Espacio de trabajo Post-COVID

Juntos somos mejores: el futuro de los espacios compartidos en la oficina

Este artículo forma parte de la serie de actualizaciones de la guía de Steelcase «Anticipando el futuro: el espacio de trabajo Post-COVID».

¿Por qué echamos de menos la oficina? ¿Seguiremos apreciándola a nuestra vuelta?

El simple placer de disfrutar un café con los compañeros en el bar. Poder exponer las ideas en las pizarras, en notas post-it y en pantallas digitales en cómodos espacios de reunión. La energía y el ambiente que se genera en un espacio lleno de gente reunida en torno a un propósito común.

Aunque estamos implantando con éxito algunos tipos de trabajo remoto y contemos con las videoconferencias, siempre tendremos que enfrentarnos al trabajo generativo que permite crear nuevas ideas y resolver problemas complejos. Echamos de menos la experiencia humana propia de trabajar unos con otros, cara a cara, en espacios diseñados especialmente para estimular la creatividad, la agilidad y la innovación que las organizaciones necesitan para ser realmente productivas y crecer.

Es una evidencia que las relaciones sociales generan confianza y lazos sólidos. Sin embargo, nuestra capacidad para adaptarnos al trabajo remoto depende de las relaciones que hayamos creado a lo largo del tiempo mediante las interacciones espontáneas y las charlas distendidas que tienen lugar en persona en un entorno propicio. Los espacios compartidos informales, o espacios auxiliares, donde socializábamos, colaborábamos, nos concentrábamos y desconectábamos, mejoraban nuestra experiencia de trabajo antes de que el COVID-19 nos mandara a todos a casa.

¿Habrán desaparecido a nuestra vuelta estos espacios que tanto nos gustaban debido a las medidas de seguridad? ¿Habrán cambiado?

Después de meses trabajando separados, los trabajadores afirman que el principal motivo por el que quieren volver a la oficina es poder estar con otras personas, socializar y colaborar de una forma que no es posible lograr mediante el trabajo remoto. Por eso no cabe la posibilidad de que desaparezcan determinados espacios de la oficina que permiten estos modos de trabajo y, especialmente, el de colaboración. Es más, es probable que acaben siendo incluso más deseados. Pero deberán evolucionar para cumplir a corto plazo con los nuevos requisitos del espacio de trabajo post-COVID.

Reunirse en el espacio de trabajo para socializar y colaborar pasará a ser el principal objetivo de la oficina.

Los espacios compartidos que respalden este objetivo también aportarán al espacio de trabajo una calidez y una energía muy valoradas. Nos seguirán atrayendo aquellos espacios que nos reúnan en entornos más cómodos e inspirados en los hogares y que al mismo tiempo fomenten nuestro rendimiento. Pero los atributos que hacen que estos espacios sean tan deseados, como el mobiliario cómodo, la variedad de materiales, los acabados artesanales, etc. también deberán contemplar las nuevas preocupaciones de seguridad. En la actualidad, los espacios compartidos deben transformarse para que se puedan aplicar en ellos los protocolos de distanciamiento físico y limpieza necesarios para crear un entorno laboral más seguro. Estos espacios que los trabajadores disfrutan en mayor medida deben adaptarse o ser concebidos no solo para mejorar la productividad sino también para garantizar que las personas que los utilicen puedan estar seguras y sentirse seguras al mismo tiempo.

Nos esforzamos por alcanzar el equilibrio entre la necesidad de contar con espacios atractivos y la necesidad de seguridad.

No solo la sensación de seguridad psicológica que fomenta las buenas interacciones sociales cuando las personas se sienten a gusto, sino el distanciamiento físico y las medidas necesarias para garantizar que estén más seguras. Asimismo, los espacios compartidos deben funcionar mejor que nunca, por eso utilizamos las siguientes estrategias de diseño que logran alcanzar resultados más efectivos.

