Fernarbeit

Plötzlich Home Office?

Vier Methoden, wie Sie produktiv – und bei Verstand – bleiben

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Distanzen überwinden

Heim- und Fernarbeit sind momentan in aller Munde. Wir haben eine neue Serie von 360°-Artikeln konzipiert, in denen wir zeigen, wie man optimale Rahmenbedingungen für die Fernarbeit von Teams und einzelnen Mitarbeitern schaffen kann.

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Dieser Artikel ist Teil unserer Steelcase 360° Reihe über Remote Work.

Arbeiten von zu Hause ist derzeit in aller Munde, insbesondere vor dem Hintergrund der aktuellen Ausbreitung des Coronavirus (Covid-19) und dem Bestreben, durch ein verändertes Reiseverhalten unseren CO2-Fußabdruck zu reduzieren. Für einige ist dies bereits gängige Praxis, für andere wiederum arbeitstechnisches Neuland – das zudem neue Herausforderungen birgt, wenn man versucht, Arbeits- und Familienleben auf beengtem Raum unter einen Hut zu kriegen.

Mit einem Mal treten die Vorteile und Nachteile des Prinzips Home Office zutage. Und weil kein Mensch dem anderen gleicht, gibt es hierfür kein Patentrezept. Man sich hier aber von großartigen Arbeitsumgebungen etwas abschauen. Wenn Technologie, Arbeitsumgebung und Arbeitsmethoden aufeinander abgestimmt sind, schafft man mehr und fühlt sich besser. Genauso sollte es auch zu Hause sein.

Wir haben einige praktische Tipps für Sie zusammengestellt, damit das Arbeiten von zu Hause leichter von der Hand geht.

Überlegen Sie zunächst, was Sie (und Ihre Teamkollegen) brauchen

Grenzen Sie sich ab

Manche haben womöglich die Tendenz, bei der Arbeit aus dem Home Office permanent im „Arbeitsmodus“ zu bleiben. Andere lenkt das häusliche Umfeld ab und sie haben Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren und produktiv zu sein. Abgrenzung kann dabei helfen, ein gesundes und produktives Gleichgewicht zu bewahren. Bedenken Sie jedoch, dass diese Grenzen für jeden anders aussehen mögen – abhängig von den persönlichen Lebensumständen und der Tagesform. Machen Sie sich jeden Tag einen Plan und versuchen Sie, diesen einzuhalten.

Seien Sie transparent

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kollegen informieren, wenn Sie nicht an Ihrem PC sitzen. Machen Sie Ihren Kollegen Ihren Kalender zugänglich, aktualisieren Sie Ihren Status in der Team-Software, die Sie zur Zusammenarbeit nutzen, oder richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein. Teilen Sie Ihrem Team mit, wann Sie nicht und ab wann Sie wieder erreichbar sind, insbesondere wenn Sie in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

Zusammenhalt stärken

Überlegen Sie sich, wie Sie Beziehungen am Laufen halten können, während Sie von zu Hause aus arbeiten. Erstellen Sie einen Gruppenchat, um sich mit Kollegen auszutauschen. Verschicken Sie ein Meme – wenn der Stresspegel mal wieder steigt, kommt eine positive Aufmunterung wie gerufen. Nehmen Sie sich Zeit für informellere Gespräche, um den Zusammenhalt im Team zu stärken. Verabreden Sie sich mit Ihren Kollegen zu einem Kaffee über Videocall, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten, brauchen mehr dieser Kontaktpunkte als Kollegen, die vor Ort sind.

Einigen Sie sich darauf, wie Sie zusammenarbeiten

Halten Sie Kontakt

Wenn jeder alleine vor sich hinarbeitet, verfällt man leicht in eine Art Silodenken. Organisieren Sie jeden Tag ein kurzes virtuelles Teammeeting, damit Projekte vorankommen können.

Stellen Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Tools zur Verfügung

Die Tools, die räumlich getrennt arbeitenden Teams zur Verfügung stehen, sind nicht immer optimal. Es gibt keine technische Lösung, die alles leistet. Wählen Sie einige einheitliche Anwendungen für Instant Messaging, Videotelefonie, Dokumentenaustausch, Dateiübertragung etc. Hören Sie aber nicht auf, nach der optimalen Lösung zu suchen. Vielleicht finden Sie einen Prozess, der sich weit über die erste Unsicherheit hinaus bewährt.

Arbeit virtuell sichtbar machen

Lernen Sie von Agile-Teams und starten Sie ein virtuelles Project Board. Führen Sie eine Liste mit Aufgaben, Arbeitsfortschritten und Fristen, damit jeder auf demselben Stand ist. Zudem bietet dies den Vorteil, dass die Kollegen wissen, wann ihre Unterstützung benötigt wird.

