So viele Unternehmen wie nie zuvor nutzen alternative Arbeitsstrategien und ermöglichen es ihren Angestellten damit, auch außerhalb des Büros zu arbeiten: zu Hause, in Cafés, in Bibliotheken, wo immer sie wollen. Trotzdem verbringen die meisten Mitarbeiter ihren Arbeitstag nach wie vor gern im Büro – auch wenn ihnen dort immer kleinere persönliche Flächen zur Verfügung stehen.

Diese Erkenntnisse zählen zu den wichtigsten Ergebnissen der gemeinsam von Steelcase und CoreNet Global initiierten und im März 2011 präsentierten Studie, an der mehr als 100 überwiegend nordamerikanische und europäische Unternehmen unterschiedlichster Branchen teilgenommen haben. Die Befragung von Immobiliendienstleistern und Nutzern wurde nach 2009 bereits zum zweiten Mal durchgeführt, um besser verstehen zu können, wie und warum alternative Arbeitsstrategien eingesetzt werden und welche Folgen sich daraus für die Büros ergeben. Die aktuellen Forschungsergebnisse bestätigen eine direkte Verbindung zwischen wirtschaftlichen Zwängen und alternativen Arbeitsstrategien. So gaben die meisten Befragten (18 Prozent) an, alternative Arbeitsstrategien im Jahr 2005 eingeführt zu haben, als die „Dotcom- Blase“ platzte und die Ölpreise extremen Schwankungen unterlagen.

Einen weiteren Hochpunkt verzeichneten die Forscher 2009 während der Wirtschaftskrise – 17 Prozent der damaligen Teilnehmer setzten in diesem Jahr erstmals auf diese Strategien. 2011 ließ sich angesichts der noch immer ausbleibenden konjunkturellen Erholung schließlich ein weiterer Anstieg beobachten: 16 Prozent der Befragten planten die Einführung alternativer Arbeitsstrategien noch für dieses Jahr.

Die neue Normalität

Alternative Arbeitsstrategien zählen inzwischen zweifellos branchenübergreifend zum Arbeitsalltag. Die meisten Firmen haben sie „auf dem Schirm“ und fast 60 Prozent stehen ihnen so aufgeschlossen gegenüber, dass Mitarbeiter in Abstimmung mit ihren Vorgesetzten jederzeit darauf zurückgreifen können. Hinzu kommt, dass Homeoffices, mobiles „virtuelles“ Arbeiten an verschiedensten Orten sowie Arbeiten in Co-Working Spaces von Unternehmen immer häufiger gefördert werden, um Büroflächen zu reduzieren.

Bislang nutzen nur sehr wenige Mitarbeiter das ganze Potenzial alternativer Arbeitsstrategien.

Die meisten Unternehmen betrachten das Homeoffice als wichtigste alternative Arbeitsstrategie.

Welche alternativen Arbeitsstrategien setzen Sie ein?

Homeoffice: 85%

Zeitweises oder permanentes Arbeiten von zu Hause

Mobil arbeiten: 78%

Arbeiten an ständig wechselnden Orten

Hotelling/ Co-Working Spaces: 73%

Nicht fest zugeordnete, für bestimmte Zeiträume reservierbare Büroräume

Telearbeit: 51%

Mitarbeiter erledigen Aufgaben vor allem in ihrer, mit entsprechenden Technologien ausgestatteten, Wohnung

Satellitenbüro: 23 %

Kleinere Büroeinheiten, die von umliegend wohnenden Mitarbeitern genutzt werden

Andere: 5%

Nur 14 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, dass sie keine alternativen Arbeitsstrategien verfolgen und auch keine Veränderungen für 2011 planen.

Die häufigsten hierfür genannten Gründe waren: technische Unzulänglichkeiten, Vertraulichkeitsfragen und unüberwindbare Hürden aus dem Bereich der von der Geschäftsleitung propagierten Unternehmenskultur. Die Studie führte aber auch zu der aufschlussreichen Erkenntnis, dass bislang nur sehr wenige Mitarbeiter das ganze Potenzial von alternativen Arbeitsstrategien nutzen. So arbeiten bei fast 50 Prozent der befragten Firmen höchstens zehn Prozent der Angestellten regelmäßig fernab des Arbeitsplatzes, und bei nur fünf Prozent der Unternehmen nutzt mindestens die Hälfte der Belegschaft alternative Arbeitsstrategien. Diese niedrigen Werte blieben im Vergleich zu früheren Untersuchungen nahezu unverändert.

