Innovación

Big Data. Mejores espacios.

Tener en cuenta las opiniones de los usuarios y aplicar los insights de investigación de Steelcase, así como de Workplace Advisor y de Steelcase Find mejoran los lugares donde trabajan las personas.

Big Data. Big Places

“Los directivos pasean por sus oficinas y ven espacios vacíos. Sin embargo, sus trabajadores dicen no conseguir encontrar los lugares adecuados para hacer su trabajo.”

Jim KeaneCEO, Steelcase

La mayoría de nosotros admitirá que las oficinas del pasado, construidas para albergar tantos puestos como sea posible en el menor espacio, no estaban centradas en el ser humano. Los diseños encajados al milímetro y las innumerables filas de escritorios pueden ser fáciles de administrar, pero no dan cabida a las diferentes formas de trabajo actuales. Las organizaciones saben que el crecimiento requiere innovación, y esto ha impulsado un cambio radical hacia el trabajo creativo. Las fluctuaciones del proceso creativo y la necesidad de equipos ágiles que implementen nuevas ideas y soluciones requieren una gran variedad de espacios que admitan diferentes modos de trabajo y brinden a los trabajadores la posibilidad de elegir y controlar dónde y cómo trabajar.

«Los directivos pasean por sus oficinas y ven espacios vacíos. Sin embargo, sus trabajadores dicen no conseguir encontrar los lugares adecuados para hacer su trabajo: espacios para reunirse con compañeros, espacios de trabajo en equipo en los que lidiar con problemas difíciles durante largos períodos de tiempo, o espacios privados para trabajos de concentración. ¿Es posible que ambas situaciones sean verdad? Es como entrar en un aparcamiento concurrido en el que sabes que hay un espacio, pero no sabes dónde está,» dice Jim Keane, CEO de Steelcase.

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Workplace Advisor ayuda a las organizaciones a comprender mejor sus espacios de trabajo para que puedan mejorarlos.

Este es el desafío que abordaron los diseñadores de Steelcase con la cartera de soluciones de medición espacial de Steelcase, entre las que se incluyen Workplace Advisor y Steelcase Find. Workplace Advisor ayuda a las organizaciones a comprender mejor sus espacios de trabajo para que estos sean mejores. A continuación, la aplicación móvil Steelcase Find ayuda a los trabajadores a encontrar los espacios de trabajo y compañeros que necesitan.

«Utilizamos la tecnología, los macrodatos y los insights, para ayudar a las organizaciones a crear espacios de trabajo centrados en el ser humano que no den respuesta únicamente a los procesos de trabajo actuales, sino que también cuenten con información de necesidades y experiencia de los trabajadores,» dice Keane. «Workplace Advisor proporciona a la empresa datos e insights sobre cómo pensar holísticamente en lo relativo al espacio, y ayuda a crear espacios de trabajo inteligentes y conectados. Asimismo, informa a la aplicación Steelcase Find, a efectos de proporcionar asistencia a las personas a la hora de conectar con sus compañeros y con los mejores lugares para trabajar, de modo que puedan dedicar menos tiempo a la búsqueda y más tiempo a la conexión y colaboración.»

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Como una Fitbit para la oficina

Workplace Advisor se creó en la plataforma Microsoft Azure IoT y utiliza sensores estratégicamente situados y puertas de enlace para rastrear el uso específico y en tiempo real del espacio, identificando qué salas están abiertas frente a las que están reservadas pero vacías. Los sensores de nueva ingeniería, ubicados con precisión en cada espacio de trabajo, son los responsables de la gran precisión de Workplace Advisor. Además, los algoritmos patentados aplican el profundo conocimiento de Steelcase sobre el trabajo, los trabajadores y los espacios de trabajo para extraer significado de los datos y mostrarlos en una interfaz de usuario intuitiva, en tiempo real.

“Utilizamos la tecnología, el Big Data y los insights, para ayudar a las empresas a crear espacios de trabajo centrados en el ser humano.”

Jim KeaneCEO Steelcase

Los insights que proporciona Workplace Advisor son, a menudo, sorprendentes. Jenny Carroll, diseñadora de interacción con el usuario, dice que una de las razones es que la mayoría de las empresas desconocen cómo se usa realmente su espacio. También señala que en los espacios de trabajo tradicionales, el 46 % del espacio no se utiliza.«El trabajo está cambiando tan rápido que realmente no se puede establecer la forma en la que se va a usar una sala. La gente usa salas de conferencias para llamadas telefónicas. Los grupos se reúnen para colaborar en espacios lounge. Algunas personas se pasean mientras hablan por teléfono. Tener datos en tiempo real sobre el entorno laboral ayuda a comprender el comportamiento de los usuarios, cómo trabajan las personas y cómo puede ayudarles el espacio. Workplace Advisor es como una Fitbit para la oficina.»

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Workplace Advisor ofrece datos de manera contínua y en el momento actual para poder gestionar y medir el espacio de manera más eficiente.

El conserje personal de su espacio de trabajo

Steelcase Find, la herramienta de usuario que estará disponible a finales de año, es una aplicación móvil que funciona como un conserje de trabajo, aprovechando la información de Workplace Advisor. Permitirá a los usuarios encontrar fácilmente los mejores lugares para trabajar, según el tipo de espacio que necesiten, el número de personas de una reunión, las herramientas, la tecnología necesarias y los servicios del espacio.

