Technologie

Mit Hilfe von Daten einen auf den Menschen ausgerichteten Arbeitsplatz schaffen

Die Fallstudie zeigt, wie die Steelcase Workplace Advisor Studie Echtzeitdaten nutzt, um optimale Bedingungen im Steelcase Learning + Innovation Center in München zu schaffen.

Wir leben in einer Welt der Daten. Unterwegs erkennt Google Maps unseren Standort und hilft uns, den schnellsten Weg zur Arbeit zu finden. Zuhause überwacht eine Schlaf-App unsere Schlafzyklen. Kundenrezensionen auf Amazon beeinflussen unser Kaufverhalten und die neueste Wetter-App hilft uns zu entscheiden, ob wir heute mit oder ohne Regenschirm das Haus verlassen.

Technologie für Arbeitsplätze, die den menschlichen Bedürfnissen gerecht werden

Im Alltag treffen wir täglich eine Vielzahl an schnellen Entscheidungen aufgrund der uns zur Verfügung stehenden Daten und Informationen. Im Gegensatz dazu sind Entscheidungs- und Veränderungsprozesse in Unternehmen meist eher langwierig. In Zeiten des globalen Wettbewerbs und anhaltenden Wandels ist es für Unternehmen allerdings riskant, wenn Veränderungen nur schleichend vorankommen. Rasche Anpassung, Innovation und Wachstum können entscheidend für das Überleben eines Unternehmens sein.

RAUM BEEINFLUSST VERHALTEN

Steelcase hat auf das rasante Tempo der heutigen Zeit mit der Schaffung eines weiteren Learning + Innovation Centers (LINC) reagiert. Das neueste LINC liegt im Herzen von München und ist einer der Knotenpunkte des weltweiten Unternehmensnetzwerks. Außerdem ist es ein Ort, der die Verbundenheit der Mitarbeiter stärkt und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern vor Ort untereinander sowie mit ihren Kollegen auf der ganzen Welt verbessert. Es verkörpert den Grundsatz von Steelcase, dass Orte und Räume eine große Wirkung auf uns haben.

Bei der Gestaltung des LINC wurden die wichtigsten Erkenntnisse über den Zusammenhang von Lernen, Kreativität und Innovation umgesetzt. Heute kann man im LINC tagtäglich beobachten, wie die Arbeitsumgebung die Entstehung von neuen Gewohnheiten unterstützt und dadurch zu einem Kulturwandel beiträgt. „Das Verhalten ändert sich, sobald sich die Denkweise ändert. Und diese ändert sich durch die Erfahrungen, die die Menschen in der Arbeit machen”, erklärt Laurent Bernard, Vice President für internationales Talentmanagement bei Steelcase. Das LINC zeigt, wie Design, das den Bedürfnissen der dort arbeitenden Menschen entspricht, das Lernen und Wachstum beschleunigt.

DAS LEARNING + INNOVATION CENTER Drei miteinander verbundene Gebäudeteile mit unterschiedlichen Funktionen bilden die Basis des einzigartigen Ökosystems, aus dem sich das LINC zusammensetzt. In Gebäude G befinden sich der Empfang und das WorkCafé. Dort ist auch die Führungsriege anzutreffen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche unterschiedlich gestaltete Workshops und Studios. Dieser Gebäudeteil wird sowohl von den Münchner Mitarbeitern als auch von Mitarbeitern anderer Standorte genutzt und von Gästen und Kunden besucht. In den Gebäuden E und F wird hauptsächlich Forschung und Entwicklung betrieben. Sie dürfen deshalb nur von bestimmten Mitarbeitern betreten werden. Eine Ausnahme bildet der Bereich Learning and Development, in dem regelmäßig Schulungen stattfinden und der für Besucher zugänglich ist. In den Gebäudeteilen E und F wird sowohl alleine als auch in Teams gearbeitet. Hierfür stehen zahlreiche Maker Spaces, Prototypen-Studios und Model Shops zur Verfügung.

STEELCASE WORKPLACE ADVISOR STUDIE

Eine Methode, die Steelcase nutzt, um das Arbeitsumfeld besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abzustimmen, ist der Einsatz von Technologie, was auf den ersten Blick überraschend erscheinen mag, aber sehr gut geeignet ist, um die Gewohnheiten der Mitarbeiter abzubilden.

