La IA ya no es una tecnología emergente: se ha convertido en una parte esencial de la forma en que trabajamos. Está transformando los comportamientos, las dinámicas de equipo y la manera en que las personas colaboran, generando una necesidad urgente de repensar la oficina. De hecho, el 78% de los líderes en Estados Unidos* cree que la IA provocará una redefinición de los espacios de trabajo en los próximos años.

La transformación impulsada por la IA no está avanzando al mismo ritmo en todos los sectores. Tecnología, servicios profesionales y finanzas lideran su adopción, y serán probablemente los primeros en experimentar una presión real por redefinir la oficina y la forma de trabajar.

Los líderes utilizan la IA principalmente para automatizar y optimizar tareas, mientras que muchos profesionales la emplean como apoyo para generar ideas y explorar nuevas posibilidades. Y la diferencia está en cómo se utiliza: cuando la IA se entiende como un partner creativo y estratégico, puede ahorrar hasta 105 minutos al día, frente a los 53 minutos que se obtienen simplemente acelerando tareas ya existentes. Sin embargo, esta transformación también tiene un coste: el 37% de las personas que utilizan IA afirma experimentar estrés o burnout**, y cuanto más intensivo es su uso, mayor es esa sensación de presión.

La colaboración también está adoptando un nuevo ritmo: trabajo individual apoyado por IA, encuentros presenciales para sintetizar ideas y, después, seguimiento digital. Casi la mitad de las personas que utilizan IA afirma que ha cambiado la frecuencia con la que se relaciona con sus compañeros: un 78% dice interactuar más y un 22%, menos. A medida que alternamos entre conversaciones con agentes de IA en pantalla y momentos presenciales para contextualizar, decidir y conectar ideas, los espacios de trabajo deben adaptarse o corren el riesgo de convertirse en un freno para la productividad y el bienestar.

Una nueva investigación de Steelcase revela que el 35%*** de las personas que utilizan IA afirma que esta tecnología está cambiando la forma en que usa los espacios de trabajo. A lo largo del día, la IA acelera el flujo de trabajo: ayuda a priorizar correos, redactar, resumir y sintetizar información. Los momentos de concentración se convierten ahora en un diálogo constante con la IA para explorar posibilidades y refinar ideas. El trabajo en equipo, por su parte, se centra cada vez más en contrastar, validar y construir una visión compartida. Y los momentos sociales ganan todavía más importancia: ayudan a aliviar la intensidad de las pantallas y resultan esenciales para generar confianza entre las personas.

Este cambio plantea preguntas prácticas:

¿Dónde sucede el pensamiento crítico? La IA puede cometer errores; los equipos necesitan espacios compartidos para revisar resultados.

¿Cómo impulsamos el bienestar? El riesgo de agotamiento y más tiempo en pantalla hacen de la recuperación y la conexión humana criterios esenciales.

¿Cómo integramos tecnología y espacio? Los ángulos de cámara, acústica, iluminación y cableado influyen en cómo la IA ‘ve’ y ‘oye’ el trabajo, afectando la equidad remota y la precisión de captura y resumen.

A medida que la IA transforma el entorno laboral, la oportunidad no es solo adoptar herramientas, sino definir los comportamientos que ayudan a trabajar mejor.

3 ideas para apoyar los nuevos comportamientos impulsados por la IA

La respuesta más eficaz no es un único “laboratorio de IA”, sino un ecosistema que cubra foco, colaboración, socialización, aprendizaje y recuperación. El enfoque Community-Based Design de Steelcase concibe el trabajo como una comunidad resiliente, con “distritos” flexibles que se adaptan a los equipos, cada uno con la tecnología y condiciones adecuadas.

Los investigadores y diseñadores de Steelcase WorkSpace Futures desarrollaron conceptos de diseño para ayudar a las organizaciones a evolucionar sus espacios de trabajo y apoyar mejor el pensamiento crítico, el bienestar y la integración entre tecnología y espacio a medida que las personas y los equipos amplían su uso de la IA.

1. Concentración: entre la IA y el pensamiento humano

Dinámicas que el espacio debe facilitar: Hasta ahora, las personas alternaban entre espacios tranquilos para concentrarse y zonas abiertas para colaborar. Pero la IA está cambiando esa dinámica. Cada vez necesitamos más momentos de privacidad para pensar, explorar ideas o trabajar junto a herramientas de IA, y después espacios donde compartir, contrastar y validar esas ideas con otras personas.

Cómo funciona: Este tipo de espacios combina privacidad y tecnología para facilitar el trabajo con herramientas de IA y el desarrollo de contenido. La posibilidad de cambiar de postura, junto con soluciones tecnológicas integradas y mejores condiciones para las reuniones híbridas, ayuda a crear una experiencia más cómoda y fluida. A su alrededor, zonas abiertas invitan a la conversación y la colaboración informal entre equipos (ver imagen inferior).