Die Tendenz zur Reduzierung von Büroflächen hält ebenfalls weiter an – im Durchschnitt stehen jedem Mitarbeiter derzeit zwischen 14 und 21 Quadratmeter Nettonutzfläche zur Verfügung. Effizienzsteigerungen und Kostenreduzierungen sind in Bezug auf Veränderungen bei Arbeitsplätzen und Büroflächen die wichtigsten Kriterien: 2011 hatten die meisten Firmen (31 Prozent) vor, die Fläche pro Mitarbeiter um sechs bis zehn Prozent zu reduzieren, 27 Prozent planten sogar noch größere Einsparungen. Die Ergebnisse der Studie von CoreNet Global und Steelcase belegen auch, dass Flächenreduzierungen zumindest zum Teil auf der Prämisse beruhen, dass weniger Bürofläche benötigt wird, wenn mehr Mitarbeiter außer Haus arbeiten.

Die Studie bestätigt, dass viele Menschen ins Büro gehen, weil sie sich dort wohlfühlen.

Insgesamt belegen die Studienergebnisse zwar die stetig steigende Verbreitung alternativer Arbeitsstrategien. Zugleich offenbaren sie aber auch ziemlich überraschende Ergebnisse:

• Alternative Arbeitsstrategien bieten viele Vorteile – vor allem in schwierigen Zeiten.
• Viele Unternehmen setzen alternative Arbeitsstrategien ein, um Büroflächen zu reduzieren.
• Dennoch bleibt die Zahl regelmäßig außerhalb des Büros arbeitender Mitarbeiter relativ gering. Und das, obwohl es immer mehr Unternehmen gibt, die alternative Arbeitsstrategien einsetzen.

Arbeitsplätze für Büros von heute

Die zentralen Fragen sind: Was ist aus dem Traum geworden, ganz entspannt im Schlafanzug zu arbeiten? Und warum gehen Mitarbeiter, die überall arbeiten könnten, noch immer ins Büro

Die CoreNet Global/Steelcase-Studie 2011 kommt zum Schluss, dass viele Menschen ins Büro kommen, weil sie sich dort wohlfühlen und weil sie ihre Arbeit dort nach wie vor am besten erledigen können. Mehr als 70 Prozent der Befragten sehen im Büro den idealen Ort, um sich mit Kollegen auszutauschen, während für 40 Prozent der optimale Zugang zu Arbeitsmitteln und Technologien im Vordergrund steht.

Der Zugang zu Kollegen, Arbeitsmitteln und Technologien hält Mitarbeiter am Arbeitsplatz.

Warum gehen mobile Mitarbeiter immer wieder gern ins Büro?

• Das Büro ist der ideale Ort, um sich mit Kollegen auszutauschen: 72%
• Das Büro bietet Zugang zu benötigten Arbeitsmitteln und Technologien – z. B. Projektoren, große Whiteboards, aber auch Projekträume: 40%
• Ich gehe weniger als einmal wöchentlich für Teambesprechungen ins Büro: 25%
• Es ist erforderlich, dass ich mehrmals wöchentlich ins Büro komme: 25%
• Es ist erforderlich, dass ich mindestens einmal wöchentlich ins Büro komme: 9%
• Ich bin gerade in der Einarbeitungsphase und brauche Unterstützung: 6%
• Ich gehe nie ins Büro: 1%

Eine Arbeitsumgebung der Wahl

Alternative Arbeitsstrategien einzuführen bedeutet nicht, Mitarbeiter ab sofort nur noch auswärts arbeiten zu lassen. Durch das Angebot hausinterner alternativer Arbeitsplätze ist es vielmehr möglich, Büroflächen zu verringern und Angestellte im Büro zu behalten.

Die im globalen Steelcase Hauptsitz in Grand Rapids und in der deutschen Niederlassung in Rosenheim umstrukturierten Flächen bieten vielfältige Arbeitsplatzkonfigurationen und stehen Mitarbeitern mit fest zugeordneten Arbeitsplätzen ebenso offen wie ihren mobilen Kollegen.

Steelcase Studien kommen zum Schluss, dass fest zugeordnete Arbeitsplätze in vielen konventionellen Büros völlig ineffizient sind, da sie angesichts der wachsenden Bedeutung mobiler und teamorientierter Arbeitsweisen nur zu 65 Prozent der Zeit genutzt werden. Durch die Reduzierung oder Beseitigung solcher Flächen und die gleichzeitige Vergrößerung von Teambereichen lassen sich nicht nur bessere Arbeitsumgebungen einrichten, sondern auch die Büroflächen insgesamt verkleinern.

Im  Arbeitsbereich in Grand Rapids sind die drei Abteilungen Finanzen, Einkauf und Qualitätssicherung mit 175 Mitarbeitern untergebracht – auf einer Fläche, die zuvor bereits eine einzige Abteilung benötigte. Rund 62 Prozent der dort arbeitenden Menschen sind mobile Mitarbeiter, die zwar nicht über fest zugeordnete Arbeitsplätze, dafür aber über eine Fülle von gemeinsam genutzten Bereichen verfügen. Durchschnittlich stehen jedem Angestellten 14,4 Quadratmeter Nettonutzfläche zur Verfügung, auf jeden Mitarbeiter kommen 4,5 Quadratmeter Gemeinschaftsflächen.

