Iniciando el regreso a la oficina como una experiencia mejor
Crea el ambiente que las personas han echado de menos con nuevos espacios sociales y de colaboración que transmitan la energía de la organización
Tanto si te gusta trabajar desde casa como si no, todos hemos experimentado un sentimiento de aislamiento durante la pandemia. Las personas se han esforzado por colaborar mientras han estado separadas. La transición hacia el trabajo remoto ha provocado que millones de trabajadores sufrieran soledad y aislamiento impactando de manera negativa en su compromiso, productividad y bienestar.
Muchas personas están deseando regresar a la oficina y volver a trabajar codo con codo con sus compañeros, y las organizaciones están tomando todas las precauciones necesarias para garantizar que los espacios de trabajo sean seguros a su vuelta. ¿Pero qué pasaría si estas medidas de precaución hacen que la oficina nos haga sentir tristes e incluso más aislados que cuando trabajamos desde casa?
«Nosotros mismos lo hemos experimentado», afirma Gale Moutrey, vicepresidenta de Innovación de Steelcase. «Cuando algunos regresaron el verano pasado, adaptamos nuestro espacio de trabajo con diversas medidas de seguridad e implementamos nuevos protocolos de comportamiento seguro. Pero aquello acabó teniendo un efecto estresante para algunas personas y algunos espacios parecían un poco tristes por las medidas de distanciamiento, en lugar de transmitir el entusiasmo y la energía a la que estábamos acostumbrados. Poco a poco, fuimos observando cómo varias personas que realmente querían estar allí se iban marchando para trabajar de nuevo desde sus casas».
Regresar a la oficina supondrá un gran cambio para las personas que hayan adoptado nuevos patrones de vida y trabajo durante la pandemia, y sus primeras reacciones marcarán la diferencia en la forma en que se incorporen de nuevo a la oficina. Las organizaciones tienen la oportunidad de causar una gran primera impresión y deben pensar en cómo quieren que sea esa experiencia. Para tener éxito, tendrán que crear espacios de trabajo que actúen a modo de imán para atraer a las personas a la oficina, inspirarlas y restablecer su sentido de pertenencia.
Un primer paso: Crear un punto de socialización
Más del 50% de las empresas tienen pensado diseñar nuevos espacios como estrategia de vuelta a la oficina este año, y las cafeterías son un buen lugar para comenzar a experimentar. A menudo estos espacios están vacíos durante parte del día porque suelen usarse solo para comer, trabajar de manera individual o celebrar reuniones pequeñas. Abordando los espacios infrautilizados de nuevas maneras, las cafeterías se pueden rediseñar como puntos de socialización que inspiren a las personas y proporcionen entornos de alto rendimiento donde poder volver a conectar con los compañeros y colaborar de manera efectiva.
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Actualmente Steelcase está experimentando con su WorkCafe en el Centro de Aprendizaje e Innovación (LINC) de Grand Rapids, Michigan. Utilizando elementos flexibles y sin llevar a cabo costosas adaptaciones arquitectónicas, estos nuevos espacios se pueden implementar rápidamente y sus elementos se pueden recolocar de manera sencilla. Tal como afirma Moutrey, se trata de un experimento de bajo riesgo y grandes beneficios.
El espacio rediseñado crea una infraestructura para cultivar un sentido de comunidad que ha sido complicado lograr cuando las personas han estado trabajando exclusivamente de manera remota. Una gama de entornos flexibles con diferentes niveles de privacidad transforman el espacio en un centro dinámico donde se pueden llevar a cabo al mismo tiempo distintas modalidades de trabajo: colaboración, interacciones sociales informales, aprendizaje e incluso trabajos de concentración. Añadir entornos de colaboración abierta permite a las personas conectar de manera segura y cómoda. Herramientas como fácil conexión, las pizarras y los dispositivos para la colaboración digital logran espacios de alto rendimiento que ofrecen una atmósfera social e informal. Se trabajará también en recopilar las opiniones de las personas para poder llevar a cabo futuras pruebas y diseños.
Steelcase también está probando nuevas formas para ofrecer alimentos y cómo lograr un mejor trabajo moviendo los alimentos por el espacio en lugar de hacer que las personas se desplacen para ir a buscarlos. Es fundamental dar a las personas más control sobre toda su experiencia, que puedan elegir cómo, dónde y cuándo quieren pedir comida, cuándo y dónde quieren comer y con quién quieren hacerlo. Esperan poder tener un control total sobre esa experiencia para sentirse seguros y protegidos.
