Études de cas

Outils connectés : les clés de la transformation

Comment la technologie et les données ont transformé la culture d’une entreprise

Le port de Boston est un véritable eldorado pour les jeunes cadres dynamiques. Rénové en 2010 afin d’attirer les entreprises, il accueille divers acteurs des nouvelles technologies, de l’industrie pharmaceutique et de la finance, qui se disputent les 150 000 étudiants élisant domicile dans la cité côtière chaque année. Avec son taux de chômage exceptionnellement bas (2,9 %), Boston reflète à son échelle un problème commun à nombre d’organisations à travers le monde : la difficulté à séduire et à retenir les employés les plus performants.

Désireuse d’amorcer une nouvelle phase de croissance, PTC, une entreprise fournissant des technologies de pointe à des industriels, a décidé de tout mettre en œuvre pour recruter les meilleurs talents. Situé à Needham (Massachusetts), à 45 minutes de Boston, son ancien siège peinait à attirer des candidats peu enclins à quitter la ville ou à perdre du temps dans les transports.

PTC a cherché à développer une culture plus collaborative, flexible, ouverte, dynamique et innovante.

À l’image de la ville de Boston, divisée en plusieurs zones, le nouveau site se compose de différents « quartiers ».

Une vaste palette d’espaces (cafés,
« ruches », petites enclaves...) offrent de nouvelles possibilités d’échanger ou de s’isoler.

En outre, les box traditionnels cloisonnaient les activités, bridant la créativité, le travail d’équipe et, à terme, l’innovation. Dans le cadre de son initiative PTC 2020, l’entreprise a ainsi cherché à développer une culture plus collaborative, flexible, ouverte, dynamique et innovante. L’installation sur le port de Boston représente une étape clé de ce projet de transformation censé stimuler la collaboration et l’innovation. Autre changement majeur : les bureaux privés et les postes attitrés ont laissé place à un espace entièrement consacré au flex office.

« Quand nous avons annoncé le changement aux employés, c’était comme si le ciel leur tombait sur la tête, se souvient John Civello, VP Ressources immobilières et espaces de travail. Il faut dire que les open spaces ont mauvaise réputation, car certaines entreprises en font un usage contre-productif. C’est pourquoi nous avons longuement réfléchi à la façon de procéder. Et aujourd’hui, nos employés ne reviendraient en arrière pour rien au monde. Cette transition a vraiment accéléré notre changement de culture. »

« Ces outils changent la donne, car ils nous livrent des informations en temps réel. Nous prenons donc nos décisions chiffres à l’appui. »

John CivelloVP Ressources immobilières et espace de travail, PTC

Le grand déménagement

L’entreprise est passée de 30 000 m² en périphérie de Boston à environ 18 500 m² répartis sur sept étages dans une tour portant son nom. De nouveaux outils lui ont permis de déployer une stratégie de travail mobile :

Nouveaux outils de gestion de l’espace – Jusqu’à présent, PTC ne disposait d’aucune donnée concrète sur l’utilisation de l’espace, hormis les comptages effectués périodiquement par des stagiaires. Or, les nouveaux locaux étant moins spacieux, il était indispensable pour l’entreprise de collecter des informations précises afin de pouvoir procéder rapidement aux changements nécessaires.

Nouveaux outils d’orientation – Dans leurs anciens locaux, les employés de PTC n’avaient aucun moyen de savoir si une salle était réservée ni de trouver rapidement un endroit où se réunir. Aujourd’hui, la nouvelle stratégie spatiale leur permet d’identifier rapidement les espaces disponibles.

Nouveaux outils de collaboration – PTC entendait réduire le nombre de réunions programmées au profit d’échanges plus spontanés permettant de résoudre rapidement des problèmes. Il lui fallait donc des outils de collaboration facilement accessibles ainsi que des systèmes de réservation de salles adaptés.

Chaque étage est équipé de deux affichages Live Map, qui renseignent les employés en temps réel sur la disponibilité des espaces.

Grâce aux outils Smart + Connected de Steelcase, PTC a pu optimiser la gestion de l’espace, l’orientation et la collaboration au sein du bâtiment.

Des solutions technologiques intégrées ont aidé les collaborateurs et les managers à trouver leurs marques au sein de leur nouvel environnement.

L’entreprise a fait appel au cabinet d’architectes Margulies Perruzzi pour concevoir son nouveau siège social. Steelcase et son concessionnaire Red Thread les ont aidés à mettre en œuvre une solution globale intégrant le mobilier et la technologie. Grâce aux outils Smart + Connected de Steelcase, PTC a pu optimiser la gestion de l’espace, l’orientation et la collaboration au sein du bâtiment.

À l’image de la ville de Boston, divisée en plusieurs zones, le nouveau site se compose de différents « quartiers ». Ces derniers comprennent 750 postes pour 1 000 employés, et une vaste palette d’espaces (cafés, ruches, petites enclaves…) offrant de nouvelles possibilités d’échanger ou de s’isoler.

