Bousculés par ces mutations, nos espaces de travail doivent évoluer et les dirigeants s’en rendent compte. Pas facile, cependant, de savoir quoi faire, et quand. Les employés réclament mieux. Mais qu’est-ce que cela veut dire, et comment éviter les désillusions ?
Finalité.
Mise en œuvre.
Problème : comment faire ?
Ein Umdenken beim Bürodesign ist schwierig, da wir quasi mehr als 100 Jahre das Gleiche gemacht haben. Bislang ging es vor allem darum, Dinge schnell und effizient zu erledigen – also um zügige Arbeitsabläufe.
In seinem Buch „Bowling Alone“ beschreibt Autor Robert Putnam, wie sich die Menschen auseinanderleben. Seine Studien zeigen, dass wir uns immer mehr abschotten: Wir leben weit weg von unserer Familie, treten keinen Vereinen mehr bei und kennen unsere Nachbarn kaum noch. Die Arbeit ist einer der wenigen Orte, an dem unterschiedliche Personen zusammenkommen, um gemeinsam Probleme zu lösen, erklärt er.
„Community-Based Design stellt den Menschen in den Mittelpunkt, bezieht ihn in den Prozess ein. Es geht darum, bestmöglich zu verstehen, wie Menschen arbeiten“, so Meg Bennett, Global Design Principal bei Steelcase. „Lebenswerte Städte sind unsere Inspiration zur Gestaltung von Arbeitsplätzen, die das Gemeinschaftsgefühl stärken.“
Community-Based Design überträgt die Idee mehrerer Bereiche innerhalb solcher Städte auf das Arbeitsumfeld: Das pulsierende Stadtzentrum bringt die Menschen zusammen. In den Teambezirken leben und arbeiten die Menschen jeden Tag. In den Geschäftsbezirken werden Ideen entwickelt und Probleme gelöst. In Universitäten und Bibliotheken lernen die Menschen. Und in Parks und Plätzen finden sie Erholung. All diese Orte erfüllen mehrere Bedürfnisse: Sie ergänzen einander, bieten Mitarbeitenden ihren Bedürfnissen entsprechende Arbeitsorte und unterstützen alle im Laufe des Tages anfallenden Aufgaben.
„Mitarbeitende müssen selbst Einfluss darauf haben, wo, wann und wie sie mit anderen zusammenkommen“, erklärt Libby Sander, Professorin für Organisationsverhalten an der Bond University in Queensland, Australien.
Community-Based Design wurde von Steelcase Forschenden und Designer*innen weltweit vor mehr als 20 Jahren entwickelt und stützt sich auf die Arbeit von Vordenkern wie Jacobs, die den Einfluss der Umgebung auf das menschliche Verhalten untersuchen. Das in den 2000er Jahren entwickelte Konzept widersprach der damaligen linearen Raumplanung und propagierte die Idee vielfältiger, in Mustern angeordneter Räume, die Interaktion anregen. Mit dem Wandel der Arbeit, Technologie und Erwartungen haben sich auch das Konzept und die Methodik weiterentwickelt. Heute geht es um die rasanten Veränderungen infolge das neuer Verhaltensmuster bei der Arbeit: Leben, das am Bildschirm stattfindet, der KI-Superzyklus, der kulturelle Wandel zur Umsetzung strengerer Nachhaltigkeitsziele und die dringend notwendige Förderung von psychischer Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
„Community-Based Design ist nicht nur ein Schlagwort. Das Konzept ist forschungsbasiert“, erklärt Bennett. „Wir identifizieren Verhaltensmuster, um Räume zu gestalten, die die Arbeitsweise der Mitarbeitenden und Teams unterstützen. Wir können Berührungspunkte integrieren, Optionen für individuelles Arbeiten schaffen und durch das Design neue Verhaltensweisen fördern, die Wohlbefinden und Arbeitsleistung steigern.“
Bennett betont, dass sich dieses Konzept grundlegend von Planungsansätzen unterscheidet, die auf Hierarchie, Effizienz und Standardisierung setzen. „Es geht darum, Erlebnisse zu schaffen, die Verbundenheit und Engagement fördern – auf die Wirkung des Raums auf die Menschen. Es berücksichtigt die Bedeutung des Wohlbefindens – die psychische, physische und emotionale Gesundheit. So entsteht Gemeinschaft am Arbeitsplatz“.
