KI hat bei der Analyse der Daten geholfen, den Entwurf für diesen Artikel erstellt und ihn Korrektur gelesen. Aber was Sie gleich lesen werden, ist keineswegs KI-generiert. Es ist das Ergebnis einer Kombination aus menschlicher Neugier, Zusammenarbeit und Kreativität mit gut angeleiteter künstlicher Intelligenz. Jede Tatsache wurde überprüft. Jede Idee wurde von aufmerksamen menschlichen Kolleg*innen kritisch hinterfragt.

Wie Smartphones die Internetnutzung revolutionierten, verändert KI die Interaktion mit Computern – von einfachen Texteingaben hin zu echten Dialogen. Dieser schnelle Fortschritt setzt Mitarbeitende unter Druck, KI zu erlernen und einzusetzen, während Unternehmen versuchen, Produktivität und Kosteneinsparungen zu steigern.

Um sich in dieser neuen, KI-gestützten Zukunft zurechtzufinden, zeigt neue Steelcase-Forschung, wie Führungskräfte den Arbeitsplatz nutzen können, um Menschen zu stärken, gewünschte Verhaltensweisen zu fördern und neue technische Fähigkeiten zu entwickeln.

NEUE FORSCHUNG

Die KI-Nutzung variiert je nach Branche, die Technologiebranche führt.

Branchen mit dem höchsten Anteil an häufigen KI-Nutzer*innen:

1. Technologie: 50 %
2. Professionelle Dienstleistungen: 34 %
3. Finanzen: 32 %

Quelle: Gallup 2025

Führungskräfte nutzen KI in der Regel zur Synthese von Informationen, während einzelne Mitarbeiter*innen sie häufiger als Partner für Brainstorming einsetzen.

KI wird am häufigsten genutzt, um:

• Informationen/Daten zu konsolidieren (Führungskräfte 46 %, einzelne Mitarbeiter*innen 36 %)
• Grundlegende Aufgaben zu automatisieren (Führungskräfte 45 %, einzelne Mitarbeiter*innen 36 %)
• Ideen zu generieren (Führungskräfte 41 %, einzelne Mitarbeiter*innen40 %)

Quelle: Gallup 2024

Führungskräfte erwarten, dass KI ihre Organisation in den nächsten 2–3 Jahren vor allem durch Automatisierung und Beschleunigung der Arbeit verändert.

Führungskräfte erwarten, dass KI Arbeit verändert durch:

• Automatisierung routinemäßiger Prozesse
• Beschleunigung des Workflows
• Förderung von Zusammenarbeit
• Schaffung neuer Jobprofile
• Umgestaltung bestehender Abläufe
• Ersetzung aktueller Rollen

Quelle: Steelcase Research, 2025

Trotz ungewisser Zukunft sind die Erwartungen hoch. Fast ein Drittel (31 %) der internationalen Führungskräfte gibt an, dass sie davon ausgehen, dass KI in den nächsten drei Jahren zu einem Umsatzanstieg von mehr als 10 % führen wird. Allerdings bezeichnet nur 1 % der Führungskräfte die Einführung generativer KI als ausgereift (McKinsey, Januar 2025). Die meisten Organisationen befinden sich auf einer KI-Reise – sie testen, was funktioniert und wie sie skalieren können.

„Die Einführung von KI verändert grundlegend, wie Arbeit erledigt wird, und kann Organisationsstrukturen beeinflussen“, sagt Keith Bujak, der eine Steelcase WorkSpace Futures-Studie zur Auswirkung von KI auf Arbeitsplatzbedürfnisse leitete. „Organisationen müssen sich auf mehr Wettbewerb einstellen, Talentmanagement neu denken und Arbeitsplätze für neue Verhaltensweisen und KI-Integration umgestalten.“

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WIE KI DIE ARBEIT JETZT VERÄNDERT

Steelcase WorkSpace Futures-Forscher wollten verstehen, wie KI das Verhalten von Mitarbeitenden und die Anforderungen an Arbeitsräume beeinflusst. Ihre Forschung kombiniert Primär- und Sekundärquellen sowie quantitative und qualitative Daten. Auch wenn die Entwicklung von KI schwer vorherzusagen ist, gibt es heute schon Signale, die Unternehmen helfen, sich vorzubereiten und den Arbeitsplatz entsprechend zu gestalten.

