Cet article s’inscrit dans une série consacrée à l’évolution du travail et ses implications pour les organisations, les individus et les espaces conçus pour les accompagner. À travers des échanges avec des experts de différents horizons, la série explore les grands enjeux qui façonnent l’avenir du travail.

Alors que le travail et l’apprentissage hybrides deviennent la norme, les organisations réinventent leurs espaces. Katja Ninnemann, chercheuse et professeure à la HTW Berlin, partage les enseignements de la recherche sur ce qui fait réellement la réussite d’un environnement de travail ou d’apprentissage.

Work Better : Vous étudiez depuis de nombreuses années les environnements d’apprentissage et de travail. Voyez-vous des différences fondamentales dans la manière de les concevoir ?

Un espace de travail est toujours un environnement d’apprentissage, et les environnements d’apprentissage sont également des espaces de travail. Historiquement, ces deux catégories ont souvent été abordées séparément, alors que nombre de leurs défis sont communs. Dans les deux cas, l’essentiel est de fonder les décisions de conception sur la recherche plutôt que sur des hypothèses ou des effets de mode.

WB : La transformation numérique bouleverse aussi bien le travail que l’apprentissage. En quoi cela change-t-il notre façon de concevoir les espaces ?

La technologie fait partie de l’équation, mais elle ne doit pas être le point de départ. La vraie question est de savoir comment les personnes vivent les espaces, comment elles s’y sentent et dans quelle mesure ceux-ci les aident à travailler ou à apprendre efficacement.

Les environnements hybrides exigent un véritable changement de perspective. Concevoir un espace ne consiste plus seulement à intégrer des technologies : l’expérience utilisateur, les outils numériques et la culture de l’organisation doivent être pensés comme un tout.

WB : Quels sont aujourd’hui les principaux défis auxquels les organisations sont confrontées ?

Les connaissances ne manquent pas. En matière d’environnements hybrides d’apprentissage et de travail, la recherche est abondante.

Le véritable enjeu consiste à s’appuyer sur ces acquis plutôt que de réinventer systématiquement la roue. Cela suppose de travailler avec des partenaires capables d’intégrer les enseignements de la recherche dès les premières étapes de conception.

WB : Observe-t-on les mêmes approches partout dans le monde ?

Dans l’enseignement supérieur, les pays germanophones sont généralement moins avancés que la Scandinavie, l’Amérique du Nord, l’Australie ou certaines parties de l’Asie, où les environnements d’apprentissage flexibles sont déjà très répandus.

Dans le monde du travail, les écarts régionaux sont moins marqués. Les préférences culturelles subsistent, mais la pandémie a accéléré un mouvement déjà engagé : l’abandon progressif des bureaux à poste attribué. Les organisations savent désormais que ce modèle n’est ni efficace ni durable.

WB : Qu’est-ce qui caractérise aujourd’hui les environnements de travail et d’apprentissage innovants ?

Le principe fondamental est celui de la conception basée sur les activités. Les espaces de travail doivent soutenir à la fois la collaboration, la concentration et les interactions sociales.

L’apprentissage répond à la même logique. Il ne se résume pas à lire ou à écouter ; il passe aussi par les échanges et le travail en groupe. C’est pourquoi les environnements d’apprentissage et de travail tendent aujourd’hui à offrir des expériences de plus en plus similaires.

WB : Que se passe-t-il lorsque l’on cesse de penser l’espace uniquement en mètres carrés ?

L’efficacité reste importante, tant pour des raisons économiques qu’environnementales. Mais elle doit être conciliée avec l’expérience utilisateur. Le partage des espaces, par exemple, peut susciter des inquiétudes liées à la confidentialité ou à la perte de certains repères, et ces préoccupations ne doivent pas être minimisées.

C’est pourquoi il est essentiel d’impliquer les utilisateurs dès le départ. Lorsqu’ils comprennent les raisons du changement, et que la recherche montre clairement ses bénéfices en matière de bien-être, d’apprentissage ou de performance, les résistances diminuent. La communication joue ici un rôle déterminant.

WB : Vous parlez souvent de « compétences spatiales », c’est-à-dire la capacité à choisir et à utiliser efficacement différents environnements. Pourquoi cette notion est-elle si importante ?

Les personnes doivent comprendre quels espaces correspondent le mieux à leurs activités et à leur façon de travailler. De quel niveau de concentration ont-elles besoin ? Quelle place la collaboration occupe-t-elle dans leur quotidien ? Quels environnements leur conviennent le mieux ?

L’espace a également une dimension symbolique. Les environnements proposés par les organisations expriment ce qu’elles valorisent. La façon dont ils sont conçus et présentés influence directement le sentiment d’autonomie, de confiance et d’appartenance.

Aujourd’hui, le choix du lieu de travail fait partie intégrante du travail lui-même. Il ne s’agit plus seulement de décider quand travailler, mais aussi où travailler.

WB : Comment l’espace peut-il contribuer à attirer et fidéliser les talents ?

Tout commence par une offre équilibrée d’espaces capables de répondre à différents besoins. Après la pandémie, de nombreux bureaux ont privilégié les interactions, parfois au détriment d’autres usages.

Les services ont aussi leur importance. Mais, plus largement, les organisations doivent réfléchir à l’expérience qu’elles proposent, en tenant compte à la fois des dimensions physiques et sociales du lieu.

WB : À quoi reconnaît-on un espace qui répond réellement aux besoins de ses utilisateurs ?

On le voit à la manière dont les personnes se l’approprient. Les espaces les plus réussis sont rarement les plus parfaits. Ils portent les marques de la vie quotidienne : un mobilier déplacé, des usages qui évoluent, quelques touches personnelles.

Un espace impeccable peut être séduisant visuellement, mais cela ne dit rien de la façon dont il est vécu. Lorsqu’un lieu est réellement investi par ses utilisateurs, il favorise naturellement les rencontres, les échanges et le sentiment d’appartenance.

WB : Que viennent chercher les personnes lorsqu’elles se rendent au bureau ?

Elles ont besoin d’espaces adaptés à différents usages, mais aussi d’une culture qui reconnaisse l’importance des échanges informels.

Trop souvent, ces moments sont perçus comme improductifs. Pourtant, les conversations et les rencontres impromptues donnent souvent naissance à des idées nouvelles.

À propos de Katja Ninnemann

Chercheuse et professeure à la HTW Berlin, Katja Ninnemann explore depuis plus de quinze ans la façon dont la transformation numérique redéfinit les espaces d’apprentissage et de travail. Ses travaux portent notamment sur l’expérience utilisateur, le bien-être et l’apport de la recherche à la conception des espaces.