« C’est le sel de nos quotidiens, confirme Patricia Kammer, responsable de la recherche chez Steelcase WorkSpace Futures. Nous passons un temps fou sur nos écrans et pourtant, les gens se plaignent d’avoir de moins en moins d’informations et de liens humains. Notre époque est marquée par la prolifération des technologies, par une atomisation du temps et de l’espace, ce qui compromet certains aspects de notre humanité. Les entreprises doivent s’intéresser davantage à l’environnement et aux expériences qui nourrissent nos relations et notre confiance pour créer un puissant sentiment d’appartenance. »
Le design communautaire est au service de ces deux aspects.
« Le design communautaire est une approche davantage centrée sur l’humain, explique Meg Bennett, responsable Global Design chez Steelcase. Il privilégie un processus inclusif et cherche à comprendre comment les individus travaillent réellement. Or on peut vraiment s’inspirer des villes les plus agréables pour concevoir des espaces de travail fédérateurs. »
Le design communautaire part des différents types de lieux que l’on peut trouver dans les grandes villes et les transpose dans l’espace de travail : un centre-ville animé où se retrouver ; des quartiers d’équipe où vivre et travailler tous les jours ; un centre d’affaires où faire éclore des solutions et de nouvelles idées ; des universités et les bibliothèques, pour apprendre et se former ; et des parcs et des places où souffler un instant. Tous ces lieux répondent à des besoins divers : ils se complètent, laissent à chacun la liberté de choisir l’endroit où il travaille le mieux, se prêtent aux différentes tâches à accomplir dans une journée.
Le design communautaire a été développé dans les années 2000 par une équipe internationale de chercheurs et designers de Steelcase. Leurs idées se nourrissent du travail de grands penseurs comme Jane Jacobs et d’autres intellectuels étudiant l’impact des lieux sur le comportement humain. À l’origine, ce concept était une riposte à l’approche dominante de l’époque : au lieu de rangées de boxes identiques, il prônait une diversité d’espaces disposés en motifs stimulant les interactions. L’approche et la méthodologie ont évolué en même temps que le travail, la technologie et les attentes. Aujourd’hui, il s’intéresse aux changements rapides qu’entraînent les nouveaux comportements dans l’espace
de travail : l’omniprésence des écrans, l’expansion fulgurante de l’IA, l’élaboration d’une culture capable de relever les défis toujours plus grands du développement durable, le besoin urgent de laisser la santé mentale et le bien-être prendre leur juste place au travail...
« Le design communautaire est plus qu’une métaphore, souligne Meg Bennett. Ses fondements sont scientifiques. En repérant des schémas de comportement, on peut imaginer des espaces réellement adaptés aux méthodes de travail des équipes et des individus. On peut y intégrer des points de contact, proposer plusieurs choix pour le travail solitaire, utiliser le design pour amener les individus à adopter de nouveaux comportements. »
Designs for Working, The New Yorker,
Décembre 2000
Comprendre : Il faut d’abord impliquer les membres de la communauté – un groupe hétéroclite de dirigeants et d’employés – pour obtenir une compréhension fine de la manière dont les individus travaillent réellement. À l’instar du design inclusif et de son principe clé (« avec plutôt que pour »), le design communautaire fait participer des personnes aux parcours variés pour créer un environnement adapté à toute une gamme de capacités, de préférences et d’expériences de travail. Il faut aussi repérer les habitudes de fréquentation et de mobilité de chaque entreprise, chacune ayant son avis sur l’usage à faire du bureau, et à quel moment.
Concevoir : Une règle d’or : créer divers types d’espaces multi-usages, pour que chacun puisse travailler comme il en a besoin. On distingue cinq zones différentes, ou « districts », inspirées des éléments qui composent les villes les plus agréables. La fréquence à laquelle les individus se déplacent au bureau, le type de tâches qu’ils y effectuent, leurs habitudes de travail, tout cela influence les choix opérés au sein de chaque zone, du nombre de postes de travail attitrés ou partagés au ratio espaces collaboratifs/espaces individuels, en passant par les besoins en matière de technologie.
Mesurer : Effectuée régulièrement, cette étape permet de tenir compte des changements pour faire évoluer le bureau. On mesure l’efficacité et la productivité de l’espace de travail, mais aussi l’état émotionnel qu’il induit chez les individus qui le fréquentent, car lorsque ceux-ci se sentent à leur place et reliés aux autres, le sentiment de communauté est très fort.
Pas facile de changer d’attitude vis-à-vis du bureau quand rien n’a vraiment changé depuis plus d’un siècle. Dans ce domaine, le design d’espace visait jusqu’ici avant tout à favoriser une exécution rapide et efficace des tâches – à accélérer le travail, en somme. Même l’open space et ses rangées de bureaux, apparus vers le milieu du XXe siècle, a manqué sa cible en proposant une approche unique, inadaptée aux besoins complexes des entreprises modernes et à ceux des individus aspirant à être traités comme des êtres humains. Bien sûr, quoi de plus normal que de se raccrocher à ce que l’on connaît bien lorsque tout change autour de soi ? Aujourd’hui, cependant, les plus grandes entreprises reconnaissent la nécessité d’une approche davantage centrée sur l’humain. Problème : comment faire ?