Principios de planificación

Antes del COVID-19, nuestra investigación generó una serie de principios de planificación en los que se basa el diseño de los espacios compartidos que son lugares de trabajo atractivos y productivos. En el mundo post-COVID-19, estos principios siguen siendo la base del diseño de los espacios sociales y de colaboración de alto rendimiento, pero plantean nuevos problemas de diseño que pueden resolverse abordando la densidad, la geometría y la división:

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Proximidad

La proximidad y la densidad van de la mano y plantean algunos de los mayores retos de diseño de los espacios compartidos. En la actualidad, la proximidad persona a persona debe tener en cuenta el distanciamiento físico apropiado. La proximidad persona-tecnología y las herramientas para reunirse en espacios abiertos deben coincidir con las medidas de los espacios cerrados y, al mismo tiempo, adaptarse a los participantes remotos. Y la proximidad entre el mobiliario debe tener en cuenta la densidad y los espacios que lo rodean de una manera diferente y contemplar los hábitos de distanciamiento.

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Privacidad

La privacidad (acústica, visual, informativa y territorial) sigue siendo fundamental para lograr que los espacios compartidos actuales sean productivos. Todas las formas de privacidad contribuyen a crear una sensación de comodidad y seguridad psicológica, ayudando a las personas a sentirse cómodas y libres para compartir ideas y exponer sus trabajos. Pero la privacidad territorial adquiere aún más importancia para la seguridad. Añadir biombos o divisiones no solo ayuda a reivindicar el espacio, sino también a crear límites que protegen a los usuarios de las personas que se encuentran en los espacios de trabajo cercanos o de la afluencia directa de gente.

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Posturas

Facilitar la adopción de varios tipos de posturas (sentada, en taburete, reclinada, apoyada o de pie) permite la realización de distintos modos de trabajo de manera más efectiva y contribuye a la salud y el bienestar. Introduciendo varios tipos de asiento se puede aportar más flexibilidad para aumentar o reducir la distancia y permitir cambios en la geometría de la disposición del mobiliario según las necesidades.

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Personalidad

La estética de los espacios compartidos ayuda a configurar el tono de la marca y la cultura de una organización. Esa conexión con la identidad es un atractivo para los trabajadores. Mientras continúa la investigación sobre la transmisión del virus a través de las superficies, la pandemia ha dado lugar a un nuevo enfoque sobre la limpieza de los tejidos y acabados inspirados en el hogar de los espacios compartidos actuales.

Bienestar

Los espacios compartidos también pueden enriquecer aún más el bienestar de los trabajadores gracias al diseño. Son capaces de hacernos sentir mejor. El hecho de poder adoptar varias posturas puede fomentar la colaboración activa o la conversación relajada, reduciendo el estrés físico que afecta a la productividad. La introducción de la biofilia, trayendo el exterior mediante paredes y materiales con patrones y paletas de colores naturales, puede contribuir a mejorar la salud y el bienestar ayudando a tener una mejor calidad del aire y conectándonos con los efectos calmantes de la naturaleza. Las investigaciones demuestran que estar en el exterior y tener acceso al aire puro no solo es bueno para nuestro estado mental, sino que es inherentemente más seguro que los entornos interiores gracias a la circulación del aire. Aprovechar los espacios exteriores para crear zonas para la socialización y la colaboración brinda aún más opciones de entornos laborales más seguros.

En el futuro, las organizaciones valorarán las oficinas como una de las herramientas críticas para seguir siendo competitivas fomentando la innovación para el crecimiento que solo se puede lograr cuando las personas trabajan juntas de manera efectiva, cara a cara, para hacer el trabajo más creativo. Los trabajadores deben tener la certeza de que es seguro volver y estar motivados para regresar a un entorno atractivo que garantice su bienestar físico, cognitivo y emocional, un lugar donde deseen estar y no donde se sientan obligados a estar. Un lugar que satisfaga su necesidad humana innata de relacionarse generando un sentido de propósito compartido y de comunidad. Un lugar en el que disfruten trabajar.

