Espaces informels

A nouveau ensemble : l’avenir des espaces partagés au bureau

Cet article fait partie de notre série de mises à jour du guide Steelcase
« Prochaines étapes : l’espace de travail
post-COVID. »

Pourquoi sommes-nous nostalgiques du bureau ? Aurons-nous plaisir à y
retourner ?

Prendre un café avec des collègues, se réunir dans un espace confortable pour partager des idées sur un tableau blanc, des post-it ou des écrans numériques : autant d’activités qui font naître une énergie collective et fédèrent les individus dans un but commun.

Si certaines tâches peuvent être efficacement menées à bien à distance et par visioconférence, il n’en va pas de même pour les processus génératifs visant à faire émerger des idées nouvelles et à résoudre des problèmes complexes. Nous sommes privés de l’expérience humaine du travail en commun, en face à face, dans des espaces spécialement conçus pour encourager la créativité, l’agilité et l’innovation nécessaires à la productivité et l’évolution des entreprises.

Il ne fait aucun doute que les interactions sociales fondent la confiance et nouent des liens étroits. Cependant, notre capacité à travailler à distance repose sur les relations construites au fil du temps, au gré des échanges spontanés et des conversations libres dans un environnement propice. Les espaces partagés informels qui permettaient de se retrouver, de collaborer, de se concentrer et de se régénérer amélioraient notre rapport au travail avant l’apparition du COVID-19.

Lorsque nous y retournerons, ces espaces que nous aimons disparaîtront-ils pour des raisons de sécurité ? Ou seront-ils amenés à changer ?

Après plusieurs mois de travail à distance, la motivation à retourner au bureau repose essentiellement sur la réintégration d’un groupe, les interactions sociales et la collaboration en personne. C’est pourquoi nous conserverons un large éventail de solutions dédiées à cela. Leur présence sera dorénavant encore plus précieuse, mais elles devront évoluer, à court et à long terme, pour répondre aux nouvelles exigences de l’espace de travail post-COVID.

À l’ère post-COVID, l’espace de travail aura pour principale mission de rassembler les équipes pour socialiser et collaborer.

Les espaces partagés qui permettront de mener à bien cette mission sont également source de réconfort et d’énergie au sein de l’environnement de travail. Nous aurons toujours envie de nous y réunir, dans des configurations inspirées du résidentiel, plus confortables, mais également favorables à notre performance. Le mobilier accueillant, les matériaux de qualité, les finitions soignées qui les rendent si agréables devront cependant être désormais conformes aux règles en matière de sécurité. Les nouveaux espaces partagés devront évoluer pour garantir la distanciation physique et le respect des protocoles de nettoyage nécessaires. En plus d’améliorer la productivité, ils devront permettre à chacun d’être et de se sentir en sécurité.

Nous nous efforçons de trouver le juste milieu entre confort et sécurité.

Il ne s’agit pas simplement d’assurer le sentiment de sécurité psychologique qui favorise des interactions sociales fructueuses, mais également de respecter la distanciation physique et les dispositions requises sur le plan sanitaire. Dans le même temps, les espaces partagés doivent être plus performants que jamais : nous avons donc mis au point les stratégies d’aménagement suivantes pour de meilleurs résultats.

Principes de performance

Avant la crise du COVID-19, nos travaux de recherche ont donné lieu à une série de principes de performance destinés à guider la conception des espaces partagés, espaces de détente et de productivité. Ces principes demeurent aujourd’hui des bases essentielles, mais présentent de nouveaux défis, que nous pouvons relever en axant notre approche sur la densité, le positionnement et la séparation :

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Proximité

La proximité va de pair avec la densité : il s’agit de l’une des principales difficultés posées par les espaces partagés. La proximité entre les individus doit désormais prendre en compte les critères de distanciation physique. La proximité entre les individus et la technologie ou les outils de réunion en open spaces doit répondre aux conditions applicables aux espaces fermés tout en incluant des participants à distance. Enfin, la proximité entre les éléments de mobilier doit prendre en compte la densité et les aménagements, à la lumière des nouvelles normes et favoriser les comportements de distanciation.

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Intimité

L’intimité, sur le plan acoustique, visuel, informationnel et spatial, demeure essentielle pour que les espaces partagés actuels demeurent productifs. Toutes ces dimensions participent à l’émergence du sentiment de bien-être émotionnel et de sécurité permettant à tous de partager leurs idées et leur travail. L’intimité spatiale revêt cependant une importance accrue compte tenu des exigences de sécurité. La mise en place d’écrans ou de séparations supplémentaires permet non seulement aux utilisateurs de s’approprier les espaces, mais également de se protéger des autres personnes travaillant dans les zones adjacentes ou se déplaçant à proximité.

