

Quellen:
Why People Search for Better Workspaces
Der Steelcase Global Report: Mitarbeiterengagement und Arbeitsplätze in aller Welt
Was Mitarbeiter wollen
The Impact of Open Workspace on Human Collaboration
The Unintended Effects of Open Office Space