1. Esta configuración de trabajo equilibra privacidad y visibilidad, favoreciendo tanto la concentración individual como el aprendizaje informal entre compañeros.
2. El espacio abierto junto al enclave facilita una transición natural entre concentración y colaboración.
3. Una tablet y altavoces integrados en el techo permiten que cada persona adapte el entorno sonoro dentro del enclave a sus propias necesidades.

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2. Colaboración: salas de proyecto flexibles con microzonas

Dinámicas que el espacio debe facilitar: Los equipos de proyecto se forman y transforman a gran velocidad. Esto exige espacios capaces de adaptarse a diferentes dinámicas de colaboración: desde compartir información hasta debatir, evaluar o generar nuevas ideas. A veces la IA acompaña el proceso tomando notas o detectando patrones; otras, la conversación se amplía con personas conectadas desde distintos lugares.

Cómo funciona: La colaboración no sucede de una sola manera. Los equipos necesitan espacios flexibles que les permitan pasar de una conversación informal a una sesión de cocreación o a un momento de concentración sin romper la dinámica de trabajo. En este tipo de entornos, es el espacio el que se adapta a la colaboración, y no al revés.

La colaboración informativa ayuda a los equipos a compartir avances, generar contexto común e integrar rápidamente a nuevos miembros. Para ello, los espacios incorporan grandes superficies digitales asistidas por IA capaces de mostrar información, actualizar tareas y visualizar el progreso en tiempo real. Todo está pensado para favorecer una comunicación clara y natural, mientras los espacios individuales mantienen una conexión visual constante con la actividad del equipo, facilitando conversaciones espontáneas y una integración más ágil.

1. Un panel asistido por IA, siempre activo, ofrece información sobre avances y tareas.
2. Los miembros del equipo pueden alternar fácilmente entre trabajo individual y colaborativo mientras utilizan IA de forma individual y en pequeños grupos.
3. Un entorno ‘cara a cara’ con iluminación adecuada garantiza equidad, tanto en presencial como en remoto. Cámaras con detección encuadran y etiquetan a cada persona.
4. Una pantalla digital móvil, una pizarra digital y taburetes fomentan la participación activa. La IA toma notas y ofrece actualizaciones en tiempo real.

La colaboración evaluativa centra al equipo en comparar opciones y decidir. Esta zona (ver imagen superior, zona superior derecha) equilibra visibilidad entre personas y contenido, permitiendo revisar varias fuentes a la vez. La acústica y la iluminación reducen la carga cognitiva. La IA integrada apoya la captura de mensajes, transcripción y resumen, asegurando que la información se comparta de forma equitativa tras la sesión.

En la colaboración generativa, los equipos exploran, iteran y crean juntos. Superficies para escribir, grandes pantallas y mobiliario reconfigurable apoyan el paso entre pensamiento divergente y convergente. Las ideas fluyen fácilmente del formato analógico al digital, mientras la IA ayuda a sintetizar aportaciones sin perder la energía creativa del grupo (ver imagen superior, zona derecha).

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3. Socialización: la conexión humana contrarresta el impacto de las pantallas

Dinámicas que el espacio debe facilitar: El uso intensivo de IA y pantallas puede aumentar el estrés y el aislamiento; diseñar espacios que prioricen la conexión entre personas ayuda a mantener a los equipos resilientes y activos.

Cómo funciona: Cuanto más tiempo pasamos frente a pantallas, más valor adquieren los espacios pensados para la conexión humana. Lugares que favorecen el contacto visual, las conversaciones espontáneas y los momentos compartidos sin distracciones digitales constantes. En este entorno social, la tecnología se integra de manera sutil para apoyar la experiencia, mientras una cafetería y diferentes tipos de espacios invitan a desconectar, conversar y recuperar energía en un ambiente tranquilo y conectado con la naturaleza.

1. Rincones con tecnología de traducción por IA facilitan conversaciones multilingües en tiempo real y permiten compartir contenido.
2. La barra lounge, las mesas auxiliares y los carros móviles proporcionan puntos de carga para dispositivos fuera de la línea visual directa, reduciendo distracciones digitales.
3. La tecnología se integra en el espacio mediante una pared digital que muestra información o se transforma en arte visual.

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Integrando todo: Community Based Workplace

A medida que la IA transforma las tareas y las dinámicas de equipo, estas ideas de diseño permiten responder a las necesidades actuales y adaptarse a la evolución de la tecnología. El objetivo no es crear una “oficina para la IA”, sino un espacio de trabajo centrado en las personas, donde la tecnología impulse la curiosidad, la creatividad y la colaboración: verdaderas fuentes de ventaja competitiva.

*Steelcase U.S. leader research, 2025,
**Atlassian, 2024,
***Steelcase global employee research, 2025