Haciendo sitio a las tribus modernas (Historia completa)

Steelcase Flex Collection crea espacios dinámicos para los innovadores actuales

Todos queremos estar en el equipo que modifique la industria, y no en el que se queda quieto mirando. Queremos ser de los que aporten las ideas más novedosas y anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes antes incluso de que las perciban; los que llevemos al mercado una idea de manera tan rápida e impecable que dejemos a la competencia boquiabierta.

Hemos renunciado al mito del genio solitario que vendrá a salvarnos.

Las empresas que están prosperando han aprendido que trabajar en equipo, y una cultura que los respalde, es la única manera de hacer que pueda producirse la innovación. Sin embargo, los equipos se enfrentan a un nivel de complejidad sin precedentes y se intensifica la necesidad de velocidad. Han pasado rápidamente de una cultura cargada de jerarquías y prácticas que dieron forma al trabajo en el pasado, a convertirse en tribus modernas: unidades que se comportan de manera fundamentalmente diferente a la de hace cinco años. (Para saber más sobre cómo ha cambiado el trabajo en equipo, lea: Nuevo trabajo. Nuevas reglas.). Estas tribus son una familia, cuyo sello distintivo es la hiper-colaboración, que trabajan de forma interdependiente en ciclos rápidos, dejando a su paso mensajes instantáneos y notas adhesivas.


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Estas tribus modernas adoptan prácticas como Agile y Design Thinking para tratar de mantenerse por delante de la competencia. Estas metodologías, que anteriormente habían sido solo del dominio de los equipos de IT o creativos, se están generalizado y se están adoptando y adaptando para ayudar a los equipos a aprender más rápido, mitigar los riesgos y realizar sus tareas. Estos equipos están adoptando rituales como reuniones de pie, reuniones cortas, sesiones de creación de ideas y talleres diarios que les ayudan a estar más conectados con sus clientes, de modo que puedan desarrollar soluciones con una mayor probabilidad de dar en el blanco.

Todo es cuestión de control

Una vez que los equipos comienzan a trabajar de maneras tan distintas, se dan cuenta rápidamente de que los entornos laborales típicos creados pensando en los procesos lineales y el trabajo individual, simplemente han dejado de funcionar.

«Los equipos necesitan flexibilidad para cambiar sus actividades diarias. Sobre todo necesitan poner en práctica métodos Agile y de Design Thinking para ser capaces de cambiar su forma de trabajar. Este cambio nos obligó a buscar soluciones desde una nueva óptica», afirma Bill Bennie, director de Diseño en Steelcase.

Bennie formó parte de un equipo multidisciplinar de diseñadores, investigadores, ingenieros y gerentes de proyectos de Steelcase que salió a observar a estos equipos creativos y de alta tecnología de EE. UU., Europa y Oriente Medio a comienzos de 2017. Hablaron con personas que se habían sentido frustradas y desanimadas tratando de salir adelante en unos espacios y con una tecnología que no satisfacían sus necesidades. De quienes más aprendieron fue de los que no estaban dispuestos a adaptarse al orden establecido y que comenzaron a transformar sus espacios.

Estas transformaciones, junto con investigación primaria y secundaria sobre el trabajo en equipo, alentaron a los diseñadores a imaginar algunas soluciones radicalmente distintas.

Su idea: Crear un sistema interconectado que diese apoyo tanto a las actividades del equipo más grande como al trabajo individual. «En lugar de algo nuevo, acabamos creando piezas que se pudieran mover y combinar para permitir a las personas reconfigurar su espacio en cuestión de minutos. Las piezas funcionan bien por separado pero, al igual que los equipos, funcionan mejor juntas», afirma Bennie.

Adoptando conceptos Agile, reclutaron a los equipos de IT de Steelcase para probar nuevas ideas en un espacio prototipo. Colaboraron ofreciendo un feedback rápido y cíclico que permitía mejoras continuas en los modelos iniciales. El resultado fue Steelcase Flex Collection, un nombre bastante adecuado porque la idea tiene que ver con la flexibilidad: mesas, pizarras para rotuladores, carritos, pantallas y accesorios que cualquier persona puede reorganizar a su antojo para crear entornos para que los equipos y los individuos realicen su trabajo de la mejor manera posible. La colección está diseñada para facilitar pasar de una actividad a otra, desde la generación de ideas a un taller, o desde reuniones de pie diarias hasta una revisión rápida.

Ya sea con ruedas o patas deslizantes, Steelcase Flex está diseñado para moverse con facilidad y da a los equipos permiso para tomar el control y crear su propio espacio. Los detalles, como el carro para pizarras, que contiene ocho pizarras, y los percheros en las mesas para colgar una mochila o cualquier otro accesorio, fueron diseñados teniendo en cuenta las necesidades del equipo y de las personas que los crearon.

Rebelión en la oficina

Steelcase Flex se inspira en equipos que trabajaban en espacios no concebidos para el trabajo en equipo, que no soportaban los espacios estáticos y que hackeaban sus oficinas. Cinco formas en las que los equipos hackearon su espacio:

Reivindicando su espacio

Los equipos construyeron su propio territorio evitando así las distracciones. Movieron los paneles de visualización, las papeleras y todo lo que pudieron encontrar, para establecer límites.

