Innovation

Big Data. Bessere Arbeitsorte.

Unter Berücksichtigung von Nutzerbedürfnissen und Steelcase-Forschungsergebnissen verbessern Workplace Advisor und Steelcase Find die Arbeitsumgebung der Menschen.

Big Data. Big Places

„Wir verwenden neue Technologien, Big Data und Erkenntnisse aus dem Arbeitsumfeld, um Unternehmen zu helfen, nutzerorientierte Arbeitsplätze zu schaffen.“

Jim KeaneCEO, Steelcase

Die meisten von uns werden zugeben, dass die Nutzer-bedürfnisse nicht im Vordergrund standen, wenn Büros früher einfach nur mit möglichst vielen Schreibtischen vollgestopft wurden. Immergleiche Standardkonfigurationen und aneinandergereihte Schreibtische mögen einfach zu handhaben sein, die heutigen Arbeitsweisen unterstützen sie nicht. Unternehmen wissen, dass Wachstum auf Innovationen basiert, und dies hat zu einer Verschiebung hin zu mehr kreativer Arbeit geführt. Das Auf und Ab kreativer Prozesse und die Notwendigkeit, dass agile Teams neue Ideen und Lösungen umsetzen, erfordern eine große Bandbreite an Räumen, die vielfältige Arbeitsweisen unterstützen und den Mitarbeitern Auswahl- und Kontrollmöglichkeiten darüber geben, wo und wie sie arbeiten.

„Führungskräfte gehen durch ihre Büros und sehen leere Plätze. Dennoch berichten Mitarbeiter davon, dass sie nicht die richtigen Orte zum Arbeiten finden: Räume für den Austausch mit Kollegen, Teambereiche für die länger andauernde Bearbeitung schwieriger Themen, oder Rückzugsbereiche für konzentriertes Arbeiten. Wie kann es sein, dass beides wahr ist? Es ist, als würde man auf einen großen Parkplatz fahren, auf dem es noch einen freien Stellplatz gibt, man aber nicht weiß, wo“, sagt Steelcase CEO Jim Keane.

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Diese Herausforderung hatten die Steelcase-Designer im Blick, als sie neue Systemlösungen zur Analyse und Steuerung von Raumbelegungen entwickelten, wie z.B. Workplace Advisor und Steelcase Find. Workplace Advisor hilft Unternehmen, ihre Arbeitsplätze zu verstehen, um diese verbessern zu können. Darauf wird Steelcase Find folgen, eine mobile App, mit der Mitarbeiter jene Arbeitsbereiche und Kollegen auffinden können, die sie brauchen.

„Wir verwenden neue Technologien, Big Data und Erkenntnisse aus dem Arbeitsumfeld, um Unternehmen zu helfen, nutzerorientierte Arbeitsplätze zu schaffen, die nicht nur den heutigen Arbeitsprozessen entsprechen, sondern auch den heutigen Bedürfnissen und Erfahrungen der Mitarbeiter“, sagt Keane. „Workplace Advisor liefert Daten und Einblicke, die Unternehmen eine ganzheitliche Betrachtung ihrer Räume ermöglichen – zudem trägt es dazu bei, intelligente, vernetzte Arbeitsplätze zu schaffen. Und durch die Verknüpfung mit Steelcase Find werden die Mitarbeiter mit den richtigen Kollegen und den besten Arbeitsorten zusammengebracht, sodass sie weniger Zeit mit Suchen verbringen und mehr Zeit für den Austausch und die Zusammenarbeit haben.“

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Kollegen oder einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden, wird nur wenige Fingertipps auf dem Smartphone erfordern.

Wie ein Fitness-Tracker fürs Büro

Workplace Advisor basiert auf der Plattform von Microsoft Azure IoT und verwendet strategisch günstig platzierte Sensoren und Gateways, um die Raumnutzung präzise und in Echtzeit verfolgen zu können – auf diese Weise lassen sich z.B. ungenutzte von reservierten, aber leer stehenden Räumen unterscheiden. Neu entwickelte Sensoren in jedem Arbeitsbereich ermöglichen Workplace Advisor eine hohe Genauigkeit. Hinzu kommen proprietäre Algorithmen, die das umfassende Wissen von Steelcase über die Arbeit, die Mitarbeiter und den Arbeitsplatz anwenden, um die Daten zu bewerten und in Echtzeit mit einer intuitiven Benutzeroberfläche zugänglich zu machen.

