Colaboración

¿Dónde nos reunimos?

El auge de la colaboración y la reducción del espacio privado en la oficina están influyendo ampliamente en la demanda de los sistemas de localización y reserva de salas.

“Vamos a reunirnos”. Esta frase tan utilizada, se ha vuelto cada vez más complicada de pronunciar. Los empleados de la oficina pasan demasiado tiempo – mínimo 15 minutos al día- buscando un espacio donde poder reunirse. Es frustrante, confuso y nada productivo. Tienen que hacer un gran esfuerzo para poder reunirse con sus compañeros y trabajar juntos.

El problema ha aumentado en las últimas dos décadas. La cantidad de tiempo que las personas dedican al trabajo colaborativo (reuniones, llamadas, correos electrónicos) ha aumentado un 50% y ocupa un 80% más de su tiempo (HBR). Además, el número de equipos es el doble que hace cinco años (Microsoft). Sin embargo, el espacio de las oficinas se ha reducido. Si en 2010, los empleados contaban con un espacio medio de 68m2, para 2020, el promedio son 37m2 (Avison Young), con casi el 70% de las personas trabajando en oficina abierta. El resultado es un espacio mucho más reducido, que afecta sobre todo a los espacios de reunión.

Por lo tanto, ¿qué son 15 minutos o un pequeño paseo para encontrar una sala libre de vez en cuando? El tiempo se acumula cuando se habla de miles de empleados durante cientos de días al año. Es una pérdida de productividad significativa e innecesaria. A lo que se suma la sensación que genera el no saber a dónde ir o el no tener las herramientas necesarias para realizar el trabajo. El resultado es la pérdida de confianza, ansiedad e inseguridad. Unas condiciones que no fomentan el compromiso ni el trabajo productivo.


LA PRÓXIMA GENERACIÓN DE RESERVA DE SALAS

Descubra cómo el nuevo RoomWizard facilita la búsqueda y reserva de salas.

SABER MÁS DE ROOMWIZARD


A medida que disminuye el número de espacios para reunirse y aumenta la necesidad de colaboración, crece la importancia de las soluciones destinadas a la reserva de salas. Estos sistemas permiten reservar espacios y señalizan si están ocupados y por cuánto tiempo, lo que ayuda a encontrar sala y la ubicación de la misma. La forma de trabajar ha cambiado y, estas soluciones se han mantenido prácticamente iguales. Los diseñadores e ingenieros de Steelcase se propusieron desarrollar la próxima generación de herramientas de reserva de salas. Para ello, comenzaron observando el espacio de trabajo y a los usuarios para evaluar qué nuevos desafíos debían abordar:

  • La colaboración ha cambiado. Hay más reuniones programadas y mayor necesidad de poder realizar reuniones improvisadas.
  • Las expectativas han cambiado. La facilidad es la clave. A medida que la tecnología ha ido cambiando con el tiempo, la gente ha esperado una experiencia de usuario sencilla e intuitiva.
  • La seguridad y la integración son fundamentales. Las organizaciones necesitan sistemas de reserva seguros y que se adapten a la tecnología ya existente.
  • La personalización es clave. Cada organización quiere expresar su marca y su cultura. La capacidad de los dispositivos de reserva de salas, distribuidos por la oficina, para adecuar su diseño acorde a la marca, es muy valorado. Además, las señales visuales personalizadas ayudan a orientar al usuario.

Para satisfacer las necesidades de las personas y las organizaciones de hoy, los diseñadores e ingenieros crearon el nuevo RoomWizard. Sus señales visuales aseguran que las personas puedan ver la información importante a distancia. El fondo es personalizable, y permite que las organizaciones lo personalicen con su marca. Es más fácil (y divertido) encontrar salas. Imagine buscar la Sala del bosque o el área de Marketing por color o imagen y el impacto que puede tener en las personas.

El nuevo RoomWizard admite dos escenarios distintos: Las reuniones planificadas y programadas con anticipación. Una nueva interfaz fácil de ver que ayuda a las personas a encontrar a dónde van y permite a los demás saber que ese espacio está ocupado y por cuánto tiempo. El segundo (y cada vez más común) son las reuniones improvisadas. Cuando te encuentras con un compañero o decides reunirte en el último momento, RoomWizard te ayuda a identificar rápidamente las salas que están libres y reservar directamente en el dispositivo.

“La gente está más ocupada que nunca y lo último que quieren hacer es interactuar con un dispositivo complejo situado fuera de la sala”, dice Trevor Deters, jefe de la categoría de productos de Steelcase Smart + Connected. “Por eso, nos aseguramos de que tuviera bien visible la información más importante de la sala de reuniones. Parece sencillo, pero hemos podido hacer que la búsqueda y la reserva de salas sea mucho más fácil “.

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NAVEGACIÓN SIMPLE

La nueva interfaz de usuario de RoomWizard muestra claramente la cantidad de tiempo disponible en letra grande para que pueda verse a distancia. Verde indica que la sala está disponible. La luz es muy fácil de ver desde lejos.

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NAVEGACIÓN SIMPLE

Si la sala está reservada, aparecerá el nombre de la sala, el título de la reunión y el organizador. Además, el color rojo permite saber que la sala está ocupada.

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NAVEGACIÓN SIMPLE

RoomWizard es una solución basada en la nube, que aprovecha la asociación de Steelcase con Microsoft. Está completamente integrado en Microsoft Azure, la plataforma de nube líder en seguridad y escalabilidad.

Mejorar la experiencia de un empleado puede marcar la diferencia. Recientemente, PTC, una empresa de desarrollo de software de alta tecnología se mudó a una nueva sede en el puerto de Boston. Su sede anterior no tenía ninguna forma de identificar si una sala estaba reservada ni favorecía que las personas encontraran espacios para reunirse. La gente tenía que quedarse de pie, gritar y caminar buscando a las personas y los espacios que necesitaban. La incorporación de RoomWizard en su nuevo espacio de trabajo ha facilitado considerablemente la transición de los empleados a la nueva sede.

“Uso Roomwizard todos los días”, dice Greg Shozda, miembro del Programa de rotación de liderazgo empresarial de PTC. “Los leds verde y rojo nos permiten saber rápidamente si la sala está disponible o no. Además, es genial para reuniones rápidas. Permite identificar una sala libre y reservarla directamente en RoomWizard sin hacerlo necesariamente desde el portátil “.

Más información sobre RoomWizard.

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