Dieser Artikel ist Teil einer Serie darüber, wie sich die Arbeitswelt verändert – und was das für Organisationen, Menschen und die Umgebungen bedeutet, die sie tragen. In Gesprächen mit Fachleuten aus unterschiedlichen Bereichen versammelt die Serie verschiedene Perspektiven auf die Herausforderungen, die die Zukunft der Arbeit prägen.

Hybrides Arbeiten und Lernen werden zunehmend zur Normalität. Organisationen und Bildungseinrichtungen denken deshalb neu darüber nach, wie Räume Zusammenarbeit, Fokus und Wohlbefinden unterstützen können. Katja Ninnemann, Forscherin und Professorin an der HTW Berlin, erklärt, warum evidenzbasiertes Design und die Fähigkeit, unterschiedliche Umgebungen gezielt auszuwählen und effektiv zu nutzen, zum Schlüssel für Räume werden, die Menschen wirklich unterstützen.

Work Better: Sie arbeiten sowohl im Hochschulbereich als auch mit Unternehmen. Sollten Lern- und Arbeitsumgebungen unterschiedlich gestaltet werden?

Ich sehe Lern- und Arbeitsumgebungen nicht als getrennte Welten. Ein Arbeitsplatz ist immer auch ein Lernort und Lernumgebungen sind zugleich Arbeitsorte. Diese Perspektiven wurden lange isoliert voneinander betrachtet, doch viele Herausforderungen sind dieselben. Entscheidend ist in beiden Kontexten, Gestaltungsentscheidungen auf Evidenz zu stützen – nicht auf Bauchgefühl oder Trends.

WB: Die Digitalisierung verändert sowohl Arbeit als auch Lernen. Wie beeinflusst das die Art und Weise, wie Räume gestaltet werden?

Technologie ist Teil der Gleichung, aber nicht der Ausgangspunkt. Entscheidend ist, zu verstehen, wie Menschen Räume nutzen, wie wohl sie sich darin fühlen und wie gut sie dort arbeiten oder lernen können.

Hybride Umgebungen erfordern ein völlig anderes Mindset. Planung, Umsetzung und Bewertung dürfen sich nicht allein auf Technologie konzentrieren. Nutzungserlebnis, Technologie und Organisationskultur müssen gemeinsam betrachtet werden.

WB: Vor welchen großen Herausforderungen stehen Organisationen heute?

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass viele Projekte immer noch bei null beginnen, obwohl es bereits umfangreiche Forschung zu hybriden Lern- und Arbeitsumgebungen gibt.

Dieses Wissen wird jedoch häufig nicht genutzt. Deshalb sollten Organisationen Partner auswählen, die sich auf bestehende Forschung stützen und diese Erkenntnisse konsequent in den Gestaltungsprozess einbringen.

WB: Wie unterscheiden sich die Ansätze in verschiedenen Regionen?

Im Hochschulbereich ist der deutschsprachige Raum im Allgemeinen weniger weit als Regionen wie Skandinavien, Nordamerika, Australien und Teile Asiens, wo flexible Lernumgebungen bereits fest etabliert sind.

In der Arbeitswelt sind die regionalen Unterschiede geringer. Kulturelle Präferenzen gibt es zwar nach wie vor, doch seit der Pandemie zeigt sich weltweit eine Abkehr vom klassischen Büro mit festen Arbeitsplätzen. Unternehmen erkennen zunehmend, dass diese Modelle weder effizient noch nachhaltig sind.

WB: Was zeichnet innovative Lern- und Arbeitsumgebungen heute aus?

Das zentrale Prinzip ist Activity-based Design. Räume sollten unterschiedliche Aktivitäten unterstützen, darunter Zusammenarbeit, Fokus, sozialen Austausch und informelle Gespräche.

Das gilt gleichermaßen für Lernumgebungen. Lernen besteht nicht nur aus Zuhören oder Lesen, sondern auch aus Diskussionen, Gruppenarbeit und informellen Begegnungen. Deshalb basieren Lern- und Arbeitsumgebungen zunehmend auf denselben räumlichen Prinzipien.