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Posture

La variété des postures proposées – assise, hauteur bar, lounge, perchée, debout – permet de passer plus efficacement d’un mode de travail à un autre et contribue à la santé et au bien-être des collaborateurs. Une vaste palette de sièges offre davantage de flexibilité pour ajuster les distances et modifier le positionnement du mobilier selon les besoins.

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Personnalité

L’esthétique des espaces partagés inspire souvent leur aménagement, car elle contribue à définir la marque et la culture d’une organisation. Ce lien avec l’identité de l’entreprise est un moteur pour les employés. Tandis que la recherche se poursuit sur la contamination par les surfaces, la pandémie nous a conduits à nous focaliser sur l’entretien des tissus et des finitions, inspirés du résidentiel, dans les espaces partagés.

Bien-être

Le design des espaces partagés peut également améliorer le bien-être des employés. Il peut en faire des espaces où l’on se sent bien. La diversité des postures proposées favorise la collaboration active ou les conversations informelles, en réduisant le stress physique qui nuit à la productivité. Les murs végétalisés ainsi que les matériaux, les motifs et les coloris naturels introduisent des éléments de biophilie qui améliorent la santé et le bien-être, par la qualité de l’air et les effets apaisants de la nature. La recherche montre en outre que l’accès aux extérieurs est non seulement bénéfique pour notre esprit, mais qu’il est également plus sain que le travail exclusivement cantonné aux environnements intérieurs. L’exploitation de ces espaces pour créer des zones dédiées à la socialisation et à la collaboration offre un plus large choix d’environnements sains.

À l’avenir, les bureaux deviendront un outil essentiel aux yeux des entreprises pour demeurer compétitives en favorisant l’innovation et la croissance ; un objectif qui ne peut être atteint que dans le cadre d’une collaboration efficace, en face à face, entre les individus. Il convient par ailleurs de rassurer les employés quant à leur sécurité lors de leur retour au bureau et de leur proposer des environnements sources d’inspiration, propices à leur bien-être physique, cognitif et émotionnel. Le bureau se doit d’être un lieu où ils ont envie de se rendre, plutôt que d’y être contraints, un lieu qui réponde à leur besoin inné de lien social, de sens et de cohésion. Un lieu qu’ils aiment.

Défis en matière d’aménagement

En analysant les nouveaux défis relatifs à la création d’environnements de travail plus sûrs à l’ère du COVID-19, nous avons identifié les trois axes suivants : distanciation physique, flux de circulation et contexte spatial. Pour répondre à l’évolution des recommandations en matière de sécurité dans les espaces partagés, il est impératif de comprendre les notions de distanciation et de densité, ainsi que leur implication pour les flux de circulation dans un contexte spatial existant.

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Distanciation physique

Imaginons une sphère de 2 m de diamètre entourant chaque personne dans les environnements statiques et dynamiques. Pour conserver une distance de 2 m entre tous les individus, chacun doit être attentif à sa propre sphère et à ses interactions avec celles des autres lors des réunions dans des espaces partagés ou lors de ses déplacements. La disposition du mobilier doit permettre une distanciation suffisante pour respecter les sphères individuelles.

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Flux de circulation

Imaginons des flux de circulation sur des axes primaires, empruntés par tous, et secondaires, empruntés par les occupants d’une zone donnée. La circulation de chacun doit être possible tout en respectant les sphères individuelles. Pour une circulation sécurisée à l’intérieur et autour des espaces partagés, il convient de prévoir une largeur suffisante, un fléchage du sens de circulation ou des protections supplémentaires.

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Contexte spatial

Chaque espace est différent. Il est nécessaire de comprendre le vôtre pour adapter et repenser les espaces partagés de sorte à mettre en place les mesures de distanciation physique et les flux de circulation. La configuration repose-t-elle sur des espaces fermés avec des murs fixes, du mobilier statique, des points d’entrée et de sortie restreints, une circulation d’air limitée, ou au contraire sur des espaces ouverts plus flexibles et ventilés ? Ces espaces sont-ils densément occupés ? Les axes de circulation sont-ils étroits, s’inscrivent-ils dans des espaces ouverts ou sont-ils délimités par des portes et des couloirs ? Quels ajustements sont nécessaires pour offrir l’espace ou les protections adéquats ?


L’exemple suivant présentant un scénario pré-COVID et un scénario post-COVID illustre ces défis, à la fois pour une salle de réunion fermée et un café en open space :

Exemple 1
Espace fermé : réunion formelle

Avant : scénario pré-COVID

Superficie : 8 x 5 ; 40 m²

Capacité : 10

Contexte spatial : les murs et entrées fixes dans un lieu fermé limitent l’espace disponible pour assurer la distanciation physique adéquate et des flux de circulation sécurisés, notamment pour le travail créatif.