Desafíos de diseño

Al estudiar los nuevos problemas que supone la creación de entornos laborales más seguros en el mundo del COVID-19, hemos descubierto los siguientes tres principales desafíos de diseño: el distanciamiento físico, las rutas de circulación y el contexto espacial. Comprender el distanciamiento y la densidad, y su relación con los patrones de circulación dentro del contexto espacial existente, es fundamental para resolver las cambiantes pautas de seguridad en los espacios compartidos.

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Distanciamiento físico

Hay que pensar en este como en una esfera personal de 2 metros tanto en los entornos estáticos como en los dinámicos. Para mantener los 2 metros de distancia con los demás, cada persona es responsable de su propia esfera y de cómo se entrecruza con las de los demás cuando se encuentran en espacios compartidos o se mueven dentro de la oficina. La disposición del mobiliario debe garantizar el distanciamiento apropiado para albergar las esferas personales.

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Rutas de circulación

Hay que pensar en estos como el flujo circulatorio de las vías de paso primarias y secundarias, o bulevares principales utilizados por todos y las calles colindantes del vecindario utilizadas por solo algunos. Las personas deben poder moverse por los espacios mientras mantienen su esfera personal. La circulación segura dentro de los espacios compartidos y alrededor de ellos se puede resolver con una anchura adecuada, dirigiendo el tránsito o añadiendo protección adicional.

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Contexto espacial

Cada espacio es diferente. Es necesario comprender el contexto espacial para adaptar y diseñar espacios compartidos que resuelvan los patrones de distanciamiento físico y de circulación. ¿Se encuentran los entornos en espacios cerrados con paredes fijas, mobiliario estático, entradas/salidas restrictivas y una ventilación limitada, o en espacios abiertos con una disposición más flexible y ventilación adicional? ¿Hay muchas personas? ¿Las zonas de paso son amplias? ¿Transcurren a través de espacios abiertos o de puertas y pasillos? ¿Qué es necesario ajustar para proporcionar el espacio y habilitar la protección adecuados?


Los siguientes ejemplos del antes (pre-COVID) y el después (post-COVID) ilustran estas dificultades tanto en un espacio de reunión en el interior como en una cafetería abierta:

Ejemplo 1
Espacios cerrados: Sala de reuniones formal

Antes: Escenario pre-COVID

Tamaño: 100 m²

Capacidad: 10

Contexto espacial: las paredes y las entradas fijas en los espacios cerrados limitan el espacio disponible para proporcionar el distanciamiento físico apropiado y los patrones de circulación seguros, especialmente para el trabajo generativo.

Después: Escenario 1 post-COVID

Capacidad: 6

Consideraciones de diseño: reducir la densidad quitando los asientos y retirando los accesorios y el mobiliario de almacenamiento compartido. Asignar asientos secuenciales y definir un patrón de circulación unidireccional para entrar/salir. Evaluar la posibilidad de añadir mamparas y protecciones para limitar la exposición. Colocar señalización y estaciones de desinfección para reforzar los hábitos.

Escenario 2 post-COVID

Capacidad: 4

Consideraciones de diseño: reducir la densidad disminuyendo el número de asientos y reemplazando la mesa de reuniones por mesas individuales. Crear una zona de circulación clara desplazando las entradas al centro. Asignar asientos secuenciales y definir los patrones de circulación de entrada/salida y trayectos hacia las pizarras más seguros que permitan lograr una colaboración permanente y un trabajo generativo.

Ejemplo 2:
Espacio abierto: Cafetería

Escenario pre-COVID

Tamaño: 200 m²

Capacidad: 20

Contexto espacial: los entornos abiertos proporcionan una mayor flexibilidad que permite lograr el distanciamiento físico apropiado y patrones de circulación más seguros.

