Work Better

Work Better: Neustart fürs Büro

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den Arbeitsplatz für die Rückkehr der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu zu erfinden.

Die Pandemie hat sich auf viele Bereiche unseres Lebens ausgewirkt. In der Arbeitswelt zeigt sich dies dadurch, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inzwischen eine andere Vorstellung davon haben, wie und wo sie arbeiten möchten. Zwei Dinge haben besonders beeinflusst, was sie in Zukunft vom Arbeitsplatz erwarten: die Erfahrungen, die sie bei der Arbeit im Home-Office gemacht haben und ihre Erwartungen in Bezug auf die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Was ihnen schon vor der Pandemie am Büro gefallen hat, wird jetzt noch wichtiger. Und die Dinge, die sie bereits in der Vergangenheit frustrierend fanden, werden ihnen noch weniger gefallen – und sollten deshalb dringend geändert werden.

Die Arbeit im Home-Office wird ganz unterschiedlich wahrgenommen – einige lieben sie, viele kommen damit nicht gut klar. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten dennoch auch in Zukunft die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten, aber die meisten Angestellten geben an, dass sie den Großteil der Arbeitszeit im Büro verbringen möchten. Unabhängig davon, ob sie bereits wieder im Büro oder immer noch ausschließlich im Home-Office arbeiten – ihre Erfahrungen bestimmen, wie sie sich die Arbeit von jetzt an vorstellen.

Was die Mitarbeiter brauchen und sich wünschen

Steelcase wollte herausfinden, welche Wünsche und Bedürfnisse die Pandemie bei den Angestellten in Bezug auf die Arbeitsumgebung geweckt hat und führte zu diesem Zweck mehrere Studien mit über 32.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus 10 Ländern durch. Beim Abgleich der Studienergebnisse traten fünf wichtige Aspekte zutage, die das Arbeitsplatzerlebnis signifikant beeinflussen und eine Neugestaltung der Büroumgebung mit sich bringen werden.

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Sich sicher fühlen und sicher sein

Bisher war es nicht die Aufgabe des Büros, die Verbreitung von Krankheitserregern zu verhindern. In Zeiten von Covid-19 ist dieser Sicherheitsaspekt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allerdings besonders wichtig geworden. Ihre Entscheidung darüber, wo sie arbeiten wollen, wird von der Durchsetzung der neuen Sicherheitsstandards zur Verhinderung einer Krankheitsübertragung im Büro abhängen. Diese Standards werden in Zukunft genauso wichtig werden wie z.B. die bestehenden Brandschutzbestimmungen.

Die wichtigsten neuen Sicherheitsaspekte der Befragten in Deutschland:

1. Luftqualität
2. Sauberkeit der Umgebung
3. Einhaltung der Sicherheitsvorgaben, physischer Abstand, Abschirmungen
4. Besuchervorschriften/-protokolle

Ein starkes Verbundenheitsgefühl

Das Gefühl der Isolation bei der Arbeit von zu Hause aus war für die Menschen weltweit ein schwieriges Thema. Der Kontakt zu ihren Kolleginnen und Kollegen ist deshalb auch der Hauptgrund, warum sie wieder ins Büro kommen möchten. Der Wunsch, dazuzugehören und Teil der Unternehmensgemeinschaft zu sein, ist sehr groß. Wird dieses Bedürfnis erfüllt, wirkt sich dies nicht nur positiv auf das Wohlbefinden der Angestellten, sondern auch auf die Geschäftsergebnisse aus. — Ein starkes Zugehörigkeitsgefühl ist der wichtigste Indikator für Produktivität, Engagement, Innovation und Leistungsbereitschaft im Unternehmen.

Die wichtigsten Gründe für die Rückkehr ins Büro der Befragten in Deutschland:
#1 Austausch mit Kolleginnen und Kollegen
#2 Sichtbarkeit gegenüber den Führungskräften
#3 persönliche Zusammenarbeit
#4 ruhige, professionelle Arbeitsumgebung

Produktivität

Die Angestellten möchten mit ihrer Arbeit einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Dieses Bedürfnis hat sich im Laufe der Pandemie noch verstärkt. Bei einem Teil der Angestellten war zu Beginn der Pandemie in einer Art Panikreaktion eine deutliche Produktivitätssteigerung erkennbar. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich aber einfach, dass ihre Arbeit Sinn macht und sie das Unternehmen sinnvoll unterstützen können. Die Angestellten wünschen sich deshalb auch ganz pragmatische Dinge für den Arbeitsplatz.

