Fernarbeit

Von zu Hause aus arbeiten: Lektionen aus dem echten Leben

Yogapants und Sofas verlieren nach einer Weile ihren Reiz. Aber es gibt Möglichkeiten, fokussiert zu bleiben, im Team zusammenzuarbeiten und sich wohlzufühlen.

Dieser Artikel ist Teil unserer Steelcase 360° Reihe „Distanzen überwinden“ über Remote Work.

„Ich liebe es, wenn Leute sagen: ‚Mein Traum wäre es, von zu Hause aus zu arbeiten.‘ Ich antworte dann: ‚Überlegen Sie sich das lieber noch einmal gut.‘ Wochenlanges Home Office kann zum Härtetest werden.“

Krista Markell,
Brand Communications Manager bei Coalesse und Turnstone

Gerade jetzt, aufgrund der Vorsichtsmaßnahmen rund um das Coronavirus (Covid-19), erleben immer mehr Menschen, was es bedeutet, zu Hause oder räumlich von ihrem Team getrennt zu arbeiten. Für manche ist das eine ganz neue Erfahrung und große Herausforderung. Für andere ist es eine intensivere Form ihres normalen Arbeitsalltags. Wie lernen Menschen im Home Office, ihre positive Einstellung und den Flow bei der Arbeit zu bewahren? Drei Beispiele aus Beijing, München und San Francisco.

Beijing
Die Geschichte von Xue Xiao Fei

Im letzten Monat konnte Xue Xiao Fei, Education Market Manager für die Region Greater China bei Steelcase, nur ein paar Tage pro Woche ins Büro gehen. „Nicht nur die Arbeit ist betroffen, auch die Schulen sind geschlossen“, sagt er. „Mein kleiner Sohn kann nicht in den Kindergarten gehen und meine Frau, eine Lehrerin, arbeitet von zu Hause aus.“

Erst wenn sie plötzlich wegfallen, wird einem bewusst, welche Annehmlichkeiten man im Büro genießt. Xiao Fei vermisst seinen Bürostuhl. Er gibt zwar einen zu Hause, doch den benutzt seine Frau. Er selbst sieht sich auf einen einfachen Tatami-Stuhl verbannt, der ihm Rückenschmerzen beschert.

„Ich bin ja nicht alleine von der momentanen Lage betroffen. Unsere Unternehmenskultur gibt uns die Freiheit zu entscheiden, wo wir in diesen Tagen arbeiten möchten. Jeder gibt sein Bestes. Und Sie können schreiben, dass wir eine Familie sind.“

Xue Xiao Fei,
Education Market Manager für die Region Greater China bei Steelcase

Was er lernt

Xiao Fei hat herausgefunden, dass er die Arbeit an das Familienleben anpassen muss. Seine Frau und er wechseln sich mit Telefonkonferenzen ab, sodass immer einer nach dem Sohn sehen kann. „Mein Sohn Jeff hat in der letzten Woche trotzdem an zwei Meetings ‚teilgenommen‘, während ich etwas präsentiert habe“, lacht Xiao Fei. Xiao Fei hat seinen Arbeitsrhythmus angepasst und Aufgaben, die seine Konzentration erfordern, auf den Abend verschoben, wenn sein Sohn im Bett ist.

Auch wenn Technologie ausgesprochen nützlich ist, räumt Xiao Fei ein, dass dieselbe Software, die ihn mit seinen Kollegen vernetzt, ihn auch am konzentrierten Arbeiten hindert. WeChat, DingTalk, der Chat von Microsoft Teams und WhatsApp helfen ihm zwar, mit seinem Team in Kontakt zu bleiben, aber er muss die den ganzen Tag über ständig eingehenden Benachrichtigungen auch bewusst ausblenden oder Aufgaben, die mehr Konzentration erfordern, dann erledigen, wenn weniger Nachrichten eintreffen.

Für Xiao Fei ist eine stabile Internetverbindung entscheidend. Doch selbst dann sei mit häufigen Unterbrechungen zu rechnen. Er empfiehlt, immer einen Zeitpuffer zwischen Video-Calls einzuplanen, um sicherzugehen, dass die Technik auch wirklich funktioniert. Er findet Face-to-face-Kommunikation insgesamt besser und empfiehlt deshalb, wann immer möglich die Videofunktion zu nutzen. Kommunikation ohne Mimik und Körpersprache sei letztendlich zeitintensiver, denn es sei einfach schwieriger, Ideen zu erklären, wenn man die anderen Gesprächsteilnehmer nicht sieht. Zudem sollte es für Videokonferenzen eine klare Tagesordnung geben, damit ein reibungsloser Ablauf möglich ist. Auf diese Weise können Teilnehmer ihre Beiträge an der richtigen Stelle einbringen.

Seine zentrale Erkenntnis

Xiao Fei sagt, dass es wichtig ist, im Gespräch zu bleiben, selbst wenn es nicht um ein spezifisches geschäftliches Thema geht. Xiao Fei hat jede Woche reguläre Meetings mit seinen Kollegen und Kunden, um herauszufinden, wo diese gerade stehen. „Ich bin ja nicht alleine von der momentanen Lage betroffen. Unsere Unternehmenskultur gibt uns die Freiheit zu entscheiden, wo wir in diesen Tagen arbeiten möchten. Jeder gibt sein Bestes. Und Sie können schreiben, dass wir eine Familie sind“, so Xiao Fei.