Dans Bowling Alone, Robert Putnam retrace notre éloignement progressif. Dans ses travaux, il constate notre déconnexion croissante : nous sommes de moins en moins nombreux à vivre au sein d’une communauté comme la famille, à rejoindre des associations, à bien connaître ses voisins. Le travail reste l’un des rares lieux où des groupes divers se retrouvent pour résoudre des problèmes communs.
Opposée à l’urbanisme de l’époque qui voulait diviser les quartiers, elle défendait un aménagement d’usage mixte, avec des types d’espaces variés et nouveaux et des quartiers proches les uns des autres, convaincue que la distance sociale entre les individus était proportionnelle à la distance physique qui les séparait les uns des autres. Son ouvrage phare, Déclin et survie des grandes villes américaines, présente des voies convergentes pour favoriser les liens humains, ainsi que des espaces conçus pour être plaisants. « Des cités mornes et dépourvues d’animation (...) contiennent les germes de leur propre destruction, lit-on dans ce livre. Mais des cités vivantes, diversifiées, actives contiennent les germes de leur propre régénération. »
Malcolm Gladwell a lui aussi réfléchi au travail de Jane Jacobs et à l’importance de susciter un sentiment de communauté. Mais il va plus loin en suggérant aux entreprises de prendre exemple sur les villes pour imaginer leurs bureaux. « Les parallèles que l’on peut tracer entre quartiers urbains et bureaux sont frappants, écrit-il. Qui, en fin de compte, a intérêt à créer des espaces divers, favorisant l’apprentissage et la sérendipité ? Les employeurs. »
La distance sociale est proportionnelle à la distance physique qui sépare les individus. Cherchez le juste équilibre pour rapprocher suffisamment les employés sans qu’ils aient l’impression d’être les uns sur les autres.
Mélangez différents types d’espaces et de motifs lorsque vous planifiez un bureau. Évitez les approches monolithiques, qui produisent des lieux monotones et sans intérêt.
Réduisez les distances entre les espaces pour un résultat visuellement plus intéressant. Si deux espaces sont séparés par une longue distance, fractionnez-la pour encourager les pauses et les interactions sur le chemin.
Prévoyez des lieux propices aux rassemblements spontanés – cafés, bancs ou petits jardins, autant d’incitations à sortir pour un moment de détente ou d’interaction sociale.
Toutes les villes vivantes possèdent des zones multifonctionnelles. Logements, boutiques, espaces commerciaux ou publics : il y a plus d’activité lorsque les fonctions s’entremêlent.
Préférez l’expertise locale de ceux qui vivent dans la communauté à celle de sachants extérieurs.
« Le design communautaire est une approche davantage centrée sur l’humain, explique Meg Bennett, responsable Global Design chez Steelcase. Il privilégie un processus inclusif et cherche à comprendre comment les individus travaillent réellement. Or on peut vraiment s’inspirer des villes les plus agréables pour concevoir des espaces de travail fédérateurs. »
Le design communautaire part des différents types de lieux que l’on peut trouver dans les grandes villes et les transpose dans l’espace de travail : un centre-ville animé où se retrouver ; des quartiers d’équipe où vivre et travailler tous les jours ; un centre d’affaires où faire éclore des solutions et de nouvelles idées ; des universités et les bibliothèques, pour apprendre et se former ; et des parcs et des places où souffler un instant. Tous ces lieux répondent à des besoins divers : ils se complètent, laissent à chacun la liberté de choisir l’endroit où il travaille le mieux, se prêtent aux différentes tâches à accomplir dans une journée.
« Les individus veulent garder le contrôle du lieu, du moment et de la manière dont ils interagissent entre eux », observe Libby Sander, professeure en comportement organisationnel à la Bond University de Queensland (Australie). Ses recherches confirment un lien entre le manque de contrôle sur l’environnement professionnel et des marqueurs de stress physique, comme le rythme cardiaque.