Espacio de trabajo DIY

Los equipos movieron y readaptaron los objetos para crear los entornos necesarios para sus distintas actividades. Uno de los equipos sacó una puerta de sus bisagras para construir una «mesa» común. Este enfoque DIY obligó a las personas a colocar cables de alimentación en estos espacios improvisados, convirtiéndose rápidamente en una incómoda maraña que dificultaba el movimiento.

Invasión de notas adhesivas

Los equipos cubrían las superficies con notas adhesivas (pizarras, paredes e incluso los techos) desesperados por compartir ideas e información.

Hacerlo propio

Las personas hacían todo lo posible para personalizar su espacio y controlar su privacidad. Utilizaban elementos aleatorios como cajas de pizza y plantas para limitar las distracciones visuales y transmitir el mensaje «no molestar».

No te lo puedes llevar

Los miembros del equipo adaptaban los ordenadores en un esfuerzo por compartir ideas con sus compañeros de trabajo o usaban palos selfie para intentar ayudar a los compañeros remotos a sentirse parte del grupo. Incapaces de llevar los paneles de visualización a otras partes o acceder a tecnología a gran escala, las personas,
en su intento por interactuar con el contenido,
finalmente acababan desconectándose.

«Hoy día existen muchos entornos en los que se pone a las personas y se les pide que colaboren» Y nos sorprende ver que eso no funciona y que se sienten frustradas. Los equipos no tienen el control necesario para poder pasar fácilmente de una actividad a otra. No tienen la oportunidad de reconfigurar el espacio a su antojo a medida que cambian las necesidades o prioridades del equipo».

Vanja Misic Directora de Experiencia de Usuario, Steelcase WorkSpace Futures

Presentamos Steelcase Flex Collection

Steelcase Flex Collection ayuda a los equipos a adaptar su espacio a medida que va cambiando el trabajo. Conoce cómo los equipos que ponen en práctica Design Thinking y Agile son capaces de reconfigurar rápida y fácilmente su espacio.

Estudio creativo
Los equipos que practican el Design Thinking se sumergen profundamente en los problemas desarrollando empatía y compresión hacia el cliente. Deben empaparse de información y buscar patrones para satisfacer las nuevas necesidades. Trabajan juntos para desarrollar las ideas de cada uno y se separan para analizar, sintetizar y generar un nuevo punto de vista que aportar al equipo. Steelcase Flex Collection se adapta a los vaivenes del trabajo individual y el trabajo en equipo.

Las pantallas visuales ayudan al equipo de diseño de esta revista a montar y compartir su diseño. Steelcase Flex Board Cart permite al equipo llevar las pizarras de la colección a cualquier lugar y el riel y el soporte de pared sujetan las pantallas visuales.

El equipo une cuatro mesas para trabajar de pie creando una gran superficie de trabajo para un taller de design thinking. Rodeados de su información e ideas, son capaces de fluir con rapidez.

Las pantallas autoportantes crean una separación que permite concentrarse.

Estimule las ideas con un espacio creado para fomentar la participación en una sesión productiva. Las mesas dan apoyo a las posturas de pie y el carro (a la derecha) tiene pinzas para sujetar pizarras o pantallas, así como cualquier otra cosa que pueda necesitar el grupo, como notas adhesivas, marcadores, sujetapapeles, etc., dentro de las cestas encajables debajo de la pantalla.

Estudio Agile
Los equipos Agile se guían por un conjunto de ceremonias que celebran su proceso y los mantienen conectados con las necesidades de sus clientes. El enfoque Agile para resolver problemas implica una gran cantidad de trabajo individual que se vuelve a conectar con el equipo como un todo, algo crucial para avanzar en un proyecto. Steelcase Flex Collection permite la transición del equipo para poder trabajar colectivamente, en pareja o en solitario sin interrumpir el flujo de trabajo.

Este equipo Agile se reúne alrededor de la mesa de Steelcase Flex para su reunión de pie diaria, una reunión rápida y directa que dura 15 minutos. El panel acústico incluye soportes de clasificación que sostienen las pizarras de la colección tanto horizontal como verticalmente.

Las mesas regulables en altura con ruedas direccionales, permiten a los miembros del equipo situarse unos juntos a otros para trabajar en pareja y separarse cuando necesiten concentrarse. Las tomas de corriente integradas cuentan con un máximo de siete enchufes en un solo cable, simplificando los movimientos. Las pantallas se pueden ajustar para crear privacidad o intimidad, dependiendo de la preferencia.

El equipo une dos mesas para trabajar de pie para realizar una revisión rápida del progreso del trabajo para su cliente. El límite acústico integra una pizarra que ayuda a mostrar información para que llegue rápidamente a las personas.

Al final de cada sprint, el equipo celebra alrededor de una mesa Flex. Celebrar los logros genera cohesión y confianza en el equipo.

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