Accélérer le retour au bureau
Comment dynamiser les espaces partagés et recréer l’effervescence tant attendue
Qu’ils apprécient le télétravail ou non, tous les individus ont souffert de la solitude durant la pandémie. La collaboration à distance a également engendré son lot de difficultés. Ce contexte inédit a eu des répercussions négatives sur la motivation, la productivité et le bien-être des employés.
Par conséquent, nombre d’individus sont pressés de pouvoir retourner au bureau afin de travailler aux côtés de leurs collègues, et les entreprises mettent tout en œuvre pour instaurer des mesures de sécurité efficaces. Mais comment éviter que ces mesures aient un impact délétère sur l’ambiance au sein des espaces de travail ?
« Nous avons connu ce problème, témoigne Gale Moutrey, vice-présidente Workplace Innovation + Brand Management de Steelcase. Lorsque nos collaborateurs sont revenus l’été dernier, nous avons défini un certain nombre de protocoles de sécurité au sein de notre environnement de travail. Mais cela a créé une source de stress pour une partie des employés, et l’atmosphère des espaces est devenue un peu austère du fait des règles de distanciation. Nous n’avons pas retrouvé l’énergie et l’effervescence auxquelles nous étions habitués. Petit à petit, nous avons vu les individus déserter le bureau et retourner chez eux – alors qu’ils avaient vraiment envie d’être ensemble. »
« Nous considérons l’espace à travers un prisme nouveau. Nous recherchons une harmonie parfaite entre l’espace, la technologie et la restauration afin de créer une expérience fluide et agréable. »
Anthony GargiuloSenior Vice President, Compass Group
Première étape : créer un espace social
Plus de la moitié des entreprises ont l’intention de créer de nouveaux espaces dans le cadre de leur stratégie de retour au bureau, et les cafés constituent un excellent point de départ : ils sont souvent vides une partie de la journée car les employés les utilisent essentiellement pour se restaurer, pour travailler en solo ou pour tenir des réunions en petit comité. En observant plus attentivement les espaces sous-utilisés, et plus particulièrement les cafés, il est possible de créer des espaces sociaux inspirants et performants, où les individus ont plaisir à échanger avec leurs collègues et peuvent collaborer efficacement.
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Steelcase a ainsi entrepris de transformer le WorkCafé de son Learning and Innovation Center (LINC) de Grand Rapids (Michigan). Grâce aux éléments de mobilier flexibles, les changements architecturaux coûteux sont inutiles : de nouveaux espaces peuvent être créés rapidement grâce à de simples reconfigurations. « L’expérience comporte peu de risques – nous avons tout à y gagner », assure Gale Moutrey.
L’espace repensé permet de cultiver un sentiment d’appartenance difficile à entretenir lorsque les individus travaillent exclusivement à distance. Une gamme de configurations flexibles offrant différents degrés d’intimité transforme l’environnement en un « quartier » dynamique favorisant simultanément différents modes de travail : collaboration, interactions informelles, apprentissage, concentration… Quant aux espaces collaboratifs ouverts, ils permettent aux individus d’interagir en toute sécurité tout en encourageant le mouvement. Les modules électriques, les tableaux blancs mobiles et les outils collaboratifs numériques créent un environnement de travail performant à l’atmosphère informelle. Les impressions des employés seront recueillies dans le cadre du processus d’expérimentation et d’itération.
Dans le cadre de sa collaboration avec Eurest, une division du groupe Compass, Steelcase teste également de nouvelles options de restauration. Selon Anthony Gargiulo, vice-président Design Innovation & Transformation de Compass en Amérique du Nord, il est essentiel d’assurer « une meilleure circulation de la nourriture et des boissons au sein de l’espace afin d’offrir aux individus plus de contrôle sur l’expérience dans son ensemble (comment souhaitent-ils se restaurer, où, à quel moment et avec qui ?). C’est ce contrôle qui leur permettra de se sentir en sécurité. »
Ces espaces haute performance comportent des configurations adaptées au travail individuel comme au travail de groupe, ainsi que des espaces inspirants dédiés à la socialisation, à la restauration ou à la régénération. Les éléments mobiles, tels que les écrans et les chariots, permettent aux équipes de réagencer l’espace au gré de leurs besoins. Les outils technologiques comme les grands écrans mobiles facilitent la collaboration hybride. Les modules électriques mobiles permettent aux équipes et aux individus de travailler où ils le souhaitent, et une palette de postures encourage le mouvement.
