Études de cas

Incarner le changement des usages d’un environnement de travail

© Alexis Paoli

En 2018, Siemens Smart Infrastructure France installe son siège — ainsi que son agence parisienne — à Vélizy dans un immeuble réhabilité. Au moment de la remise des locaux, l’ameublement et l’aménagement des espaces sont réalisés en suivant le Siemens Office Concept : meubles modernes et luminosité privilégiée pour, au final, avoir un espace assez neutre pouvant accueillir 450 personnes (commerciaux, showroom, agence Paris, fonctions transverses, laboratoire R&D).
Rapidement après son installation dans les locaux, la direction France se retrouve alors confrontée à différents enjeux :

  • Volonté, au niveau mondial du groupe Siemens, d’agir sur le bien-être au travail.
  • Objectif de faire de ce bâtiment l’illustration de la vision de Siemens Smart Infrastructure : concrétiser l’ambition de « créer des lieux d’exception » pour ses clients.
  • Souhait de la direction française de faire de ce site un véritable showroom des produits et solutions proposés par Siemens Smart Infrastructure pour réguler les flux de personnes, les réservations d’espace, la climatisation, la sécurité… qui influent sur le ressenti du salarié sur son lieu de travail, sur son bien-être et sa performance.
  • Passage – accéléré par la Covid-19- au flex office et au télétravail obligatoire, en moyenne deux à trois jours par semaine.
  • Optimisations budgétaires.
  • Présence d’une cafétéria, placée directement au-dessus de la rotonde de l’accueil, relativement petite et ne permettant pas la création d’un espace convivial.

Des espaces phares pour incarner au mieux la vision de Siemens

Afin de répondre le plus rapidement aux différentes contraintes, il a été décidé d’intervenir principalement sur l’accueil et sur l’espace de coworking, le tout pour une surface totale de 250 m2. La première phase des travaux a été réalisée avant le premier confinement de 2020.

© Alexis Paoli

L’espace accueil

Placé dans une rotonde très lumineuse, cet espace était classique et semblait relativement perdu. Il ne servait qu’à l’accueil des visiteurs et à leur enregistrement sans valeur ajoutée ni agrément visuel. Il a été décidé d’en faire un espace mixte en termes d’usage : accueil + espace de pause convivial doté d’un stand café Starbucks. Agrémenté de mobilier coloré, il permet le mélange des flux de personnes entre les visiteurs et les collaborateurs. La « prise en main » de l’espace a été immédiate. Pour finir, l’intégration de la couleur et du végétal ont apporté une valeur ajoutée évidente aussi bien quantitativement (espace récupéré pour les pauses) que qualitativement (mélange des personnes, échanges, convivialité).

 

© Alexis Paoli

L’espace de coworking

Positionné sur un demi-plateau, il s’agit d’un vaste espace séparé en bureaux, assez utilisé. Soit par les équipes en recherche d’un lieu de réunion, soit par les individus souhaitant s’isoler autrement que dans les « phone boxes » proposées dans le cadre du Siemens Office Concept.

L’application du Flex Office et plus de temps donné au télétravail ont changé les usages : les équipes viennent pour se rencontrer et, non plus simplement, pour travailler. Lorsque l’on vient au bureau désormais c’est surtout pour échanger ou brainstormer.
Cet espace a été restructuré pour être entièrement modulable grâce notamment à des cloisons mobiles. Un mobilier coloré et modulaire avec des chaises et des tables hautes, mais aussi des canapés équipés de tablettes qui permettent une parfaite connexion et un travail en groupe différent. L’espace peut également être reconfiguré lors de l’organisation d’évènements divers.
En période de Covid, cet espace a été utilisé en grande partie comme studio de diffusion lors de grands rendez-vous internes, de réunions avec les clients, voire de webinaires. Il n’était pas prévu à cet effet, mais il a trouvé son utilité en cette période compliquée grâce à sa totale flexibilité.
Des éléments graphiques, design et plusieurs végétaux ont été intégrés par Siemens SI.

L’espace direction

Forte de ces réussites, la direction Smart Infrastructure France a réfléchi à la création d’un nouvel espace de direction en Flex Office. Autour d’une grande table commune, tout le monde peut travailler tout en organisant de petites réunions ou passer des coups de fil dans des espaces de repli. La livraison est prévue courant de l’été 2021.

