Travail à distance

Travail à distance : trois collaborateurs racontent leur expérience

Pouvoir travailler en pyjama est un avantage dont on se lasse vite. Comment rester concentré, collaborer efficacement et se sentir bien lorsque l’on ne peut pas se rendre au bureau ?

Cet article fait partie de notre série Steelcase 360° sur le travail à distance.

« Mes collègues me disent souvent qu’ils adoreraient pouvoir travailler chez eux. Je les mets toujours en garde : au-delà de quelques semaines, le travail à distance s’apparente à une épreuve d’endurance. »

Krista Markell
Responsable de la communication des marques Coalesse et Turnstone

Actuellement, compte tenu de l’épidémie de coronavirus (Covid-19), un nombre croissant d’individus sont amenés à télétravailler par mesure de précaution. Pour certains, il s’agit d’une expérience entièrement nouvelle, à laquelle ils sont contraints de s’adapter très rapidement. Mais d’autres, déjà rompus au travail à distance, ont seulement eu besoin d’ajuster leurs habitudes. Voici comment trois collaborateurs, respectivement basés à Pékin, Munich et San Francisco, parviennent à préserver leur productivité et à garder une attitude positive.

Pékin
L’histoire de Xue Xiao Fei

Le mois dernier, Xue Xiao Fei, directeur de Steelcase Education en Chine continentale, n’a pu se rendre au bureau que deux jours par semaine. « En plus, les écoles sont fermées, ajoute-t-il. Mon petit garçon ne peut pas aller à la maternelle et ma femme travaille à domicile en tant que conseillère pédagogique. »

C’est seulement lorsqu’on en est privé que l’on mesure la valeur du confort au bureau. Xiao Fei regrette son siège de travail. Chez lui, il laisse le sien à son épouse, se contentant d’une assise de type tatami qui lui fait mal au dos.

« Je ne suis pas le seul dans cette situation. Dans le contexte actuel, notre culture d’entreprise nous permet de choisir où nous souhaitons travailler. Chacun fait de son mieux. Et je me sens appartenir à une grande famille. »

Xue Xiao Fei
Directeur de Steelcase Education en Chine continentale

Ses conseils

Xiao Fei a dû adapter sa manière de travailler pour tenir compte des besoins de sa famille. Son épouse et lui font en sorte de ne jamais être en conférence téléphonique en même temps pour que l’un d’eux puisse toujours surveiller leur fils. « Notre petit Jeff a déjà participé à deux de mes réunions la semaine dernière », plaisante le manager. Xiao Fei a modifié son rythme de travail pour effectuer les tâches nécessitant de la concentration en soirée, une fois que Jeff est couché.

Si les outils technologiques lui sont d’une grande aide, il concède cependant que les logiciels lui permettant de rester connecté sont aussi une source de distraction majeure. Ainsi, il doit faire abstraction des notifications WeChat, DingTalk, Microsoft Teams et WhatsApp qu’il reçoit toute la journée ou tâcher de profiter des moments de calme pour se concentrer.

S’agissant d’Internet, Xiao Fei est confronté à de fréquents problèmes de connexion. Il suggère donc de prévoir un laps de temps entre deux réunions pour pouvoir s’assurer que tout fonctionne. Préférant la communication en face à face, il recommande l’utilisation de la vidéo chaque fois que possible. En effet, il est plus difficile – et donc plus long – d’expliquer son propos sans pouvoir observer les réactions de ses interlocuteurs. Xiao Fei préconise également de débuter chaque visioconférence en énonçant l’ordre du jour afin de fluidifier le processus : lorsque les individus connaissent le déroulé de la réunion, ils peuvent intervenir au moment opportun.

Le principal enseignement tiré de son expérience

Xiao Fei estime que la communication est essentielle, même en l’absence de problématique urgente. Ainsi, chaque semaine, il organise des réunions avec ses collègues et ses clients pour prendre de leurs nouvelles. « Je ne suis pas le seul dans cette situation. Dans le contexte actuel, notre culture d’entreprise nous permet de choisir où nous souhaitons travailler. Chacun fait de son mieux. Et je me sens appartenir à une grande famille. »

Munich
L’histoire de Stephan Derr

À Munich, Stephan Derr doit rester chez lui pendant deux semaines par mesure de précaution après avoir passé ses vacances dans le nord de l’Italie avec son épouse et ses deux enfants. En tant que vice-président des ventes chez Steelcase, il passe la plupart de ses semaines soit au bureau, soit en déplacement chez des clients ou sur d’autres sites de l’entreprise. Le fait de travailler à domicile 100 % du temps représente donc un bouleversement majeur pour quelqu’un dont le quotidien est généralement marqué par de nombreuses interactions.

Stephan passe une partie de la journée dans la chambre de son fils, où il travaille sur un siège de travail confortable, devant un bureau conçu pour les petits espaces.

« Cette situation met en évidence le rôle clé de l’environnement de travail dans notre bien-être, notre efficacité et nos relations aux autres. »

Stephan Derr
Vice-président des ventes chez Steelcase
Allemagne / Pays-Bas

Ses conseils

« La technologie n’est pas un obstacle. Ce qui me contrarie le plus, c’est d’effectuer le même type de tâches toute la journée sans changer de posture. Les thématiques changent, mais le mode de travail est monotone. La possibilité d’échanger directement avec d’autres personnes fait toute la différence. »

Stephan regrette les conversations au WorkCafé. En outre, le fait de changer fréquemment de salle pour assister à ses différentes réunions lui permettait de se dégourdir les jambes et de refaire le plein d’énergie.

