Fallstudien

Ein neues Konzept der Raumnutzung

© Alexis Paoli

2018 verlegte Siemens Smart Infrastructure France seinen Hauptsitz und die lokale Niederlassung in ein renoviertes Gebäude nach Paris Vélizy. Hier wurde das bewährte Bürokonzept von Siemens umgesetzt: moderne Möbel und eine großzügige Beleuchtung für einen relativ neutralen Raum, der 450 Personen Platz bietet (Vertrieb, Showroom, lokale Niederlassung, Administration, F&E-Labor).
Kurz nach dem Einzug sah sich die französische Leitung mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert:

  • Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Siemens-Konzern sollten sich am Arbeitsplatz wohlfühlen.
  • Das Gebäude sollte zeigen, wie Siemens Smart Infrastructure außergewöhnliche Räume für seine Kunden schafft.
  • Der Standort sollte ein Showroom für Produkte und Lösungen werden (Regelung von Personenströmen, Raumreservierungen, Klimatisierung, Sicherheit usw.), die das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz positiv beeinflussen.
  • Einführung des FlexOffice mit Telearbeit, im Durchschnitt zwei bis drei Tage pro Woche.
  • Budgetoptimierung.
  • Die Cafeteria, die sich direkt über der Empfangshalle befindet, war klein und bot keine Möglichkeit für zwanglose Treffen.

Arbeitsräume, die die Ziele von Siemens verdeutlichen

Die Umbauarbeiten im Empfangs- und Coworking-Bereich auf einer Gesamtfläche von 250 Quadratmetern wurden vor dem ersten Lockdown im Jahr 2020 durchgeführt.

© Alexis Paoli

Der Empfangsbereich

Der klassische Empfangsbereich diente lediglich der Begrüßung und Registrierung von Besuchern, bot aber keinerlei Mehrwert und war nicht besonders ansprechend gestaltet. Dieser Bereich sollte in Zukunft für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Mehrwert haben. Durch die Kombination aus Empfang und Pausenbereich mit Kaffeebar, farbenfrohen Möbeln und Pflanzen, treffen Besucher und Angestellte jetzt spontan aufeinander. Heute wird der Raum durchgehend genutzt und bringt mehr Leben in den Eingangsbereich.

 

© Alexis Paoli

Der Coworking-Bereich

Dieser große Raum, der in verschiedene Zonen unterschiedlicher Größe aufgeteilt ist, wird von Teams oder Einzelpersonen genutzt.

Die Einführung des FlexOffice hat die Art und Weise verändert, wie Menschen zusammenarbeiten. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt ins Büro kommen, dann hauptsächlich, um sich auszutauschen oder zu brainstormen.
Deswegen wurde dieser Raum mit mobilen Trennwänden vollständig umstrukturiert und kann jetzt auch für Veranstaltungen genutzt werden. Farbenfrohe modulare Büromöbel und Sofas mit Schreibplatte laden zur Teamarbeit ein.
Während der Pandemie wurde der Raum vor allem als Studio für große interne Besprechungen, Kundenbesuche und Webinare genutzt. Er war zwar nicht für diesen Zweck konzipiert, erfüllte diese Funktion dank seiner Flexibilität jedoch perfekt.

Der Verwaltungsbereich

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Anpassung der anderen Bereiche hat das Managementteam von Smart Infrastructure France beschlossen, den neuen Verwaltungsbereich ebenfalls als FlexOffice zu gestalten. An einem großen Gemeinschaftstisch kann man in der Gruppe zusammenarbeiten. In den Rückzugsbereichen können Besprechungen in kleinerem Rahmen stattfinden oder Telefonate geführt werden. Die Fertigstellung ist für den Sommer 2021 geplant.

Der Schlüssel zum Erfolg: Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teams von Steelcase, dem Vertragshändler L’espace und Siemens.

„ Es war ein co-kreativer Ansatz, ein gemeinsames Entwickeln von Ideen “

Doris BirkhoferGeschäftsführerin von Siemens Smart Infrastructure Frankreich

„Ich traf den Präsidenten von Steelcase Europa. Er lud mich nach München in das Steelcase Learning + Innovation Center (LINC) ein. Ich war sehr beeindruckt. Steelcase hat einen anderen Ansatz der Büroausstattung und berücksichtigt die Auswirkung der Umgebung auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das hat mir gefallen und uns dazu bewogen, das französische Steelcase-Team um Unterstützung zu bitten. Es war ein co-kreativer-Ansatz, ein gemeinsames Entwickeln von Ideen. (…) Im kreativen Bereich ist Zusammenarbeit sehr wichtig. Unser Ansprechpartner bei Steelcase ist flexibel und geht spezifisch auf unsere Bedürfnisse ein. Wir haben uns bei der Gestaltung der Räume viel Mühe gegeben und unsere Ideen konnten integriert werden. Wir haben darüber hinaus einen halben Tag im Pariser Ausstellungsraum verbracht, um die Produkte direkt zu erleben und zu testen, da uns die Haptik sehr wichtig war. Kurzum, es war eine großartige Partnerschaft”, sagt Doris Birkhofer.

