Arbeitsplatz

Wo treffen wir uns?

Die Arbeit im Team oder der Gruppe wird zunehmend wichtiger. Gleichzeitig steht immer weniger Bürofläche zur Verfügung. Systeme, die die Mitarbeiter bei der Raumsuche und -buchung unterstützen, sind deshalb wichtiger denn je.

Lasst uns ein Meeting vereinbaren. Was so einfach klingt, wird immer schwieriger umzusetzen. Angestellte verbringen heute zu viel Zeit mit der Raumsuche (mindestens 15 Minuten pro Tag). Das ist frustrierend, nervenaufreibend und völlig unproduktiv. Es entsteht das Gefühl, man müsse sich erst an der Raumsuche „abarbeiten“, bevor man sich mit den Kollegen treffen kann, um die eigentlichen Aufgaben anzugehen.

Dieses Problem hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten zugespitzt. Angestellte von heute verbringen deutlich mehr Zeit mit Aufgaben, die eine Zusammenarbeit mit anderen erfordern (Besprechungen, Anrufe, Emails). Der Anteil ist von 50 auf 80 Prozent gestiegen (HBR). Heute sind wir durchschnittlich sogar in doppelt so viele Teams involviert wie noch vor fünf Jahren (Microsoft). Gleichzeitig steht immer weniger Bürofläche zur Verfügung. Im Jahr 2010 konnte ein typischer Büroangestellter durchschnittlich knapp 21 Quadratmeter Fläche nutzen. Im Jahr 2020 sind es nur etwa 11 Quadratmeter (Avison Young), wobei fast 70 Prozent der Angestellten darüber hinaus in offenen Arbeitsumgebungen tätig sind. Folglich wird der Platz knapp, insbesondere, was Besprechungsräume angeht.

Man könnte nun sagen: Was sind schon 15 Minuten? Und was ist so schlimm daran, ab und zu im Unternehmen nach einem freien Raum zu suchen? Was sich erstmal harmlos anhört, birgt auf lange Sicht gravierende Nachteile. Wenn man bedenkt, dass es Tausenden von Mitarbeitern mehr als 100 Tage im Jahr so geht, wird klar, dass da einiges an Zeit zusammenkommt. Und zwar komplett verlorene Zeit, die mit unproduktiver Suche verbracht wird. Wie Sie selbst wissen, ist man ziemlich angespannt, wenn man nicht weiß, wohin man gehen muss oder einem nicht die richtige Umgebung für die jeweilige Aufgabe zur Verfügung steht. Man ist nicht mehr fokussiert bei der Sache, sondern fühlt sich unsicher und unwohl, was wohl kaum die richtige Voraussetzung für Engagement und produktive Arbeit ist.


DIE NEUE GENERATION UNSERES RAUMBUCHUNGSSYSTEMS

Erfahren Sie, wie man mit der neuen Version von RoomWizard ganz einfach Räume findet und bucht

ROOMWIZARD KENNENLERNEN


Wenn weniger Besprechungsräume vorhanden sind, der Anteil der Teamarbeit aber zunimmt, werden Raumbuchungssysteme immer wichtiger. Sie unterstützen die Angestellten dabei, den passenden Raum zu finden und zeigen schon auf Entfernung, welche Räume verfügbar sind. Solche Systeme gibt es schon seit geraumer Zeit. Aber obwohl sich die Herangehensweise an die Arbeit geändert hat, wurden die meisten Raumbuchungssysteme nicht entsprechend weiterentwickelt. Deshalb haben die Designer und Ingenieure von Steelcase unser Raumbuchungssystem weiterentwickelt und an die neuen Bedürfnisse angepasst. Der erste Schritt bestand darin, Beobachtungen am Arbeitsplatz anzustellen und Anwendertests durchzuführen, um zu erfahren, welche Aspekte heutzutage besonders wichtig sind. Es zeigte sich:

  • Die Art der Zusammenarbeit hat sich geändert. Die Mitarbeiter verbringen heute deutlich mehr Zeit mit der Arbeit im Team oder der Gruppe. Es finden mehr geplante Besprechungen statt und gleichzeitig wird es wichtiger, ganz spontan einen Ort für ungeplante Zusammenkünfte finden zu können.
  • Die Erwartungen haben sich verändert. Die Handhabung der Geräte muss einfach sein. Moderne Technologien werden insgesamt immer anwenderfreundlicher und die Mitarbeiter erwarten, dass die Nutzung der Raumbuchungssysteme einfach und intuitiv ist.
  • Sicherheit und Integration sind besonders wichtig. Unternehmen benötigen Raumbuchungssysteme, die zuverlässig, sicher und mit ihrer vorhandenen Technologie kompatibel sind.
  • Individuelle Anpassbarkeit ist ein Schlüsselfaktor. Jedes Unternehmen möchte seine einzigartige Kultur und Marke darstellen. Deshalb ist es überaus wichtig, dass Raumbuchungssysteme, die ja meist gut sichtbar außen am Raum angebracht sind, das unternehmensspezifische Design und die Marke darstellen können. Zusätzlich können visuelle Hinweise auf dem Display zur Orientierung genutzt werden.

