更胜往昔

混合式协作的艰难历程

为办公室及远程团队建立沟通的三大关键理念

办公空间注定将迎来一个混合式的未来,协作亦如是。约有68%的国际型组织正在计划去实践混合式办公,即允许员工一部分时间在办公室,一部分时间在家中或者其他地方工作,具体占比时间不一。那些主要在办公室工作的企业也将面临混合式办公,因为一些合作伙伴、供应商及客户会期望展开远程沟通,这就意味着人们将与远程和本地同事展开更频繁于以往的合作。

此空间内的所有元素可适用于开放式或者封闭式的办公环境。不同的显示屏分开呈现人物与内容,为团队营造更平等的参与体验。

前沿组织正在采取措施,以应对急剧增多的混合式协作,在更多的人回到办公室时,他们也可以和从前一样高效。这些组织意识到他们非常需要可以推动创新及发展的能量和活力,因为如果员工觉得这种情况很艰辛,他们可能又会返回居家状态。


创造更胜往昔的混合协作空间

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混合式协作的情况复杂

“现在就开始,每个空间都可以开展视频会议。人们在调整摄像头角度、琢磨内容分享上耗费了太多时间,人际沟通反而有所削弱,而我们要把事情变得简单点,”Jessie Storey是Steelcase的设计经理,在15年中专注提升混合式的办公体验。Storey认为,人们在疫情之前所面临的问题只会进一步加剧,口罩和距离于事无补。人们所面临的问题如下:

无法平等的环境——远程的团队成员无法看或听,他们必须要加倍努力才能融入其中。存在感悬殊的根源所在,就是没有将线下空间和线上工具很好地结合起来。

复杂的沟通情况——通过视频很难去读懂肢体语言,展开眼神交流,察觉团队其他人的情绪。

无法参与——很难找到一种在分享内容时,还能让现场及远程成员共同参与的方法。如果有人在使用白板,其他远程团队成员可以看到吗?

限制创新——孵化全新创意是协作中所面临的最难问题。保持主动会帮助人们更积极更具创意地参与其中,但是这光靠视频很难实现。

混合式的未来+ BYOD

虽然组织在探索全新的工作方式,但是一些变量仍然处于不定中:视频会议中的参与人数是多少,员工会如何主导及分享不同类型的协作空间,会继续使用哪款硬件及软件平台。

办公室协作将更倾向于B.Y.O.D.(带上您自己的电子设备)

其他转变更为明确,如一个混合式的未来和BYOD(带上您自己的电子设备)模式。BYOD更多得依赖于员工的便携设备,而非空间内的一体化专用系统。借助与各种硬件及软件方案的结合,人们可以找到最便捷且最高效的沟通方式。

多样空间+科技

为了尽可能创造最好的混合式办公体验,各大组织计划提供各种空间及科技方案,为不同类型的协作(包括计划内的创意讨论,临时的一对一会议等等)提供便捷的支持。“我们需要专注于将线上及线下相结合,”Storey说道,“将远程人员代入空间远远不够,我们需要通过一些重要的元素,比如摄像头、声音、内容及光照,为办公室现场的人员打造更好的线上参与感。”

“将远程人员代入空间远远不够,我们需要通过一些重要的元素,比如摄像头、声音、内容及光照,为办公室现场的人员打造更好的线上参与感。”

Jessie StoreySteelcase设计经理

三大关键理念助力更好的混合式协作

Steelcase的研究人员、设计师和技术专家在过去十余年中通力合作,为跨国团队制定了有关于协作的解决方案,集结了不少重要研究成果,助力异地团队的高效协作。这些洞察研究将帮助组织以充分的准备状态面向未来,因为届时各个同地及异地的参与者每天都会利用多元化的科技及高效空间展开合作:

公平

打造公平的体验,消除异地的距离感。

  • 让远程及同地的参与者都能在房间自由移动——移动式家具和显示屏会很有效果。团队的远程成员不用一直和文件内容一起“挂在屏幕上”的。
  • 开启共享及个人设备上的摄像头,新团队尤其需要。共享设备(房间整体画面)应当是主要的,个人设备的画面是次要的。
  • 解决镜头、活动及环境照明的问题,帮助人们在视频前表现得更为自信。在头顶和身边配备柔和密集的LED照明灯,最适宜视频会议。
  • 为了给镜头前后的参与人员营造最好的视听体验,请综合考量空间的大小、隔断、材质、麦克风和扬声器的位置等等。
  • 制定更具规划性的公共规范和条例。(阅读混合式办公空间内的协作)

