¿Qué hace falta para crear un espacio de trabajo en el que las personas quieran estar de verdad?

Recientemente Steelcase ha reinventado varios espacios de trabajo propios en Europa, cada uno ante un reto distinto.

• En Londres, el objetivo era reunir personas, conocimientos y capacidades en un solo destino.
• En Múnich, el rediseño del Learning + Innovation Center (LINC) buscó nuevas oportunidades de cocreación entre clientes, partners y equipos de Steelcase.
• En Cluj, una comunidad en rápido crecimiento necesitaba un entorno con más equidad, eficiencia y opciones.

Aunque cada proyecto respondía a un contexto único, los tres siguieron el mismo enfoque: Community-Based Design. El proceso no empieza por planos o mobiliario, sino por comprender a las personas, su trabajo y las comunidades que forman. Los espacios son distintos, pero comparten un objetivo: ayudar a las personas a relacionarse, colaborar y rendir al máximo.

London Studio: Crear un lugar en el
que las personas eligen estar

Cuando Steelcase reunió a equipos antes ubicados en distintos lugares, la ambición iba más allá de compartir dirección. El proyecto permitió replantear la colaboración y crear un entorno que apoyara mejor a empleados y clientes.

Mediante entrevistas con líderes, encuestas a empleados y talleres de codiseño, el equipo analizó qué necesitaban las personas del futuro espacio de trabajo. La privacidad era prioritaria, junto con un mayor apoyo al trabajo híbrido y más variedad para distintas formas de trabajar. También se buscaba estrechar vínculos entre equipos y ofrecer una experiencia más fluida a los clientes.

Un destino por el que merece la pena desplazarse

«Para los clientes, queríamos crear un destino donde experimentar tendencias y explorar qué podrían significar para sus propios entornos. Para los empleados, se trataba de crear una comunidad, un hogar y un lugar pensado para el trabajo diario y la colaboración», afirma Anisha Patel, Applied Research Consultant.

El rediseño convirtió esas conclusiones en una experiencia más acogedora y diversa. El WorkCafé se trasladó al corazón del espacio como punto de encuentro, y los entornos se redistribuyeron entre ambas plantas para enriquecer la experiencia. En vez de asignar una función a cada planta, el diseño aportó flexibilidad y permite moverse fácilmente entre distintos espacios durante el día.

Una conclusión clave de los talleres de diseño inclusivo fue que las personas no necesitan siempre el mismo nivel de estímulo. Algunos momentos requieren energía, interacción y visibilidad; otros, concentración y pausa.

«El trabajo cambia mucho según el momento. A veces, las personas buscan actividad e interacción. En otros momentos, necesitan espacio para pensar o recargar energías. El entorno debe dar respuesta a ambas necesidades.»

Anisha Patel, Applied Research Consultant

Del destino a la comunidad

El traslado también permitió crear nuevos hábitos y rituales. Los empleados participaron durante todo el proyecto, y una red de community champions facilitó la transición a nuevas formas de trabajar.

«Para nosotros, la comunidad se basaba en dos cosas», explica Anisha Patel. «Primero, garantizar una colaboración eficaz. Segundo, crear oportunidades de interacción social y un verdadero sentido de pertenencia».

La transformación también se refleja en la forma en que los clientes colaboran con Steelcase.

«Reunir estas capacidades bajo un mismo techo ha cambiado la experiencia del cliente. Las preguntas se responden antes, las decisiones se toman más rápido y los clientes pueden trabajar con un equipo integrado.»

Frank Duffy, Sales Director UK & Ireland

Quizá la mayor señal de éxito sea la naturalidad con la que las personas adoptaron el nuevo entorno. Los empleados se adaptaron pronto y las iniciativas comunitarias siguen prosperando, manteniendo vivo el espíritu de conexión que inspiró el proyecto.

Múnich LINC: Convertir la comunidad
en cocreación

Inaugurado en 2017, el Learning + Innovation Center (LINC) de Múnich se concibió para explorar cómo el espacio favorece un trabajo mejor. Su reciente rediseño buscó un entorno donde clientes, partners y equipos de Steelcase colaboraran activamente para impulsar proyectos.

La intención no era solo inspirar a los visitantes, sino implicarlos en el trabajo.

«Hay una gran diferencia entre hablar de conceptos y trabajar realmente codo con codo para dar forma a una solución».  

Elena de Kan, Workplace Design & Consulting Director

Diseñado para colaborar, no para exhibir

Desde el principio, el rediseño buscó apoyar la colaboración durante todo el recorrido del cliente. Una gran fortaleza del LINC es la variedad de conocimientos reunidos: estrategia del espacio, interiorismo, gestión de proyectos, desarrollo de producto y circularidad. Esta proximidad permite pasar con fluidez de la visión a la planificación y a resultados concretos.

En el centro del nuevo LINC hay un hub colaborativo con materiales, productos y herramientas digitales. «Aquí confluyen elementos físicos y digitales: una biblioteca de conocimiento, productos, materiales y aplicaciones», explica Elena.

Al incorporar antes al debate las ideas, los materiales y las decisiones de producto, el hub ayuda a los equipos a alinearse con mayor rapidez y pasar del diálogo a la acción.

«Si todo queda en palabras, cada persona imagina algo ligeramente distinto», señala Elena. «Poder visualizar las ideas a escala real marca una diferencia».

La comunidad como motor del rendimiento

El rediseño refleja una conclusión de la investigación de Steelcase: la comunidad impulsa el rendimiento. Cuando las personas se sienten conectadas entre sí y con su trabajo, mejora la colaboración, crece el compromiso y se acelera el aprendizaje.