KI beschleunigt das Arbeitstempo. Wie wird die Zeit neu genutzt?

Was sich ändert: KI nimmt Menschen ungeliebte Aufgaben ab und schafft Freiräume. Führungskräfte sollten überlegen, wie sie Mitarbeitende unterstützen, damit diese Zeit strategisch genutzt wird. Untersuchungen zeigen, dass Menschen, die KI als automatisiertes Werkzeug betrachten, täglich 53 Minuten Zeit sparen und diese zusätzliche Zeit in der Regel für administrative Aufgaben nutzen. Im Gegensatz dazu sparen diejenigen, die KI als strategischen Partner betrachten, täglich 105 Minuten Zeit, die sie nutzen, um sich intensiver mit ihrer Arbeit zu befassen, kontinuierlich neue Fähigkeiten zu erlernen und innovative Ideen zu entwickeln (Atlassian, 2024).

Bedeutung für den Arbeitsplatz: „Führungskräfte, die heute Zusammenarbeit und Kreativität fördern, werden die erwarteten Innovationsvorteile von KI eher realisieren“, sagt Bujak. Arbeitsräume müssen angepasst werden, damit Mitarbeitende weniger Zeit für Routine und mehr für wertschöpfende Tätigkeiten wie Ideenfindung, gemeinsames Lernen und bessere Entscheidungen aufwenden.

KI beeinflusst das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Wie gut werden sie unterstützt?

Was sich ändert: Viele berichten, dass KI zwar hilft, aber Stress nicht reduziert. Die Erwartungen an Produktivität steigen und die Lernkurve ist steil. Häufige KI-Nutzer*innen berichten von mehr Burnout (45 %) als seltene Nutzer (38 %) (Quantum Workplace, 2024). Hinzu kommt mehr Bildschirmzeit, was die Verbindung zu Kolleg*innen schwächen kann.

Bedeutung für den Arbeitsplatz: Wohlfühlbereiche und Orte für Gemeinschaft und menschliche Verbindung sind entscheidend, um die Vorteile der KI-Arbeit zu maximieren. Menschen brauchen Rückzugsorte, um sich abseits der Bildschirme zu erholen und auszutauschen.

KI verändert die benötigten Kompetenzen. Ändert sich Ihre Talentstrategie?

Was sich ändert: Fast die Hälfte der Führungskräfte (45 %) gibt an, dass die Erweiterung der Teamkapazitäten durch digitale Arbeitskräfte in den nächsten 12 bis 18 Monaten eine der obersten Prioritäten ist, gleich nach der Weiterqualifizierung bestehender Mitarbeiter*innen (47 %) (Microsoft Work Trend Index, 2025). Wenn sie es nicht bereits tun, werden Führungskräfte damit beginnen, Teams aus Menschen und KI-Agenten zu leiten. In den meisten Unternehmen wird es ein breites Spektrum an KI-Kenntnissen geben, was die Art der in Zukunft erforderlichen Führungskompetenzen verändern wird.

Manche Organisationen erwägen, Junior-Positionen zu reduzieren und Expertenrollen auszubauen. Das kann Kultur, Talentpipeline und Flächenplanung beeinflussen. Stellenausschreibungen für Einsteiger sind seit 2022 um 50 % zurückgegangen (Reviolabs, Juli 2025). KI ist nicht der einzige Grund, aber diese Rollen sind besonders betroffen.

Bedeutung für den Arbeitsplatz: Arbeitsplätze müssen Expert*innen anziehen und halten – mit durchdachter Technologieintegration, leistungsfähigen Räumen und mehr Privatsphäre. Es braucht vielfältige Räume für unterschiedliche KI-Kompetenzen.

KI als Katalysator für Zusammenarbeit. Wie verändert sich Teamarbeit?

