协作的科学

身体如何激活大脑并带来更好的创意想法

当问及灵感从何而来,很多人会表示他们是在跑步时、在大自然里,或者更多是在洗澡时获得最好的构思。但你可曾听人说:“我坐在公司的会议室里找到最好的灵感”?听到这个答案的机会微乎其微。企业急切地需要好创意以突破竞争与成长;讽刺的是,它们提供的典型协作和解难空间,却让人分心无法投入,不能激发意义重大的创新想法。

我们都参加过传统会议。大家走进会议室,在大长桌两边坐下,很难有神眼交流,主管开始主持讨论。除非你是汇报者,否则站着就会显得格格不入,所以你只能待在舒适的椅子上,看着大家慢慢分心,有人看电邮,有人在放空。

肢体动作、姿势和手势,都会影响我们的思考和感受。正如认知科学家兼Barnard College现任校长Sian Beillock说:“人体不是一个被动装置,它不止负责执行脑部传送的指令,更是我们思考和决策的重要部分。”她在《How The Body Knows Its Mind 》一书中指出我们的身体能够“控制”大脑,而动作能够正面推动思考和决策。因此,为何我们所创造的工作环境大部分是只能支持被动姿势和行为?

例如,为什么不在协作空间鼓励半站半坐?无论是半坐在高椅上,或是依靠栏杆、椅背或沙发边缘,半站半坐比安稳坐在椅子上让人更投入,更容易产出创意想法。坐在椅子易受限于自己的想法,容易对他人的意见抱持负面态度。即,身体感知和脑中思维有着显而易见的关联度。因此,在任何需要激发构想的环境里,半站半坐是更好的选择,更能鼓励开放思维,容易移动,叫人更积极互动。

Steelcase WorkSpace Futures研究员Frank Graziano研究环境的影响已经数十载,他说:“半站半坐的工作姿势,能让人们的思维和情感达到统一,不会让拘谨的身体姿势局限创意的萌生。”然而,即使知道这一点,大多企业依然没有发挥物理环境的潜力,未能提供办公人员需要和想要的条件,支持他们达到最佳工作表现。

开会不是协作

Steelcase WorkSpace Futures副总裁Donna Flynn观察说:“人们对协作最大的误解就是,他们把协作定义为沟通。他们频繁开会,但是,结果经常是没有得到有用的结论,因为他们花费大量时间在沟通上,而不是解决问题。”

团队合作已经成为新的常态,而Steelcase最近在北美、欧洲和亚洲访问超过3,000人,这项调研发现办公室的人现在花更多时间和别人协作,而非独立工作。 97%受访者觉得协作对他们的工作来说非常重要,而90%相信协作能够带来更好的构思。

今天,很多会议都只是分享信息(信息型协
作)或者评估活动,例如反馈、工作评估和管理评估,这些也都是重要的协作形式,可是最具挑战的是创造型协作。创造型协作能够激发创意,带来新想法,而且甚少在典型会议上发生。相比于被动和静态模式,协作应该是主动且动态的,这样才能获得最佳的效果和最出色的创意。Flynn强调:“只有让我们的大脑和身体活动起来,才能激发创意。”

不是你的错

当企业聚焦协作,并视之为推动创新的手段,人们面对真正挑战难关。他们大部分人(70%)还在创意难以生存的传统会议室里努力展开协作。这些通常是密闭空间(75%),大部分会议都是事先排定的(81%),而非自发组织。用于展示信息和创意的协作技术几乎为零。期望员工在这种空间里进行协作,好比把人绑起来要他跳舞,不可能跳得好。

“企业需要设计更好的空间,支援团队协作,共创更具影响力的成果。”Flynn说。“现在,很多合作都是事倍功半。如果我们重新了解协作的重点,辅以正确的工具、空间和实践方式,便可创造-个人、团队以及公司业务的三赢效益。

这些教育研究发现,激发了主动协作的理念。正如主动学习改写了教育模式,主动协作也有颠覆现今工作模式的潜力。

主动学习激发动态协作

持续创新的企业,会建立重视学习的文化,并视之为关键行为。这些公司鼓励团队挑战新构思、制作原型、分辨哪些想法有效、哪些无效,反复试验并不断改善。如果学习对创新来说如此重要,那么参考新学习环境的发展,或许能够找到适合应用于工作环境的概念。

主动学习理论指出,传统教室井然有序的静态布局,无法跟上21世纪学生的学习方式。因此,Steelcase教育研究员探索如何设计学习环境,能弹性配合多种学习模式,同时鼓励学生更积极参与。在主动学习的环境里,老师和学生可以随时轻松调整空间,无论是小组作业、大组讨论,甚至是个人学习,都可以轻松驾驭。有别于传统教室,同学有需要时可以自由移动,随时和导师、同学交流。对于教学者来说,这是一个重大的模范改革,而学习成果也不同凡响。

