Pour être plus rapides, plus inventives et plus innovantes, les entreprises ne peuvent pas compter sur la somme des individus : elles doivent s’appuyer sur la pluralité d’idées et la créativité de leurs équipes hypercollaboratives, des groupes soudés par une mission commune nécessitant de résoudre des problèmes complexes.
Leur travail, organisé en cycles rapides, s’inspire de la méthode agile et du design thinking, des approches fondées sur l’itération, la mobilité et la flexibilité. Sans cesse en mouvement, elles ont besoin d’un environnement modulable. Or la plupart des espaces de travail, incapables de suivre le rythme de ces équipes modernes, deviennent un frein à leur créativité.
« Les équipes ont besoin de flexibilité pour passer d’une activité à l’autre, surtout lorsqu’elles appliquent la méthode agile ou le design thinking – nous avons donc repensé l’espace en tenant compte de ces exigences », explique Bill Bennie, directeur Design. Cette analyse a abouti à une idée ingénieuse : créer un système interconnecté destiné à faciliter à la fois le travail collectif et les tâches individuelles. C’est ainsi qu’est née Steelcase Flex Collection, une gamme entièrement mobile de bureaux, tables, tableaux blancs, chariots, écrans et accessoires pouvant être reconfigurés en quelques minutes afin de créer des environnements performants.
« Cette collection constitue un ensemble cohérent. À l’image des équipes, chaque produit possède ses propres atouts, mais c’est ensemble qu’ils fonctionnent le mieux. »
Dans le cadre de cette session créative, les postures actives et la configuration informelle favorisent la participation de tous. Les membres de l’équipe peuvent donner leur avis d’égal à égal, sans craindre d’être jugés. Les affichages analogiques et numériques leur permettent de partager leur travail et d’emporter leurs contenus avec eux une fois la réunion terminée.
Munis de roulettes, les bureaux réglables en hauteur permettent aux membres de l’équipe de se rapprocher pour travailler en binôme ou de s’éloigner pour se concentrer. Les modules d’électrification intégrés comportent jusqu’à sept prises pour un seul cordon d’alimentation, simplifiant ainsi les déplacements. Les écrans peuvent être utilisés comme panneaux de séparation ou de façade selon les préférences.
Afin de marquer leur territoire et de se préserver des distractions, les équipes ont créé des barrières en déplaçant des tableaux, des corbeilles à papier et tout ce qui leur tombait sous la main. Elles ont également affiché des messages pour définir les règles à respecter (« Le jeudi, on ne fait pas de bruit », p. ex.), ce qui a rendu difficile la cohabitation avec les autres équipes.
Les équipes ont déplacé ou transformé certains objets pour créer les configurations nécessaires à leurs différentes activités. L’une d’elles a démonté une porte pour en faire une table communautaire, tandis qu’une autre a réquisitionné un canapé pour aménager un espace d’échange informel. Cette approche désordonnée a contraint les individus à tirer des câbles jusqu’à leurs bureaux improvisés, ce qui a rapidement créé une toile d’araignée difficile à contourner.
Les équipes ont recouvert toutes les surfaces disponibles – tableaux, murs et même plafond – de post-it dans un effort désespéré pour partager des idées. Les tableaux blancs ont rapidement encombré les couloirs et les salles de réunion, laissant dans leur sillage une nuée de notes perdues. La volonté louable de rendre les idées visibles a ainsi abouti à une grande pagaille ayant pour effet de noyer les informations.
Les individus ont fait preuve de beaucoup d’imagination pour personnaliser leur espace et contrôler leur intimité : ils ont utilisé les objets les plus divers, notamment des plantes et des cartons de pizzas, pour limiter les distractions visuelles, et se sont munis de gros casques pour signaler leur souhait de ne pas être dérangés.
Les membres des équipes étaient obligés de placer leurs ordinateurs portables en équilibre pour partager des informations ou d’utiliser des perches à selfies pour tâcher d’intégrer les collègues à distance au groupe. Faute de pouvoir installer des tableaux à l’endroit souhaité ou accéder à des technologies performantes, les individus ont eu du mal à interagir avec les contenus et ont fini par se démotiver.