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Hybride Zusammenarbeit ist nicht einfach

Wir stellen die drei wichtigsten Konzepte vor, um Mitarbeiter im Unternehmen und außerhalb zusammenzubringen

Anmerkung der Redaktion: Zur Gewährleistung einer guten Lesbarkeit wird auf die durchgehende/gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist hybrid – und die Zukunft der Zusammenarbeit ebenfalls. 68 Prozent aller Unternehmen weltweit haben vor, hybride Arbeitsweisen zu testen und ihren Angestellten zu ermöglichen, teilweise im Büro, zu Hause oder an sogenannten Third Places (alternative Arbeitsplätze außerhalb des Unternehmens oder Home-Office) zu arbeiten. Auch Unternehmen, die das Büro weiterhin als Hauptarbeitsort nutzen werden, müssen sich mit hybridem Arbeiten beschäftigen, da ihre Partnerunternehmen, Zulieferer und Kunden sich virtuell mit ihnen in Verbindung setzen werden. Das bedeutet, dass allgemein mehr mit einer „gemischten Präsenz“ zu rechnen ist, bei der einige Teilnehmer sich vor Ort im Unternehmen befinden und einige sich von der Ferne aus zuschalten.

Die hier gezeigten Elemente können in offenen und geschlossenen Umgebungen verwendet werden. Die Nutzung mehrerer Displays ermöglicht eine gleichberechtigtere Teilnahme für alle, da Teilnehmer und Inhalte getrennt dargestellt werden können.

Führende Unternehmen stellen sich auf eine deutliche Zunahme hybrider Zusammenarbeit ein, sobald mehr Menschen ins Büro zurückkehren, die so produktiv wie möglich arbeiten möchten. Diese Unternehmen haben erkannt, wie wichtig die Energie und das Ambiente bei der Arbeit für Innovation und Wachstum sind und dass sich die Menschen nach Hause zurückziehen werden, wenn die Arbeitsumgebung ihnen nicht das bietet, was sie benötigen.


Bessere Umgebungen
für die hybride Zusammenarbeit realisieren

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Hybride Zusammenarbeit ist komplex

„In Zukunft wird jeder Raum zum Videoraum. Die Menschen verbringen zu viel Zeit damit, den Kamerawinkel einzustellen oder herauszufinden, wie man Inhalte streamen kann. Letztlich leiden die Beziehungen zu den anderen darunter. Wir müssen ihnen das Leben leichter machen“, sagt Jessie Storey, Steelcase Design Manager, die sich seit 15 Jahren mit der Optimierung hybrider Arbeitsweisen beschäftigt. Die Probleme, die die Menschen vor der Pandemie hatten, werden sich jetzt noch verstärken und der Mund-Nasen-Schutz und die Abstandsvorgaben sind auch nicht gerade hilfreich, erklärt Storey. Folgende Probleme erschweren die Arbeit:

Die Umgebung verhindert eine gleichberechtigte Teilhabe – wenn die zugeschalteten Teammitglieder nicht sichtbar sind oder gehört werden können, müssen sie sich mehr anstrengen, um wirklich involviert zu werden. Das Ungleichgewicht der Präsenz (Presence Disparity) liegt meistens am schlechten Zusammenspiel von Raum und digitalen Tools.

Komplexe Beziehungen – per Video ist es schwierig, die Körpersprache zu entschlüsseln, Augenkontakt zu halten und die Stimmung einer Gruppe zu spüren.

Schwierigkeiten, sich einzubringen – es ist schwierig, Inhalte auf eine Art darzustellen, die es sowohl vor Ort anwesenden als auch zugeschalteten Teilnehmern ermöglicht, sich einzubringen. Können die zugeschalteten Teilnehmer sehen, wenn jemand auf ein Whiteboard schreibt?

Innovation wird gehemmt – neue Ideen zu entwickeln ist die schwierigste Form der Zusammenarbeit. Aktivität kann zu mehr Kreativität und Engagement beitragen – dies lässt sich per Video kaum bewerkstelligen.

