Fallstudien

Anziehungspunkt für Tech-Talente

Wie datengestützte Tools den Kulturwandel dieses Unternehmens rapide beschleunigen konnten.

Wenn man den Seaport Boulevard in Boston entlanggeht, erkennt man sofort, dass die Gegend dort ein Mekka für Nachwuchskräfte ist. Der Bezirk wurde 2010 komplett umgestaltet mit dem Ziel, innovative Unternehmen anzulocken. Seitdem haben sich führende Unternehmen aus den Bereichen Technologie, Biopharmazie und dem Finanzsektor dort angesiedelt. Und sie alle reißen sich um die 150.000 Studenten, die jedes Jahr zum Studium in die Stadt kommen. Die Arbeitslosenquote in Boston ist mit 2,9 % extrem niedrig. Am Beispiel von Boston lässt sich illustrieren, womit viele Unternehmen heutzutage in verschiedenen Ausprägungen zu kämpfen haben – sie suchen händeringend nach guten Mitarbeitern. Und wenn sie diese gefunden haben, wollen sie sie nicht mehr gehen lassen.

PTC ist ein High Tech-Unternehmen, das innovative Produktmanagementsoftware für den Fertigungssektor herstellt. PTCs Führungskräfte suchten aggressiv nach hochausgebildeten Talenten in der Nähe ihres Unternehmens. Aber die Fahrt vom damaligen Unternehmenshauptsitz in Needham, Massachusetts, nach Boston dauert eine Dreiviertelstunde. Viele vielversprechende Talente wollten weder die Stadt verlassen noch die lange Autofahrt auf sich nehmen. Der alte Standort war für potentielle neue Mitarbeiter somit nicht attraktiv.

Das Unternehmen erkannte auch, dass das Arbeiten in den im Unternehmen üblichen Parzellen ein ausgeprägtes Silodenken zur Folge hatte, das sich nachteilig auf die Kreativität und Zusammenarbeit auswirkte und letztlich auch die Innovationsleistung minderte. Das Unternehmen startete daraufhin die Initiative ‚PTC 2020‘, um auf eine flexiblere, offenere, schnellere und innovativere Kultur hinzuarbeiten, in der Teamarbeit im Vordergrund stehen sollte. Sie entschieden sich für den Umzug in die Hafengegend von Boston als deutliches Zeichen für den Wunsch nach Transformation. Das Unternehmen erhoffte sich von dem angestrebten Kulturwandel eine bessere Zusammenarbeit der Angestellten und mehr innovative Arbeitsergebnisse. Um dies zu erreichen, ging PTC unter anderem von Privatbüros und fest zugeordneten Schreibtischen zu einer Arbeitsumgebung mit völlig freier Platzwahl über. Sogar der CEO gab seinen persönlichen Schreibtisch auf.

„Als wir unsere Pläne bekanntgaben, war die Hölle los“, sagt John Civello, Vice President of Real Estate and Workplace bei PTC. „Offene Arbeitsumgebungen haben einen schlechten Ruf. Wir mussten gegen Vorurteile ankämpfen, die sich hartnäckig halten, nur weil andere Unternehmen das Konzept schlecht umgesetzt haben. Deshalb war es wichtig, so zielgerichtet wie nur möglich vorzugehen. Heute wünscht sich keiner unserer Mitarbeiter die alte Arbeitsumgebung zurück. Die Raumgestaltung hat den Kulturwandel in unserem Unternehmen rapide beschleunigt.“

„Diese Vorgehensweise ist unheimlich wirkungsvoll. Ich musste bisher immer Vermutungen anstellen. Mithilfe der Echtzeitdaten können wir endlich sinnvolle Analysen durchführen. Das macht uns deutlich handlungsfähiger.“

John CivelloVice President Real Estate & Workplace bei PTC

Ein signifikanter Schritt

Das Unternehmen reduzierte seinen Platzbedarf drastisch von knapp 30.000 qm Fläche auf nur 18.500 qm und verlegte den Firmensitz vom beschaulichen Vorort auf sieben Stockwerke eines Hochhauses in Premiumlage mitten in Boston. PTC benötigte Tools, die den Kulturwandel unterstützten und halfen, eine mobile Arbeitsstrategie in der neuen, hochpreisigen Umgebung umzusetzen:

Neue Tools fürs Raummanagement — Den Immobilienmanagern standen keine verlässlichen Daten zur Raumnutzung zur Verfügung. Ab und zu wurden Praktikanten abgestellt, um die Raumnutzung zu dokumentieren. Aufgrund der reduzierten Fläche war es wichtig, dass PTC einen besseren Überblick darüber erhielt, wie Räume genutzt wurden, um bei Bedarf schnelle Anpassungen zu ermöglichen.