Dans son petit appartement munichois, il passe simplement du salon à la chambre de l’un de ses enfants, en fonction de la présence ou de l’absence des autres membres du foyer. Il utilise souvent la chambre de son fils cadet, plus proche de la connexion Wi-Fi. Estimant qu’il est difficile de trouver l’inspiration en restant toute la journée au même endroit, il a intégré une petite promenade à son emploi du temps quotidien afin de faire un peu d’exercice et d’élargir ses horizons.

Le principal enseignement tiré de son expérience

« Aujourd’hui, je mesure réellement l’importance de notre espace de travail. J’avais entendu mes collègues en parler, et j’en fais l’expérience à mon tour. Cette situation met en évidence le rôle clé de l’environnement de travail dans notre bien-être, notre efficacité et nos relations aux autres. »

San Francisco
L’histoire de Krista Markell

Depuis douze ans, Krista travaille depuis son domicile, qui surplombe la baie de
San Francisco. D’habitude, elle s’envole tous les mois vers Grand Rapids, dans le Michigan, pour retrouver son équipe. Mais ces rencontres mensuelles ont été suspendues et elle doit à présent trouver de nouvelles manières de maintenir le contact avec ses collègues. Dans sa maison de 80 mètres carrés, elle travaille généralement soit dans sa chambre, soit dans le salon. La pièce où elle s’installe dépend surtout de la présence de son mari et de sa fille.

Lorsque sa famille est absente, Krista travaille dans cet espace dédié, dans un coin de son salon. Dans sa petite maison de San Francisco, elle s’efforce d’optimiser l’espace.

« Lorsque je travaille chez mois pendant une longue période, je finis toujours par me sentir enfermée. Alors, je crée des petits rituels semblables à ceux que j’aurais pratiqués si j’avais pu me rendre au bureau. Ces jours-là, je me sens plus productive. »

Krista Markell
Responsable de la communication des marques Coalesse et Turnstone

Ses conseils

Sa longue expérience du télétravail lui donne des clés pour rester productive et connectée à ses collègues pendant une période prolongée. « On pourrait penser qu’il est plaisant de pouvoir rester en pyjama toute la journée. Mais en réalité, assez rapidement, je ressens le besoin de me préparer comme si j’allais au bureau. »

Krista passe la majeure partie de ses journées en visioconférence ou en conférence téléphonique via Microsoft Teams. Comme elle travaille avec une équipe basée sur la côte Est, elle est souvent connectée de six heures du matin à deux heures de l’après-midi. « Je dois me forcer à me lever et à bouger. Sinon, je reste assise à la même place toute la journée, pendant des heures d’affilée, et ce n’est pas sain. » Afin d’éviter de rester plusieurs jours sans sortir de chez elle, Krista a pris l’habitude de promener ses chiens, Millie et Liesel, chaque après-midi. Le fait de passer un petit moment dehors l’aide à se régénérer, et de nouvelles idées lui viennent grâce au mouvement.

Les membres de l’équipe de Kim étant disséminés à travers le pays, ils s’efforcent tous d’entretenir des liens à distance. Ainsi, ils ont créé un fil de discussion par SMS afin de favoriser les échanges informels, lequel leur sert notamment à se dire
« Bonjour » le matin ou à s’envoyer des photos et des messages amusants. Cela crée une ambiance très conviviale. « Nous avons souhaité que ce fil de discussion soit vraiment séparé de nos interactions liées au travail. » L’équipe consacre en outre les cinq premières minutes de chaque réunion à une conversation libre destinée à renforcer sa cohésion.

Le principal enseignement tiré de son expérience

« Je compatis avec les personnes qui vivent cette expérience pour la première fois – à temps complet. Ce n’est sans doute pas ce à quoi ils s’attendaient ! Lorsque je travaille chez mois pendant une longue période, je finis toujours par me sentir enfermée. Alors, je crée des petits rituels semblables à ceux que j’aurais pratiqués si j’avais pu me rendre au bureau. Ces jours-là, je me sens plus productive. »

Qu’ils soient rompus à cette pratique ou qu’ils l’aient récemment découverte, nos trois interlocuteurs ont prodigué les mêmes conseils à leurs collègues amenés à télétravailler : ils préconisent de mettre en place une routine, de prévoir des créneaux dédiés à la concentration, de faire un peu d’exercice et d’explorer des moyens de créer et d’entretenir des liens avec les collègues, mais aussi la famille et les amis. Pour la plupart d’entre nous, le télétravail exclusif n’est pas la situation idéale. Toutefois, lorsqu’il est pratiqué de manière temporaire, il peut permettre de prendre de bonnes habitudes qui seront conservées une fois la parenthèse close.

Laissez un commentaire

Histoires similaires

Crise du COVID-19 : accélérer le changement

Crise du COVID-19 : accélérer le changement

Ashoka crée du lien entre les entrepreneurs sociaux du monde entier. Durant la crise liée au COVID-19, cette organisation d’envergure internationale a elle aussi dû repenser ses méthodes de collaboration. À l’ère du changement, un nouvel état d’esprit doit se faire jour.

Collaboration à distance : les stratégies gagnantes

Collaboration à distance : les stratégies gagnantes

Le travail à distance nécessite un cadre plus formel que la collaboration en face à face.

Les six dimensions du bien-être : check-list du télétravail

Les six dimensions du bien-être : check-list du télétravail

Pour créer un environnement de travail favorisant la santé, l’engagement et la productivité des employés, il faut commencer par cerner leurs besoins et adapter les pratiques individuelles et collectives afin de trouver un nouvel équilibre.