Colaboración

Lograr el equilibrio: Mejorar la colaboración

La nueva sede central en Abu Dabi permite a los empleados de TAQA llevar los tradicionales valores de la empresa a un nivel más alto, mejorando la colaboración entre ellos.

Si una palabra puede resumir la intención estratégica tras la creación de una sede insignia para TAQA, la empresa de energía global, esa es Majlis, que en árabe significa un lugar donde las personas se reúnen y reciben la bienvenida de sus anfitriones.

Cuando TAQA decidió establecer una nueva sede corporativa en Abu Dhabi, los líderes de la compañía sabían que tenía que ser un lugar donde reunirse, saludarse e interactuar: un lugar donde las personas pudiesen reunirse, trabajar juntas y compartir las ventajas de un entorno inspirador. Al mismo tiempo, especialmente debido a que al principio muchos de los empleados tenían miedo de perder la convención de los espacios de trabajo individuales, sabían que las necesidades individuales de privacidad no se podían pasar por alto a la hora de diseñar el nuevo espacio.

Fundada en 2003, TAQA se ha convertido en una de las empresas de energía más dinámicas del mundo. Con operaciones que abarcan el sector de la industria e intereses en 11 países, su velocidad de crecimiento es digna de admiración.

No obstante, este rápido crecimiento ha hecho necesario que los empleados de Abu Dhabi se hayan tenido que distribuir en diversos sitios, con lo que han aumentado los problemas logísticos. Y lo que es más importante, los altos directivos se han dado cuenta de que reuniendo a sus empleados en su sede, podrían aprovechar mejor su potencial creativo global.

«Aunque éramos una empresa joven, nuestros activos en todo el mundo ascendían a los 32 mil millones de dólares. Y a pesar de eso, nuestros equipos de Abu Dhabi trabajaban en cubículos… Teníamos que eliminar algunas de las barreras», afirma Ifran Nadeem, Vicepresidente ejecutivo de TAQA.

«Queríamos crear un espacio que reflejase la diversidad de nuestro negocio y que permitiese a las personas conectar más fácilmente. Por supuesto, la innovación y las nuevas tecnologías son extremadamente importantes. Pero lo más importante para un negocio es la calidad de sus empleados y de las relaciones entre ellos».

En 2012, TAQA se hizo con las plantas 23, 24 y 25 de un rascacielos en la isla Al Maryah de Abu Dhabi. Para asegurarse de que comprendían las diversas mentalidades y de que estaban preparados para el cambio, comenzaron el proyecto realizando una amplia consulta a sus empleados. Rápidamente quedó claro que el problema de la privacidad era un factor importante a tener en cuenta a la hora de diseñar las instalaciones. Muchos empleados decían que no verían con buenos ojos una falta de privacidad, ya fuese por el espacio o la capacidad de trabajar cómodamente con documentos confidenciales y problemas delicados de clientes.

«Como en muchos negocios del mundo árabe, nuestros empleados se habían acostumbrado a un entorno de trabajo en el que había muchos despachos privados y que fomentaba muy poco el trabajo colaborativo», afirma Khaled Hag, Gerente de desarrollo empresarial.

Al principio parecía que el proyecto estaría envuelto en compromisos y que estos reducirían el alcance de lo que TAQA esperaba lograr.

«Hubo mucha oposición,» explica Ali Khouri, Director de coordinación estratégica de TAQA, que se encargó de dirigir el equipo de proyecto que implementó la mudanza hacia la nueva sede. «Las personas en puestos más elevados esperaban que sus despachos reflejasen su posición en la empresa, pero también creían que solo podían trabajar en temas confidenciales en entornos de este tipo».

Las preocupaciones por la privacidad no solo afectaban a los altos cargos. A medida que el equipo de proyecto escuchaba a los empleados, comenzaron a darse cuenta de que tenían que lograr un equilibrio con el que todos los empleados estuviesen satisfechos mediante la creación de espacios para la privacidad individual y de espacios que permitiesen realizar trabajo colaborativo.