Eine hybride Zukunft + BYOD

In der Phase, in der die Unternehmen neue Arbeitsweisen testen, werden sich einige Variablen noch herauskristallisieren: Wie viele Menschen werden an beiden Enden am Videoanruf teilnehmen, wie werden die Angestellten zugeordnete oder gemeinschaftliche Arbeitsbereiche nutzen und welche Hardware und Softwareplattformen werden sich durchsetzen?

Eine hybride Zukunft + BYOD

Andere Entwicklungen sind einfacher vorherzusehen – wie zum Beispiel die hybride Zukunft und das BYOD-Modell. Bei BYOD ist es unumgänglich, dass mobile Nutzerendgeräte verwendet werden anstatt fest integrierter Systeme im Raum. Durch die Unterstützung und Integration einer Vielzahl an Hardware- und Software-Lösungen können sich die Menschen auf die Weise mit anderen in Verbindung setzen, die für sie am einfachsten und produktivsten ist.

Auswahl an Räumen + Technologie

Um zu gewährleisten, dass hybrides Arbeiten erfolgreich ablaufen kann, sollten Unternehmen eine Auswahl an Räumen und technologischen Hilfsmitteln bieten, die verschiedene Formen der Zusammenarbeit unterstützen — von geplanten kreativen Sessions über spontane Besprechungen unter vier Augen und allen sonstigen Formen der Zusammenarbeit. „Es geht darum, digitale und analoge Elemente zu kombinieren“, erklärt Storey. „Es reicht nicht aus, dass sich die Menschen von außen zuschalten können. Wir müssen denen, die im Büro sind, eine bessere virtuelle Teilnahme ermöglichen, indem wir wichtige Elemente wie Kameras, Mikrofone, Inhalte und Licht anbieten.“

„Es reicht nicht aus, dass sich die Menschen von außen zuschalten können. Wir müssen denen, die im Büro sind, eine bessere virtuelle Teilnahme ermöglichen.“

Jessie StoreySteelcase Design Manager

Die drei wichtigsten Konzepte für eine bessere hybride Zusammenarbeit

Forschende, Designer und Technologieexperten von Steelcase beschäftigen sich seit mehr als einem Jahrzehnt damit, Lösungen zur Zusammenarbeit für globale Teams zu entwickeln und haben die wichtigsten Erkenntnisse dazu gebündelt, wie Teams auf Distanz erfolgreich zusammenarbeiten können. Ihre Erkenntnisse können Unternehmen dabei helfen, eine Zukunft zu planen, in der tagtäglich mithilfe verschiedener Technologieformen und leistungsfähiger Räume Teilnehmer im Büro mit zugeschalteten Kollegen zusammenarbeiten:

Gleichberechtigte Teilhabe

Design nutzen, das das Missverhältnis zwischen Mitarbeitern vor Ort und außerhalb überwindet.

  • Sowohl zugeschaltete Teilnehmer als auch Teilnehmer vor Ort sollten sich frei im Raum bewegen können – dies kann mithilfe von mobilen Möbeln und Displays umgesetzt werden. Mitarbeiter, die sich von außen zuschalten, sollten nicht permanent neben den präsentierten Inhalten sichtbar sein.
  • Sowohl gemeinsam als auch einzeln genutzte Geräte sollten über Kameras verfügen, insbesondere dann, wenn sich Teammitglieder noch nicht gut kennen. Gemeinsam nutzbare Geräte (Room View) werden bevorzugt verwendet, nicht Einzelgeräte.
  • Es ist wichtig, die Mitarbeiter mithilfe von Kameralicht, Bürobeleuchtung und der Umgebungsbeleuchtung zu unterstützen, selbstbewusst vor der Kamera aufzutreten. Warme, leistungsstarke LED-Lampen direkt über dem Kopf oder seitlich davon eignen sich am besten für Videoübertragungen.
  • Um auf beiden Teilnehmerseiten eine gute Audiokulisse zu bieten, müssen Raumgröße, Abgrenzungen, Materialien und die Ausrichtung der Mikrophone und Lautsprecher berücksichtigt werden.
  • Eine gemeinsame Einigung auf Verhaltensregeln und Umgangsformen ist darüber hinaus wichtig.