Après : scénario post-COVID 1

Capacité : 6

Idées d’aménagement : réduire la densité en supprimant des sièges et en ordonnant les accessoires ainsi que les rangements partagés. Définir une installation échelonnée et un flux de circulation à sens unique pour sécuriser l’entrée et la sortie. Envisager l’ajout d’écrans et de protections pour limiter l’exposition. Installer une signalisation et des stations de désinfection pour encourager les bonnes pratiques.

Scénario post-COVID 2

Capacité : 4

Idées d’aménagement : réduire la densité en supprimant des sièges et en remplaçant la table de réunion partagée par des tables individuelles. Mettre en place un sens de circulation clair en plaçant l’entrée au centre. Définir une installation échelonnée et des flux de circulation pour sécuriser l’entrée et la sortie, ainsi qu’un circuit d’accès aux tableaux blancs pour la collaboration debout et le travail créatif.

Exemple 2:
Open space : café

Scénario pré-COVID

Superficie : 8 x 8 ; 64 m²

Capacité : 20

Contexte spatial : les configurations en open space offrent davantage de flexibilité pour mettre en place une distanciation physique adéquate et des flux de circulation sécurisés.

Scénario post-COVID 1

Capacité : 10

Idées d’aménagement : réduire la densité en supprimant des sièges, en installant des tables individuelles et en ordonnant les accessoires ainsi que les rangements partagés. Définir des flux de circulation à sens unique pour accéder facilement à chaque siège et éviter les interactions en face à face. Envisager l’ajout d’écrans et d’éléments de biophilie afin de limiter l’exposition et favoriser le bien-être émotionnel. Installer une signalisation ainsi que des stations de désinfection et mettre en place des plannings échelonnés pour encourager les bonnes pratiques. Utiliser la technologie pour indiquer le niveau d’occupation et les places libres.

Scénario post-COVID 2

Capacité : 10

Idées d’aménagement : organiser les sièges par petits groupes pour réduire la densité. Mettre en place des sièges individuels. Définir un flux de circulation à sens unique pour l’entrée et la sortie.

Idées d’aménagement : stratégies clés

Les trois stratégies clés qui suivent sont des outils qui peuvent être utilisés pour résoudre ces défis en matière d’aménagement :

Densité
Réduire le nombre d’individus réunis dans un espace, afin de respecter la distanciation physique de 2 m requise.

Positionnement
Changer l’organisation du mobilier pour maximiser la distance et limiter les orientations en face à face.

Séparation
Ajouter des écrans ou des panneaux pour créer des limites et des barrières entre les individus, les espaces et les flux de circulation.

Ces stratégies doivent être combinées entre elles et associées aux principes de performance pour répondre aux défis d’aménagement et créer des espaces partagés où les individus pourront se réunir en toute sécurité pour collaborer et socialiser.

Dans ce processus d’adaptation de nos environnements de travail à l’ère post-COVID, les espaces partagés offrent la meilleure souplesse, car ils permettent de se conformer facilement à nos besoins, qui alternent entre distanciation et rapprochement. Le mobilier y est souvent plus flexible : autoportant, il peut être aisément déplacé pour créer la distanciation nécessaire, repositionné pour modifier les angles ou équipé de protections pour séparer l’espace.

Idées d’aménagement supplémentaires pour les espaces partagés :

Optimiser les open spaces : les espaces partagés destinés à la socialisation et à la collaboration conçus dans des open spaces, plutôt que dans des lieux fermés avec des murs fixes, permettent de résoudre plus facilement les défis en matière d’aménagement, car ils offrent davantage de flexibilité pour créer la distanciation physique et les flux de circulation nécessaires.

Prévoir des fournitures : équiper les open spaces partagés des outils essentiels à la collaboration générative (tableaux blancs et supports Steelcase Flex, support Steelcase Roam et Microsoft Surface Hub 2, power stand Steelcase Flex, Chariots Steelcase Flex pour ranger le matériel de nettoyage et les outils de travail, etc.) pour transformer les espaces partagés existants en améliorant leur performance et leur sécurité.

Miser sur la technologie pour la participation à
distance :
équiper les salles de réunion des outils technologiques dernier cri en matière de visioconférence (solution plus adaptée aux espaces fermés sur point de vue de l’intimité acoustique).

Imaginer des solutions flexibles : concevoir des espaces susceptibles d’être élargis ou restreints selon les besoins en intégrant des sièges individuels ainsi que des éléments modulaires et flexibles.

Repenser le sens de circulation (unique ou double) : placer intentionnellement le mobilier, les éléments de séparation et les accessoires pour influer sur les comportements ; ajouter une signalisation pour faciliter l’orientation.

