KI hat die Pionierphase hinter sich – sie ist heute ein zentrales Medium, über das Arbeit geschieht. Sie verändert das Verhalten von Menschen bei Einzel- wie Teamarbeit. Höchste Zeit, das Büro neu zu denken. Führungskräfte sind darauf eingestellt: 78 % der Befragten in den USA* gehen davon aus, dass KI in den kommenden Jahren eine Neugestaltung des Büros mit sich bringen wird.

Der Wandel verläuft je nach Branche unterschiedlich schnell. Die häufigste KI-Nutzung zeigt sich aktuell in der Technologiebranche, gefolgt von Professional Services und dem Finanzsektor.

Führungskräfte setzen KI vor allem zur Konsolidierung und Automatisierung ein, während Mitarbeitende sie als kreativen Sparringspartner für Ideenfindung nutzen. Entscheidend ist das Wie: Wird KI als kreativer und strategischer Partner eingesetzt, spart das durchschnittlich 105 Minuten pro Tag – gegenüber 53 Minuten**, wenn sie bestehende Aufgaben beschleunigt. Gleichzeitig fordert das hohe Tempo seinen Tribut: 37 % der KI-Nutzenden berichten von Stress oder Erschöpfung***.

Auch Teamarbeit folgt einem neuen Rhythmus: Am Anfang steht individuelles Arbeiten mit KI, anschließend persönliche Synthese im Team, gefolgt von digitalen Anschlussformaten. Fast die Hälfte der KI-Nutzenden gibt gegenüber Steelcase an, dass sich die Häufigkeit ihres Austauschs mit Kolleg*innen verändert hat (78 % häufiger, 22 % seltener**). Während Menschen zwischen Dialogen mit KI-Agenten auf dem Bildschirm und persönlicher Kommunikation wechseln, müssen Arbeitsumgebungen Schritt halten – sonst werden sie zum Hindernis für Produktivität und Wohlbefinden.

Neue Steelcase-Studien zeigen, dass 35 %*** der KI-Nutzenden angeben, KI verändere die Art, wie sie ihre physischen Arbeitsräume nutzen. Fokusphasen beinhalten heute einen kontinuierlichen Dialog mit KI, um Ansätze durchzuspielen und Ideen zu schärfen. Teamzeiten werden genutzt, um Vorschläge weiterzuentwickeln, zu überprüfen und gemeinsame Standpunkte zu formen. Persönliche Begegnungen gewinnen an Bedeutung – als Ausgleich zur Bildschirmintensität und Voraussetzung für Vertrauen.

Dieser Wandel wirft zentrale Fragen auf:

Wo findet kritisches Denken statt? KI kann halluzinieren und Fehler machen. Teams brauchen sichtbare, gemeinsam nutzbare Räume, um Ergebnisse zu prüfen.

Wie unterstützen wir Wohlbefinden? Erschöpfungsrisiken und steigende Bildschirmzeiten machen Regeneration und echte Begegnung zu zentralen Gestaltungsprinzipien – nicht zu Extras.

Wie verzahnen wir Technologie und Raum? Kamerawinkel, Akustik, Licht und Kabelmanagement beeinflussen, wie KI Arbeit „sieht” und „hört” – und damit die Gleichberechtigung von Remote-Teilnehmenden sowie die Genauigkeit KI-gestützter Aufzeichnungen und Zusammenfassungen.

Die Chance liegt nicht in neuen Tools – sondern in neuen Verhaltensweisen, die Menschen helfen, besser zu arbeiten.

3 Ideen für neue Arbeitsweisen mit KI

Die wirksamste Antwort ist nicht ein einzelnes „KI-Lab”, sondern ein Ökosystem, das Fokus, Zusammenarbeit, soziale Interaktion, Lernen und Regeneration unterstützt. Community-Based Design – der Steelcase-Ansatz für lebendige Arbeitswelten – versteht den Arbeitsplatz als resiliente Gemeinschaft mit gemischt genutzten „Distrikten”. Diese Zonen passen sich an wechselnde Arbeitsmodi an, jeweils mit passender Technologie und sensorischen Rahmenbedingungen.

Das Steelcase WorkSpace Futures Team hat Raumkonzepte entwickelt, die kritisches Denken, Wohlbefinden sowie die Integration von Technologie und Raum stärken.

1. Konzentration: KI-Dialog, menschliche Prüfung

Das neue Verhalten: Menschen suchen ruhige Orte für konzentrierte Einzelarbeit – und offene Bereiche für spontanen Austausch im Team. KI ergänzt dieses Muster: Privatsphäre wird auch für die Arbeit mit KI-Agenten gebraucht und Zusammenarbeit wird bewusster – um KI-Ergebnisse gemeinsam zu prüfen.

Die Umsetzung: Eine abgeschirmte Arbeitsnische bietet Privatsphäre und zwei Monitore für den Dialog mit KI-Agenten und die Content-Erstellung. Task- oder Lounge-Sitzmöbel ermöglichen Haltungswechsel und beugen Ermüdung vor. Eine All-in-One-Dockingstation sorgt für schnellen Technikanschluss. Auto-Framing-Kameras und geräuschreduzierende Mikrofone verbessern Remote-Meetings. Eine angrenzende „Front Porch” lädt zur Zusammenarbeit mit Kolleg*innen ein (siehe oberes Bild).

