Collaboration + Intimité

RoomWizard : simplifier les réunions

Plus de collaboration, moins de mètres carrés disponibles : les systèmes de réservation de salles constituent plus que jamais des outils précieux pour les employés.

Les employés ont de plus en plus de difficultés à se réunir. De fait, ils passent beaucoup trop de temps (au moins 15 minutes par jour) à chercher une salle adaptée à leurs besoins, ce qui génère une grande frustration et nuit à la productivité. Il s’agit en effet d’une véritable tâche à accomplir avant de pouvoir se mettre véritablement au travail.

Ces vingt dernières années, cette situation est devenue de plus en plus problématique. En effet, le temps consacré aux activités collaboratives (réunions, conférences téléphoniques, e-mails) a augmenté d’environ 50 % pour atteindre 80 % du volume de travail des employés (HBR), et le nombre d’équipes a doublé en cinq ans (Microsoft). Pourtant, le nombre de mètres carrés au sein des espaces tertiaires suit une courbe opposée. En 2010, les employés de bureau disposaient de 225 mètres carrés en moyenne. En 2020, ce chiffre devrait être plus proche de 120 (Avison Young), 70 % des individus travaillant au sein d’un open space. Résultat : les espaces de réunion, eux aussi, sont de plus en plus restreints.

« Après tout, est-il si grave de perdre un quart d’heure avant une réunion ? », serait-on tenté de penser. « Ou de devoir marcher quelques minutes pour trouver une salle libre ? » Mais lorsqu’il s’agit de plusieurs milliers d’employés et de centaines de jours chaque année, tout ce temps perdu est loin d’être négligeable, et l’efficacité globale s’en ressent. À cela s’ajoutent les sentiments négatifs associés à cette quête désordonnée : perte de confiance, anxiété, agacement… un climat émotionnel peu propice à la productivité.


RÉSERVATION DE SALLES : UN NOUVEL OUTIL DE POINTE

Découvrez le nouveau RoomWizard, qui simplifie la localisation et la réservation de salles.

DÉCOUVRIR ROOMWIZARD


Plus de collaboration, moins de mètres carrés disponibles : les systèmes de réservation de salles constituent plus que jamais des outils précieux pour les employés. Ces systèmes ne sont pas nouveaux, mais ils ont peu évolué au fil des années, tandis que les modes de travail, eux, n’ont cessé de changer. C’est la raison pour laquelle les designers et les ingénieurs de Steelcase ont décidé de développer un outil de nouvelle génération. Pour ce faire, ils ont étudié les espaces de travail et mis au point des tests utilisateurs afin d’identifier les principaux défis à relever :

  • La collaboration a changé. Elle est aujourd’hui plus fréquente : les réunions programmées comme spontanées se multiplient.
  • Les attentes ne sont plus les mêmes. Les employés recherchent la simplicité. Les technologies s’étant perfectionnées, ils souhaitent bénéficier d’une expérience utilisateur aisée et intuitive.
  • La sécurité et l’intégration sont indispensables. Les entreprises ont besoin de systèmes de réservation fiables et compatibles avec les technologies qu’elles utilisent.
  • La personnalisation est essentielle. Chaque organisation tient à mettre en valeur sa culture. Dans la mesure où les outils de réservation de salles sont visibles un peu partout à travers le bâtiment, il est primordial qu’ils soient en adéquation avec l’image de marque de l’entreprise. De plus, des repères visuels adaptés facilitent l’orientation des utilisateurs.

C’est donc pour répondre aux nouveaux besoins des employés et des organisations que les designers et les ingénieurs ont créé la toute dernière version de RoomWizard. Ses repères visuels permettent d’afficher des informations visibles à distance, et un arrière-plan personnalisable, en plus de refléter l’identité de l’entreprise, rend la recherche d’espaces plus facile et plus ludique – l’utilisation de couleurs ou de pictogrammes spécifiques à un département, ou encore les noms de salles appartenant à une même thématique apportent à l’environnement de travail un élément de fantaisie bienvenu.

 

Le nouveau RoomWizard répond à deux types de scénarios identifiés lors de la phase de tests utilisateurs. Le premier correspond aux réunions planifiées à l’avance. Dans ce cas de figure, une interface conviviale aide les participants à s’orienter et indique aux autres collaborateurs que la salle est réservée pour une durée donnée. Le second scénario, qui devient de plus en plus fréquent, correspond aux réunions spontanées. Lorsque deux collègues décident de prendre un moment pour échanger à la dernière minute, RoomWizard les aide à trouver rapidement un espace disponible et à le réserver immédiatement.

« Les employés ont beaucoup à faire, et ils n’ont pas envie de perdre du temps à cause d’une technologie trop complexe, explique Trevor Deters, responsable de la catégorie de produits Steelcase Smart + Connected. Nous nous sommes donc concentrés sur la qualité d’affichage des informations principales. »

Ouvrir l'info-bulle de l'image

UNE NAVIGATION SIMPLE

La nouvelle interface utilisateur de RoomWizard affiche en gros caractères la durée de vacance, et un voyant vert indique que la salle est libre – les informations sur la disponibilité sont donc visibles en un coup d’œil.

Ouvrir l'info-bulle de l'image

UNE NAVIGATION SIMPLE

De même, en cas de réservation, le nom de la salle, celui de la réunion et celui de l’organisateur sont aisément identifiables, et un voyant rouge reste éclairé.

Ouvrir l'info-bulle de l'image

UNE NAVIGATION SIMPLE

RoomWizard est une solution hébergée dans le cloud, qui repose sur un partenariat entre Steelcase et Microsoft. Il est entièrement intégré à Microsoft Azure, première plate-forme de cloud en termes de sécurité et de scalabilité.

L’amélioration de l’expérience employé peut faire toute la différence. Dernièrement, l’éditeur de logiciels PTC a déménagé son siège sur le port de Boston. Dans leurs anciens locaux, situés en périphérie de la ville, les employés n’avaient aucun moyen de savoir si une salle était réservée ni de trouver rapidement un endroit où se réunir. Ils étaient contraints d’arpenter les bureaux pour retrouver leurs collègues et dénicher un espace vacant. L’acquisition de RoomWizard a largement contribué à faciliter la transition d’un environnement à l’autre.

« J’utilise cet outil tous les jours, indique Greg Shozda, un membre de la direction de PTC. Les voyants verts et rouges sont très pratiques. Le système est aussi parfaitement adapté aux réunions impromptues. On peut identifier et réserver une salle en un rien de temps, sans avoir à ouvrir son ordinateur portable. »

Cliquez ici pour en savoir plus sur RoomWizard.

Laissez un commentaire

Histoires similaires

A nouveau ensemble : l’avenir des espaces partagés au bureau

A nouveau ensemble : l’avenir des espaces partagés au bureau

Cet article fait partie de notre série de mises à jour du guide Steelcase « Prochaines étapes : l’espace de travail post-COVID. »

Crise du COVID-19 : accélérer le changement

Crise du COVID-19 : accélérer le changement

Ashoka crée du lien entre les entrepreneurs sociaux du monde entier. Durant la crise liée au COVID-19, cette organisation d’envergure internationale a elle aussi dû repenser ses méthodes de collaboration. À l’ère du changement, un nouvel état d’esprit doit se faire jour.

L’espace au service de la culture d’entreprise

L’espace au service de la culture d’entreprise

À la recherche de nouveaux bureaux, Trek Iberia souhaitait un espace moderne, au design réfléchi, qui mette en valeur la culture sportive de l’entreprise. Un magnifique défi de consulting stratégique et immobilier que Steelcase Espagne a relevé avec enthousiasme.