Escenario 1 post-COVID

Capacidad: 10

Consideraciones de diseño: reducir la densidad quitando asientos, colocando mesas individuales y retirando los accesorios y el mobiliario de almacenamiento compartido. Definir patrones de circulación unidireccionales para que se pueda acceder sin problemas a cada asiento y evitar las interacciones cara a cara. Valorar la posibilidad de añadir mamparas y elementos biofílicos para limitar la exposición y proporcionar bienestar psicológico. Colocar señalización y estaciones de desinfección y crear horarios escalonados para reforzar los hábitos. Utilizar tecnología que muestre el nivel de ocupación y las mesas libres de los espacios.

Escenario 2 post-COVID

Capacidad: 10

Consideraciones de diseño: disponer los asientos en grupos más pequeños para reducir la densidad. Colocar asientos individuales. Definir un patrón de circulación de entrada/salida unidireccional.

Consideraciones de diseño: Estrategias clave

Las siguientes tres estrategias clave son herramientas que se pueden utilizar para resolver estas dificultades de diseño:

Densidad
Reducir el número de personas que un espacio puede albergar para cumplir el requisito de los 2 metros de distanciamiento físico.

Geometría
Cambiar la disposición del mobiliario para maximizar la distancia y minimizar la orientación de frente.

División
Añadir biombos o paneles para crear límites y barreras entre las personas, los espacios y las vías de paso.

Estas estrategias deben utilizarse de forma combinada, junto con los principios de rendimiento, para abordar los problemas de diseño en la creación de los espacios compartidos en los que las personas puedan reunirse de una forma más segura para colaborar y socializar.

Mientras adaptamos y diseñamos los espacios de trabajo de nuestro nuevo mundo, los espacios compartidos ofrecen la gran ventaja de poder modificarse a medida que vaya cambiando nuestra necesidad de acercarnos o alejarnos. El mobiliario de los espacios compartidos es a menudo más flexible porque suele ser independiente, se puede mover fácilmente para crear distancia, colocarse en ángulo para modificar su geometría o proteger para crear separación.

Consideraciones de diseño adicionales para los espacios compartidos:

Aprovechar el espacio abierto: los espacios de colaboración y sociales compartidos creados en el exterior, en lugar de en espacios cerrados con paredes fijas, se pueden modificar con facilidad para responder a los desafíos de diseño proporcionando mayor flexibilidad para lograr los patrones de distanciamiento físico y circulación.

Tener en cuenta las medidas: equipar los espacios abiertos y compartidos con herramientas esenciales para la colaboración (pizarras y soportes Steelcase Flex, Roam Stand de Steelcase y Microsoft Surface Hub 2, compacto con base Steelcase Flex, carros móviles Steelcase Flex para almacenar artículos de limpieza, herramientas de trabajo, etc.) para transformar los espacios compartidos actuales mejorando el rendimiento y la seguridad.

Integración de participantes remotos mediante la tecnología: equipar las salas de reuniones con tecnología de videoconferencia de última generación, más adecuada para lograr una mayor privacidad acústica en espacios cerrados que en espacios abiertos.

Diseñar para la flexibilidad: permitir que los espacios puedan ampliarse o reducirse según las necesidades incorporando asientos individuales, modularidad y piezas flexibles.

Replantearse el sentido de la circulación (unidireccional o bidireccional): colocar el mobiliario, los elementos divisorios y los accesorios intencionalmente para fomentar los hábitos; añadir señalización de las direcciones a seguir.

Equipar los espacios exteriores: proporcionar herramientas de trabajo que permitan albergar equipos, mejorar la colaboración y aumentar el rendimiento en los espacios exteriores.

Incorporar tecnología integrada: valorar la posibilidad de añadir productos como RoomWizard y Workplace Advisor en toda la oficina para ayudar a las personas a encontrar salas, hacer y gestionar reservas e identificar espacios de alta densidad que puedan requerir una limpieza más profunda.

Concepto de diseño

La colaboración, la socialización, la concentración y la posibilidad de relacionarse tienen lugar tanto en los espacios abiertos como en los cerrados, sin embargo, los desafíos a los que nos enfrentamos para hacer que estos dos tipos de espacios sean más seguros varían drásticamente cuando se tienen en cuenta los patrones de densidad, distanciamiento físico y circulación. En el empeño por ayudar a nuestros clientes con orientación práctica para lograr que sus espacios de trabajo sean más seguros para sus trabajadores, primero nos centramos en desarrollar espacios de reunión atractivos y de alto rendimiento al aire libre que fomenten la socialización y la colaboración.