Les outils collaboratifs faciles d’accès et les systèmes de réservation de salles tels que RoomWizard favorisent les échanges spontanés et facilitent la résolution rapide des problèmes.

Assurer la transition

PTC a préparé son déménagement pendant 18 mois. L’entreprise a subventionné les transports en commun pour ses employés et créé un espace pilote permettant d’expérimenter le flex office. Lors du déménagement, en janvier 2019, des solutions technologiques intégrées ont aidé les collaborateurs et les managers à trouver leurs marques au sein de leur nouvel environnement.

Chaque étage est équipé de deux affichages Live Map, qui renseignent les employés en temps réel sur la disponibilité des espaces. Avec plus de 150 systèmes RoomWizard répartis à travers les locaux, il est possible de réserver des espaces à tout moment et de connaître le statut des salles voisines grâce à un témoin lumineux rouge ou vert. Ces outils sont en outre très intuitifs et faciles à utiliser.

Tom Salvoni, directeur de l’infrastructure et de l’architecture, se connecte à l’application Steelcase Find tous les jours. « Je n’ai pas besoin d’être devant mon ordinateur pour réserver une salle, je peux le faire directement sur mon iPhone. Et si je dois prévoir une réunion à la dernière minute, il me suffit d’utiliser l’une des interfaces RoomWizard – la réservation est instantanée ! »

Plus de 1 400 capteurs Steelcase Workplace Advisor alimentent un tableau de bord que l’équipe de John Civello analyse au quotidien. « Ces outils changent vraiment la donne, soutient John Civello. Dans les entreprises, on se contente souvent d’approximations lorsqu’il s’agit de gérer les ressources immobilières. Or ces données nous livrent des informations en temps réel, que nous pouvons analyser et compiler dans des rapports. Nous prenons donc nos décisions chiffres à l’appui. » Désormais, lorsque les employés se plaignent d’un dysfonctionnement auprès de l’équipe de John Civello, celle-ci peut aborder la discussion en toute connaissance de cause.

À l’image de la ville de Boston, divisée en plusieurs zones, le nouveau site se compose de différents « quartiers ».

« Les données fournies par Workplace Advisor ont déjà permis aux services généraux d’optimiser l’occupation de l’espace. »

Une solution sûre et intégrée

Les données collectées par Workplace Advisor alimentent à la fois Steelcase Live Map, l’application Steelcase Find et RoomWizard, offrant une expérience utilisateur optimale. Acteur de premier plan dans le secteur des nouvelles technologies, PTC sait combien la simplicité est importante. « Avec des outils trop complexes, nos employés seraient perdus. Nous voulions une suite intégrée de solutions montrant clairement comment interagir avec l’espace », indique Abbas Faiq, directeur des systèmes d’information.

Et de souligner sa confiance dans la sécurité des outils et des données : « Nous avons analysé tous les aspects de la gestion et du stockage des données afin de savoir qui les contrôlerait et qui y aurait accès. Nous estimons que le niveau de sécurité est optimal, et c’est ce qui nous importe avant tout. »

De la théorie à la pratique

Sept mois après le déménagement, les employés de PTC ont investi leur nouvel espace. « Ils s’y sentent tout à fait à l’aise, alors qu’au début, ils étaient très réticents, déclare Diane Young, VP Ressources humaines. Ils communiquent beaucoup plus qu’avant avec leurs collègues et leurs managers. »

Les données fournies par Workplace Advisor ont déjà permis aux services généraux d’optimiser l’occupation de l’espace. Ainsi, lorsqu’une équipe s’est plainte de manquer de place, il a été démontré que les individus avaient tendance à laisser leurs effets personnels sur les bureaux. Il a suffi de faire évoluer les habitudes pour résoudre le problème. Dans un autre cas, il s’est avéré que le nombre insuffisant de salles était en réalité lié aux « réunions fantômes » : les collaborateurs réservaient des espaces qu’ils n’utilisaient pas. Grâce aux nouvelles fonctionnalités de Workplace Advisor, les salles peuvent être bloquées et débloquées automatiquement : lorsqu’elles restent vides, elle sont libérées au bout d’un laps de temps donné, et à l’inverse, elles passent en mode « réservé » dès qu’un employé passe la porte.

« Ce projet est un réel succès, se réjouit John Civello. Les retours des collaborateurs sont extrêmement positifs. Ils apprécient tout particulièrement les volumes et la lumière naturelle. Nous sommes également mieux perçus par les candidats au recrutement, et les clients qui ont eu l’occasion d’utiliser notre espace sont conquis. Tous ces éléments plaident en faveur de notre stratégie, dont je suis un fervent défenseur. J’aimerais d’ailleurs l’étendre à l’ensemble de nos sites à travers le monde. »

 

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