Innovation

Le big data au service de l’espace de travail

En s’inspirant des utilisateurs et en appliquant les connaissances de la recherche Steelcase, Workplace Advisor et Steelcase Find améliorent les espaces de travail.

« Les managers, lorsqu’ils parcourent leurs bureaux, seretrouvent face à des espaces vides. Et pourtant, les salariés disent ne pas trouver d’endroits adéquats pour faire leur travail».

Jim KeanePDG Steelcase

La plupart d’entre nous s’accorderont pour dire que les bureaux du passé, destinés à contenir le plus de postes de travail possibles dans un même espace, n’étaient pas centrés sur l’humain. L’agencement circulaire et les rangées de bureaux sont peut-être faciles à gérer, mais elles ne peuvent pas accompagner les multiples modes de travail d’aujourd’hui. Les entreprises savent que l’innovation est inhérente à la croissance et qu’elle passe par un travail créatif. Les fluctuations du processus créatif et le besoin des équipes Agile d’élaborer de nouvelles idées et solutions requièrent une gamme d’espaces à même de prendre en charge différents modes de travail et de donner aux salariés le choix et le contrôle de leur environnement.

« Les managers, lorsqu’ils parcourent leurs bureaux, se retrouvent face à des espaces vides. Et pourtant, les salariés disent ne pas trouver d’endroits adéquats pour faire leur travail : des espaces de rencontre, des espaces collaboratifs pour travailler sur des problèmes difficiles pendant de longues périodes, ou des espaces privés pour la concentration. Comment est-ce possible ? C’est comme entrer dans un parking très fréquenté en sachant qu’il y a une place de libre mais on ne sait pas où », déclare Jim Keane, PDG de Steelcase.

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C’est le défi que les designers de Steelcase ont décidé de relever à l’aide du portefeuille de solutions de mesure de l’espace de Steelcase, qui inclut Workplace Advisor et Steelcase Find. Workplace Advisor, disponible dès maintenant, aide les entreprises à mieux comprendre leurs espaces de travail pour en créer de meilleurs. Steelcase Find, une application mobile qui aide les employés à trouver les espaces de travail et les collègues dont ils ont besoin, viendra bientôt le rejoindre.

« Nous utilisons la technologie, le big data et les connaissances de l’environnement de travail pour aider les entreprises à créer des espaces centrés sur l’humain qui répondent non seulement aux modes de travail actuels, mais aussi aux besoins et à l’expérience des employés », explique Jim Keane. « Workplace Advisor fournit à l’entreprise des données et des idées pour penser l’espace de manière holistique, et créer des espaces de travail intelligents et connectés. Il donnera également des informations à Steelcase Find pour faciliter la communication entre eux et leur indiquer les meilleurs espaces où travailler. Ils passeront ainsi moins de temps à chercher et plus de temps à échanger et à collaborer. »

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Il suffira de taper sur son smartphone pour localiser des collègues et un espace de travail approprié.

Comme un Fitbit pour le bureau

Workplace Advisor a été conçu sur la plate-forme Microsoft Azure IoT et utilise des capteurs et des passerelles stratégiquement placés pour suivre l’utilisation précise de l’espace en temps réel, en identifiant les salles ouvertes et les salles réservées mais vides. Des capteurs dernière génération, situés précisément dans chaque espace de travail, permettent à Workplace Advisor d’atteindre une grande précision. En outre, des algorithmes propriétaires appliquent les connaissances approfondies de Steelcase sur le travail, les employés et l’espace de travail pour extraire le sens des données et les afficher dans une interface utilisateur intuitive en temps réel.

«Nous utilisons la technologie, le big data et les données sur l’environnement de travail pour aider les entreprises à créer des espaces de travail centrés sur l’humain. »

Jim KeanePDG Steelcase

Les informations recueillies grâce à Workplace Advisor sont souvent surprenantes. Jenny Carroll, designer pour l’interaction utilisateur, explique que la plupart des entreprises ignorent comment leur espace est réellement utilisé. Elle a aussi remarqué qu’en général, 46 % de l’espace reste inutilisé. « Le travail évolue si vite que vous ne pouvez pas vraiment attribuer une utilisation précise à une salle donnée. Les employés utilisent des salles de conférences pour des appels téléphoniques. Les groupes collaborent dans des espaces lounge ouverts. Certaines personnes se promènent en parlant au téléphone. Avoir des données en temps réel sur votre environnement de travail vous aide à comprendre les comportements des utilisateurs, comment les individus travaillent et comment l’espace peut les aider. Workplace Advisor est comme un Fitbit pour le bureau. »

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Un service de conciergerie personnel pour votre espace de travail

Steelcase Find (outil utilisateur bientôt disponible) est une application mobile qui fonctionne comme une conciergerie sur l’espace de travail, en exploitant les informations de Workplace Advisor. Il permettra aux utilisateurs de trouver facilement les meilleurs environnements où travailler en fonction du type d’espace dont ils ont besoin, du nombre de personnes participant à une réunion, de la technologie et des outils requis et des équipements disponibles.