„Die Angestellten sollen wieder Lust haben, ins Büro zu kommen und wir bieten ihnen die entsprechende Umgebung dafür.“

Sébastien ButatDirektor Smart Office Frankreich

 

© Alexis Paoli

„Die Arbeitsräume wurden komplett mit originellen Möbelelementen umgestaltet. Im Coworking-Bereich gibt es abnehmbare Tablets für die Arbeit auf den Sofas. Man kann es sich bequem machen. Das ist etwas, was wir bei Siemens so noch nicht kennen. Es hat das Verhalten der Angestellten beeinflusst und starre Verhaltensmuster aufgebrochen. Diese Räume sind zu Orten des informellen Austauschs geworden.

Wenn ich Besucher empfange, gehen sie durch den Empfangsbereich, der mit farbigen Wänden und Pflanzen zu einem fröhlichen Treffpunkt geworden ist. Da Telearbeit immer mehr zur Norm wird – in unserem Fall an durchschnittlich zwei Tagen pro Woche – müssen wir den Mitarbeitern den Wunsch und die Möglichkeit geben, ins Büro zu kommen. Außerdem findet dort nicht mehr dieselbe Arbeit statt, da die Zeit vor Ort mehr dem Austausch mit anderen dient, was die beiden neuen Räume unterstützen.
Der Coworking-Bereich wird nun für viele unterschiedliche Zwecke genutzt. Er ist ein Ort zum Telefonieren, der mehr Platz bietet als eine Telefonzelle. Man kann aufatmen, es ist eine wahre Freude, dorthin zu gehen. Die Veränderung hat die Nutzung völlig umgewälzt. Ich heiße im Namen des für die Entwicklung unserer Aktivitäten zuständigen Teams die Kunden bei Vélizy willkommen. Sie kommen natürlich, um den Ausstellungsraum zu besichtigen, aber sie schauen sich auch diesen Raum an, der mit farbenfrohen Möbeln neugestaltet wurde. Meiner Meinung nach, spiegelt er die Werte des Unternehmens wider. Wir verkaufen intelligente Anwendungen und digitale Tools zur Raumverwaltung. Alles dreht sich um die Digitalisierung und hat nicht direkt etwas mit Steelcase zu tun, aber unsere Tools sind jetzt perfekt in die Räume integriert” , bemerkt Sébastien Butat.

 

© Alexis Paoli

EIN ANSATZ, DER IN DEN SIEBEN SIEMENS-REGIONEN IN FRANKREICH UMGESETZT WERDEN SOLL

„Die Überlegungen zum FlexOffice und zur Anpassung der Arbeitsumgebung an die neuen Nutzungsmöglichkeiten wurden weltweit vor der Pandemie eingeführt, sodass wir sehr schnell bereit waren, als die Standorte angepasst werden mussten. Gleichzeitig haben wir unser Change-Management-Programm „TransformAction“ eingeführt, dass ein Modul für Wohlbefinden und Perfect Place integriert. Seitdem ist der gesamte Prozess ständig im Fluss. Wir von Siemens Smart Infrastructure bieten Lösungen an, um Gebäude intelligenter zu machen und sind überzeugt, dass das Konzept sowohl für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für unsere Kunden gelten muss. Siemens Smart Infrastructure France hat gerade seinen weltweiten Hauptsitz in der Schweiz nach diesem Konzept umgestaltet. Ich möchte meinerseits dazu beitragen, dass diese neue Form der Raumnutzung in mindestens einer Niederlassung in jeder unserer sieben französischen Regionen umgesetzt wird. Wir müssen dabei das begrenzte Budget berücksichtigen, aber meistens können wir ein paar Elemente kombinieren und durch eine andere Nutzung verändern”, so Doris Birkhofer.

AUSWEITUNG DES KONZEPTS AUF DEN HEIMARBEITSPLATZ

„Die neuen Produkte haben uns dazu veranlasst, die Arbeitsumgebung umfassender zu betrachten. Wir haben sogar damit begonnen, uns Wege auszudenken – sowohl innerhalb als auch außerhalb -, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr zu Fuß gehen können. Seitdem die Telearbeit in unserem Unternehmen Einzug gehalten hat, überdenke ich auch meinen Arbeitsplatz zu Hause… und die neuen Tools von Steelcase regen mich zum Nachdenken an“ , erklärt Sebastien Butat.

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