Neue Tools zur Zusammenarbeit — In PTCs früheren Räumlichkeiten war es nicht möglich festzustellen, welche Räume gebucht waren. Die Raumsuche gestaltete sich denkbar mühsam. In den neuen Räumlichkeiten sollte den Mitarbeitern als Teil der verbesserten Arbeitsplatzstrategie ermöglicht werden, die Raumbelegung einzusehen.

Neue Tools zur Zusammenarbeit — PTC wollte von zeitintensiven geplanten Besprechungen abkommen und spontane, schnelle Treffen zur Lösung akuter Probleme ermöglichen.

In jedem Stockwerk gibt es zwei LiveMaps, die in Echtzeit anzeigen, welche Räume gerade verfügbar sind.

Neue Tools zur Zusammenarbeit - PTC wollte von zeitintensiven geplanten Besprechungen abkommen und spontane, schnelle Treffen zur Lösung akuter Probleme ermöglichen.

Beim Umzug im Januar 2019 stand den Angestellten und Führungskräften eine Auswahl an technologischen Lösungen zur Verfügung, die ihnen half, sich im neuen Gebäude besser zurechtzufinden.

Dazu wurden leicht zugängliche Tools zur Zusammenarbeit und die Möglichkeit der Raumbuchung nach Bedarf mithilfe von Raumbuchungssystemen benötigt. PTC arbeitete mit Margulies Perruzzi Architects an der Gestaltung der sieben Stockwerke der neuen Firmenzentrale. Steelcase und der Steelcase-Fachhändler Red Thread unterstützten sie bei der Entwicklung einer ganzheitlichen Lösung zur Möblierung und Technologie-Integration. Durch den Einsatz der Smart + Connected Tools von Steelcase standen PTC Daten und Technologie zur Verfügung, die Raummanagement, Raumsuche und Zusammenarbeit unterstützten. Die neuen Räumlichkeiten sind genau wie die Stadt Boston in verschiedene, klar abgegrenzte ‚Bezirke‘ pro Stockwerk unterteilt, um unterschiedliche Arbeitsweisen zu ermöglichen. In Teambereichen stehen 1000 Mitarbeitern 750 Arbeitsplätze zur Verfügung. Cafébereiche, informelle, ‚Bienenstock‘ genannte, Lounge-Applikationen sowie private Nischen zum Austausch erzeugen ein Gemeinschaftsgefühl bei der Belegschaft und eignen sich außerdem perfekt für konzentrierte Einzelarbeit.

Die PTC-Mitarbeiter nutzen leicht zugängliche Tools zur Zusammenarbeit und die Möglichkeit zur Raumbuchung nach Bedarf über Systeme wie RoomWizard für spontane, schnelle Besprechungen zur Problemlösung.

Den Wandel steuern

PTC bereitete die Belegschaft 18 Monate lang auf den Umzug vor. Das Unternehmen entschied, die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel finanziell zu fördern und die Belegschaft konnte in einem Testbereich die freie Platzwahl testen. Beim Umzug im Januar 2019 stand den Angestellten und Führungskräften eine Auswahl an technologischen Lösungen zur Verfügung, die ihnen half, sich im neuen Gebäude besser zurechtzufinden.

In jedem Stockwerk gibt es zwei Steelcase Live Maps, die in Echtzeit anzeigen, welche Räume verfügbar sind. Im gesamten Komplex werden über 150 RoomWizard Raumbuchungsmodule verwendet, mithilfe derer die Mitarbeiter Räume nach Bedarf buchen können. Ein kurzer Blick auf die umgebenden Räume reicht aus, um zu erkennen, ob sie frei (grün) oder belegt (rot) sind. Die Tools sind selbsterklärend und einfach zu bedienen.

Tom Salvoni, Director of Infrastructure and Architecture, sagt, dass er die Steelcase Find App täglich nutzt. „Ich buche einfach auf meinem iPhone einen Raum, während ich im Gebäude unterwegs bin. Für spontane Treffen und kurzfristige Besprechungen kann ich über die App sofort einen Raum finden“, erklärt er.

Mehr als 1.400 Sensoren des Steelcase Workplace Advisor geben Informationen an eine anwenderfreundliche Plattform weiter. Die erhaltenen Daten prüft Civellos Team täglich. „Diese Vorgehensweise ist unheimlich wirkungsvoll. Ich musste bisher immer Vermutungen anstellen. Es ist wichtig für uns, die tatsächliche Raumkapazität und -nutzung zu verstehen“, sagt Civello. „Mithilfe der Echtzeitdaten können wir endlich sinnvolle Analysen durchführen. Das macht uns deutlich handlungsfähiger.“ Wenn jetzt jemand Civellos Team darum bittet, einen Raum anzupassen, wirft Civello einen Blick auf die Daten. Sie geben Einblick in die tatsächlichen Gegebenheiten und ermöglichen ihm, sinnvolle Entscheidungen zu treffen und diese besser zu rechtfertigen.

