Este artículo forma parte de una serie que explora cómo está evolucionando el trabajo y qué significa este cambio para las organizaciones, las personas y los entornos que las apoyan. A través de conversaciones con expertos de distintos ámbitos, la serie ofrece diversas perspectivas sobre los retos que están configurando el futuro del trabajo.

A medida que las organizaciones se adaptan al trabajo híbrido, muchas están replanteándose cómo el diseño del espacio de trabajo puede impulsar la cultura, la colaboración y el sentido de pertenencia.

Kim Bobsin, cofundador de sbp, explica por qué los espacios de trabajo más exitosos se crean con las personas y no simplemente para ellas, y por qué los mejores entornos evolucionan junto con las organizaciones a las que sirven.

Work Better: ¿Cómo contribuye el diseño del espacio de trabajo a crear identidad organizativa y sentido de pertenencia?

La arquitectura de interiores es mucho más que una capa final de diseño. En su mejor expresión, es una herramienta estratégica capaz de influir en la cultura, el comportamiento y la identificación con una organización.

Para nosotros, el espacio es una traducción física del ADN de una empresa. Valores como la transparencia, la agilidad o la colaboración pueden transformarse en experiencias espaciales a través de la distribución, los materiales, las líneas de visión y la forma en que las personas interactúan. La clave está en la coherencia: cuando el entorno físico contradice la cultura que se vive en el día a día, la confianza y la conexión se debilitan rápidamente.

Los mejores espacios de trabajo van más allá de la funcionalidad. Favorecen las relaciones, apoyan distintos modos de trabajo y generan oportunidades para la interacción informal.

Las personas desarrollan un sentimiento de pertenencia cuando se reconocen en su entorno. La identidad no puede comunicarse únicamente a través de la marca; debe reforzarse mediante experiencias cotidianas. Un espacio de trabajo también puede contar la historia de una organización, de las personas que la integran y de su evolución. En ese sentido, el espacio pasa a formar parte de la memoria colectiva de la empresa.

WB: ¿Qué cambia cuando los empleados participan en el diseño de su entorno de trabajo?

La participación transforma el papel del espacio de trabajo. En lugar de ser una solución diseñada para las personas, se convierte en un sistema social desarrollado con ellos.

Cuando las personas participan en el proceso, dejan de ver el espacio como algo fijo e impuesto. Esto fortalece el sentido de responsabilidad, conexión y pertenencia. También aumenta la aceptación del cambio, ya que comprenden las razones que hay detrás de los nuevos conceptos y han contribuido a desarrollarlos.

La participación también revela cómo se realiza realmente el trabajo. Los talleres y las entrevistas suelen sacar a la luz comportamientos y dinámicas de comunicación que las estructuras formales no consiguen captar. Como resultado, el diseño de los espacios se vuelve más realista y está mejor alineado con la forma en que las personas trabajan.

Para los diseñadores, esto supone un cambio de rol: pasan de ser expertos que definen soluciones a facilitadores. Diseñar espacios de trabajo no consiste únicamente en crear lugares, sino también en ayudar a las organizaciones a prepararse para los cambios futuros.

Existe, sin embargo, un desafío importante: los resultados de los procesos participativos suelen quedar demasiado ligados a las necesidades actuales y a los problemas del pasado. Una buena facilitación implica mantener una mirada a largo plazo e incorporar deliberadamente los cambios futuros a la conversación.

WB: Ahora que el trabajo híbrido está plenamente consolidado, ¿qué debe ofrecer la oficina?

El espacio de trabajo del futuro debe ser un lugar al que las personas quieran ir, no un lugar al que tengan que ir.
La oficina debe ofrecer experiencias que no puedan reproducirse fácilmente en otro lugar: interacciones significativas y una verdadera sensación de conexión con la organización. Debe aportar valor social y emocional, además de valor funcional.

Esto requiere una amplia variedad de espacios que respondan a diferentes actividades y preferencias. Las soluciones estandarizadas ya no son suficientes. La flexibilidad, tanto espacial como tecnológica, es cada vez más importante a medida que las organizaciones se adaptan a nuevas necesidades, nuevas tecnologías y nuevas formas de trabajar.

Con la aparición de formas de trabajo impulsadas por la inteligencia artificial, incluso podríamos asistir al regreso de la oficina individual. ¿Necesitaremos en el futuro un espacio para trabajar junto a nuestro agente de IA? Puede parecer una idea provocadora, pero ilustra lo rápido que pueden cambiar nuestras ideas sobre los entornos de trabajo.

La tecnología debe apoyar la experiencia sin convertirse en ella. En los entornos híbridos, debe funcionar de manera fluida en segundo plano, sin diferencias significativas entre el trabajo presencial y el remoto.

WB: ¿Qué suelen pasar por alto las organizaciones cuando piensan en cultura, bienestar y rendimiento?

Cuando las organizaciones piensan en cultura, bienestar y rendimiento, suelen centrarse en elementos como el mobiliario, los acabados o las plantas. Lo que a menudo falta es una visión integral del espacio de trabajo como un sistema interconectado, donde factores menos visibles pueden tener un mayor impacto en la experiencia diaria.

La acústica, la iluminación, la orientación y la organización de los espacios influyen mucho en cómo se sienten y trabajan las personas. Una mala acústica aumenta el estrés. Una iluminación inadecuada afecta a la concentración y al bienestar. Una distribución confusa genera fricciones y reduce las interacciones espontáneas. Estos factores influyen en la experiencia cotidiana mucho más de lo que muchas organizaciones imaginan.

Otro aspecto que suele pasarse por alto es la relación entre el espacio y la cultura corporativa. Los empleados juzgan los valores de una organización más por lo que experimentan que por lo que se les comunica. Si una empresa afirma valorar la socialización, pero no ofrece espacios adecuados para la colaboración, o habla de flexibilidad mientras reserva las mejores áreas para la dirección, el entorno transmite un mensaje contradictorio.

WB: ¿Qué hace que un espacio de trabajo tenga éxito a largo plazo?

Incluso los mejores conceptos de oficina solo funcionan si las personas están dispuestas a utilizarlos. La aceptación es fundamental, y los líderes deben dar ejemplo.

Esto es especialmente cierto en los entornos basados en el activity-based working. Requieren tanto libertad de elección como una comprensión compartida de cómo deben utilizarse los distintos espacios. Sin ello, incluso los entornos mejor diseñados pueden no lograr los beneficios previstos.

Sobre todo, un espacio de trabajo nunca debe considerarse un producto terminado. Los buenos espacios de trabajo no son proyectos puntuales, sino procesos continuos. Las organizaciones deben preguntarse constantemente si los espacios se están utilizando como se esperaba. La retroalimentación periódica y los ajustes continuos ayudan a garantizar que el entorno evolucione junto con la organización.

Sobre Kim Bobsin

Desde 1998, Kim Bobsin dirige junto a su socio Gunnar Seel el estudio de diseño sbp, con sede en Hamburgo. La firma está especializada en la creación de «Emotional Spaces» y trabaja en ámbitos como oficinas, sanidad, hostelería, retail y espacios expositivos. Su objetivo es desarrollar identidades espaciales distintivas que fortalezcan la experiencia de usuario, el sentido de pertenencia y el rendimiento empresarial a largo plazo.