Colaboración

El proceso para el éxito en un cambio de espacio

¿Estás realizando cambios en tu espacio y tu experiencia de trabajo? Te acompañamos en este proceso para que la transformación de tu espacio de trabajo sea un éxito.

Cuando comenzamos un proceso de cambio, lo primero que tenemos que tener en cuenta, es si el espacio con el que contamos es el adecuado para la transformación o si, por el contrario, se requiere de un espacio completamente nuevo.

Una vez tengamos claros los cambios que queremos realizar, continuaremos con el desarrollo de un mapa de estrategia en el que se reflejen los procesos de los que se compondrá nuestra transformación.

¿Qué debe incluir tu mapa de estrategia?

Una vez que tienes clara tu visión, has confirmado los objetivos y aclarado cómo la nueva cultura de trabajo va a ayudar a alcanzar el éxito, el proceso continúa con la elaboración de una hoja de ruta. Este documento deberá incluir el desarrollo detallado de los cambios que se realizarán, así como los miembros que estarán implicados en cada parte del proyecto. También, incluirá una lista con todos los materiales necesarios para la logística del proyecto. Por último, se aconseja marcar hitos con fechas aproximadas de finalización con el fin poder hacer un buen seguimiento.

Selecciona un equipo para el cambio

Lógicamente, antes de empezar una transformación, tienes que repetirte una y otra vez cuáles serán las metas de este cambio, por qué lo hacemos, quién estará involucrado y lo más importante: ¿cómo nos afectará?

Si queremos que la gestión del cambio sea efectiva, sin duda, hay que centrarse en las personas que trabajan dentro de la empresa y brindarles información y apoyo durante todo el proceso. Es fundamental formar un equipo que incluya diferentes representantes de todos los departamentos. Asegúrate de seleccionar perfiles procedentes de las áreas de Gestión Inmobiliaria, IT y Recursos Humanos. Se trata de departamentos influyentes muy interesantes para lograr el éxito.
Recuerda que las personas necesitan tiempo y seguridad para sentirse cómodas ante un cambio de tal magnitud. Inevitablemente todos pensamos: “¿Cómo me afectará a mí?” Por eso es importante transmitir los mensajes a toda la organización. De este modo, se sentirán seguros y preparados, reconociendo todas las ventajas que este cambio les va a aportar en su día a día.

Implica a las personas en la transformación

El compromiso será tu palabra clave. Por ello, te aconsejamos que organices seminarios o reuniones breves para mantener informado a todo el equipo de lo que hacen otras organizaciones. También puedes distribuir informes o casos prácticos relacionados con tus objetivos para concienciarlos más, si cabe.
El problema habitual es que, la gran mayoría, estamos acostumbrados a trabajar en un puesto fijo, y necesitamos sentirnos seguros al tener la opción de poder elegir dónde queremos trabajar. Es importante trasladar al equipo que todos estos cambios favorecerán su bienestar. De hecho, los cambios en el espacio suelen incluir una ergonomía mejorada, mayor movilidad y entornos de trabajo más atractivos, así que aprovecha cada oportunidad para reforzar los motivos por los que el nuevo espacio contribuirá al bienestar físico, cognitivo y emocional de los trabajadores.

El proceso para el éxito en un cambio de espacio

Prueba un espacio piloto y desarrolla protocolos

Considera la posibilidad de crear un espacio piloto para probar nuevas ideas antes de su implantación o, incluso, para ayudar a los trabajadores a familiarizarse con los próximos cambios.
También debes tener en cuenta que el el cambio en el espacio implicará una nueva cultura. Por ello, lo mejor es que consideres protocolos de actuación como: ¿podemos compartir las salas de reunión?, ¿podemos sentarnos en un despacho vacío? o ¿cómo procedemos para hacer una vídeo conferencia?
Reflexiona también sobre las formas en que las personas trabajan en equipo: ¿cuándo es apropiado interrumpir una conversación entre compañeros? ¿cómo podemos lograr una colaboración o reunión más efectiva? El objetivo no es crear un manual de normas, sino una breve lista de directrices generales para que los trabajadores se encuentren cómodos.

Presta atención a los detalles en la mudanza

Cuando se acerque la mudanza, comparte consejos para guardar y hacer limpieza de las pertenencias. Ofrece orientación sobre qué guardar, qué digitalizar y qué tirar. Una vez llegue ese día, haz que la experiencia sea fácil y divertida. Esto ayudará enormemente a que el equipo se embarque en esta nueva aventura con total confianza. Además, para adaptarse al nuevo espacio, es interesante que se repartan material de bienvenida con información y, sobre todo, que el equipo de IT esté presente para hacer una demostración de las nuevas tecnologías implementadas.

Cambios en tecnología

La transformación de un espacio debe ir acompañada de novedades en tecnología que mejoren la experiencia de las personas. Asegúrate de que, en el proceso de adaptación, se incluya formación de los nuevos programas y dispositivos. Enseña a los trabajadores a utilizar los nuevos sistemas y oriéntalos en los comportamientos que formarán parte de las nuevas formas de trabajar.

¿Cómo saber si ha merecido la pena el cambio?

Es lógico que, tras el cambio, quieras saber si el resultado ha sido un éxito, pero, antes de hacerlo, te aconsejamos esperar de tres a cuatro meses, ya que es el tiempo estimado que tardan los trabajadores en encontrar el equilibrio.
Los cálculos te permitirán demostrar la rentabilidad de la inversión y descubrir qué es lo que no funciona o se puede mejorar. Este intercambio de opiniones ayudará a una mejora continua, no solo porque te proporcionará los conocimientos necesarios para pulir el espacio, sino también, porque recopilará datos para informar sobre futuros esfuerzos en la gestión de cambio.

Cambio de espacio

En Steelcase te ayudamos a realizar una consultoría de tu espacio

En Steelcase somos expertos en consultoría estratégica de espacios y desde nuestro departamento de Investigación y Consultoría Aplicada (ARC), podremos ayudarte a definir tu nuevo espacio de trabajo. Contacta con nosotros y cuéntanos tu idea

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