Informelle, ‚Bienenstock‘ genannte Lounge-Applikationen sowie private Nischen ermöglichen den Austausch, erzeugen ein Gemeinschaftsgefühl bei der Belegschaft und eignen sich außerdem perfekt für konzentrierte Einzelarbeit.

„Die Daten vom Workplace Advisor haben unserem Immobilien- und Facilities-Team in kürzester Zeit geholfen, den Raum besser zu nutzen.“

Eine integrierte und sichere Lösung

Die über den Workplace Advisor erhaltenen Daten werden an die Steelcase Live Map, Steelcase Find App und die RoomWizard-Module weitergegeben und ermöglichen so ein nahtloses Nutzererlebnis. Als führendes Technologieunternehmen ist PTC die Wichtigkeit dieses Erlebnisses absolut bewusst. „Wenn die Technologie kompliziert und überfrachtet wäre, gäbe es kein zusammenhängendes Nutzererlebnis für unsere Angestellten. Es war uns wichtig, ein komplettes Anwenderpaket zur Verfügung zu stellen, sodass die Angestellten nur ein paar Handgriffe kennen müssen, um mit dem Raum zu interagieren“, so Abbas Faiq, Chief Information Officer bei PTC.

Faiq betont auch, dass die Tools und Daten sehr gut geschützt sind. „Wir haben uns akribisch vorbereitet. Mein Sicherheitsteam hat alle Aspekte des Datenmanagements und der Datensicherung beleuchtet, vom Recht Daten zu speichern bis hin zu den Bearbeitungs- und Zugangsrechten persönlicher Daten“, sagt Faiq. „Der Sicherheitsstandard ist sehr hoch – das ist für uns von allergrößter Wichtigkeit.“

Erkenntnisse aus dem Praxistest

Nach sieben Monaten in der neuen Umgebung fühlen sich die Angestellten von PTC in den Räumlichkeiten zu Hause. „Am Anfang haben die Mitarbeiter behauptet: ‚In offenen Bürolandschaften kann ich nicht arbeiten.‘ Jetzt lieben sie die neue Arbeitsumgebung“, sagt Diane Young, Vice President of Global Benefits and HR Programs bei PTC. „Die Mitarbeiter haben jetzt deutlich weniger Berührungsängste, was die Zusammenarbeit mit Kollegen und den Kontakt zu Führungskräften angeht.“

Die mithilfe des Workplace Advisors generierten Daten haben dem Immobilien- und Facilities-Team ermöglicht, den Raum deutlich besser zu nutzen. In einem Fall reklamierte ein Team, dass ihm viel zu wenig Platz zur Verfügung stand. Aber die Auswertung der Ergebnisse zeigte, dass die Teammitglieder ihre Tische nur als Ablagefläche nutzten. Nachdem Möglichkeiten aufgezeigt wurden, wie sie ihr Verhalten künftig anpassen konnten, war das Thema in kurzer Zeit vom Tisch. In einem anderen Fall hieß es, dass nicht genügend Besprechungsräume zur Verfügung stehen. Es stellte sich aber heraus, dass das Problem auf ‚Phantom-Besprechungen‘ beruhte. Die Daten zeigten, dass Mitarbeiter Räume buchten, dann aber nicht nutzten. Workplace Advisor verfügt über neue Eigenschaften wie die automatische Buchung und automatische Freigabe von Räumen. Wird ein Raum nicht genutzt, erfolgt nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums dessen automatische Freigabe. Und wenn man einen freien Raum betritt, wird dieser automatisch auf den eigenen Namen gebucht.

„Es war ein Erfolg auf ganzer Linie. Wir haben zwei Pulsbefragungen unter unseren Angestellten durchgeführt und das Feedback war großartig. Die Mitarbeiter lieben die offenen Bereiche und das viele natürliche Licht“, freut sich Civello. „Die Anzahl der Bewerber, die ein Stellenangebot von uns annehmen, ist auch gestiegen. Und unsere Kunden finden die neuen Räumlichkeiten fantastisch. Das viele gute Feedback bestärkt uns weiter und beweist, dass wir uns für die richtige Strategie entschieden haben. Ich bin absolut dafür, die Initiative, die wir hier in Boston durchgeführt haben, global weiterzuverfolgen.“

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