Die von Workplace Advisor gewonnenen Erkenntnisse sind oft überraschend. Für Jenny Carroll, User Interaction Designer bei Steelcase, liegt dies z.B. daran, dass die meisten Unternehmen nicht wissen, wie ihre Räume tatsächlich genutzt werden. Ihren Angaben zufolge bleiben in einem durchschnittlichen Büro 46 Prozent der Flächen ungenutzt. „Die Arbeit verändert sich so schnell, dass man kaum vorhersagen kann, wie Räume genutzt werden. Manche Mitarbeiter gehen für Telefonate in Konferenzräume, andere laufen beim Telefonieren im Büro herum, während Gruppen oft in offenen Lounge-Bereichen zusammenarbeiten. Mit Echtzeitdaten zur Arbeitsumgebung können Unternehmen nicht nur die Verhaltens- und Arbeitsweisen der Menschen verstehen, sondern auch, welche Möglichkeiten Räume bieten, diese zu unterstützen. Workplace Advisor ist wie ein Fitness-Tracker fürs Büro.“

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Der persönliche Concierge am Arbeitsplatz

Steelcase Find ist eine noch in diesem Jahr erhältliche mobile App, die wie ein Concierge am Arbeitsplatz funktioniert und dabei Informationen von Workplace Advisor nutzt. Die App ermöglicht den Nutzern das leichte Auffinden der besten Arbeitsplätze – beispielsweise berücksichtigt sie die Art des benötigten Raums, die Anzahl der beteiligten Personen, die erforderlichen Tools und Technologien sowie die Raumausstattung.

Derzeit wird Steelcase Find weiterentwickelt, um mit Microsoft Outlook ebenso kompatibel zu sein wie mit Steelcase Room Wizard, dem webbasierten Raumbuchungssystem. Sowohl die App als auch Workplace Advisor sind in Form eines kontinuierlichen Update-Modells erhältlich, ähnlich wie üblicherweise auch Softwareprodukte und -services. Die App verknüpft persönliche Kalender mit Arbeitsplätzen, sodass Mitarbeiter schnell Kollegen finden und Räume buchen können. Damit entfällt die zeitraubende Suche nach freien Räumen oder die mühsame Recherche, ob ein leerer Besprechungsraum verfügbar ist oder nicht. Kollegen oder einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden, wird nur wenige Fingertipps auf dem Smartphone erfordern.

Steelcase Find erlaubt es den Nutzern außerdem, Arbeitsbereiche zu bewerten und Feedbacks zu ihrer Funktionalität zu geben. Dadurch erhalten Unternehmen wichtige Einblicke in die Mitarbeiterbedürfnisse am Arbeitsplatz. Die Erkenntnisgewinne sind immens, wenn die Nutzer sowohl Räume und verfügbare Techniken als auch die Privatsphäre, Störfaktoren und andere Aspekte bewerten. Unternehmen lernen im Lauf der Zeit, was die Mitarbeiter am meisten brauchen und warum, und können so die Arbeitsumgebung verbessern.

Workplace Advisor liefert nicht nur kontinuierliche Echtzeitdaten für das Arbeitsplatzmanagement, sondern auch raumbezogene Messergebnisse über festgelegte Zeiträume, üblicherweise ein bis drei Monate. Das Tool kombiniert datenbasierte Einblicke in die Arbeitsplatznutzung mit dem Feedback von Mitarbeiterbefragungen, um eine vollständige Analyse der Arbeitsumgebung zu erstellen, die vor oder nach Investitionsausgaben von unschätzbarem Wert sein kann.

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Datenbasierte Gestaltung

Workplace Advisor wurde als Beta-Version bei 20 verschiedenen Unternehmen getestet: bei Versicherungs- und Finanzunternehmen ebenso wie bei Designbüros und Anwaltskanzleien. Die Designfirma DLR Group hat Workplace Advisor über ein Jahr lang in ihrem Büro in Los Angeles getestet. Alison Marik Zeno, Leiterin des Bereichs Arbeitsplätze bei DLR, sagt, dass sie trotz der Erfahrung und des Know-hows einer Firma mit 150 Mitarbeitern mehr daten- und evidenzbasiertes Design wollten.

