Este artículo forma parte de una serie que explora cómo está evolucionando el trabajo y qué significa esto para las organizaciones, las personas y los entornos que las apoyan. A través de conversaciones con expertos de distintos ámbitos, la serie ofrece diversas perspectivas sobre los desafíos que están dando forma al futuro del trabajo.[

A medida que el trabajo y el aprendizaje híbridos se convierten en la norma, organizaciones e instituciones están replanteándose cómo los espacios pueden favorecer la colaboración, la concentración y el bienestar. La investigadora y profesora de la HTW Berlin Katja Ninnemann explica por qué el diseño basado en evidencia y la capacidad de elegir y utilizar distintos entornos de manera eficaz se están volviendo esenciales para crear espacios que realmente apoyen a las personas.

Work Better: Trabaja tanto con instituciones de educación superior como con empresas. ¿Deberían diseñarse de forma diferente los espacios de aprendizaje y los espacios de trabajo?

No considero que los entornos de aprendizaje y de trabajo sean realidades separadas. Un lugar de trabajo es siempre un entorno de aprendizaje, y los entornos de aprendizaje también son lugares de trabajo. Históricamente, estas perspectivas se han tratado de forma aislada, pero muchos de los desafíos son los mismos. Lo más importante en ambos contextos es basar las decisiones de diseño en la evidencia y no en suposiciones o tendencias.

WB: La digitalización está transformando tanto el trabajo como el aprendizaje. ¿Cómo está cambiando esto la forma en que diseñamos los espacios?

La tecnología forma parte de la ecuación, pero no debería ser el punto de partida. Lo verdaderamente importante es comprender cómo utilizan las personas los espacios, lo cómodas que se sienten en ellos y hasta qué punto les permiten trabajar o aprender de forma eficaz.

Los entornos híbridos exigen una mentalidad muy diferente. La planificación, la implantación y la evaluación no pueden centrarse únicamente en la tecnología. La experiencia de usuario, la tecnología y la cultura organizativa deben considerarse de forma conjunta.

WB: ¿Cuáles son los mayores desafíos a los que se enfrentan hoy las organizaciones?

Uno de los principales desafíos es que muchos proyectos siguen empezando desde cero, a pesar de la amplia base de investigación existente sobre entornos híbridos de aprendizaje y trabajo.

Sin embargo, este conocimiento a menudo no se aprovecha. Por eso, las organizaciones deben elegir partners que se apoyen en la investigación existente y apliquen esos conocimientos al proceso de diseño.

WB: ¿Cómo varían los enfoques según las regiones?

En la educación superior, los países de habla alemana suelen estar menos avanzados que regiones como Escandinavia, Norteamérica, Australia o algunas zonas de Asia, donde los entornos de aprendizaje flexibles ya están ampliamente consolidados.

En los lugares de trabajo, las diferencias regionales son menores. Siguen existiendo preferencias culturales, pero desde la pandemia se ha producido un cambio global que se aleja de las oficinas tradicionales con puestos asignados. Cada vez más organizaciones reconocen que estos modelos no son ni eficientes ni sostenibles.

WB: ¿Qué define hoy a los entornos innovadores de aprendizaje y trabajo?

El principio fundamental es el diseño basado en actividades. Los espacios deben dar soporte a diferentes tipos de actividad, como la colaboración, el trabajo de concentración, la interacción social y el intercambio informal.

Esto también se aplica a los entornos de aprendizaje. Aprender no consiste solo en escuchar o leer; también implica debatir, trabajar en grupo e interactuar de manera informal. Por eso, los entornos de aprendizaje y de trabajo comparten cada vez más los mismos principios de diseño de espacios.

WB: Usted pone el foco en la experiencia de usuario más que en métricas tradicionales como los metros cuadrados. ¿Qué cambia cuando las organizaciones adoptan esta perspectiva?

La eficiencia sigue siendo importante, tanto por razones económicas como de sostenibilidad. Sin embargo, debe equilibrarse con la experiencia de usuario. Compartir espacios, por ejemplo, puede generar inquietudes relacionadas con la privacidad o con la sensación de perder algo valioso, y esas preocupaciones no deberían ignorarse.

Por eso es fundamental implicar a los usuarios desde el principio. Cuando las personas entienden por qué se producen los cambios y cuando la investigación demuestra claramente los beneficios para el bienestar, los resultados de aprendizaje o el rendimiento, la resistencia suele disminuir. La comunicación es clave.

WB: Habla a menudo de la “competencia espacial”, entendida como la capacidad de elegir y utilizar eficazmente distintos entornos. ¿Por qué está cobrando tanta importancia?

Las personas necesitan comprender cómo se relacionan sus tareas y sus formas de trabajar con los distintos entornos. ¿Cuánta concentración necesitan? ¿Cuánta colaboración? ¿Qué espacios les ofrecen el mejor apoyo?

Los espacios también tienen un significado simbólico. Los entornos que proporcionan las organizaciones comunican qué se espera y qué se valora. Cuando las decisiones relacionadas con los espacios se comunican mal, las personas pueden desconectarse. Cuando se comunican bien, los espacios pueden fomentar la confianza, la autonomía y una mejor toma de decisiones.

Hoy en día, la elección del lugar de trabajo forma parte del trabajo cotidiano. Las personas ya no solo tienen que decidir cuándo trabajar, sino también dónde hacerlo.

WB: ¿Cómo puede el espacio ayudar a atraer y retener talento?

Todo empieza ofreciendo una combinación equilibrada de entornos, incluidos espacios para colaborar y áreas para el trabajo de concentración. Después de la pandemia, muchas oficinas pusieron demasiado énfasis en la interacción y descuidaron la necesidad de concentrarse.

Los servicios y las comodidades también desempeñan un papel importante. Sin embargo, las organizaciones deben adoptar una visión holística que tenga en cuenta tanto la dimensión física como la social del espacio.

WB: ¿Cuáles son las señales más claras de que un espacio realmente apoya a las personas?

Se perciben en la forma en que las personas lo utilizan. Los espacios que se sienten vivos, personalizados e incluso un poco imperfectos suelen ser los más exitosos. Un espacio perfectamente diseñado puede resultar impresionante, pero dice muy poco sobre cómo lo experimentan realmente las personas.

Las pequeñas señales de uso cotidiano, desde muebles reorganizados hasta detalles personales, muestran que las personas se han apropiado del espacio. Son precisamente estos entornos los que suelen fomentar la conexión y reunir a las personas de forma natural.

WB: ¿Qué es lo que más necesitan las personas cuando acuden a la oficina?

Necesitan una combinación equilibrada de espacios para el trabajo de concentración, la colaboración y las interacciones espontáneas, junto con una cultura que reconozca la interacción informal como trabajo real.

Con demasiada frecuencia, las personas dudan en utilizar los espacios sociales porque temen parecer poco productivas. Sin embargo, las conversaciones, los encuentros casuales y el simple hecho de alejarse del escritorio suelen dar lugar a nuevas ideas y soluciones. Reconocer este valor, tanto desde la perspectiva espacial como cultural, es uno de los desafíos más importantes a los que se enfrentan hoy los lugares de trabajo.

Sobre Katja Ninnemann

Katja Ninnemann es investigadora y profesora de la HTW Berlin especializada en entornos híbridos de aprendizaje y trabajo. Desde hace más de 15 años, su trabajo se centra en analizar cómo la digitalización y la tecnología están transformando los espacios físicos en universidades y organizaciones. Su investigación presta especial atención a la experiencia de usuario, el bienestar y el diseño basado en evidencia.