Ganzheitlicher Komfort

Vor der Pandemie gaben 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, dass sie häufiger ihre Körperhaltung ändern möchten, damit ihr körperliches Wohlbefinden steigt. In der Zeit, in der sie gezwungen waren von zu Hause aus zu arbeiten, mussten sie allerdings improvisieren und haben auf dem Sofa, am Esstisch oder sogar im Bett gearbeitet. Dies hatte Schmerzen und Stress zur Folge, die sie wiederum von der Arbeit abgelenkt haben. Deshalb sehnen sich die Menschen jetzt nach einer ganzheitlichen Herangehensweise an das Thema Komfort. Sie wünschen sich eine Arbeitsumgebung, die es ihnen ermöglicht, ihre Körperhaltung häufig zu ändern, und sie möchten in verschiedenen Settings arbeiten und den ganzen Tag über in Bewegung bleiben können. Sie brauchen eine Umgebung ohne Ablenkungen, in der sie sich voll auf ihre Arbeit konzentrieren können und gleichzeitig eine Verbindung zu ihren Kolleginnen und Kollegen und den Unternehmenswerten spüren.

Mehr Kontrolle

Die Mitarbeiter benötigen mehr Auswahl und Kontrolle. Sie möchten selbst entscheiden, wo sie arbeiten oder ihre Arbeitsumgebung selbst anpassen - je nachdem, welche Aufgabe ansteht oder wie sie am liebsten arbeiten. Zwar hat ein Teil der Belegschaft angegeben, dass er im Home-Office effizient und ohne Ablenkungen arbeiten kann. 35 Prozent der Angestellten sagen allerdings, dass sie sich eine ruhige, professionelle Umgebung wünschen und das Home-Office für Fokusarbeit nicht geeignet ist. Teams benötigen zudem Kontrolle über den Grad der Privatsphäre und die Flexibilität, Räume so umzugestalten, dass sie zu ihrer Arbeit passen.

*Die Prozentzahl bezieht sich auf die Befragten in Deutschland.


Makroverschiebungen am Arbeitsplatz

Die Erwartungen der Mitarbeiter in Bezug auf den Arbeitsplatz haben sich während der Coronakrise verändert. Die Pandemie hat unser aller Leben nachhaltig beeinflusst und dazu geführt, dass sich viele Menschen Gedanken darüber machen, was für sie wirklich wichtig ist. Deshalb stellen sie auch ihre bisherigen Ansichten dazu, wie und wo Arbeit stattfinden sollte, infrage. Und Unternehmen tun gut daran, ihnen zuzuhören. Denn die jetzige Situation bietet ihnen die einmalige Chance, ihre Vorgehensweisen, Büros, ja die gesamte Arbeitsplatzerfahrung umzukrempeln. Dies wird Makroverschiebungen in vier Bereichen zur Folge haben:

Design, das Sicherheit schafft:

Angestellte weltweit sorgen sich hauptsächlich um die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben und die Luftqualität. Um ihr Sicherheitsbedürfnis zu erfüllen, müssen Verhaltensveränderungen wie das Tragen von Masken und Social Distancing im Büro umgesetzt werden. Aber auch Anpassungen an den Räumen selbst sind nötig.
Unternehmen können dafür sorgen, dass ihre Räume noch sicherer werden, indem sie diese bewusst so ausstatten, dass die Übertragung von Krankheitserregern sehr unwahrscheinlich ist. Wenn Unternehmen besser verstehen, wie sich Pathogene im Raum verteilen, können sie neue, systematische Strategien entwickeln, um das Risiko einer Ansteckung zu verringern. Hier sind vor allem effektive Lüftungs- und Klimasysteme gefragt. Außerdem sollten bei der Raumplanung die Raumdichte und die räumliche Anordnung (Ausrichtung der Möbel) beachtet werden. Eine Raumteilung mithilfe von Abgrenzungen verhindert zusätzlich die Verteilung der Krankheitserreger im Raum.