Y aunque el trabajo de colaboración puede ser informativo, generativo o evaluativo, el tipo de trabajo que mejora en mayor medida mediante la interacción cara a cara es el generativo, uno de los puntos clave de nuestro boceto conceptual. La colaboración informativa y evaluativa se sigue dando con eficacia de manera virtual a través de la tecnología.

Espacio compartido: espacios comunes

Un espacio común social, abierto y amplio admite múltiples modalidades de trabajo: de socialización, colaboración, concentración y de descanso, así como una gran variedad de posturas. Permitiendo el distanciamiento físico apropiado entre los asientos y las vías de circulación se consigue crear una sensación de seguridad. Mediante mamparas y elementos de biofilia se puede lograr bienestar psicológico y seguridad. Gracias al acceso a la energía, la tecnología y las superficies de trabajo individuales los espacios de trabajo se optimizan para lograr rendimiento.

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Espacio compartido: salas pequeñas

Un espacio pequeño para dos, para relacionarse y concentrarse en soledad, pero juntos, o colaborar en dispositivos individuales. Un diseño contrapuesto y escalonado es capaz de lograr el distanciamiento apropiado y elimina la orientación directa cara a cara al mismo tiempo que permite la conexión social. Las jardineras ayudan a identificar las entradas y los biombos integrados actúan como límites con los espacios adyacentes.

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Espacio compartido: sala flexible

Un espacio informal que proporciona un entorno para las interacciones improvisadas o reuniones más informales. El entorno facilita el distanciamiento físico entre los usuarios y la circulación fluida. Las sillas y mesas individuales maximizan la flexibilidad y minimizan los elementos compartidos. Las mesas personales y el acceso a las soluciones de energía móvil aumentan la productividad, mientras que los elementos únicos de inspiración residencial aportan a la oficina algunas comodidades del hogar.

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Espacio compartido: salas de estar

Espacio multifuncional que aporta al usuario una variedad de opciones para decidir cómo y dónde trabajar. Este tipo de salas están aisladas del entorno que lo rodea y se configuran como un lugar en el que las personas pueden conectar en grupos reducidos y trabajar de manera conjunta o individual. Los espacios cercanos cuentan con sillones y asientos que ayudan a la concentración y a trabajar de manera individual, y con soluciones de privacidad y acceso a la energía.

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Espacio compartido: colaboración activa abierta

Un espacio colaborativo abierto brinda a los equipos un lugar para llevar a cabo lluvias de ideas, exponer sus trabajos y generar nuevas propuestas. Las mesas individuales permiten un distanciamiento flexible y se pueden reconfigurar fácilmente permitiendo agrandar y reducir el espacio en función de las necesidades. Las superficies digitales y analógicas ofrecen las herramientas esenciales necesarias para producir y desarrollar ideas en grupo.

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Espacio compartido: colaboración en espacios abiertos

Un espacio de colaboración distendido cuenta con sillones cómodos que permiten el debido distanciamiento y que son capaces de albergar hasta tres personas. Las superficies de trabajo, el acceso a conexiones y las mamparas traseras permiten a los usuarios poder reunirse en el exterior creando una sensación de privacidad y seguridad y ofreciendo las herramientas necesarias para una colaboración efectiva.

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Espacio compartido: cabinas de colaboración

Las cabinas cerradas que se pueden montar fácilmente en cualquier espacio abierto para crear un enclave para dos. Los asientos y las mesas individuales garantizan el distanciamiento físico mientras que la cabina proporciona protección y privacidad del entorno exterior. Gracias a las herramientas digitales podrán participar personas de manera remota. Un sistema de ventilación estándar con un techo abierto proporciona un flujo de aire adicional a las cabinas.

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