La clef de la réussite : une étroite collaboration entre les équipes Steelcase, L’espace et Siemens

« Une approche de cocréation, de réflexion commune »

Doris Birkhoferdirectrice générale Siemens Smart Infrastructure France

« J’ai rencontré le président de Steelcase Europe, j’ai échangé avec lui et il m’a invité à Munich, dans leur Learning & Innovation Center (LINC), où sont exposés tous leurs produits, ça m’a beaucoup impressionné. Steelcase propose une vision différente de l’ameublement et de l’impact sur les collaborateurs. C’est ce qui m’a plu et qui nous a donné envie de faire appel aux équipes françaises de Steelcase pour nous accompagner. C’était une approche de cocréation, de réflexion commune. (…) Dans ce domaine la collaboration est essentielle. Notre interlocuteur Steelcase est une personne ouverte, qui a joué notre jeu, qui a compris notre besoin, notre état d’esprit, il s’est beaucoup adapté. Nous nous sommes beaucoup investis dans la conception des espaces et il a su intégrer nos idées. Nous avons également passé ½ journée dans le showroom parisien pour toucher le matériel, le tester, car le ressenti est important. Bref, un beau partenariat ! » commente Doris Birkhofer.

« Il faut donner l’envie et les moyens aux collaborateurs de venir au bureau »

Sébastien Butatdirecteur Smart Office France

 

© Alexis Paoli

« Les lieux sont totalement modifiés avec du mobilier un peu décalé. Dans l’espace de coworking, il y a des tablettes amovibles pour s’installer et travailler sur des canapés. On peut se poser… c’est quelque chose qu’on ne faisait pas chez Siemens qui est plutôt un univers industriel. Cela a changé l’approche, a cassé les codes et ces espaces deviennent des lieux d’échange informels. Quand je reçois des visiteurs, ils passent par l’accueil qui est devenu un point de rendez-vous beaucoup plus joyeux avec des murs colorés et du végétal. Avec le télétravail qui devient la norme, chez nous en moyenne deux jours par semaine, il faut donner l’envie et les moyens aux collaborateurs de venir au bureau. D’ailleurs on n’y fait plus le même travail puisque le temps sur site est plutôt dédié à la rencontre avec les autres, ce que permettent les deux nouveaux espaces.
L’espace coworking est désormais utilisé pour un grand nombre d’usages différents. Un lieu pour téléphoner et avoir plus d’espace que dans une phone box. On peut respirer, il y a un vrai plaisir à y aller. Cela en a totalement transformé leurs usages, avec une rupture complète. En tant qu’équipe en charge du développement de nos activités, j’accueille des clients à Vélizy. Ils viennent bien sûr voir le showroom, mais ils jettent également un œil à cet espace revisité avec ces mobiliers colorés. À mon sens, cela porte bien les valeurs de l’entreprise. Nous vendons des smart applications et des outils digitaux qui permettent de faire du « space management ». Il s’agit donc de digital et cela n’a a priori rien à voir avec Steelcase, mais nos outils s’incarnent parfaitement dans ces lieux désormais. » observe Sébastien Butat.

 

© Alexis Paoli

Une approche à déployer sur les sept régions de Siemens en France.

« La réflexion sur le Flex Office et l’adaptation de l’environnement de travail aux nouveaux usages avaient été lancées au niveau mondial avant le Covid et cela nous a permis d’être prêts très vite lorsque les sites ont dû s’adapter. Dans le même temps, nous avions lancé notre programme d’accompagnement au changement TransformAction qui contient un module Bien-être et Perfect Place. Depuis lors, toute cette démarche est un « work in progress ». Au cœur de cette évolution, se trouve la conviction que pour Siemens Smart Infrastructure, qui propose des solutions pour rendre les bâtiments plus intelligents, il faut que l’ensemble soit cohérent. Pour nos collaborateurs comme pour nos clients. Siemens Smart Infrastructure France vient de réaménager son siège mondial en Suisse avec la même idée. De mon côté, je souhaite favoriser l’adoption de ces nouveaux usages, de ce nouvel esprit dans au moins une structure « vitrine » dans chacune de nos sept régions en France. Car il faut prendre en compte les budgets qui ne sont pas extensibles. Mais, le plus souvent, on peut mélanger quelques éléments et, en pensant les lieux différemment, en changer l’approche et l’usage. » déclare Doris Birkhofer.

Prolonger l’expérience dans les espaces de travail à domicile

« Tous ces nouveaux équipements nous ont fait réfléchir plus largement sur le cadre de travail. Nous avons même commencé à imaginer des parcours —intérieurs comme extérieurs— pour permettre aux collaborateurs de marcher ! Plus encore, les usages liés au télétravail ayant fait véritablement leur entrée dans nos vies en général et dans la mienne en particulier, je suis moi-même en train de repenser mon espace de travail à domicile… et les nouveaux outils de Steelcase me donnent à réfléchir. » observe Sebastien Butat.

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