Bien-être

Devenir Leader

Une société de conseil en ergonomie réinvente son espace pour le bien-être de ses collaborateurs.

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Humantech realizes that mobile, collaborative workers also require places for individual focus and rejuvenation, so the work environment includes five fully or nearly-enclosed quiet spaces.

Une société de conseil en ergonomie réinvente son espace
pour le bien-être de ses collaborateurs.

Nous sommes à Ann Arbor, dans le Michigan, pas très loin de Detroit. À l’intérieur d’un immeuble de bureaux ordinaire, quelque chose d’extraordinaire est en cours : la plus grande société de conseil en ergonomie d’Amérique du Nord a réinventé son espace de travail en cherchant de nouvelles façons de répondre aux besoins de ses équipes et de l’entreprise.

La transformation de ses locaux s’imposait : Humantech a en effet subi, en quelques années à peine, de véritables bouleversements : mondialisation de l’économie, accroissement de la mobilité, rapidité des évolutions technologiques et différences entre générations dans les méthodes et les attentes vis-à-vis du lieu de travail.

Enfin, c’est aussi le fonctionnement de l’entreprise qui a été transformé : les tâches sont désormais organisées autour de projets collaboratifs ; les consultants se rendent régulièrement chez leurs clients américains ou européens, au point qu’une moitié de l’équipe est en permanence en déplacements ; et un cinquième du personnel est installé dans une autre ville ou détaché chez des clients. Par conséquent, les équipes sont aujourd’hui si disséminées que la téléconférence est devenue une pratique quasi quotidienne.

« Notre entreprise et notre façon de travailler ont été complètement bouleversées. Il était désormais temps de transformer nos locaux. »

James GoodPrésident d’Humantech

Seul l’espace de travail n’avait pas changé. Il était conçu de façon ergonomique, comme vous pouvez vous en douter, mais il s’appuyait sur des stratégies immobilières obsolètes, comme le fait d’offrir à chaque collaborateur un bureau personnel, lequel restait fréquemment vide. De plus, alors que la collaboration était devenue un mode de travail privilégié dans l’entreprise, il existait très peu d’espaces collectifs.

La direction d’Humantech, qui travaille avec de nombreuses entreprises du classement Fortune 500, avait conscience qu’ils n’étaient pas les seuls à faire face à ces bouleversements. Mais leur positionnement vis-à-vis de leurs clients représentait un défi en soi : « Nous sommes depuis longtemps reconnus comme des experts de l’ergonomie sur le lieu de travail. Maintenant, nous devons aussi devenir leader sur d’autres fronts comme la simplification du travail collaboratif et à distance ainsi que la création d’environnements de travail plus sains et plus agréables attirant les nouveaux talents et optimisant les ressources technologiques. Notre entreprise et notre façon de travailler ont été complètement bouleversées. Il était désormais temps de transformer nos locaux », explique James Good, le président d’Humantech.

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Un espace évolutif, sinon rien

James Good, aidé de cinq managers, s’est donc inspiré des idées et des propositions des collaborateurs de l’entreprise pour développer une nouvelle stratégie d’optimisation de ses locaux. En plus de devoir créer un environnement facilitant la mobilité et la collaboration, il a choisi de créer un lieu tenant compte du bien-être de ses collaborateurs, au-delà de la simple ergonomie. Cela impliquait par exemple la création d’espaces privatifs pour la concentration, la réflexion ou la détente.

Il a aussi établi un principe directeur : « Si ce nouvel environnement n’est pas évolutif, nous ne le construirons pas », a déclaré James Good pour souligner sa volonté de pouvoir continuer à s’adapter aux autres changements à venir.« La transformation de notre environnement de travail ne doit pas s’arrêter au moment où nous y entrerons. Il est essentiel qu’il soit en constante évolution. »

Par exemple, 80 % des postes de travail ne sont pas attribués individuellement : ils peuvent être utilisés par différentes personnes chaque jour. Tous les plans de travail devaient donc être réglables en hauteur pour s’adapter à tous, qu’ils préfèrent travailler assis ou debout.

James Good parle aussi du choix des sièges de bureau comme d’« une métaphore du changement dans notre entreprise. Nos assises étaient auparavant conçues de façon à pouvoir rester longtemps concentré, penché sur son plan de travail. Mais nos collaborateurs ne travaillent plus comme ça. Aujourd’hui, ils utilisent des tablettes ou des smartphones, ils changent de position, se penchent en arrière, se retournent. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi Gesture ».


Collaboration à tous les étages

Aujourd’hui, les espaces collaboratifs ne manquent pas : outre la possibilité de travailler à deux sur les postes individuels, plusieurs salles de réunion permettent d’accueillir petits et grands groupes ; des salles de conférences de différentes tailles proposent différentes configurations ; des rangements positionnés dos à dos forment des plans de travail additionnels pour la collaboration informelle ; enfin travailler ensemble est possible dans les zones lounge ou dans le WorkCafé, une combinaison de cafétéria, d’espace de travail et de salles de réunion.

Le nouveau WorkCafé d’Humantech, une combinaison de cafétéria, d’espace de travail et de salles de réunion, est idéal pour la collaboration informelle.
Le nouveau WorkCafé d’Humantech, une combinaison de cafétéria, d’espace de travail et de salles de réunion, est idéal pour la collaboration informelle.

