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Groove peut désormais swinguer dans son nouvel espace funky

Comme la plus grande part du travail de l'équipe Groove implique une collaboration, la majeur partie du nouvel espace a été conçue pour la co-création et le brainstorming.

Pour beaucoup, les photocopieuses bruyantes, les sonneries de téléphones et les collègues bavards sont les symboles mêmes d’un espace de travail vivant. Mais même dans les secteurs, tels que la publicité et le marketing, où le brainstorming en groupe stimule les créatifs, les individus ne sont pas à l’abri d’une overdose de promiscuité et de bruit. Les créatifs ont également besoin de s’évader pour pouvoir se concentrer et recharger leurs batteries.

Lorsque Groove, agence de publicité et de marketing numérique à Baltimore, dans le Maryland, s’est trouvé trop à l’étroit dans son espace, son fondateur et P-DG Ethan Giffin a saisi cette occasion pour repenser l’environnement de travail de l’entreprise. Il a compris qu’une simple augmentation de superficie ne suffirait pas. En partenariat avec Steelcase et Hyperspace, concessionnaire à Baltimore, il a pris le temps d’étudier les besoins liés au développement de la structure, en les confrontant aux types d’espaces nécessaires à la réussite des employés. L’une des priorités était de créer un environnement professionnel attrayant, où son équipe pourrait prospérer et donner le meilleur d’elle-même.

Digital Agency Finds its Groove - 360 Magazine

 Plus de 900 m² de possibilités

Lorsqu’Ethan Giffin a visité pour la première fois un bâtiment industriel vide à proximité du quartier de Little Italy à Baltimore, il a été confronté à des murs en ruines et un sol sale, jonché de détritus. Mais au-delà, il a su entrevoir 930 m² de possibilités.

C’était en 2012 et Groove n’avait pas encore sept années d’existence. Ayant déjà déménagé trois fois, l’équipe était parfaitement au fait des pièges propres aux espaces inadaptés : des conversations noyées dans les bruits mécaniques trop forts, qui rendent les appels téléphoniques difficiles ; des espaces mal conçus qui génèrent de l’inconfort et empêchent toute concentration.

Il fallait que le nouvel espace soit différent.« Je savais qu’il nous fallait abandonner nos vieilles habitudes », affirme E. Giffin. « En passant en revue la culture de notre entreprise, je me suis rendu compte que le seul élément qui nous manquait, c’était un bâtiment, l’espace physique. Nous avons toujours récupéré l’espace de quelqu’un d’autre, en nous contentant de le repeindre. J’en suis venu à la conclusion qu’il nous fallait un espace propre, pour que nous puissions nous projeter vers un niveau de créativité supérieur. »

Dans le cadre de ces recherches, E. Giffin a visité le siège international de Steelcase, à Grand Rapids, dans le Michigan. Cette visite a radicalement transformé la vision du P-DG sur l’espace de travail. Après avoir constaté que les individus travaillaient efficacement en marchant
sur un tapis roulant ou dans des espaces de détente informels, il s’est aperçu que le travail ne devait plus être confiné dans un bureau ou une salle de conseil.

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L’espace a toute son importance

Inspiré par ces nouvelles découvertes, E. Giffin a abandonné les plans initiaux des compartiments qu’il avait envisagé d’installer, et les a remplacés par un plan d’étage qui répond à différents besoins de son équipe, dans divers types d’espaces.

Comme la plus grande part du travail de l’équipe Groove implique une collaboration, la majeure partie du nouvel espace a été conçue pour la co-création et le brainstorming. Surnommé la fosse , cet espace principal est ouvert et collaboratif, et réunit les membres de l’équipe.Les employés ont des bureaux personnels, mais ils ont également accès à une diversité d’espaces pour la collaboration et les tâches de concentration.

Par exemple, ils peuvent s’éclipser vers l’un des « repaires » de Groove, dans le loft du deuxième étage. Ouverts sur la fosse du niveau inférieur, ces repaires ressemblent à des salles à manger sans mur. Leur emplacement permet de prendre de la distance par rapport au groupe, sans être totalement coupé de lui. Les salles de conférences fermées offrent des portes de sortie supplémentaires pour les membres qui cherchent à travailler dans le calme et qui ne souhaitent pas être interrompus. Qu’ils aient besoin de passer un appel téléphonique, de revoir une évaluation des performances ou de respecter une échéance, les employés de Groove bénéficient de vastes enclaves, qui peuvent être réservées à l’avance ou utilisées de manière impromptue.