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TAQA comenzó a trabajar en el diseño de su nueva sede de 5540 m2 con los arquitectos Pringle Brandon Perkins & Will y el contratista EC Harris. Para obtener insights sobre opciones, los planificadores visitaron las instalaciones de Steelcase de Rosenheim, Alemania, y de Grand Rapids, Michigan.

«Nos mostraron soluciones, en lugar de mobiliario, lo que para nosotros supuso una gran diferencia,» afirma Khouri. «Nos permitió ser mucho más atrevidos de lo que habíamos previsto inicialmente».

« Queríamos crear un espacio que reflejase la diversidad de nuestro negocio y que permitiese a las personas conectar más fácilmente.»

Ifran Nadeem

Por ejemplo, afirma, los empleados de TAQA estaban obsesionados con la confidencialidad de los documentos que imprimían en un entorno compartido. Mostrarles el funcionamiento de la función de impresión inteligente permitió convencerles de que aunque las impresoras serían de uso común, los documentos privados se podrían proteger de todos modos.

También fue importante para los empleados saber que habría espacios donde podrían realizar llamadas privadas y que habría numerosas salas de reuniones en el área de clientes donde interactuar con visitantes externos sin interrumpir las actividades de la oficina.

Cuando los más de 250 empleados de TAQA de Abu Dhabi comenzaron a trasladarse a la nueva sede, las preocupaciones que tenían comenzaron a evaporarse.

«A algunas personas les costó más que a otras, pero en general fue una transformación muy rápida. Y algunas de las personas que estaban más preocupadas por la falta de privacidad fueron las que más se entusiasmaron con nuestro nuevo hogar», dice Khouri. «Las personas captaron la idea».

Las aplicaciones colaborativas dentro del espacio fueron un éxito inmediato y los entornos colaborativos media:scape® se convirtieron en el preferido. Según Khouri, media:scape «demostró, probablemente más que ningún otro elemento, lo mejor del trabajo colaborativo y eficaz». Desde el traslado, varios altos ejecutivos han pedido ceder sus despachos individuales para trabajar en los espacios colaborativos.

El plano presenta una combinación perfecta de puestos de trabajo abiertos y entornos compartidos para la privacidad. El mobiliario, de colores intensos, transmite informalidad y creatividad, y las divisiones de cristal están decoradas con gráficos que representan el flujo de ondas de energía. Las ventanas, que van desde el suelo hasta el tejado, ofrecen unas amplias vistas del Golfo y de la antigua Abu Dhabi, mejorando lo que es un entorno de oficinas dinámico y tranquilo al mismo tiempo.

Las reuniones con clientes tienen lugar en la planta 25, que incluye una sala de juntas, numerosas salas de reuniones, un auditorio y, por supuesto, un Majlis, el lugar de bienvenida de la empresa.

TAQA se enorgullece de los valores que la han llevado hasta el escenario mundial: buscar la excelencia, la seguridad y la sostenibilidad, el trabajo en equipo, el coraje, la creatividad y la confianza. Su nueva sede refleja estos valores y cede el control a los empleados para que puedan dar lo mejor de sí mismos.

«Las personas trabajan de diferentes formas, y tenemos que ofrecerles diferentes opciones», afirma Hag. «Las personas que estaban preocupadas por la privacidad vieron cómo sus temores se disipaban cuando comenzaron a acostumbrarse al nuevo entorno. No creo que haya ni una sola persona que desee volver al antiguo entorno».

Al igual que en cualquier cambio de cultura, era extremadamente importante que la directiva de TAQA respaldase el proyecto. Gracias al apoyo de la directiva, el equipo de proyecto pudo «coger el proyecto por los cuernos», dice Hag.

«Probablemente, el aspecto más gratificante ha sido la respuesta de nuestros empleados», destaca. «Este inspirador entorno de trabajo ha sacado lo mejor de cada uno de ellos, y el cambio los ha rejuvenecido

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