Les collaborateurs ont également accès au media:scape®. « La collaboration vidéo est mon outil favori, explique Kent Hatcher, directeur du développement et membre de l’équipe de conception. Fini les rétroprojecteurs, fini la touche F5. Il est désormais simple et rapide de se connecter pour partager ce qu’on a sur son écran. C’est une nouvelle façon d’interagir et de partager des informations. »

En raison de leur ergonomie et leur mobilité, les tabourets Buoy sont aussi tout particulièrement appréciés pour le travail collaboratif : « On nous demande tout le temps ce que nous pensons des “medecine balls”. Nous répondons que nous préférons Buoy, la solution la plus fonctionnelle du marché : cinq degrés de stabilité statique, puis douze degrés, et pas plus, pour se pencher. Ils s’adaptent à toutes les morphologies. Ils pèsent 6 kilos seulement : je peux vous le faire passer d’une main. C’est un produit fantastique, l’un des éléments les plus appréciés de nos locaux. ».

Humantech a compris que les collaborateurs mobiles avaient également besoin d’espaces pour la concentration. Les nouveaux locaux incluent donc cinq lieux fermés ou semi-clos. « Chacun trouve son énergie intellectuelle dans des espaces différents. Il est donc de notre responsabilité de fournir une diversité de configurations. En outre, que l’on soit introverti ou extraverti, nous avons tous besoin d’intimité à un moment ou un autre », explique James Good.

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Promouvoir le bien-être

Pour évaluer son nouvel espace de travail, Humantech a utilisé son logiciel Ergopoint® « de façon à s’assurer qu’il n’y avait pas de problèmes d’inconfort ou de défauts non anticipés ». Mais l’ergonomie n’est qu’un des facteurs du bien-être : il était aussi essentiel de donner à tous un accès à la lumière naturelle et à des vues extérieures. Les collaborateurs ont aussi à leur disposition une variété d’espaces pour différentes postures et différents modes de travail. Enfin le projet a reçu la certification environnementale du National Science Fondation (NSF) : similaire à la norme LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), ce protocole utilise un système de points donnant lieu à quatre niveaux de certification. Humantech a été récompensé par le plus haut niveau. C’est la troisième société de services à recevoir une telle certification.

Humantech a compris que les collaborateurs mobiles avaient également besoin d’espaces pour la concentration. Les nouveaux locaux incluent donc cinq lieux fermés ou semi-clos.
Humantech a compris que les collaborateurs mobiles avaient également besoin d’espaces pour la concentration. Les nouveaux locaux incluent donc cinq lieux fermés ou semi-clos.

Incarner la culture de l’entreprise

Un espace de travail adapté aux process, aux besoins des collaborateurs et à leur bien-être ne fait pas que renforcer la productivité et l’efficacité, il permet également d’incarner la culture de l’entreprise. Par exemple, si le WorkCafé est un lieu idéal pour travailler, se restaurer ou se réunir, il aide aussi à enrichir les relations professionnelles. Winnie Ip, directrice du conseil et membre de l’équipe de conception, explique qu’elle avait hâte de retrouver ses collègues après deux semaines en déplacement : « Je me suis installée toute la journée dans le WorkCafé parce que je voulais profiter de l’atmosphère et voir mes collèges aller et venir. Bien que je m’y sois installée pour travailler, j’ai apprécié cette ambiance similaire à celle d’un café en ville. ».

« J’avais été absente pendant 2 semaines : j’ai donc eu l’opportunité de dire bonjour à tous mes collègues. Parfois, je passe toute une journée sans m’installer à un poste de travail, raconte Winnie Ip. Ce n’est qu’après trois ou quatre jours, une fois que je me suis remise dans le rythme, que je choisis un point de chute où travailler avec les autres consultants. »

Enfin ce nouvel espace a reçu les suffrages des clients. « Ils avaient l’habitude de venir ici pour travailler pendant huit heures dans des salles de conférences peu confortables. Maintenant, nous pouvons nous réunir dans des pièces équipées de canapés : nos conversations sont plus approfondies et notre relation professionnelle est encore meilleure que lorsque nous discutions autour d’une table. Nos clients font généralement partie du classement Fortune 500 : ils sont habitués à l’environnement typique des grandes entreprises américaines. Quand ils arrivent dans nos locaux, ils sont stupéfaits », poursuit Winnie Ip.

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Développer les relations

Humantech a bâti sa réussite sur les relations professionnelles, qui se trouvent elles-mêmes améliorées par cet environnement de travail né de la rencontre avec Steelcase. « Ce qui nous a amené à choisir Steelcase, explique Winnie Ip, c’est le fait qu’ils ne sont pas qu’un fabricant de mobilier : c’est avant tout une entreprise de recherche. Humantech aussi s’est développé grâce à la recherche scientifique. C’est de la réunion de ce que nous sommes et de Steelcase qu’est né ce nouvel environnement. »

Aujourd’hui les entreprises, les marchés et les secteurs sont en plein bouleversement. Et les compétences comme les technologies sont plus mobiles que jamais. Dans cette économie fluide, Humantech a choisi de faire de son espace de travail un actif flexible, mais aussi un point d’amarre et un lieu adaptable pour optimiser les performances, attirer et engager les collaborateurs, renforcer la culture d’entreprise et incarner sa marque. C’est un environnement qui sera immanquablement imité par d’autres entreprises dans le monde.

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