Über den Laptop-Rand hinausschauen

Schalten Sie Ihre Kamera ein

Telefonkonferenzen verleiten dazu, mehreren Aufgaben gleichzeitig nachzugehen oder – schlimmer noch – gedanklich abzuschweifen, da man schlicht und einfach nicht gesehen wird. Videotelefonie sollte bei jeder Form der Zusammenarbeit über räumliche Entfernung hinweg Standard sein. Aus Mimik und Körpersprache lässt sich viel herauslesen; zudem sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Gesprächspartner unterbrechen oder ins Wort fallen. Idealerweise sollte sich Ihr PC auf Augenhöhe befinden – positionieren Sie ihn erhöht oder weiter weg von sich, damit die Kamera Sie nicht von unten aufnimmt. Schauen Sie in die Kamera und telefonieren Sie bei natürlichem Licht. Vermeiden Sie jedoch ein Fenster im Rücken, da man sonst nur Ihre Silhouette erkennen kann.

Vermeiden Sie eine Unterbrechung der Datenverbindung

Nutzen Sie wenn möglich ein Internetkabel bzw. eine Ethernetverbindung. WLAN-Verbindungen sind oft unzuverlässig. Schließen Sie während einer Videokonferenz alle anderen Anwendungen, um die Rechenleistung Ihres Computers für die Videoübertragung zu sichern. Die Videoübertragung erfordert eine größere Bandbreite. Wenn Sie zur selben Zeit eine größere Datei versenden müssen, verwenden Sie dafür besser ein zweites Gerät.

Hören und gehört werden

Vermeiden Sie Räume mit vielen harten Oberflächen, die widerhallen (z. B. die Küche). Wählen Sie einen Raum mit Teppichen oder anderen weichen Materialien (z. B. das Wohnzimmer). Kopfhörer bieten eine bessere Klangqualität als der Lautsprecher Ihres Computers. Sollten Sie von einer Videoplattform zur nächsten wechseln, schließen Sie zunächst die eine, bevor Sie die andere öffnen, da die Software sonst unter Umständen auf Ihr Mikrofon zugreift. Und zu guter Letzt: Sollten Sie sich später zu einem Online-Meeting dazuschalten oder gerade nicht sprechen, vergessen Sie nicht, Ihr Mikrofon stumm zu schalten, um die Unterhaltung nicht zu stören.

Wählen Sie den richtigen Ort

Sorgen Sie für Konzentration

Nicht jeder hat zu Hause ein eigenes Büro. Schaffen Sie sich daher einen Bereich, der klar kommuniziert „Ich arbeite gerade“. Legen Sie mit den anderen Familienmitgliedern Regeln fest, wie diese erkennen, dass Sie „bei der Arbeit sind“, selbst wenn Sie auf dem Sofa sitzen und lesen. Wer sich leicht davon ablenken lässt, dass es im Haushalt auch noch etwas zu tun gäbe, sollte durch optische Abgrenzungen dafür sorgen, dass dreckiges Geschirr o.ä. nicht zu sehen ist. Und wenn Ihnen die Akustik Probleme bereitet und Sie nicht einfach die Tür schließen können, sind Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung eine gute Lösung.

Verändern Sie Ihre Körperhaltung

Das Arbeiten von zu Hause birgt das Risiko, dass man deutlich mehr sitzt als sonst. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Körperhaltung variieren können und wechseln Sie bewusst auch den Arbeitsort. Arbeiten Sie im Sitzen, im Stehen, auf einem Hocker oder gehen Sie eine Runde spazieren: Aktiviert man den Körper, aktiviert dies das Gehirn und man verhindert, dass einem die Decke auf den Kopf fällt.

Nähe als entscheidender Faktor

Achten Sie auf die räumliche Entfernung zwischen Ihnen, Ihren Möbeln und technischen Geräten, und sorgen Sie so für Komfort und Effektivität. Wohnmöbel eignen sich nicht immer optimal zum Arbeiten. Haben Sie Ihren Laptop griffbereit? Vermeiden Sie den typischen „Handy-Nacken“ oder das Arbeiten in gekrümmter Haltung am Couchtisch? Wenn Sie den Tag beispielsweise tippend an Ihrem Esstisch verbringen, fühlt es sich unter Umständen bald so an, als hinge Kopf zwischen Ihren Schultern.

Eine persönliche Note

Freude ist eine der sechs Grundemotionen; Forschungen haben ergeben, dass Freude produktiver macht. Umgeben Sie sich mit Dingen, die Ihnen ein Lächeln ins Gesicht zaubern, wie z. B. einer bunten Kaffeetasse, inspirierenden Bildern oder Dekoartikeln. Dies mag trivial erscheinen, hat aber eine nachgewiesene Wirkung.

Wenn Sie oder jemand aus Ihrem Team plötzlich von zu Hause aus arbeiten muss, wird es eine Weile dauern, bis sich neue Arbeitsabläufe und Praktiken eingespielt haben. Arbeiten von zu Hause klingt einfach und viele freuen sich auch darauf. Wenn Sie aber Tage oder gar Wochen am Stück allein von zu Hause aus arbeiten, fühlen Sie sich möglicherweise isoliert und haben Schwierigkeiten, den Kontakt zu Ihren Kollegen und ihre Motivation aufrechtzuerhalten. Vernünftige Arbeitsabläufe, eine effektive Arbeitsumgebung und der Einsatz von Technologie zur Erledigung Ihrer Arbeit und Pflege von Beziehungen steigern die Produktivität und helfen Mitarbeitern im Home Office, sich wohlzufühlen.

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