Estos espacios de alto rendimiento ofrecen entornos para el trabajo individual y en grupo, así como espacios inspiradores para que las personas conecten con sus compañeros, compartan una comida o recarguen pilas. Los elementos móviles como las pantallas y los carros dan a los equipos la posibilidad de adaptar el espacio según sus necesidades. Las herramientas de tecnología como los dispositivos móviles a gran escala respaldan la colaboración híbrida. Las soluciones de energía móvil permiten a las personas y a los equipos trabajar en cualquier lugar, y la posibilidad de poder adoptar distintas posturas permite a las personas moverse fácilmente y elegir cómo quieren trabajar.
Este espacio está pensado para personas que buscan trabajar durante todo el día en la oficina. Su proximidad a los espacios de reunión es ideal para poder concluir o extender las reuniones. Las herramientas digitales y analógicas flexibles permiten compartir contenido. Las superficies de trabajo y los asientos cómodos hacen que sea sencillo realizar descansos para comer y tomar un café. Contiene elementos para crear límites y privacidad que el usuario puede mover fácilmente por todo el espacio.
Este espacio incluye varios entornos que permiten comer, socializar y colaborar. El espacio se puede adaptar fácilmente para albergar dos grupos separados o un grupo más grande según las necesidades. Las pantallas móviles y las estructuras Steelcase Flex Active Frames proporcionan privacidad visual, acústica y territorial. Las personas pueden ajustar el espacio para lograr el nivel de confort que necesiten.
Este espacio de equipo flexible respalda la colaboración generativa. Contiene herramientas de colaboración analógicas y digitales y permite adoptar distintas posturas y modos de trabajo que podrán utilizarse durante un día o toda una semana. Los equipos pueden pasar fácilmente de sesiones de trabajo compartidas a sesiones iterativas, y el espacio también puede ser utilizado por dos equipos al mismo tiempo.
Compartiendo comida en un espacio común
Los alimentos desempeñan un nuevo papel. Compartir las comidas es fundamental para fomentar las relaciones y esta experiencia estimula tanto el cuerpo como la mente. Las organizaciones deberían pensar en algo más que ofrecer comidas o snacks, y crear experiencias gastronómicas que se fundan con el trabajo y unan a las personas.
En lugar del típico modelo de cafetería, estamos abordando el espacio de una manera muy distinta. Lo vemos más como un conjunto de experiencias que simplemente vayan teniendo lugar a lo largo del día, durante todo el día. Si lo hacemos bien, lograremos armonizar realmente el espacio, las comidas y la tecnología creando una experiencia perfecta y sin fisuras para las personas.
Estamos probando nuevas formas de ofrecer alimentos que brindan más opciones a las personas:
- La comida se podrá pedir y pagar con antelación utilizando una aplicación.
- Las personas podrán elegir entre recogerla o que se la envíen a un determinado lugar para evitar colas.
- Utilizando la misma aplicación, los artículos preenvasados se podrán comprar las 24 horas del día, los 7 días de la semana en pequeños almacenes o mercados ubicados en las instalaciones mediante tecnología de código de barras «scan and go» para una experiencia sencilla y sin contacto.
- Los mercados móviles permitirán acceder fácilmente a aperitivos y bebidas en todo el recinto y durante todo el día (o la noche).
Crear una experiencia mejor
Desde el comienzo de la pandemia, las organizaciones se han centrado principalmente en garantizar que sus espacios de trabajo sean seguros. Los protocolos de seguridad, absolutamente necesarios, cambian la dinámica de los espacios y es importante comprender el impacto que podrían tener en las personas. «En lugar de transmitir una sensación de preocupación o incomodidad, los puntos de socialización son acogedores y logran que las personas puedan sentirse cómodas dándoles opciones», afirma Moutrey. «Tienen el mismo nivel de autonomía y flexibilidad que tenían al trabajar desde casa, pero ahora pueden acceder a las herramientas, alimentos y personas que necesiten para ser realmente productivos. El espacio es seguro y atractivo. ¿Qué puede ser más atractivo que un gran espacio y una buena taza de café?
Este espacio exterior multimodal brinda a las personas un cambio de escenario y la capacidad de trabajar al aire libre y conectar con la naturaleza. El oasis exterior fomenta el descanso y la socialización. Se pueden utilizar herramientas de trabajo temporales y opcionales que facilitan la colaboración casual.
Los elementos fijos y flexibles crean un entorno cómodo en el que poder comer y realizar actividades sociales. Las herramientas analógicas y digitales mejoran el rendimiento para fomentar la colaboración.
Esta área de bienvenida es un espacio cálido y cómodo para conectar y crear relaciones, tomar un café o comer, o alternar entre reuniones y descansos. Cerca de la vía de paso principal se sitúa la comida para llevar, y en otro se ofrecen tentempiés ligeros para grupos de clientes delante de la cafetería. Los elementos divisorios de biofilia aportan privacidad visual en caso necesario.