Comment favoriser le travail en équipe pour qu’il soit le plus efficace possible ? C’est la question que s’est posée la direction d’Arval. La société s’est dotée d’une nouvelle structure organisationnelle où le travail en petites équipes occupe une place centrale. Les espaces de travail ont suivi cette restructuration et ont été entièrement remodelés.

Arval est une société de location longue durée de voitures pour les entreprises qui gère un parc de 623 000 véhicules dans le monde entier. Depuis sa création en 1989, la société a connu une croissance soutenue et compte aujourd’hui parmi les cinq plus grandes sociétés de leasing de voitures aux Pays-Bas. Actuellement, les 200 collaborateurs aux Pays-Bas gèrent un peu plus de 27 000 voitures.

Un nouveau site

Jusqu’à présent, ces personnes travaillaient dans des services séparés structurés autour de la vente, l’achat et l’administration. Lorsque la société a emménagé dans ses nouveaux locaux dans la zone d’activités de Meerpaal à Houten, l’occasion s’est présentée d’organiser l’espace en fonction des spécificités des méthodes de travail chez Arval.

Des équipes multidisciplinaires

Chaque client a un seul interlocuteur. Cet interlocuteur est soutenu par une équipe complète de spécialistes appelée « account team ». Chaque account team est composé de 12 collaborateurs aux fonctions spécifiques, des responsables des services extérieurs et des achats jusqu’aux secrétaires et responsables techniques. Cette organisation est basée sur l’idée que le client doit bénéficier d’un contact privilégié. L’aménagement de l’environnement de travail autour de ces équipes était une priorité et devait soutenir le style de travail et la mobilité de chacun des collaborateurs. Il fallait trouver une solution pour le travail collaboratif qui permettait d’intégrer l’ensemble des fonctions et des tâches dédiées à l’équipe, tout en respectant le degré d’intimité nécessaire à chaque collaborateur pour le travail individuel.

Les collaborateurs passent de plus en plus de temps à l’extérieur de l’entreprise, en voyages, en réunions avec les clients ou les fournisseurs, pour travailler à domicile ou dans des espaces publics, en même temps que le bureau devient un espace de travail collaboratif. De nos jours, les processus de travail intellectuel sont complexes et nécessitent beaucoup de concentration, non plus d’une seule personne, mais de toute une équipe.

Des espaces de travail performants

L’aménagement des espaces est le résultat d’une collaboration étroite entre Steelcase et le bureau d’architectes Spring. Ce dernier a développé un concept d’espaces de travail en îlots flexibles. Steelcase a étayé le processus de conception avec des configurations pilotes permettant de visualiser et de perfectionner le concept mais a également apporté son savoir- faire et son expérience en matière d’ergonomie, de solutions mobiles, d’analyse des besoins en rangement et de conception des postes de travail.

“Nous avons radicalement changé la structure de l’organisation qui est composée d’équipes ayant des compétences différentes. Il était primordial pour nous de créer des espaces de travail où ce type de collaboration aboutissait au meilleur résultat possible.”

Stephan PeelenGestionnaire des installations chez Arval

Le personnel d’Arval a été associé au processus de conception par le biais d’un certain nombre d’ateliers, permettant de dresser un état des lieux des besoins et souhaits de chacun. En collaboration avec Arval, Steelcase et Spring ont défini l’esthétique qui exprime le mieux la culture et l’image de marque de l’entreprise. L’intérieur est spacieux, lumineux, avec beaucoup de verre, de bois aux tons clairs, des couleurs vives et un design surprenant. L’espace est ouvert et accueillant. Stephan Peelen, responsable projets aménagements et equipements, nous confirme : « La nouvelle architecture de l’espace est en parfait accord avec la philosophie de notre entreprise. Steelcase a su traduire nos pensées. ».

Un espace de restauration invitant

L’espace restaurant doit remplir plusieurs fonctions: cantine pour les repas de midi, espace pour les échanges informels, espace de réunion pour le personnel. Pour répondre à ces différents besoins, la flexibilité de l’espace est un élément déterminant dans la conception. Il est important de disposer d’un espace bien adapté au travail collaboratif, mais il est tout aussi important de pouvoir s’isoler pour les tâches de concentration. La mobilité des équipements et la diversité des configurations permettent d’adapter l’espace à la nouvelle situation. De même, une paroi coulissante de 9 mètres de long augmente encore la flexibilité de l’espace. La salle de réunion est adjacente à l’espace restaurant dont elle est séparée par une cloison normalement fermée. En cas de besoin, la salle de réunion peut être intégrée à l’espace restaurant pour former un grand espace offrant de la place à l’ensemble du personnel, soit environ 200 personnes.

Des postes de travail flexibles

Pour l’aménagement des postes de travail, le choix s’est porté sur des plans de travail Tenaro réglables en hauteur. Flexibles et polyvalents, les bureaux système Tenaro se prêtent idéalement pour concevoir des postes de travail sur mesure. Ils sont faciles à reconfigurer et répondent donc parfaitement aux formes de travail pratiquées chez Arval.

Tous les équipements nécessaires au poste de travail sont intégrés : un ou deux moniteurs par poste, un écran de séparation pour l’intimité de l’espace de travail, des bacs à courrier. L’éclairage est également intégré au poste de travail sous forme d’un luminaire Régent au-dessus du plan de travail, fournissant à la fois un éclairage direct et indirect. La gestion des câbles se fait par deux colonnes posées au centre des îlots pour les connexions BT et TBT.

Pour les sièges de travail, on a opté pour le siège Please de Steelcase. Ce siège très ergonomique se distingue d’autres sièges de bureau par son dossier en deux parties. Des tests avec des utilisateurs ont démontré que ce type de dossier augmente sensiblement le confort d’assise.

Notre méthodologie pour créer des espaces de travail performants

L’espace de travail a une importance stratégique. Transformer un espace de travail traditionnel en environnement de travail moderne, efficace et source d’inspiration n’est pas une sinécure. Pour atteindre ce but, Steelcase procède en quatre étapes. A partir d’objectifs clairement définis et mesurables, nos conseillers étudient et analysent la manière de travailler dans l’entreprise.

Maximiser la performance de l’espace

• La conception multifonctionnelle du restaurant (repas, discussions informelles et réunions du personnel) crée une meilleure utilisation de l’espace.

Améliorer l’efficacité des collaborateurs

• Un lieu de travail développé spécifiquement pour des équipes multidisciplinaires.
• Les équipes travaillent en étroite collaboration et obtiennent plus vite des résultats.

Utiliser l’espace comme source de motivation

• L’aménagement exprime le mieux la culture et l’image de marque de l’entreprise.
• Le nouveau design s’intègre parfaitement avec la philosophie d’entreprise.