Steelcase Find évoluera (l’application et Workplace Advisor sont proposés via un modèle de mise à jour continu couramment utilisé avec les produits et services logiciels) pour s’intégrer à Microsoft Outlook et Steelcase Room Wizard, le système de réservation de salles. L’application synchronisera les calendriers personnels avec l’espace de travail, pour que les employés puissent rapidement trouver des collègues et réserver des espaces. Plus la peine de perdre son temps à rechercher un espace ou à se demander si une salle de réunion vide est disponible. Il suffira de taper sur son smartphone pour trouver des collègues et un espace approprié.

Workplace Advisor fournit à la fois des données en temps réel pour la gestion continue de l’espace de travail et une étude de mesure de l’espace sur une période de temps déterminée, généralement d’un à trois mois. Il convertit les données en une utilisation de l’espace de travail grâce aux retours d’expérience des employés pour créer une analyse complète de l’environnement, ce qui peut être un outil précieux avant ou après une dépense en capital.

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Un design fondé sur les données

Workplace Advisor a été testé en bêta auprès de vingt entreprises, de compagnies d’assurances et financières à des bureaux d’études et cabinets d’avocats. Le bureau de DLR Group à Los Angeles a testé Workplace Advisor pendant plus d’un an. Alison Marik Zeno, responsable des espaces de travail au sein de DLR, affirme que même avec l’expérience et l’expertise de l’entreprise, qui compte 150 personnes, « nous voulions davantage de design fondé sur des données probantes ».

Par exemple, DLR dispose de quatre grandes salles de conférences : même surface, même technologie et mêmes tableaux blancs. Deux sont des salles traditionnelles, et deux proposent des postures alternatives avec des sièges lounge et des surfaces de travail debout. « Nous avons cru que les salles de conférences qui offraient des postures alternatives étaient plus populaires. Workplace Advisor nous a démontré, par les faits, qu’elles étaient utilisées 64 % du temps, contre 30 % pour les espaces plus traditionnels ; elles sont donc utilisées deux fois plus.»

Les données recueillies en phase de bêta test fournissent déjà des informations sur l’utilisation de l’espace selon les secteurs et les individus. Par exemple, les employés des entreprises financières utilisent davantage leur espace de travail (65 %) que les agences de design ou de publicité (40-50 %)—cela dépend peut-être de la nature du travail ou du fait que les équipes créatives ont besoin d’espaces différents de ceux d’aujourd’hui. Autre information : l’ajout de bureaux à hauteur réglable augmente l’utilisation d’une salle, quel que soit le secteur.

«Il s’agit de rendre l’entreprise plus agile, résiliente et réactive. Le bon environnement de travail peut changer les mentalités, stimuler l’engagement des employés et favoriser la créativité»

Jim Keane PDG Steelcase

Privé, sécurisé, intelligent et connecté

Les clients qui utilisent Workplace Advisor et Steelcase Find possèdent et contrôlent leurs données. « La plate-forme Microsoft Azure IoT garantit un niveau de sécurité et de confidentialité très élevé. Les données appartiennent au client et nous assurons souveraineté et confidentialité », explique Sam George, directeur d’Azure IoT, Microsoft. « La plate-forme Microsoft offre une évolutivité et une protection de pointe des données client sur le cloud. »

L’outil de suivi de localisation personnelle de Steelcase Find offre un choix opt-in, de façon à ce que les utilisateurs puissent l’activer ou le désactiver en fonction de leurs préférences. « Si vous recherchez un restaurant à proximité sur votre appareil mobile, c’est comme si vous laissiez une application connaître votre emplacement », fait remarquer Carroll. « Tout le monde ne l’utilise pas mais elle facilite la recherche. »

Faire la différence

Nombre des interventions qui améliorent l’espace sous-utilisé et aident à transformer un bureau axé sur les processus en un espace de travail intelligent et connecté ne sont pas très coûteuses. « Il s’agit souvent d’un changement d’utilisation de l’espace, ou l’ajout d’un film sur un mur vitré pour améliorer l’intimité, ou simplement un réagencement du mobilier qui peut modifier les comportements », explique Carroll. « Mais de petits changements peuvent faire une grande différence pour les personnes travaillant dans ces espaces.»

« Il s’agit de rendre l’entreprise plus agile, résiliente et réactive. Le bon environnement de travail peut changer les mentalités, stimuler l’engagement des employés et favoriser la créativité », explique Jim Keane. « Le big data, les nouvelles technologies et les connaissances acquises au fil du temps sur le travail et l’espace de travail peuvent faire une énorme différence. »

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