Im 620 Quadratmeter großen WorkLab 2.0 in Rosenheim wurden die beiden intensiv kooperierenden Unternehmensbereiche Marketing und New Business in einer an die veränderten Arbeitsweisen angepassten Arbeitsumgebung zusammengeführt. Die 52 Mitarbeiter lassen sich entsprechend ihrer Arbeitsweise grundsätzlich in drei Gruppen aufteilen: 19 „Residenten“ mit fest zugeordneten Arbeitsplätzen, 14 „Nomaden“, die an den unterschiedlichsten Orten auf dem Steelcase Campus arbeiten, sowie 19 überwiegend mobile und häufig außer Haus arbeitende Mitarbeiter. Insgesamt liegt das Flächenverhältnis von Arbeitsplätzen zu Gemeinschaftsflächen bei 40:60, wobei der durchschnittliche Flächenbedarf von 14 auf zwölf Quadratmeter pro Person gesenkt werden konnte – bei einem Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitern von 1:1,4.

Sämtliche Arbeitsplatzlösungen unterstützen dabei die unterschiedlichen Arbeitsweisen der Menschen. Bereiche mit viel Privatsphäre für konzentriertes Arbeiten gibt es dort ebenso wie eine große Vielfalt an Räumen, die sich durch ihre Gestaltung und Ausstattung insbesondere für Teamarbeit eignet – jene Art der Zusammenarbeit, die fast 80 Prozent des Arbeitsalltags von Wissensarbeitern ausmacht und inzwischen auch für andere Büromitarbeiter an Bedeutung gewinnt.

Wenn Unternehmen wollen, dass ihre Mitarbeiter zusammenarbeiten, müssen sie ihnen möglichst vielfältige Arbeitsplatzkonfigurationen bieten. „Teamarbeit ist ein iterativer, fließender und oft sehr informeller Prozess. Dabei kann die Art und Ausbildung der Arbeitsorte – z. B. Schreibtischarbeitsplätze, Flure, Cafeterias, Team- und Loungebereiche – den Erfolg der Zusammenarbeit wesentlich beeinflussen“, sagt Julie Barnhart-Hoffman, Designdirektorin der Steelcase WorkSpace Futures Forschungsgruppe und mitverantwortliche Planerin des neuen alternativen Arbeitsbereichs in Grand Rapis. In dessen Zentrum liegt eine Cafeteria mit Lounge-, Kommunikations- und Essbereichen, wo sich mobile Mitarbeiter mit Kollegen treffen und austauschen können. Wie im neuen WorkLab in Rosenheim stehen dort verschiedene Arbeitsbereiche zur Auswahl – unter anderem reservierbare Bencharbeitsplätze mit einfachem Strom- und Datenzugang. Das gesamte Gebäude ist mit WLAN ausgestattet, Projekt- und Teambereiche verfügen zusätzlich über Möblierungen mit media:scape, die Teams beim ebenso mühelosen wie produktiven Informationsaustausch unterstützen.

„Als wir begannen, konsequent auf mobiles Arbeiten zugeschnittene Arbeitsbereiche zu realisieren, erwartete ich, dass viele Mitarbeiter ihre bisherigen persönlichen Arbeitsplätze nur sehr ungern aufgeben würden. Tatsächlich fühlte sich die überwiegende Mehrheit durch die große Vielfalt an Arbeitsbereichen eher beflügelt und wollte nicht mehr mit ihrem alten Platz tauschen“, sagt Barnhart-Hoffman.

Die Forschungsergebnisse zeugen aber auch von einer gewissen Skepsis des Managements gegenüber alternativen Arbeitsstrategien. Und zwar selbst dann, wenn mobiles Arbeiten nicht außer Haus, sondern innerhalb des Unternehmens stattfindet – nicht selten wird noch immer erwartet, dass Mitarbeiter zum Arbeiten ins Büro kommen. Die CoreNet Global/Steelcase-Studie 2011 verzeichnet jedoch eine stark steigende Zahl von Teilnehmern (48 Prozent statt 39 Prozent bei früheren Ergebnissen), für die bei Umplanungen von Büroflächen auch ein Wandel der Unternehmenskultur „sehr wichtig“ ist. Um entsprechende Vorhaben umzusetzen, werden von den meisten Befragten externe Planer oder Architekten hinzugezogen.