En el LINC, esta idea está integrada en todo el edificio. Los espacios se organizan en vecindarios interconectados que favorecen concentración, colaboración, aprendizaje, socialización y recuperación. Las áreas públicas son abiertas y acogedoras, mientras las zonas privadas ofrecen el recogimiento adecuado.

«Una parte importante de crear dinamismo consiste en reunir a los equipos adecuados», afirma Elena. «Cuando conversan personas capaces de desarrollar el trabajo de otras, surge una energía positiva».

Para los empleados, el rediseño ha cambiado la experiencia cotidiana de trabajo.

«Cuando las personas trabajan más cerca, las interacciones son más inmediatas. Los asuntos se resuelven antes y las ideas no se pierden por el camino.»

Houda Badri, Human Resources Manager

De fabricante a partner

Para clientes y arquitectos, el nuevo LINC transmite un mensaje claro: Steelcase no es solo fabricante de mobiliario, sino un partner a largo plazo. El espacio permite talleres, sesiones de trabajo y conversaciones profundas sobre cultura, sostenibilidad y cambio.

«Los clientes no quieren ver muebles en fila. Quieren experimentar un concepto en funcionamiento y comprender cómo encaja todo.» 

Fabian Fischer, Dealer Business Manager

Esta filosofía también abarca la sostenibilidad. En vez de tratar la circularidad por separado, el LINC la integra en las decisiones diarias y reúne pronto a diseñadores y expertos para desarrollar soluciones.

En definitiva, el nuevo LINC de Múnich es más que un lugar que visitar. Es un ejemplo vivo del Community-Based Design de Steelcase: un entorno donde conocimientos, colaboración y cocreación se unen para trabajar mejor juntos.

Cluj Business Center: Convertir el
crecimiento en conexión

En Cluj, la historia no empezó con un concepto de diseño ni con una aspiración para el espacio de trabajo. Comenzó con un reto práctico: el entorno ya no evolucionaba al ritmo de las necesidades de los empleados.

Con el tiempo, el Cluj Business Center creció hasta casi 400 empleados y más de 80 equipos. Sin embargo, el espacio evolucionó por fases, con plantas rediseñadas en momentos y con criterios distintos. Por ello, la experiencia variaba: algunos equipos accedían con más facilidad a puestos, salas y tecnología cerca de sus compañeros.

«A medida que la sede crecía, comprendimos que el espacio debía desempeñar un papel cada vez más importante», recuerda Maria Crisan, Lead Interior Designer. «Las personas dedicaban tiempo y energía a desplazarse, y vimos la oportunidad de crear un entorno que apoyara su trabajo con mayor eficacia».

La equidad como principio de diseño

En vez de precipitarse, el equipo dedicó varios meses a recopilar datos, comprobar supuestos y escuchar a los empleados. Encuestas, talleres y sesiones de validación definieron prioridades y permitieron que quienes usaban el espacio participaran significativamente en su futuro.

La equidad se convirtió en el criterio de cada decisión de diseño: no se trataba de hacer idénticas las plantas, sino de crear una experiencia más homogénea en todo el edificio.

«Queríamos que cada planta se sintiera parte del mismo espacio de trabajo», afirma Annamaria Reszeg, Facility Manager and Project Owner. «El objetivo era crear un entorno donde todos los equipos se sintieran apoyados por igual».

La circularidad como catalizador

Trabajar dentro de la superficie existente formaba parte del encargo. El reto no era crear más espacio, sino aprovechar mejor el disponible.

La solución combinó planificación estratégica y un firme compromiso con la circularidad. Cerca del 70 % del mobiliario se reutilizó, reubicó o destinó a otro uso, incluidas piezas de otras sedes de Steelcase como Londres, Múnich y París. Esta colaboración prolongó la vida de los productos, apoyó los objetivos de sostenibilidad y reforzó una identidad Steelcase común.

«El rediseño ayudó a reforzar la cultura en todo el edificio. Hoy existe un mayor sentido de unidad y las personas se sienten más conectadas con la comunidad en su conjunto.»  

Annamaria Reszeg, Facility Manager and Project Owner

Para Maria Crisan, uno de los aspectos más gratificantes fue convertir espacios creados en distintos momentos en un entorno integral. «Me enorgullece que el resultado responda a una única visión, como si siempre se hubiera diseñado así», afirma.

Medir el éxito

Una encuesta posterior a la ocupación confirmó el impacto. La satisfacción general aumentó del 69 % al 91 %, y los empleados señalaron mejoras significativas en todos los aspectos evaluados.

Sin embargo, los cambios más visibles no siempre quedan reflejados en los datos.

«Las personas están más relajadas. Es más fácil encontrar el lugar adecuado para una llamada, una reunión o pasar tiempo con compañeros. Así queda más espacio mental para el trabajo que realmente importa.»  

Maria Crisan, Lead Interior Designer

Annamaria Reszeg ha observado un cambio similar.

«Lo que más destaca hoy es el ambiente», afirma. «La gente sonríe más, se relaciona más y disfruta de estar reunida en el trabajo. La diferencia se percibe».

Un enfoque, tres interpretaciones

Retos diferentes. Soluciones diferentes. Los tres proyectos partían de la misma convicción: los espacios funcionan mejor cuando se diseñan en torno a quienes los utilizan.

Estos proyectos muestran cómo unos principios comunes pueden adaptarse a necesidades, culturas y prioridades empresariales locales. Juntos demuestran que diseñar el espacio no consiste solo en crear mejores entornos, sino comunidades más sólidas.