Einbindung

Raum und Technologie nutzen, um natürliche und inklusive Interaktionen für Teilnehmer vor Ort und zugeschaltete Teilnehmer zu ermöglichen.

  • Zugeschaltete und lokale Teilnehmer sowie digitale und analoge Inhalte so anordnen, dass eine gleichberechtigte Mitwirkung aller möglich ist. Einige Softwareplattformen und integrierte Technologiesysteme unterstützen die Nutzung mehrerer Displays, damit Teilnehmer und Inhalte getrennt dargestellt werden können, was eine gleichberechtigtere Teilnahme für die zugeschalteten Kollegen ermöglicht.
  • Das Design sollte den Kamerablickwinkel (z.B. 90, 120 Grad) berücksichtigen. Es sollte sichergestellt werden, dass die Teilnehmer und Inhalte auch für die zugeschalteten Kollegen sichtbar sind. Mithilfe von künstlicher Intelligenz gesteuerte Konferenzkameras bieten einen weiten Kamerawinkel und neue Möglichkeiten, analoge Inhalte virtuell darzustellen. Huddly‘s Canvas ist beispielsweise eine Content Camera, die mit Teams und Zoom genutzt werden kann, um Schatten und Reflektionen auf Whiteboards zu beseitigen, Farben von Whiteboard Markern zu intensivieren und Menschen, die sich vor der Kamera aufhalten, auszublenden.
  • Die Nutzung von Tools, die allen Beteiligten Zugang zu digitalen und analogen Informationen bieten und verschiedene Formen der Zusammenarbeit ermöglichen, sind wichtig für gemeinsame kreative Prozesse (z.B. digitale Whiteboards oder Arbeitsflächen wie Mural).

Einfache Nutzbarkeit

Einfache und nahtlose Übergänge zwischen verschiedenen Interfaces, Displays und Elementen ermöglichen.

  • Geteilte Geräte sollten sich schnell mit persönlichen Endgeräten verbinden können, damit die Teilnehmer bei Bedarf mit beiden interagieren können.
  • Sicherstellen, dass die Sichtlinien auf die Teilnehmer und Inhalte sowohl für zugeschaltete als auch anwesende Teilnehmer frei sind. Flexible Möbel und/oder die Nutzung von mobilen Endgeräten ermöglichen, dass die anwesenden oder zugeschalteten Teilnehmer ‚bewegt‘ werden können, um ihnen im Laufe der Besprechung immer die beste Sicht zu bieten.
  • Die verschiedenen technologischen Angebote sollten einander ergänzen und mit verschiedenen Geräten und Softwarelösungen nutzbar sein. Auch wenn Ihr Unternehmen möglicherweise bestimmte Plattformen bevorzugt, kann es sein, dass die extern zugeschalteten Teilnehmer andere Lösungen verwenden möchten oder müssen.

Eine vielversprechende Zukunft

Die hybride Zusammenarbeit wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Führende Technologieunternehmen wie Microsoft und Zoom bringen in einem unglaublichen Tempo Erweiterungen für ihre Hardware und Software auf den Markt.

Microsoft Teams hat gerade ein neues Feature herausgebracht, das ermöglicht, per Bluetooth freie Räume zu erkennen und an Meetings teilzunehmen – alles im Hands-Free-Modus. Seit kurzem ermöglicht Microsoft Teams außerdem koordinierte Besprechungen und bietet hierbei die Möglichkeit, Kameras, Lautsprecher und Mikrofone auf mehreren Teams-Geräten und Surface Hubs innerhalb eines Raums zu konfigurieren. Falls Ihre Räumlichkeiten Systeme zur automatischen Raumbuchung und -freigabe mithilfe von Sensortechnologie bieten, können Sie Räume buhen und an Besprechungen teilnehmen, ganz ohne etwas mit den Händen zu berühren. Microsoft beschäftigt sich mit Möglichkeiten, in Zukunft virtuelle Avatare für zugeschaltete Teilnehmer anzubieten und Wände als Computeroberflächen zu nutzen.