Was sich ändert: Zusammenarbeit entwickelt sich weiter. Jeff Smith, Produktleiter für Zoom Workplace AI, beobachtet diesen Wandel live. „Gespräche erzeugen neue Ideen, Strategien und Aufgaben, und diese Daten treiben die Zusammenarbeit voran. Wir haben Zoom AI Companion entwickelt, um Produktivität und Zusammenarbeit zu optimieren.“

Da KI-Tools Meetings erfassen und zusammenfassen, gehen Teams in einigen Fällen zunehmend zu asynchroner Arbeit über. Diese Flexibilität beschleunigt den Übergang von geplanten, funktionsübergreifenden Teams zu sich selbst bildenden, temporären Projektteams. Microsoft berichtet, dass mittlerweile 60 % der Meetings nicht mehr geplant sind (Microsoft Work Trend Index, 2025). Asynchrone Arbeit bietet zwar Schnelligkeit und Autonomie, doch die persönliche Zusammenarbeit bleibt für den Aufbau von Vertrauen und eine schnelle, iterative Problemlösung nach wie vor unerlässlich. Die Zukunft der Teamarbeit erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen diesen verschiedenen Arten der Zusammenarbeit.

Bedeutung für den Arbeitsplatz: Zusammenarbeit umfasst jetzt menschliche Kolleg*innen und KI-Agenten. Mitarbeitende arbeiten zunächst allein mit KI, um zu entwerfen, zu analysieren und zu schreiben, und holen dann Kolleg*innen für Feedback und Feinschliff dazu. Um diesen neuen Rhythmus zu unterstützen, müssen Räume sowohl konzentriertes Arbeiten als auch spontane Interaktion ermöglichen. Damit KI ein sinnvoller Beitragender wird, müssen Umgebungen digital integriert sein. Menschen müssen von KI-Tools klar gesehen und gehört werden – das erfordert Aufmerksamkeit für Kamerawinkel, Beleuchtung, Akustik und Kabelmanagement. Durchdachtes Design sorgt dafür, dass KI Zusammenarbeit aktiv unterstützt und nicht nur beobachtet.
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EIN KI-BEREITER ARBEITSPLATZ

Erste Anzeichen zeigen, dass KI Effizienz und Produktivität steigert. Aber die eigentliche Frage ist: Welche Art von Arbeit bringt dem Unternehmen langfristig Vorteile? Es sind menschliche Neugier, Zusammenarbeit und Kreativität, die einen Wettbewerbsvorteil schaffen.

Der KI-fähige Arbeitsplatz kann Menschen dazu befähigen, ihre beste Arbeit zu leisten, indem Technologie und Raum bewusst integriert werden. Sie sollten:

• Kritisches Denken fördern – schaffen Sie Räume, in denen Menschen leicht zusammenkommen können, um KI-Ergebnisse zu überprüfen, zu hinterfragen und zu verifizieren.
• Eine Reihe von Arbeitsplätzen für die Zusammenarbeit mit KI und menschlichen Kollegen entwerfen, um andere nicht zu stören – sorgen Sie für visuelle, akustische und räumliche Privatsphäre.
• Unterschiedliche Stufen der KI-Reife unterstützen – einige Menschen werden KI-Assistenten und Chatbots verwenden, während andere mit ihren KI-Agenten in Dialog treten werden.
• Möglichkeiten zur Verbesserung der asynchronen Zusammenarbeit schaffen und gleichzeitig eine informellere Zusammenarbeit von Mensch zu Mensch fördern.
• Orte für zwischenmenschliche Kontakte oder individuelle Erholung schaffen, an denen Geräte und Bildschirme zweitrangig sind

Einen Arbeitsplatz für das Arbeiten im KI-Zeitalter zu gestalten, klingt herausfordernd, muss es aber nicht sein. Community-Based Design, ein von Steelcase entwickelter Ansatz, ist von Prinzipien der Stadtplanung inspiriert und schafft lebendige, widerstandsfähige Umgebungen. Es basiert auf fünf gemischt genutzten „Bezirken“, die die physische Infrastruktur für verschiedene Arbeitsweisen bieten – von konzentrierter Fokusarbeit über Zusammenarbeit und soziale Interaktion bis zu Lernen und Erholung. Technologie wird in jedem Distrikt so integriert, dass Menschen das tun können, was sie am besten können: kreieren und innovieren.

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Das Ergebnis ist ein flexibler, anpassungsfähiger und menschzentrierter Arbeitsplatz. Während Menschen immer enger mit KI zusammenarbeiten, muss der Arbeitsplatz bewusst noch menschlicher gestaltet werden, damit Unternehmen die vielen Vorteile nutzen, die Menschen in die neue KI-Gleichung einbringen.