Um die Bedürfnisse der Unternehmen und ihrer Angestellten heutzutage zu erfüllen, haben unsere Designer und Ingenieure die neue Generation von RoomWizard entwickelt. Mit dem neuen RoomWizard sind wichtige Besprechungsinformationen bereits aus der Ferne erkennbar. Das Hintergrundbild auf dem Monitor kann individuell angepasst werden. So können Unternehmen ihre Marke darstellen und darüber hinaus dafür sorgen, dass die Raumsuche einfacher wird und mehr Spaß macht. Stellen Sie sich vor, dass Sie nach dem „Forest Room“ Ausschau halten oder der Marketing-Bereich durch bestimmte Farben oder Bilder deutlich gekennzeichnet ist.

 

Die neue RoomWizard-Technologie unterstützt vor allem zwei Aspekte der Raumsuche und -buchung, die sich in Anwendertests als besonders wichtig herausgestellt haben. Der erste Aspekt betrifft geplante Besprechungen. Ein neues, leicht lesbares Interface hilft den Nutzern, herauszufinden, wohin sie gehen müssen und signalisiert anderen Mitarbeiter, ob und für wie lange ein Raum belegt ist. Der zweite Aspekt – der zunehmend an Bedeutung gewinnt – betrifft kurzfristige oder spontane Meetings. Wenn man durch Zufall einen Kollegen trifft oder spontan entscheidet, eine Besprechung abzuhalten, kann man mit RoomWizard schnell freie Räume finden, die dann direkt über das Display reserviert werden können.

„Angestellte haben heute mehr zu tun als je zuvor. Das Letzte, was sie möchten, ist, ihre kostbare Zeit mit der Suche nach freien Räumen oder Arbeitsplätzen zu verbringen“, erläutert Trevor Deters, Product Category Manager bei Steelcase Smart + Connected. „Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass die wichtigsten Besprechungsinfos klar erkennbar sind. Das klingt recht banal. Es hat aber dazu beigetragen, dass die Raumsuche und -buchung für die stark ausgelasteten Angestellten sehr viel angenehmer wurde.“

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EINFACHE NUTZUNG

Das neue RoomWizard-Display zeigt in großen Buchstaben an, wie lange der Raum buchbar ist. Ist ein Raum nicht belegt, kann man dies bereits aus der Entfernung am grünen Licht erkennen.

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EINFACHE NUTZUNG

Wenn ein Raum reserviert wurde, erscheinen der Name des Raums und der Person, die den Raum gebucht hat, sowie der Titel der Besprechung. Anhand des roten Lichts kann man sofort erkennen, dass der Raum belegt ist.

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EINFACHE NUTZUNG

Für die Weiterentwicklung von RoomWizard spielte die Partnerschaft von Steelcase und Microsoft eine wichtige Rolle: Das System funktioniert cloudbasiert und ist voll in Microsoft Azure integriert, die führende Cloudplattform, was Sicherheit und Skalierbarkeit angeht.

Das optimierte Nutzererlebnis erleichtert den Arbeitsalltag der Angestellten erheblich. Das High Tech-Unternehmen PTC hat vor kurzem seinen neuen Hauptsitz im Hafenbezirk von Boston bezogen. In PTCs früheren Räumlichkeiten in einem Vorort von Boston war es nicht möglich gewesen, festzustellen, welche Räume bereits gebucht waren. Die Raumsuche gestaltete sich denkbar mühsam: Die Angestellten waren ständig auf Achse, riefen laut nach ihren Kollegen und irrten umher auf der Suche nach ihrem Team oder dem von ihm belegten Raum. Dank RoomWizard fanden Sie sich in den neuen Räumlichkeiten sehr viel schneller zurecht als erwartet.

„Ich nutze die RoomWizard jeden Tag“, sagt Greg Shozda, Mitglied von PTCs Business Leadership Rotational Program. „Die grünen und roten Leuchten zeigen an, ob ein Raum reserviert ist oder nicht. Das System funktioniert auch hervorragend für kurzfristige Meetings. Man erkennt sofort, welcher Raum frei ist und kann ihn direkt über das RoomWizard-Display buchen. Dazu muss man nicht mal den Laptop einschalten.“

Erfahren Sie mehr über RoomWizard.

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