„Unser Ziel ist es, alle Oberflächen auch als interaktive Computer zu nutzen, weshalb wir den Namen ‚Surface‘ – auf Deutsch ‚Oberfläche‘ – gewählt haben. Computer werden in Zukunft wie Baumaterialien verwendet werden, vergleichbar mit Glas und Rigips. Deshalb ist unsere Kooperation mit Steelcase so wichtig. Unsere Zusammenarbeit bedeutet, dass wir Informationen dort anbieten können, wo die Menschen sie brauchen und wenn sie sie brauchen. Und zwar in dem Kontext, in dem sie sie nutzen – das ist die Zukunft der Arbeit, Räume und Computer“, erklärt Microsofts Steven Bathiche, technischer Experte für Windows und Geräte.

Zoom beschäftigt sich auch damit, wie sichergestellt werden kann, dass Nutzern und Kunden auch in Zukunft die richtigen Tools zur Verfügung stehen, damit sie erfolgreich ihrer Arbeit nachgehen können. Die Zoom-Meeting Software, die heute flächendeckend verwendet wird, möchte künftig die Sprachbefehle für Zoom Rooms ausweiten – eine Smart Gallery-Ansicht, die einzelne Gesichter im Besprechungsraum lokalisieren und jedem Gesicht einen eigenen Rahmen verleihen kann und die darüber hinaus auch eine fortschrittliche Whiteboard-Funktion bietet, die das Notieren von Ideen auch außerhalb geplanter Besprechungen ermöglicht.

„Wir arbeiten an neuen Features, die sicherstellen, dass anwesende und zugeschaltete Teammitglieder gleichwertig dargestellt werden..”

Cynthia Lee leitende Produktmanagerin bei Zoom

„Wir arbeiten an neuen Features, die sicherstellen, dass anwesende und zugeschaltete Teammitglieder gleichwertig dargestellt werden. Wir beschäftigen uns damit, wie unsere Plattform in Besprechungsräumen dargestellt wird – z.B., ob man die Sichtbarkeit von Menschen und Inhalten steuern und trennen kann. Wir möchten erreichen, dass sich die Menschen auch außerhalb einer Besprechung mit deren Inhalten auseinandersetzen können und beschäftigen uns damit, wie die Menschen im Raum auf die extern zugeschalteten Personen wirken“, sagt Cynthia Lee, leitende Produktmanagerin bei Zoom.

Pilotprojekte. Partizipation. Präzisierung.

Im Laufe der Zeit, wenn die Angestellten ausprobieren, wie sie auf unterschiedliche Weise zusammenarbeiten können, werden sich die Technologien und Arbeitsumgebungen weiterentwickeln. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um mithilfe von Pilotprojekten neue Arten von Erlebnissen zu erschaffen, die analoge und digitale Komponenten vereinen. Im Idealfall nehmen die Angestellten an allen Pilotprojekten teil. Die Teilnahme und die Möglichkeit, offenes Feedback zu geben wird zeigen, dass sich die Dinge ständig weiterentwickeln. Seien Sie bereit, Präzisierungen vorzunehmen. Wenn die Mitarbeiter ihre Erfahrungen mit dem hybriden Arbeitsplatz machen, werden sie ihre Arbeitsweise anpassen und ihre Umgebung, ihr Vorgehensweisen und damit verbundene Vorgaben werden nachjustiert werden müssen. Ein flexibler Arbeitsplatz, der sich weiterentwickelt und verändert, je nachdem, wie sich die Wünsche und Bedürfnisse der Menschen entwickeln, macht Unternehmen wettbewerbsfähiger und ermöglicht zukünftiges Wachstum.

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