Cet espace est très apprécié des individus en quête de performance. Situé à proximité d’espaces de réunion, il permet de terminer brièvement les échanges ou de prolonger la discussion. Les outils numériques et analogiques dont il est doté facilitent le partage de l’information. Les surfaces de travail et les sièges confortables sont pratiques pour les pauses déjeuner ou les pauses café. Des éléments de séparation mobiles sont présents dans l’ensemble de l’espace.
Cet espace comprend différentes configurations destinées à plusieurs usages : restauration, mais aussi socialisation ou collaboration. L’espace peut être facilement réagencé pour accueillir deux groupes séparés ou un groupe plus conséquent en fonction des besoins. Les écrans mobiles et les modules Steelcase Flex Active Frames permettent quant à eux de choisir le degré d’intimité visuelle, acoustique et spatiale souhaité.
Cet espace collaboratif flexible favorise la collaboration générative. Il comporte des outils numériques et analogiques et offre une vaste palette de postures et de modes de travail. Les employés peuvent facilement passer d’une discussion informelle à une session itérative, et l’espace peut être utilisé par deux équipes simultanément.
Intégrer la restauration à l’expérience employé
La restauration joue un rôle essentiel dans l’expérience employé : partager un repas permet de créer des liens, et la nourriture est un carburant pour le corps comme pour l’esprit. Les entreprises ne doivent pas se contenter de proposer des plateaux-repas ou des snacks à leurs collaborateurs – elles doivent offrir des solutions de restauration qui s’intègrent au processus de travail et rapprochent les individus.
Plutôt que de proposer un modèle traditionnel reposant sur un café unique, Compass suggère de concevoir des offres de petite restauration décentralisées afin de créer une « vie de quartier » au sein de l’espace de travail. « Dans le cadre de notre partenariat avec Steelcase, cette synergie entre la restauration et le mobilier est très prometteuse, souligne Anthony Gargiulo. Comment donner une identité à l’espace ? Comment l’exploiter au mieux tout au long de la journée, et non seulement durant le créneau de la pause déjeuner ? Nous considérons l’espace à travers un prisme nouveau – il représente pour nous une série d’expériences proposées en continu. Nous recherchons une harmonie parfaite entre l’espace, la technologie et la restauration afin de créer une expérience fluide et agréable. »
Compass explore de nouvelles solutions offrant davantage de choix aux individus :
- La nourriture peut être précommandée et prépayée via une application.
- Les employés peuvent venir chercher leur plat ou indiquer un lieu de livraison afin d’éviter les files d’attente.
- Grâce à la même application, des repas préemballés peuvent être achetés auprès de petits « marchés » disséminés dans le bâtiment via une technologie « scan and go », qui garantit une expérience simple et sans contact.
- Des marchés mobiles offrent un accès facile aux snacks et aux boissons dans tout le bâtiment, toute la journée.
Améliorer l’expérience employé
Depuis le début de la pandémie, les entreprises se focalisent sur la sécurité au sein de leurs espaces de travail. Or, s’ils sont indispensables, ces protocoles de sécurité transforment la dynamique des espaces, et il est essentiel de bien appréhender l’impact de cette transformation sur l’expérience employé. « Ces espaces sociaux doivent être accueillants et offrir du choix aux collaborateurs afin que ces derniers s’y sentent parfaitement à l’aise, et soient libérés de toute appréhension, note Gale Moutrey. Ils doivent bénéficier du même degré d’autonomie et de flexibilité que lorsqu’ils travaillaient à domicile, tout en ayant accès aux outils, aux collègues et aux offres de restauration dont ils ont besoin pour être productifs. Les espaces de travail doivent être à la fois sûrs et inspirants. Et qu’y a-t-il de plus inspirant qu’un environnement performant et une bonne tasse de café ? »
Cet espace extérieur multimodal permet aux employés de changer de décor et de se reconnecter à la nature. Il favorise le repos et la socialisation. Certains outils de travail peuvent y être utilisés pour faciliter la collaboration informelle.
Des éléments fixes et flexibles créent une configuration confortable destinée à la restauration et aux activités sociales. Des outils analogiques et numériques rendent la collaboration plus performante.
Cet espace confortable et chaleureux permet de créer des liens avec ses collègues, de partager un repas ou un café, ou de faire une petite pause entre deux réunions. Les rangements adjacents situés à côté de l’allée principale contiennent des lunchbox à emporter, et un bar propose des boissons aux groupes de clients. Des éléments de biophilie offrent une intimité visuelle bienvenue.