1. Technologisch ausgestattete Rücken-an-Rücken-Arbeitsplätze vereinen visuelle Abschirmung mit Transparenz und Lernen.
2. Die „Front Porch” der Nische ermöglicht einen schnellen Übergang in die Zusammenarbeit.
3. Tablet und Deckenlautsprecher erlauben es, die persönliche Klangumgebung innerhalb der Nische individuell anzupassen.

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2. Zusammenarbeit: Flexible Projekträume mit Mikrozonen

Das neue Verhalten: Temporäre Projektteams formieren sich schnell, um mit dem Arbeitstempo Schritt zu halten. Sie benötigen Räume, in denen sie zwischen informativer, evaluativer und generativer Zusammenarbeit wechseln können – teils mit KI zur Protokollierung und Analyse, teils mit Remote-Kolleg*innen.

Die Umsetzung: Zusammenarbeit bleibt selten lange in einem Modus. Ein buchbarer Projektraum für mehrere Wochen mit Mikrozonen erlaubt Teams, flexibel zwischen Arbeitsformen zu wechseln, ohne den Flow zu unterbrechen. Statt Aktivitäten in ein Meetingformat zu zwingen, passt sich der Raum an.

Informative Zusammenarbeit entsteht beim Teilen von Updates, beim Abgleich von Kontext oder beim Onboarding neuer Teammitglieder. Große digitale Displays nutzen KI, um Fortschritt, Zeitpläne und offene Aufgaben aktuell zu halten. Klare Sichtachsen und konsistente Audioqualität sorgen dafür, dass alle einbezogen sind. Einzelarbeitsplätze mit Blick auf die Displays ermöglichen schnelles Onboarding und Ad-hoc-Abstimmungen (siehe oberes Bild, linke Zone).

1. Ein dauerhaft aktives, KI-gestütztes Dashboard zeigt Fortschritt und nächste Schritte.
2. Teammitglieder wechseln mühelos zwischen Fokusarbeit und Zusammenarbeit, während sie KI individuell oder in kleinen Gruppen nutzen
3. Eine auf Augenhöhe gestaltete Umgebung mit optimaler Beleuchtung sorgt für Gleichberechtigung – vor Ort wie remote. Kameras mit Objekterkennung rahmen und kennzeichnen jede Person.
4. Mobile Displays, digitale Whiteboards und Hocker fördern aktive Beteiligung. KI protokolliert und liefert Updates in Echtzeit.

Evaluative Zusammenarbeit richtet den Fokus auf den Vergleich von Optionen und Entscheidungsfindung. Dieser Bereich (siehe oberes Bild, oben rechts) balanciert Sichtbarkeit von Personen und Inhalten, sodass mehrere Quellen gleichzeitig geprüft werden können. Durchdachte Akustik und Beleuchtung reduzieren kognitive Belastung. Integrierte KI unterstützt Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung – und hält Informationen auch nach dem Meeting zugänglich.

Generative Zusammenarbeit braucht Raum zum Erkunden, Iterieren und Gestalten. Beschreibbare Flächen, große Displays und flexible Möbel unterstützen den Wechsel zwischen divergentem und konvergentem Denken. Ideen fließen nahtlos von analog zu digital, während KI Beiträge zusammenführt, ohne die kreative Energie zu bremsen (siehe oberes Bild, rechte Zone).

Gemeinsam bilden diese Mikrozonen einen Projektraum, der Zusammenarbeit in ihrer ganzen Tiefe zeigt: fließend, vielschichtig und zutiefst menschlich.

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3. Begegnung: Menschliche Nähe als Ausgleich zum Bildschirm

Das neue Verhalten: Intensive KI- und Bildschirmnutzung kann Stress und Isolation verstärken. Räume sollten persönliche Begegnungen fördern, um Teams resilient und erholt zu halten.

Die Umsetzung: Je mehr Zeit Menschen vor Bildschirmen verbringen, desto wichtiger werden Räume für soziale Interaktion, die Blickkontakt und echte Begegnungen ermöglichen – ohne digitale Unterbrechungen. Ambient AI ist dezent in den sozialen Hub integriert und unterstützt Interaktionen. Eine Kaffeebar lädt zu informellen Gesprächen, spontanen Begegnungen und Treffen in der Gruppe ein. Unterschiedliche Sitz- und Haltungsoptionen ermöglichen Entspannung, Regeneration und Austausch in ruhiger, naturnaher Atmosphäre (siehe unteres Bild links).

1. Rückzugsnischen mit KI-gestützter Übersetzung ermöglichen mehrsprachige Gespräche in Echtzeit und den informellen Austausch von Inhalten.
2. Lounge-Leiste, Beistelltisch und mobiler Wagen liefern Strom, sodass Geräte außerhalb des direkten Sichtfelds geladen – und digitale Ablenkungen reduziert werden.
3. Technologie fügt sich in den Raum ein: Eine digitale Wand zeigt Informationen oder verwandelt sich in visuelle Kunst.

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Alles zusammen: Besser arbeiten mit Community-Based Design

Während KI Aufgaben und Teamarbeit neu formt, funktionieren diese Designideen bereits heute – und lassen Raum für Anpassung, wenn sich Technologie weiterentwickelt. Ziel ist nicht ein „KI-Büro”, sondern ein menschenzentrierter Arbeitsplatz, an dem Technologie Neugier, Kreativität und Zusammenarbeit stärkt – die zeitlosen Faktoren, die Unternehmen erfolgreich machen.

*Steelcase Leadership Research USA, 2025
**Atlassian, 2024
***Globale Steelcase-Mitarbeitendenstudie, 2025