Die Steelcase Workplace Advisor Studie (WPA-Studie) ist eine Studie über einen begrenzten Zeitraum, die Unternehmen Einblick in das Arbeitsverhalten ihrer Angestellten gewährt.

Die Steelcase WPA-Studie liefert leicht verständlich aufbereitete Daten und Statistiken, die Immobilienverwaltern und dem Facility Management wichtige Einblicke darüber gewähren, welche Arten von Räumen für die Angestellten am besten geeignet sind.

Neben der Erhebung von quantitativen Daten werden Mitarbeiterumfragen durchgeführt, um herauszufinden, in welchen Räumen sich die Mitarbeiter bei der Arbeit am liebsten aufhalten. So erfährt das Facility Management, welche Entscheidungen hinsichtlich der Möblierung und Ausstattung der unterschiedlichen Bereiche sich gelohnt haben. Diese Daten liefern darüber hinaus wichtige Werte für Entscheidungen über große Investitionsvorhaben.

Die Bereitstellung von Räumen, die die Angestellten dabei unterstützen auf ihre ganz individuelle Art und Weise zu arbeiten, hilft Unternehmen ihre Immobilien sehr viel effizienter zu nutzen, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und durchaus auch die Immobilienkosten zu senken.

„Die Arbeit verändert sich ständig. Man kann keine Vorgaben dazu machen, wie ein Raum genutzt werden soll. Echtzeit- daten ermöglichen einen Einblick in das Nutzerverhalten und die Arbeitsweise der Angestellten und machen es möglich, den Arbeitsplatz mehr auf menschliche Bedürfnisse auszurichten.”

Jenny CarrollUser Interaction Designer, Steelcase

Steelcase hat eine Reihe von Prinzipien für das Design und Raumerlebnis entwickelt, die in die Planung und Umsetzung des LINC eingeflossen sind. Um die Raumnutzung nachzuvollziehen, die Effektivität der Prinzipien zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln, konzentrierte sich das Steelcase Applied Research and Consulting Team (ARC) bei der Steelcase WPA-Studie im LINC auf drei zentrale Aspekte. Die Räume wurden in vier Kategorien unterteilt, um den Zweck der Räume darstellbar zu machen und darauf basierende Entscheidungen für die Zukunft zu ermöglichen. In den drei Gebäudeteilen wurden an strategischen Punkten Sensoren platziert und von Januar bis März 2018 jeden Tag von 8 Uhr morgens bis 16 Uhr nachmittags Daten erhoben.

1. Überprüfung der Wirksamkeit der Designprinzipien
2. Einblick in die Raumnutzung
3. Bestimmung von Bereichen mit Verbesserungspotential

LINC DESIGN-PRINZIPIEN

1. Mobilität nutzen, um bereichsübergreifende Kontakte zu fördern und den Anteil an Persönlich/Geteilt-Bereichen schrittweise erhöhen.

2. Zusammenarbeit ermöglichen, indem der Großteil der Räume für gemeinsames Arbeiten ausgerichtet wird.

3. Autonomes Arbeiten ermöglichen durch ein Angebot an vielen unterschiedlichen Räumen.

4. Ermöglichen, dass Kunden und Angestellte miteinander in Kontakt treten durch die Schaffung eines gemeinsam genutzten sozialen Bereichs, dem WorkCafé.

5. Räumlich verteiltes Arbeiten erleichtern durch die Bereitstellung einer ausreichenden Anzahl an Räumen mit Audio- und/oder Video-Ausstattung für die virtuelle Zusammenarbeit.

RESULTATE BRINGEN VERÄNDERUNGEN IN GANG

Über das Dashboard der Steelcase WPA-Studie lässt sich erkennen, welche Büroräume genutzt werden, welche Tools und Settings beliebt sind und ob Angebot und Nachfrage für Einzel- und Teamarbeitsplätze sich die Waage halten. Zusätzlich zur Erfassung der Fakten und Zahlen befragte das ARC-Team die Angestellten im LINC, um qualitative Daten zu den beliebtesten Räumen zu erhalten.

Für die Einzelarbeit zogen die Angestellten Gebäude G vor, das sowohl für Angestellte als auch Besucher zugänglich ist. In diesem Gebäude steht eine Vielzahl an ergänzenden Flächen zur Verfügung, die eine angenehme und informelle Atmosphäre erzeugen, in der man sich gerne zum Einzelgespräch mit einem anderen Kollegen trifft. Um der hohen Nachfrage nach Privatsphäre gerecht zu werden, wurden in Gebäude G drei schallgeschützte Officebricks Pods errichtet, die es den Mitarbeitern ermöglichen, auch im Großraumbüro konzentriert zu arbeiten oder vertrauliche Informationen ungestört auszutauschen.