Le bar interne de Groove fournit non seulement des zones supplémentaires pour la collaboration, mais favorise également une atmosphère vivante au sein du bureau. Avec sa tireuse à bière, une scène équipée d’une boule à facettes et suffisamment de bois de récupération pour la construction d’une grange à la mode d’antan, le bar fait clairement savoir que l’équipe aime s’amuser. Groove offre également un déjeuner gratuit chaque vendredi, un « happy hour » le vendredi après-midi, après le travail, et organise régulièrement des soirées cinéma.

Groove respecte le principe de choix et de contrôle pour ses collaborateurs, en utilisant un système de gestion de la musique, qui permet de sélectionner le genre et le volume souhaités, dans sept zones du bâtiment. Par exemple, la fosse peut diffuser du rap, tandis que des airs de Beethoven se répandent dans le « repaire », mais le choix final revient à l’équipe. Le fait de laisser ce type de réglage au soin des employés souligne l’importance pour chacun de rechercher ce qui lui convient le plus en fonction de ses tâches.

« L’espace que nous occupons aujourd’hui a enrichi notre culture. Regardez l’enthousiasme de mon équipe et tout ce que nous pouvons entreprendre. Il ne serait pas exagéré de dire que cet espace est à l’origine de la consolidation de notre culture », affirme-t-il.

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Des bureaux privés en fonction du travail accompli

Pour E. Giffin, créer une diversité d’espaces impliquait de conserver un bureau traditionnel pour lui-même et pour Mack McGee, vice-président et directeur de Groove. Leur style de travail personnel, le caractère confidentiel de certains de leurs projets et les stratégies envisagées pour l’avenir expliquent leur souhait de se tenir à l’écart du groupe. Et les attentes des clients ont également motivé ce choix.

« Mes clients s’attendent à ce que j’ai un bureau traditionnel », fait remarquer E. Giffin. « J’ai besoin d’espace pour m’étaler et mon travail créatif est parfois confidentiel. J’ai quelquefois besoin de réfléchir seul et c’est aussi le cas pour Mack. »

Il a également décidé d’installer l’équipe de vente dans une pièce séparée et fermée, afin que les sonneries de téléphone et les discussions ne dérangent pas l’équipe créative qui se trouve dans la fosse au niveau inférieur. Bien que les employés de Groove utilisent très souvent les casques pour parvenir à une certaine intimité dans les espaces de groupe, l’expérience d’E. Giffin lui a appris que son équipe est la plus performante quand elle peut utiliser différents types d’espaces lorsqu’elle a besoin d’intimité, au lieu de toujours se reposer sur les casques.

J’ai finalement compris que le travail, ce n’est pas forcément un bureau avec un ordinateur et une unité centrale.

Ethan GriffinFondateur et P-DG de Groove

L’espace comme avantage et catalyseur

L’aventure de Groove a eu un tel impact sur le mode de travail des employés, que leur bureau est cité sur le site web comme l’un des avantages offerts par l’entreprise à ses salariés. Et disposer de « l’un des bureaux les plus géniaux de Baltimore » n’est pas uniquement bénéfique aux employés, c’est aussi un atout pour l’entreprise.

Selon E. Giffin, les meilleurs candidats décident souvent de s’engager avec Groove, parce qu’ils ont eu un coup de foudre pour l’environnement de travail. Il estime même que d’ici à quelques années, il n’aura plus besoin de s’appuyer sur des recruteurs pour embaucher des cadres moyens ou supérieurs.

Le P-DG a également observé un changement dans les résultats de l’entreprise, autre constat tout aussi encourageant. Leur ancien bureau ne représentait pas correctement la marque de Groove, c’est pourquoi l’entreprise faisait tout son possible pour déplacer les réunions d’affaires dans d’autres espaces et les détourner en échange d’e-mails ou en appels téléphoniques. Mais ce n’est plus le cas à présent.

« Nous recevons des clients et des prospects toutes les semaines. Le fait de faire venir des gens ici représente un mode de fonctionnement différent : nous créons une expérience aussi bien pour notre équipe, nos clients que nos prospects. Maintenant, il y a tellement d’allers et venues qu’il nous faut une réceptionniste ! Et mieux encore, quand nous attirons les clients à l’intérieur, ils signent dans 75 à 80 % des cas. Ils se disent que si nous accordons une telle importance à notre environnement de travail, nous serons certainement encore plus attentifs vis-à-vis de leur projet. Et ils ont raison ! »

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