Équiper les espaces extérieurs : fournir des outils pour permettre le travail en équipe, optimiser la collaboration et améliorer la performance dans les espaces extérieurs.

Intégrer la technologie sans contact : envisager l’installation de produits tels que RoomWizard et Workplace Advisor dans l’ensemble des bureaux, pour aider les individus présents à trouver des salles, effectuer et gérer des réservations ou encore identifier les espaces à forte densité nécessitant un nettoyage en profondeur.

Idées concrètes

Collaboration, socialisation, concentration et régénération se déroulent aussi bien dans des espaces ouverts que fermés. Cependant, les approches pour ces deux types de configurations diffèrent du tout au tout lorsqu’il s’agit d’améliorer leur sécurité du point de vue de la densité, de la distanciation physique et des flux de circulation. Les guides pratiques que nous élaborons pour accompagner nos clients dans le réaménagement sécurisé des espaces de travail sont avant tout axés sur la création d’espaces de réunion ouverts motivants et hautement performants, qui permettent de socialiser et de collaborer.

Si le travail de collaboration peut être de nature informative, évaluative ou générative, c’est toutefois cette dernière dimension qui est la plus stimulée par les interactions en face à face. Nos idées concrètes sont inspirées de ce constat. La collaboration informative et évaluative peut quant à elle se poursuivre à distance en toute efficacité grâce à la technologie.

Espace partagé : quartier collaboratif

Un quartier collaboratif vaste et ouvert est adapté à divers modes de travail (socialisation, collaboration, concentration, régénération) et à la variation des postures. Il génère un sentiment de sécurité en permettant de respecter la distanciation physique adéquate entre les sièges et les voies de circulation. Les écrans de séparation et les éléments de biophilie procurent le bien-être émotionnel et la sécurité attendus. Les espaces de travail sont optimisés pour favoriser la performance des tâches individuelles et collectives, car ils disposent d’accès à l’électricité, à la technologie et à des surfaces individuelles.

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Espace partagé : petit espace lounge

Un espace restreint conçu pour deux personnes, favorisant les interactions, la concentration en binôme ou la collaboration à travers des outils individuels. Une disposition opposée et en décalage permet de respecter la distanciation adéquate et supprime l’orientation face à face sans empêcher les interactions sociales. Les plantes signalent l’entrée et les écrans intégrés font office de séparations avec les espaces adjacents.

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Espace partagé : espace lounge flexible

Un espace informel offrant la configuration idéale pour les interactions ou les réunions informelles. Cet environnement permet de respecter la distanciation physique entre les utilisateurs et facilite la circulation. Les sièges et les tables individuelles optimisent la flexibilité et limitent le nombre d’éléments partagés. Les tables personnelles et l’accès à l’électricité améliorent la productivité, tandis que des éléments uniques, inspirés du résidentiel, rappellent le confort de la maison.

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Espace partagé : espace lounge + point de chute

Un espace multifonctionnel offrant aux utilisateurs une diversité de choix quant à leur mode et leur emplacement de travail. L’espace lounge est protégé des espaces environnants et suffisamment spacieux pour accueillir un petit groupe d’individus souhaitant travailler ensemble ou individuellement. Les points de chute adjacents permettent de choisir la posture assise ou lounge pour les tâches individuelles nécessitant de la concentration. Les éléments garantissant l’intimité et l’accès à l’électricité sont intégrés.

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Espace partagé : collaboration ouverte active

Un environnement collaboratif ouvert offrant aux équipes un espace dédié aux brainstormings, à la présentation des travaux et à l’élaboration de nouvelles idées. Les tables individuelles permettent de moduler la distanciation et de procéder facilement à des reconfigurations, pour élargir ou restreindre l’espace au gré des besoins. Les surfaces numériques et analogiques fournissent les outils essentiels pour faire émerger et développer les idées en équipe.

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Espace partagé : collaboration ouverte au format lounge

Un espace collaboratif informel offrant des sièges lounge, qui garantissent une distanciation adéquate et peuvent accueillir jusqu’à trois personnes. Les surfaces de travail, les accès à l’électricité et les écrans hauts intégrés permettent aux utilisateurs de se réunir dans l’open space tout en préservant leur intimité et leur sécurité. Elles disposent également des outils nécessaires à une collaboration efficace.

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Espace partagé : cabine de collaboration

Une cabine fermée facile à déployer dans n’importe quel emplacement de l’open space pour créer une alcôve pour deux personnes. Les sièges lounge individuels et les tables personnelles garantissent la distanciation physique nécessaire, tandis que les parois offrent protection et intimité. Les outils numériques permettent la participation à distance. Un système de ventilation standard avec toit ouvrant garantit la circulation de l’air dans la cabine.

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