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Design, das Produktivität fördert:

Die Angestellten möchten mit ihrer Arbeit einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Dieses Bedürfnis hat sich im Laufe der Pandemie noch verstärkt. Vor Beginn der Pandemie haben sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits über Arbeitsumgebungen beschwert, in denen sie keinen Einfluss auf ihre Privatsphäre hatten und nicht konzentriert arbeiten konnten. Während der Krise hat sich die Situation für viele von ihnen noch verschlechtert: Weltweit gesehen sank die Produktivität um 12 Prozent und das Engagement um
14 Prozent bei Angestellten, die nur ungern von zu Hause aus arbeiten. Je länger sie dazu gezwungen waren, umso mehr litten ihr Einsatz und ihre Produktivität. Die wichtigsten drei Aspekte, die sie sich fürs Büro wünschen, drehen sich alle um das Thema Produktivität: Sie möchten mit ihren Kollegen effektiv zusammenarbeiten, einen besseren Zugang zu den benötigten Tools und Ressourcen erhalten und konzentriert ihrer Arbeit nachgehen. Für viele Aktivitäten, die zur Lösung komplexer Probleme und Schaffung innovativer Ergebnisse beitragen, ist sowohl die Arbeit im Team als auch Fokusarbeit im Alleingang nötig. Unternehmen können die Mitarbeiter unterstützen, indem sie eine Umgebung bieten, die den Wechsel zwischen Einzel- und Teamarbeit sowie digitalem Austausch und der Zusammenarbeit vor Ort ermöglicht.

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Design, das inspiriert:

Menschen, die eine Krise durchleben, suchen Inspiration – sie wünschen sich Führungskräfte, die präsent und zugänglich sind, damit sie spüren, dass sie gemeinsam zu einem übergeordneten Ziel beitragen. Die zwei am häufigsten genannten Gründe für die Rückkehr an den Arbeitsplatz sind der Kontakt zu Kollegen und das Gefühl, zu den Unternehmenszielen beitragen zu können. Beides sind neben Vertrauen, Inklusion und Resilienz zwei wichtige Merkmale einer guten Gemeinschaft. Und eine starke Gemeinschaft wirkt sich wiederum positiv auf die Geschäftsergebnisse aus – durch mehr Engagement, Produktivität, Innovation und eine niedrige Fluktuationsrate. Der Arbeitsplatz kann die Infrastruktur zur Ausbildung des sozialen Kapitals bieten. Er kann bewusst bedeutsame Interaktionen fördern und signalisieren, dass Wandel und Anpassung wichtige Elemente der Unternehmenskultur darstellen.

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Design, das flexibel ist:

Traditionell verfügen Gebäude und Büros häufig über fest verbaute Elemente, Möbel und Stromanschlüsse. In Zukunft benötigen Unternehmen Arbeitsumgebungen, die leicht daran angepasst werden können, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten möchten oder was die jeweiligen Rahmenbedingungen erfordern. Die Unternehmen werden verstärkt zu multifunktionalen Räumen, die verschiedene Arbeitsweisen unterstützen, übergehen. Mithilfe mobiler Möbel können Arbeitsbereiche bei Bedarf erweitert oder verkleinert werden. Wenn digitale und analoge Elemente einander optimal ergänzen, lässt sich die Zusammenarbeit auf Distanz deutlich verbessern.

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Die Krise, die wir durchleben, ist für niemanden einfach. Sie hat die Unternehmen jedoch dazu bewegt, sich damit auseinanderzusetzen, wie ein humanerer Arbeitsplatz geschaffen werden kann. Sie erkennen, dass sie die Chance haben, das Büro völlig neu zu konzipieren. Es soll nicht bloß ein Arbeitsort sein, sondern eine Umgebung, die Gemeinschaft fördert und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit gibt, sie resilienter macht und ihrem Wirken Sinn gibt.

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