大量实践证明,主动式学习和具象化学习正在急速取代传统方法,成为新的教学模式。这些新的学习模式注重身体、思维和环境的联系,学生不再是坐着被动接收老师讲课。一个具象化学习研究以初中学生为对象,其中一群学生通过沉浸式、身临其境的模拟互动,了解引力和行星运动的理论;另一群学生则在电脑版模拟互动中学习。两相比较,以身体演绎和切身体验重点概念的那组,对该课题表现出更浓厚的兴趣、且更主动地投入,获得更突出的学习成果。

静态排列设计的传统教室(左图)让学生被动听讲 。主动学习的教室能够促(右图)进学生和老师间更频繁的沟通。一旦学生更愿意参与其中,学习效率就会更高。
类似地,传统会议室的(左图)设计也会导致人们走神。动态协作的(右图)布局能够促进移动、平等参与和更深层次的互动。

这些教育研究发现,激发了主动协作的理念。正如主动学习改写了教育模式,主动协作也有颠覆现今工作模式的潜力。重点在于空间设计,利用环境鼓励办公人员多移动,摆脱被动,让身心更投入创作过程。比方说,并肩站立鼓励一起构思,而把创意写在白板或协作装置上,能邀请其他人加入一起构思。确保所有人都有平等的机会表达意见,培养思维多元化,带来更好的成果。

希望员工养成这些习惯,便要在办公场域设计空间来鼓励这些行为:

  • 动态姿势,包括半站半坐、站立或移动;
  • 积极使用实体工具和大型协作装置,让身体也投入讨论有关内容;以及
  • 团队成员平等参与,打破阶级架构,并善用技术让远程员工能够全程投入。

为何要移动?

变换姿势、少坐多站,让身心乃至情感上都更易进入解决问题的状态。半站半坐或站立意味积极投入参与,当协作空间支援多种姿势,就能确保个人能全面参与团队动态,由构思、评论到反思,甚至释放压力、倾注新能量。

移动对创造型协作十分重要,因为“我们讨论某个创意的价值,如何表达、在哪里表达,直接影响我们能否加以发展那个想法,并共同创造新的构思。” Graziano 说。

移动,能够拉近团队成员间的距离,同样,白板或其他技术设备也能帮助他们整理和完善想法。Beilock更指出,光是来回走动,就足以提高创造力。“这种模式创造流动的讨论和分享,有利建设构思。” Graziano 解释说。他又说:“你的目标是打造一个流动的环境,支持开放式思维。视觉化信息组合成自己的别致社区,彰显创作者的个人风格。你不用受限于你的座位,你可以积极分享想法,这个体验非常不一样。”

协作常被认为是思想上的交流,我们也经常使用行动作为比喻来描述思考过程-分类、整理想法、拆解概念、度量优缺点。这些语言习惯促使一些研究员,包括瑞士儿童心理学家Jean Piaget(1896-1980),他说思考根本上就是内在行为,儿童的学习就是从做中学。

当神经学家不断研究脑部功能,我们更加清楚知道身体和大脑的活动其实息息相关。医学博士兼哈佛医学院临床副教授John J.Ratey、Beilock以及越来越多的专家,都已提出科学证据,说明行动让人思绪更清晰、心情更好。即使只是站起来或小动作,都会输送新鲜的血液和氧气到脑部,刺激安多芬和多巴胺的分泌,有助改善心情和记忆,也能让脑部转移已知的焦点,打开新的神经通路,从而激发创意。这代表动态可以即时促进思考,让人加快创意洞察。

伊利诺伊大学(University of Illinois)在十年前进行过数个研究,首次提出人的活动模式可以影响解决问题的能力,譬如挥动双臂有助参与者找到和挥动绳子有关的答案,表示大脑能借助身体动作,加快理解和侦破复杂的问题。首席研究员Alejandro Lleras说:“动作影响思考,并暗示性地引导人们活动,从而更具洞察力。”伊利诺伊大学的另一研究又显示肢体动作可以刺激学习和记忆力,也可以改变我们对信息的理解或态度。

斯坦福大学(Stanford University)的研究则探讨步行如何提升创新想法。在三个实验中,绝大部分的参与者站立时,都较安坐时更有创意。事实上,步行平均提升他们的创意输出60%。有些研究员提出在行动中加入手势可以加强学习能力,改变思考的方向。Graziano解释说:“身体语言连结不同媒介上的内容,推动新概念的产生,更可成为一个共享的思想平台。”

相反地 ,坐着会减慢脑部活动,即使只是坐下30分钟,也会让人思绪不清,容易分心。这可不利于创意协作,因为在协作中需要大量分析、批判性思考和解难。负责这些活动的大脑皮质会消耗很多能量,因此我们需要活动,来维持脑部运作,让创意维持活跃。 《Brain Rules》作者John Medina曾把肢体动作形容为“认知糖果”,因为它能让我们更有活力、更投入、更专注。