„Wenn ich einen ungenutzten Raum habe, muss ich verstehen, warum das so ist. Workplace Advisor liefert Echtzeitdaten, sodass man nicht raten muss, wie gut ein Raum funktioniert, sondern es in Form klarer Fakten sehen kann.“

DLR verfügt z.B. über vier gleich große Konferenzräume mit gleicher technischer Ausstattung und Whiteboards. Zwei davon sind traditionelle Sitzungssäle, die anderen beiden unterstützen mit Loungemöbeln und Arbeitsflächen in Stehhöhe alternative Körperhaltungen. „Bisher glaubten wir auf Grundlage anekdotischer Evidenz, dass die Konferenzräume, die alternative Körperhaltungen fördern, beliebter waren. Inzwischen hat Workplace Advisor nachgewiesen, dass sie doppelt so oft genutzt werden – sie sind zu 64 Prozent der Zeit ausgelastet, die traditionelleren Räume nur zu 30 Prozent.“

Die von der Beta-Version gewonnenen Daten liefern frühe Erkenntnisse darüber, wie Räume von verschiedenen Wirtschaftsbereichen und Einzelpersonen genutzt werden. So nutzen Mitarbeiter in Finanzunternehmen ihre Arbeitsplätze mehr (65 Prozent) als Mitarbeiter in Designbüros oder Werbeagenturen (40-50 Prozent) – vielleicht liegt dies nur an den Eigenarten der Branche, vielleicht brauchen kreative Teams aber auch andere Arten von Räumen als sie sie heute haben. Eine weitere Erkenntnis: Das Bereitstellen höhenverstellbarer Schreibtische steigert die Raumnutzung in allen Wirtschaftsbereichen gleichermaßen.

„Es geht darum, Unternehmen agiler, resilienter und reaktionsfähiger zu machen. Der richtige Arbeitsplatz kann Denkweisen verändern, das Engagement der Mitarbeiter beflügeln und die Kreativität fördern“

Jim Keane CEO, Steelcase

Persönlich, sicher, intelligent und vernetzt

Kunden, die Workplace Advisor und Steelcase Find verwenden, besitzen und kontrollieren ihre eigenen Daten. „Die Microsoft-Azure-Plattform garantiert sehr hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards. Die Daten gehören den Kunden und wir gewährleisten ihre volle Souveränität und Privatsphäre“, sagt Sam George, Direktor von Azure IoT, Microsoft. „Die Plattform von Microsoft Azure bietet eine hervorragende Adaptierbarkeit und Sicherheit der Kundendaten in der Cloud.“

Das Standort-Tracking-Tool von Steelcase Find verfügt über eine Opt-in-Funktion, sodass Nutzer dieses je nach Präferenz aktivieren oder deaktivieren können. „Wenn Sie ein nahegelegenes Restaurant auf Ihrem mobilen Gerät suchen, können Sie einer App Ihren Standort verraten“, sagt Carroll. „Nicht jeder wählt diese Option, aber sie macht es sicher leichter, ein Restaurant in der Nähe zu finden.“

Etwas für die Menschen bewegen

Viele der Maßnahmen, die die Auslastung ungenutzter Räume verbessern und zudem helfen, ein prozessgesteuertes Büro in einen intelligenten und vernetzten Arbeitsplatz zu verwandeln, kosten nicht viel. „Oft geht es nur um eine veränderte Raumnutzung, oder um eine zusätzliche Folie auf Glaswänden zur Verbesserung der Privatsphäre, oder um die Neukonfiguration der Möbel, die das Verhalten verändern können“, sagt Carroll. „Doch diese Veränderungen können für diejenigen, die in diesen Räumen arbeiten, einen riesigen Unterschied bedeuten.“

„Es geht darum, Unternehmen agiler, resilienter und reaktionsfähiger zu machen. Der richtige Arbeitsplatz kann Denkweisen verändern, das Engagement der Mitarbeiter beflü-geln und die Kreativität fördern“, sagt Keane. „Big Data, neue Technologien und im Lauf der Zeit über die Arbeit und den Arbeitsplatz gewonnene Erkenntnisse können viel bewegen.“

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