Angesichts der zunehmenden Überlagerung dieser Trends mit der Realität überdenken viele Arbeitgeber die Gestalt ihrer Arbeitsplätze, die sie zugleich auch verkleinern wollen. So sagten fast 60 Prozent der Teilnehmer, dass sie Räume nutzen, die – im Rahmen der Umsetzung alternativer Arbeitsstrategien – durch die Einrichtung von mehr Teambereichen entstanden sind. Und 41 Prozent nutzten durch Umstrukturierungen frei gewordene Flächen, um mehr alternative Arbeitsbereiche wie z. B. Cafeterias oder andere eher informelle Treffpunkte zu schaffen. Bei fast der Hälfte der Unternehmen (49 Prozent) lag das Verhältnis von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen auch 2011 bei 1:1 – allerdings ist davon auszugehen, dass sich diese immer häufiger fernab des Schreibtischs befinden. Mit anderen Worten: Alternative Arbeitsplätze entstehen immer häufiger hausintern (siehe auch Kasten „Eine Arbeitsumgebung der Wahl“).

Ein Wandel der Unternehmenskultur ist bei der Einführung alternativer Arbeitsstrategien unerlässlich

Wie wichtig sind Veränderungen der Unternehmenskultur
bei Umplanungen von Büroflächen?

• 5%: unwichtig
• 19%: eher wichtig
• 28%: wichtig
• 48%: sehr wichtig

Kooperationen vor allem mit externen Planern oder Architekten

An wen wenden Sie sich, wenn es um die Planung und Umsetzung von Veränderungen bei Arbeitsplätzen und Unternehmenskultur geht?

• Externe Planer oder Architekten: 50%
• Externe Unternehmensberatungen: 47%
• Externe Personalberatungsfirmen: 33%
• Nur interne Organisationsstrukturen: 3%

„Unsere Forschungsergebnisse decken sich mit dem, was wir von unseren Kunden hören“, sagt Jim Keane, ehemaliger President der Steelcase Gruppe. „Die Welt ist so eng vernetzt und verzahnt wie nie zuvor. Arbeit wird dadurch immer komplexer und schnelllebiger. Neue Technologien ermöglichen es den Menschen dabei zwar, zu arbeiten wo sie wollen. Dennoch kommen sie gern ins Büro, weil es dort Räume gibt, die den Austausch mit anderen erleichtern, die sie physisch und kognitiv unterstützen und die ihnen das Gefühl von Zugehörigkeit vermitteln.“

„Arbeitgeber wollen mit weniger Fläche stets mehr erreichen. Gleichzeitig werden sie sich aber auch bewusst, welche Vorteile es bietet, wenn Angestellte mehr Auswahl- und Entscheidungsmöglichkeiten über ihren Arbeitsort erhalten. Mitarbeiter brauchen Räume, die sie bei der Erledigung ihrer jeweiligen Aufgaben bestmöglich unterstützen“, sagt Keane. „Durch die Umstrukturierung bestehender Bereiche oder die Investition in neue Büroräume ist nicht nur mehr Flächeneffizienz möglich, sondern auch die Schaffung vielfältigerer Raumlösungen für einen effektiveren Arbeitsalltag, der in unserer globalisierten Welt oft über die Zeit zwischen neun und 17 Uhr hinausgeht.“

Zurückgewonnene Bereiche dienen der Unterstützung von Teams

• Wie wurden Büroflächen eingesetzt, die durch die Einführung alternativer Arbeitsstrategien eingespart wurden?
• Umstrukturierung zu neuen Teambereichen: 57%
• Verkauf / Umzug in kleinere effizientere Büroflächen: 48%
• Vermietung / Untervermietung: 44%
• Umstrukturierung zu alternativen Arbeitsbereichen – z. B. Cafeterias oder Kommunikationsflächen: 41%

Fazit

Die CoreNet Global/Steelcase-Studie 2011 macht deutlich, dass die meisten Unternehmen versuchen, ihren personenbezogenen Büroflächenbedarf reduzieren, zugleich aber auch nach Möglichkeiten suchen, wie Angestellte auch fernab des festen Arbeitsplatzes arbeiten können. Wenn sie die Wahl haben, kommen Mitarbeiter in der Regel dennoch gern ins Büro, weil sie sich dort in ihrer Arbeit am besten unterstützt fühlen. Hinzu kommt, dass die meisten Arbeitgeber aus verschiedenen geschäftlichen Gründen noch immer erwarten, dass regelmäßig im Unternehmen gearbeitet wird.

Nicht zuletzt, weil Büroflächen immer kostbarer werden und Angestellte immer mehr Auswahlmöglichkeiten einfordern, befindet sich das Büro ganz offensichtlich im Wandel – es sieht aber nicht so aus, als ob es in naher Zukunft deshalb überflüssig werden würde.