斯坦福大学d.school钻研创新和创意,曾经探索姿势和动作如何影响创造型协作。有关研究刊于Scott Doorley和Scott Witthoft《Make Space》一书,观察参与人士在四个空间原型的协作表现。一个空间叫他们围着桌子坐好,椅背挺直;另一个空间较休闲,大家都安坐在舒适的沙发上,看着彼此。第三个空间空无一物,边上装了一些高位,是唯一的“座位”;而第四个空间又名“沙盒”,一个装有软垫的矮箱子,让人坐在地上、缩短距离。

1) 椅背挺直的座椅,固定的桌子,双双限制移动。 2) 柔软的座位让人深陷其中,倾向批评别人的意见,却没新的提议。 3) 在侧面设栏杆的开放空间鼓励站立,容许自由走动,激发更多、更好的创意。 4) 柔软坐垫缩短距离,却令人难以站起来分享想法。

结果出乎意料。“沙盒”追求舒适亲密的氛围,非正式的低座设计却有碍团队分享意见,强行缩短距离也让大家很不自在。坐在沙发上的人不单困在座位上,更开始固步自封,倾向批评别人的意见,但也没太多建设。相比之下,只有栏杆的空间鼓励动态和直立姿势,团队可以站立或到处走动,使讨论充满生气,大家也很踊跃互动,最后得出的意念,比起其他三组要多、要好。有鉴于此,Doorley和Witthoft总结:姿势对于行为和构思影响甚大。“我们以姿势为重点建立简单的空间原型,发现即使是微小的姿势分别,例如站姿,相较于坐姿,能够大为提升设计协作的潜能。”

平等参与

《Journal of Experimental Social Psychology》中的研究指出,改变团队成员对协作的认知,能够大大提升整体表现。预备好协作的人和习惯独自工作的人相比,专注时间高出64%,敬业度更高、更少感到疲劳,成功率也更高。

最好的协作体验,是所有人都能平等发言,并有平等机会积极参与构思、接触电子显示屏或实体工具等构思平台。虽然实体工具比较流行,伊利诺伊大学贝克曼研究所(Beckman Institute for Advanced Science and Technology)最近却有研究指出,当把科技应用在互动之上,可以促进解难效率,加强人员对内容的认可,令他们对自己的解决能力更有信心。

当然,如果团队并非同在一处,而是分散各地,平等参与必定更具挑战,这个情况也越发普遍。“当你是唯一不再现场的人,实在很难参与。”有60%时间在网上进行协作的Flynn 说。“即使你有很多意见想发表,即使大家也知道你想说话,我们的脑部还是倾向和身边的人交流。”因此团队必须为不在现场的成员制造发言空间,这是非常重要的事情,而适当的团队礼仪和科技,就是跨越现实距离和隔阂的关键。

为动态协作而设

肢体动作、创意和协作三者环环相扣,这个紧密关系应用在深思熟虑的空间设计上, 便能结合人员、空间与科技 ,支持团队加倍投入,更快地构思更多、更好的创意。

Steelcase Applications Design Studio遵循以下原则,创造动态协作空间:

鼓励活动

  • 使用小巧轻盈的家具,支持轻松移动;给予团队掌控和重塑空间的自由权,鼓励他们按照所需,亲自布置空间。
  • 预留充足的移动空间,保证团队成员和技术之间的舒适距离。
  • 设计时要考虑使用者的身心舒适,提供不同姿势选项,同时距离也要合适,支持视线交流,方便讨论内容。不同姿势对应不同工作模式,例如站立高度配合创作型会议,方便团队在工作界面和墙面显示技术间进行互相切换。设置鼓励挺直坐姿的座椅,例如硬挺的沙发,或者提供站立、半站半坐的选项。
  • 结合家具与科技,鼓励视觉探索、试验和团队所有成员的平等参与;如果在休闲空间添加大型技术配套,必须提供足够空间,方便检视和走动。

鼓励平等参与

  • 提供共同创作工具,例如 大型协作装置,容许所有成员发表意见和交流。/li>
  • 集成技术有助加快视觉化进程,更让大家以更互动的方式评估创意。
  • 将技术与空间相结合,设置可黏贴、可书写的垂直平面,使构思可见,还可以保存信息,推进创意过程。
  • 保证办公环境内的隐私度和掌控自由,提供可以孵化新创意的“避风港”。

创造与空间的外在联系

  • 缔造温馨的环境,在人和空间之间建立特有联系,比如增添原创设计元素、工艺品和物料,以激发团队的创意。
  • 办公空间应当鼓励试验和集成技术应用等多样的可视化探索渠道。

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