WB: Sie stellen das Nutzungserlebnis stärker in den Mittelpunkt als klassische Kennzahlen wie Quadratmeter. Was verändert sich, wenn Organisationen diesen Blickwinkel einnehmen?

Effizienz bleibt wichtig, aus wirtschaftlichen wie aus Nachhaltigkeitsgründen. Sie muss aber mit dem Nutzungserlebnis in Einklang gebracht werden. Geteilte Räume zum Beispiel können Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre auslösen oder die Sorge, etwas zu verlieren, das einem wichtig ist – und diese Bedenken sollte man nicht abtun.

Deshalb ist es entscheidend, die Menschen frühzeitig einzubeziehen. Wenn sie verstehen, warum sich etwas verändert, und wenn die Forschung klar belegt, dass Wohlbefinden, Lernerfolg oder Leistung davon profitieren, nimmt der Widerstand meist ab. Kommunikation spielt dabei eine zentrale Rolle.

WB: Sie sprechen oft von „räumlicher Kompetenz“ – der Fähigkeit, unterschiedliche Umgebungen gezielt auszuwählen und effektiv zu nutzen. Warum wird das so wichtig?

Menschen müssen verstehen, wie ihre Aufgaben und Arbeitsweisen mit unterschiedlichen Umgebungen zusammenhängen. Wie viel Konzentration brauchen sie? Wie viel Zusammenarbeit? Welche Umgebung unterstützt sie dabei am besten?

Raum hat zudem eine symbolische Bedeutung. Die Umgebungen, die Organisationen bereitstellen, vermitteln, was erwartet und wertgeschätzt wird. Werden Raumentscheidungen schlecht kommuniziert, ziehen sich Menschen womöglich innerlich zurück. Gut kommuniziert, kann Raum Vertrauen, Autonomie und bessere Entscheidungen fördern.

Heute gehört die Wahl des Raums zum Arbeitsalltag. Menschen müssen nicht nur entscheiden, wann sie arbeiten, sondern auch wo.

WB: Wie können Räume dazu beitragen, Menschen zu gewinnen und zu halten?

Es beginnt mit einem ausgewogenen Angebot an Umgebungen – darunter Bereiche für Zusammenarbeit und Fokusarbeit. Nach der Pandemie haben viele Büros Interaktion überbetont und das Bedürfnis nach Konzentration vernachlässigt.

Auch Services und Annehmlichkeiten spielen eine Rolle. Organisationen müssen jedoch die physische und die soziale Dimension von Raum ganzheitlich betrachten.

WB: Woran erkennt man, dass ein Raum Menschen wirklich unterstützt?

Daran, wie er genutzt wird. Räume, die gelebt, persönlich und sogar ein wenig unordentlich wirken, sind oft die erfolgreichsten. Ein perfekt gestylter Raum mag beeindruckend aussehen, verrät aber wenig darüber, wie Menschen ihn tatsächlich erleben.

Kleine Spuren der alltäglichen Nutzung, von umgestellten Möbeln bis zu persönlichen Details, zeigen, dass sich Menschen den Raum zu eigen gemacht haben. Gerade solche Umgebungen fördern oft Verbundenheit und bringen Menschen ganz selbstverständlich zusammen.

WB: Was brauchen Menschen am meisten, wenn sie ins Büro kommen?

Sie brauchen eine sinnvolle Mischung aus Räumen für Fokusarbeit, Zusammenarbeit und spontanen Austausch – und eine Kultur, die informelle Gespräche als echte Arbeit anerkennt.

Allzu oft zögern Menschen, soziale Bereiche zu nutzen, weil sie fürchten, das könnte unproduktiv wirken. Doch gerade beiläufige Unterhaltungen, zufällige Begegnungen und der Schritt weg vom Schreibtisch führen oft zu neuen Ideen und Lösungen. Das anzuerkennen, räumlich wie kulturell, ist eine der wichtigsten Herausforderungen für die Arbeitswelt von heute.

About Katja Ninnemann

Katja Ninnemann is a researcher and professor at HTW Berlin specializing in hybrid learning and working environments. For more than 15 years, her work has focused on how digitalization and technology are reshaping physical space in higher education and corporate settings, with a particular emphasis on user experience, wellbeing and evidence based design.