参与

利用空间和科技帮助同地和异地的参与者创造自然和包容的交流。

  • 支持远程和现场参与者平等地获取数字和实体的内容信息。一些软件平台和集成科技系统支持不同的显示内容,因此参与者和内容可以分别显示,这就为远程参与者营造了一个更为平等的体验。
  • 调节摄像头的视野(比如90度,120度)。确保远程参与者能够同时看到其他成员及文字内容。AI核心的视频会议摄像头拥有更为宽广的视角,为实体内容的线上展示开辟出更为新颖的路径。Huddly的Canvas是一个内容摄像头,可与Microsoft Teams及Zoom搭配使用,能够消除白板上的反光和阴影提升白板的画面质感,让不同颜色的笔记更为鲜明,智能隐藏摄像头前遮挡的人员。
  • 利用共享的内容创作工具,打造平等的数字及实体信息阅读体验,支持不同类型的协作(比如数字化白板或者Mural等平台)。

舒适

通过不同的界面、显示屏和体验营造简洁无缝的切换。

  • 共享设备与个人设备的连接应当十分简单,方便人们在必要时同时使用。
  • 确保异地及同地的参与者在观看成员及内容时拥有清晰的视野。灵活的家具和/或移动设备的使用支持您移动异地及同地参与者,在继续会议的同时,为他们带来最好的视野。
  • 应当结合不同的科技体验,辅以各种设备及软件方案。也许您的组织只钟情于一种平台,但是人们在对外沟通时,仍然可以使用各种解决方案。

充满期望的未来

混合式协作将会在未来进一步发展。诸如MicrosoftZoom这样的科技领袖正在迅速地完善其硬件和软件。

Microsoft Teams近期增加了一项全新的邻近加入功能,就是使用蓝牙信标以扫描和确认附近的空闲房间,无需双手操作即可开启会议。他们最近推出了协调会议,您可以为同一房间内不同的Teams会议室设备或者Surface Hubs配置摄像头、扬声器和麦克风。如果您的空间具备自动预订和自动释放传感技术,无需接触您就可以直接预订一个房间,以及快速加入一场会议。在未来,Microsoft的工程师们正在探索为远程参与者设置虚拟替身,将墙壁变为电脑。

“我们有个愿景,所有的表面都可以成为交互式计算机,正如Surface这个名字的寓意一样。计算机将成为一种建筑材料,就像玻璃和石膏灰胶纸夹板。所以我们与Steelcase的合作才如此重要。我们的合作会从人们的工作出发,为他们提供不限于地点和时间的帮助,这就是工作、空间和计算机的未来。”Microsoft公司Windows and Devices部门的技术董事Steven Bathiche如是说道。

Zoom也在展望未来,确保用户及客户所拥有的工具能帮助他们成功地应对未来办公。他们广受欢迎的会议软件将为Zoom Rooms进一步扩展语音指令包,其Smart Gallery的界面将锁定会议室内不同个人的脸部,每张脸都配以各自的画面,并增强白板的功能,即使在既定会议之外也能探索构思。

“我们正在研究全新功能,确保远程和现场的团队成员拥有公平的露脸机会。”

Cynthia Lee Zoom首席产品经理

“我们正在研究全新功能,确保远程和现场的团队成员拥有公平的露脸机会。我们会思考我们的平台在一间会议室内是如何工作的,比如是否能够将人脸和内容以作区分展示。我们正在研究如何帮助人们提升内容的参与体验,即使他们身处于会议之外。我们也在思考如何让房间内的人们与远程参与者更为接近。”Zoom首席产品经理Cynthia Lee说道。

试验。参与。调整。

人们开始测试协作的全新方式,科技及办公空间又将走向何方。现在是建立一个试点区,将线上和线下相结合,测试不同新体验的好机会。最佳办法就是邀请员工加入到任一试点区。参与和反馈的公开渠道代表着,没有什么是一成不变的。而且,请准备好要做调整。因为人们在体验混合式办公空间时,他们会根据其工作及环境做出调整,流程及条例也要相应做调节。一个灵活的办公空间,如果能够满足人们与时俱进的所需所求,将有助于组织在未来培养出亮眼的竞争力和发展力。

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