Im Durchschnitt waren 32 Prozent der Sitzplätze in den Persönlich/Geteilt-Bereichen belegt. Da die Auslastung insgesamt gering war, schlug das ARC-Team vor, die Anzahl der zugeordneten Tische zu überdenken und den Anteil an Persönlich/Geteilt-Bereichen zu erhöhen. Persönlich- und Gemeinsam-Bereiche zeigten ähnliche Auslastungen, was ein ausgewogenes Verhältnis der beiden Typen erkennen lässt.

Was gemeinsam genutzte Teamräume angeht, so fanden die Treffen vor allem in Gruppen von drei bis sechs Personen oder zu zweit statt. Das Angebot an Besprechungsräumen für drei bis sechs Personen entsprach also dem Bedarf. Allerdings wurden noch kleinere Besprechungsräume benötigt. „Als wir erkannten, dass der Großteil der Teamarbeit in Kleingruppen stattfindet, empfahlen wir, weitere Räume für zwei Personen zu schaffen und die Anzahl an größeren Räumen zu verringern“, sagt Annemieke Garskamp, Applied Research Consultant bei Steelcase. Officebricks Pods eignen sich hierfür gut, da sie einen Ort für ungestörte Gespräche zu zweit bieten.

Die Effizienz bei Nutzung war in Teambereichen besonders hoch. Diese wird berechnet, indem man die Gesamtanzahl der Nutzer durch die Auslastung im Lauf der Zeit teilt. Die hohe Auslastungsrate lässt darauf schließen, dass diese Bereiche die richtige Größe und die notwendigen Tools für gemeinsame und kreative Arbeit bieten. „In allen Gebäuden wurden Telepräsenz-Angebote verwendet“, erläutert Garskamp. „Räume, die Telepräsenz ermöglichen, wurden häufig in Anspruch genommen, im Voraus gebucht und für Gespräche mit internationalen Kollegen genutzt. Solche Räume wurden bewusst in allen drei Gebäudeteilen des LINC geschaffen, um den Austausch und spontane Interaktionen zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen. Die Ergebnisse der Steelcase Workplace Advisor Studie haben bestätigt, dass diese Strategie funktioniert.”

In Gemeinschaftsbereichen schwankte die Auslastung stark je nach dem Zweck der Bereiche, wobei das WorkCafé einen der am stärksten frequentierten Bereiche des LINC darstellt. Auch dieses Ergebnis erfüllte die Erwartungen des Design-Teams, da das WorkCafé als soziales Zentrum geschaffen wurde, an dem alle miteinander in Kontakt treten.

WANDEL UND GEMEINSCHAFT BEWIRKEN

„Es geht um die gemeinsame Nutzung der Ressourcen, darum Grenzen zu überwinden und um die Interaktion als zusammengehörige Gemeinschaft”, erklärt James Ludwig, Vice President für Global Design and Engineering.

Die Steelcase WPA-Studie wurde auf dieses Ziel ausgerichtet, um herauszufinden, ob das LINC wie geplant genutzt wurde und welche Maßnahmen man womöglich ergreifen sollte, um die Nutzung der Räumlichkeiten effizienter und angenehmer zu gestalten. Um sich auf die beständig ändernden Arbeitsabläufe einstellen zu können, plant Steelcase die WPA-Studie fortlaufend anzuwenden, damit das LINC auch weiterhin die Bedürfnisse seiner Angestellten erfüllt. Durch die Befragung der Angestellten konnte Steelcase aufschlussreiche qualitative Daten mit konkreten quantitativen Daten kombinieren, um ein tiefgreifendes Verständnis dafür zu entwickeln, was funktioniert und was nicht. Letztendlich erbrachte die Studie die Erkenntnisse, die nötig waren, um einen Wandel anzuregen und die dazu führten, dass der Arbeitsplatz besser auf den Menschen ausgerichtet werden konnte.

Weitere Informationen darüber, wie die Steelcase Workplace Advisor Studie dazu beitragen kann, das Arbeitsumfeld in Ihrem Unternehmen zu optimieren, finden Sie hier.

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