« Le design communautaire est plus qu’une métaphore, souligne Meg Bennett. Ses fondements sont scientifiques. En repérant des schémas de comportement, on peut imaginer des espaces réellement adaptés aux méthodes de travail des équipes et des individus. On peut y intégrer des points de contact, proposer plusieurs choix pour le travail solitaire, utiliser le design pour amener les individus à adopter de nouveaux comportements. »
Meg Bennett le constate, cette approche diffère des méthodes d’aménagement axées sur la hiérarchie, l’efficacité et la standardisation. « Le design communautaire ne cherche pas à créer des bureaux simplement efficaces, mais à rendre possibles des expériences qui nourrissent les liens et l’implication. À comprendre l’influence du lieu sur les individus. Et il tient compte des besoins de chacun en matière de bien-être – de la santé mentale, physique et émotionnelle des équipes comme des personnes. Voilà comment on crée une communauté au travail. »
Malcolm Gladwell a lui aussi réfléchi au travail de Jane Jacobs et à l’importance de susciter un sentiment de communauté. Mais il va plus loin en suggérant aux entreprises de prendre exemple sur les villes pour imaginer leurs bureaux. « Les parallèles que l’on peut tracer entre quartiers urbains et bureaux sont frappants, écrit-il. Qui, en fin de compte, a intérêt à créer des espaces divers, favorisant l’apprentissage et la sérendipité ? Les employeurs. »
Son article Designs for Working, publié en décembre 2000 dans le New Yorker, mentionnait une nouvelle approche de l’espace de travail élaborée par Steelcase, fondée sur les mêmes principes que ceux à l’œuvre dans la création de communautés. Aujourd’hui, elle reste plus actuelle que jamais.
au travail
Chaque district est conçu principalement pour un mode de travail spécifique, mais à l’image des cités les plus vivantes, il abrite une multiplicité de zones qui permettent de passer facilement d’un type d’activité à l’autre.
Les bureaux les plus petits peuvent n’abriter qu’un seul district de chaque type, conçu spécialement pour répondre aux besoins des employés et de leur travail.
Les grandes entreprises peuvent répartir les districts sur plusieurs étages, en jouant sur la taille, le type d’espaces adjacents et la quantité pour satisfaire les besoins des équipes. Placez certains éléments toujours au même endroit pour créer un sentiment de familiarité et faciliter l’orientation.
Les employés y accomplissent une bonne part de leur travail. L’endroit se prête aussi bien aux tâches solitaires qu’au travail de groupe, aux interactions sociales et à la collaboration qu’à un moment de répit. Il offre divers degrés d’intimité selon que l’on veut travailler seul ou en groupe, et fournit aux équipes la flexibilité dont elles ont besoin pour adapter l’espace à leurs processus. Il comporte toute une palette d’espaces personnels pour que chacun garde un certain contrôle sur sa tranquillité et son confort, et des espaces d’équipe permettant des interactions très faciles entre pairs – à deux ou plus – pour échanger sur le travail en cours.
Un environnement de travail compte plusieurs quartiers d’équipe, chacun spécialement adapté aux besoins spécifiques de l’équipe qui l’habite : on n’aménagera pas un quartier de la même manière selon que les employés l’occupent la majeure partie du temps ou seulement un jour par semaine. Dans le premier cas, on prévoira peut-être davantage de postes de travail attitrés, que l’on équipera des outils et des technologies indispensables aux tâches à accomplir. Dans le deuxième cas, il pourra être plus pertinent d’installer des postes de travail partagés laissant davantage de marge aux préférences individuelles et à la collaboration, ou des espaces de sociabilité pour consolider le sentiment de communauté.
Dans ce centre d’affaires, les individus ont accès à toute une gamme d’espaces partagés, conçus pour s’adapter à la présence hybride, à différentes tailles d’équipes et à divers types de collaboration.
Les aménagements modulaires et la technologie intégrée permettent à tous, présents ou non, de participer pleinement et dans des conditions équivalentes. À côté, des espaces de calme ou de concentration, comme les cabines, facilitent la transition entre travail de groupe et tâches individuelles, un point déterminant pour l’efficacité de la collaboration et des activités menées avant, pendant et après une réunion.
d’équipe
À ignorer les leçons de l’urbanisme, les entreprises se préparent des espaces de travail « mornes et dépourvus d’animation ». Le design communautaire, lui, propose des solutions pour des bureaux dynamiques et stimulants, adaptés au changement et au développement d’une communauté de travail épanouie.
contactez votre représentant Steelcase ou votre concessionnaire agréé.
Dans les communautés vivantes, individus et entreprises s’épanouissent. Jane Jacobs l’avait compris : lorsqu’elles ne répondent pas aux besoins de leurs habitants, les villes sont « mornes et dépourvues d’animation » – des villes fantômes, en quelque sorte. « Mais, ajoutait-elle, des cités vivantes, diversifiées, actives contiennent les germes de leur propre régénération. »
comment travailler mieux