Steelcase Find evolucionará (tanto la aplicación como Workplace Advisor se ofrecen a través de un modelo de actualización continua comúnmente utilizado con productos y servicios de software) para integrarse con Microsoft Outlook y Steelcase Room Wizard, el sistema de reserva de salas basado en la web. La aplicación vinculará los calendarios personales con el espacio de trabajo, de modo que los trabajadores puedan encontrar compañeros y reservar espacios rápidamente. Se acabó perder el tiempo deambulando en busca de un espacio o preguntándonos si habrá alguna sala de reuniones vacía disponible. Encontrar compañeros y un lugar apropiado para trabajar será tan fácil como dar un par de toques en la pantalla de tu teléfono inteligente.

Steelcase Find también permitirá a los usuarios valorar los espacios de trabajo y dar su opinión sobre cómo funcionan, poniendo en conocimiento de las organizaciones lo que las personas necesitan en sus espacios de trabajo. Dichos conocimientos crecerán exponencialmente a medida que los usuarios puntúen las salas, la tecnología disponible, la privacidad, las distracciones y demás factores. Con el tiempo, las empresas sabrán qué es lo que más necesitan los trabajadores y por qué y, a su vez, podrán mejorar el entorno laboral.

Workplace Advisor proporciona datos continuos y en tiempo real tanto para la gestión continua del espacio de trabajo, como para llevar a cabo un estudio de medición del espacio, durante un período de tiempo fijo que, por lo general, dura de uno a tres meses. Combina insights de datos sobre el uso de los espacios de trabajo con comentarios de las encuestas de trabajadores para crear un análisis completo del entorno laboral, que puede ser una herramienta de valor incalculable antes o después de una inversión.

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El espacio debe ser efectivo. Si hay una sala poco utilizada hay que entender por qué. Workplace Advisor nos ofrece información en tiempo real para conocer cómo se utilizan realmente los espacios, con datos.

Diseño a partir de los datos

Se probó una versión beta de Workplace Advisor en 20 entornos diferentes, desde compañías de seguros y financieras hasta firmas de diseño y oficinas legales. La oficina de Los Ángeles de la empresa de diseño DLR Group probó Workplace Advisor durante más de un año. Alison Marik Zeno, líder del sector de espacios de trabajo de DLR, dice que incluso con los conocimientos y experiencia de esta empresa de 150 personas, «queríamos diseñar a partir de los datos y basándonos en pruebas.»

«Las instalaciones han de ser rentables. Si tengo una sala infrautilizada, tengo que entender por qué. Workplace Advisor proporciona datos en tiempo real, por lo que no tienes que adivinar qué tal funciona un espacio.»

Por ejemplo, DLR tiene cuatro grandes salas de conferencias, cada una con el mismo espacio físico, tecnología y pizarras. Dos de ellas son salas de juntas tradicionales y las otras dos admiten posturas de trabajo alternativas, con asientos lounge y superficies de trabajo para estar de pie. «En base a las pruebas anecdóticas, creíamos que las salas de conferencias que admitían posturas de trabajo alternativas eran más populares. Workplace Advisor nos demostró que se usan el 64% de las veces, frente al 30% de los espacios más tradicionales. Es decir, se usan el doble.»

Los datos de las vistas beta proporcionan insights antes sobre cómo las personas utilizan los espacios. Por ejemplo, los trabajadores de empresas financieras hacen más uso de sus espacios de trabajo físicos (65%) que los trabajadores de empresas de diseño o sea consecuencia de la naturaleza de los sectores, o tal vez los equipos creativos necesiten diferentes tipos de espacios a los que tienen hoy en día. Otro insight: añadir puestos de altura ajustable aumenta el uso de la sala, independientemente del sector.

“It’s all about making the organization more agile, resilient and responsive. The right workplace can shift mindsets, fuel employee engagement and foster creativity,”

Jim Keane CEO, Steelcase

Privado, seguro, inteligente y conectado

Los clientes que utilizan Workplace Advisor y Steelcase Find poseen y controlan sus propios datos. «La plataforma Microsoft Azure cuenta con una sólida garantía de seguridad y privacidad. Los datos pertenecen al cliente y aseguramos su soberanía y privacidad,» dice Sam George, director of Azure IoT, Microsoft.«La plataforma Microsoft Azure brinda escalabilidad y protección de última generación a los datos de los clientes en la nube.»

La función de la herramienta de seguimiento de ubicación personal de Steelcase Find puede ser activada o desactivada por los usuarios, de acuerdo con sus preferencias. «Cuando buscas un restaurante local en tu dispositivo móvil, es como dejar que una aplicación conozca tu ubicación», señala Carroll, «No todo el mundo lo elige, pero sí hace que sea más fácil encontrar un restaurante cercano.»

Marcando la diferencia para las personas

Muchas de las intervenciones que mejoran los espacios infrautilizados y ayudan a transformar una oficina organizada por procesos en un espacio de trabajo inteligente y conectado, no cuestan mucho.«Muchas veces, es un cambio en la forma en que se usa el espacio, o el hecho de añadir una lámina a una pared de cristal para mejorar la privacidad, o simplemente una reorganización del mobiliario lo que puede hacer que cambie el comportamiento de las personas,» dice Carroll. «Pero estos pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia para las personas que trabajan en dichos espacios.»

«Se trata de conseguir que la organización sea más ágil, flexible y receptiva. El espacio de trabajo adecuado puede dar lugar a cambios de mentalidad, fomentar el compromiso de los trabajadores e impulsar la creatividad,» dice Keane. «El Big Data, las nuevas tecnologías y los insights adquiridos a lo largo del tiempo sobre el trabajo y los espacios de trabajo pueden marcar una gran diferencia.»

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