Effrayante ? Géniale ? D’un génie effrayant ? L’intelligence artificielle s’impose au bureau, boostée par les promesses de productivité et la peur de rater le coche. Aucune autre grande tendance n’évolue plus rapidement. S’il faut de la flexibilité pour imaginer des espaces de travail adaptés à l’IA – car l’avenir est fait d’inconnu –, certaines évolutions sont déjà prévisibles. Il faut, pour s’y préparer au mieux, l’expertise conjointe de spécialistes de la technologie d’une part et des espaces de travail d’autre part.

75 % des employés du secteur tertiaire utilisent l’IA.

Microsoft 2024 Work Trend Index

Travailler à plusieurs, analyser des données, rechercher des informations, organiser ses journées… L’usage de l’IA est une compétence qui s’acquiert, et qui crée d’ores et déjà de nouveaux comportements. Ces derniers ne modifient pas seulement nos manières de travailler, ils remodèlent aussi les bureaux. Steelcase s’associe à des entreprises leader de la tech, parmi lesquelles Microsoft, Logitech, Zoom et VergeSense, pour étudier et créer des solutions propres à accompagner la transition des espaces de travail vers l’IA.

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L’IA, un nouveau collègue

En matière d’assistants vocaux, les géants de la tech ne cessent de repousser les limites. Certains de ces outils sont désormais capables de reconnaître des émotions, de converser comme des humains, de répondre de plus en plus rapidement… Intégrés à l’espace de travail, ils risquent toutefois d’entraîner un besoin accru de tranquillité, d’intimité acoustique et de masquage sonore au sein même du bureau.

Mais ce n’est pas la seule transformation : les sessions de brainstorming et de résolutions de problèmes sont des moments de mise en commun d’idées, que l’IA générative tend aujourd’hui à rendre plus efficaces et créatifs. Les espaces dédiés aux projets d’équipe s’enrichissent d’écrans numériques plus larges et plus nombreux. Le mobilier et les outils technologiques fusionnent pour créer des espaces d’utilisation intuitive où tout le monde voit et entend tout le monde. Intégrés à l’espace de travail, les outils analogiques et numériques, type tableaux ou caméras de contenu, pourraient favoriser l’implication de tous les participants, qu’ils soient sur place ou à distance.

À l’échelle planétaire, moins de 15 % des salles de réunion sont équipées d’outils vidéo (Frost & Sullivan, 2024). Si ce chiffre est en nette augmentation depuis quelques années, une belle marge de progression demeure. Mais il faut aussi penser au design et à la disposition du mobilier, en tenant compte des caméras, de l’éclairage, des micros et de l’acoustique globale. Et garder en tête que les espaces immersifs, lorsqu’ils sont conçus avec de grands écrans, favorisent les relations avec les collègues en distanciel ou enrichissent le travail de contenus très variés.

L’IA, un super agenda

Microsoft Places est la dernière appli basée sur l’IA à avoir investi le bureau hybride. Cette technologie aide individus et entreprises à tirer le meilleur parti des journées au bureau. Intégrée à Teams et Outlook, elle deviendra votre nouvel agenda virtuel. Elle permet par exemple de prévenir vos collègues de vos jours de présence au bureau, de votre arrivée ou d’un changement de plans. Elle facilite également la réservation de bureaux, et fournit des données sur l’occupation et l’utilisation de l’espace.

Parallèlement, les réunions devraient gagner en fluidité grâce aux avancées de l’IA agentique, une forme d’intelligence artificielle proactive qui n’a pas besoin d’instructions humaines permanentes pour fonctionner, ce qui lui confère un certain degré d’autonomie. Ces agents, intégrés à certaines plateformes comme Microsoft Teams ou Zoom, fournissent des transcriptions en temps réel et suggèrent des actions à entreprendre. Une aide précieuse pour se concentrer sur les discussions plutôt que sur la prise de notes !

L’IA chef de plateau

L’IA réinvente l’utilisation des espaces. Ainsi, l’Intelligent Director de Zoom mise sur des caméras multiples et sur l’IA avancée pour garantir une visibilité parfaite aux participants à distance lors des réunions en moyen et grand groupe, même en cas de mouvement ou de changement de position.

Les caméras basées sur l’IA de Logitech, elles, détectent l’arrivée de nouveaux participants ou les changements d’orateurs, et recadrent l’image pour les inclure. Les voix sont captées par les micros qui mettent en sourdine les bruits périphériques. Enfin, un simple bouton permet de lancer une réunion, même lorsque vous n’utilisez par la salle d’ordinaire.

L’IA analyste

Les données n’ont de valeur qu’une fois analysées et converties en conclusions applicables. Pour ce faire, des capteurs améliorent les performances des assistants IA, qui deviennent capables de répondre aux questions comme dans une conversation en temps réel et de corréler des données de sources multiples. VergeSense, de son côté, utilise l’IA pour combiner des données collectées dans l’entrée, mais aussi par des capteurs de zones, la Wi-Fi et les données de réservation de salle ; le tout est réuni en une seule et unique source de données, utile à l’analyse de l’utilisation des locaux, et que les services immobiliers et les designers exploitent déjà pour optimiser et adapter l’espace de travail.

Désireuse de fournir à ses clients des informations utiles sur l’évolution des bureaux, Steelcase a mis au point des pratiques éprouvées d’analyse des données basée sur l’IA, en collaboration avec notre communauté de vendeurs agréés. Des informations provenant des plus de cinq millions d’applications Steelcase fournissent des indications précieuses pour la création d’espaces haute performance.

• Les analyses de données basées sur l’IA établies par Steelcase révèlent l’importance qu’un nombre croissant d’entreprises accordent à l’intimité. Ainsi, ces trois dernières années, la part des lieux de travail pourvus d’éléments d’intimité visuelle est passée de 40 à plus de 50 %. Les séparations autoportantes et les carreaux acoustiques, de leur côté, sont désormais présents dans plus de 25 % des bureaux, contre 20 % l’an dernier.
• Les analyses de données basées sur l’IA produites par Steelcase montrent également que les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à équiper leurs locaux d’éléments type tableaux, murs modulables, mobilier flexible et supports numériques.
• Les analyses de données basées sur l’IA établies par Steelcase révèlent enfin que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à concevoir leurs bureaux pour une multiplicité d’expériences. Adapté de cette manière, un espace peut offrir jusqu’à huit modes de travail différents, contre un seul auparavant.