München
Die Geschichte von Stephan Derr

Stephan Derr, wohnhaft in München, verbringt nach einem Urlaub in Norditalien mit seiner Frau und zwei Kindern vorbeugend zwei Wochen zu Hause in Quarantäne. Als Vice President of Sales bei Steelcase besteht seine Arbeitswoche normalerweise zu gleichen Teilen aus Arbeit im Büro und Geschäftsreisen, um sich mit Kunden oder seinen Teammitgliedern zu treffen. Nun verbringt er 100 % seiner Zeit zu Hause – eine große Umstellung für jemanden wie ihn, der sonst den ganzen Tag über mit anderen Menschen interagiert.

Stephan verbringt den Großteil der Arbeitszeit im Zimmer seines Sohnes. Dort steht ihm ein bequemer Bürostuhl und ein Arbeitstisch für kleinere Räume zur Verfügung.

„Diese Situation zeigt, wie wichtig die Umgebung für meine Stimmung, meine Arbeitseffizienz und meine Kommunikation mit anderen Menschen ist.“

Stephan Derr
Vice President of Sales bei Steelcase
Deutschland / Niederlande

Was er lernt

„Technologie ist nicht das Problem. Das größere Problem ist, dass ich den ganzen Tag dieselbe Art von Arbeit in derselben Körperhaltung mache. Vielleicht wechsle ich mal das Thema, aber diese Art zu arbeiten ist monoton. Es ist etwas anderes, wenn man mit anderen Menschen persönlich sprechen kann“, so Stephan.

Er vermisst die Gespräche an der Kaffeebar, den Austausch mit Teamkollegen im WorkCafé im Büro und das Wechseln der Räume zwischen den Meetings, das einem die Gelegenheit gibt, sich die Beine zu vertreten und neue Energie zu tanken.

In seiner kleinen Münchner Stadtwohnung pendelt Stephan zwischen dem Wohnzimmer und einem der Kinderzimmer, je nachdem, wer gerade sonst noch zu Hause ist. Sein jüngster Sohn muss sein Kinderzimmer häufiger räumen, denn dort ist die Internetverbindung am besten. Stephan sagt, er sei weniger kreativ, wenn er den ganzen Tag am selben Ort ist. Deshalb hat er begonnen, abends spazieren zu gehen, um sich ausreichend zu bewegen und die Perspektive zu wechseln.

Seine zentrale Erkenntnis

„Ich sehe aus erster Hand, wie wertvoll unser Arbeitsplatz ist. Ich hatte das bereits von Kollegen gehört und nun erfahre ich es am eigenen Leib“, sagt Stephan. „Diese Situation zeigt, wie wichtig die Umgebung für meine Stimmung, meine Arbeitseffizienz und meine Kommunikation mit anderen Menschen ist.“

San Francisco
Die Geschichte von Krista Markell

Krista arbeitet seit zwölf Jahren von zu Hause aus, mit Blick auf die Bucht von San Francisco. Einmal im Monat fliegt sie nach Grand Rapids, Michigan, um ihr Team zu treffen. Doch nun ist sie gestrandet und entdeckt neue Wege, um mit ihrem Team in Verbindung zu bleiben. Normalerweise arbeitet sie in ihrer 84 Quadratmeter großen Dreizimmerwohnung im Schlafzimmer oder im Esszimmer. Das hängt davon ab, ob ihr Mann ebenfalls von zu Hause aus arbeitet oder ob ihre Tochter im Teenageralter sich gerade für die Schule fertig macht.

Wenn ihre Familie nicht da ist, nutzt Krista ihren Arbeitstisch im Wohnzimmer. Sie sagt, dass es in ihrem Arbeitsalltag vor allem darum geht, den Platz in ihrer kleinen Wohnung in San Francisco so gut wie möglich zu nutzen.

„Mir fällt die Decke auf den Kopf, wenn ich zu viele Tage am Stück von zu Hause aus arbeite. Ich baue einen festen Ablauf in meinen Alltag ein, so als ob ich ins Büro gehen würde. An Tagen, an denen das funktioniert, fühle ich mich produktiver.“

Krista Markell,
Brand Communications Manager bei Coalesse und Turnstone

Was sie lernt

Kristas Erfahrung kommt in der derzeitigen Situation gelegen, denn sie weiß, wie man aus der Distanz produktiv sein kann und miteinander in Verbindung bleibt. „Es klingt so toll, den ganzen Tag im Schlafanzug oder in Jogginghosen zu arbeiten. Aber nach einer Weile fühle ich mich einfach total unprofessionell. Dann stehe ich auf und ‚mache mich fertig für die Arbeit‘“, sagt sie.

Krista verbringt den Großteil ihres Tages in Video-Calls und Telefonkonferenzen. Dafür nutzt sie Microsoft Teams. Da ihr Team an der US-amerikanischen Ostküste sitzt, ist sie oft von 6 bis 14 Uhr online. „Ich muss mich zwingen, aufzustehen und mich zu bewegen. Ich merke, dass ich manchmal den ganzen Tag am selben Ort sitze, oft stundenlang. Man kann sich so schnell ungesunde Verhaltensweisen angewöhnen.“ Wenn sie nicht aufpasst, geht sie manchmal tagelang nicht außer Haus. Deshalb hat Krista am Nachmittag nun fest Zeit eingeplant für einen Spaziergang mit ihren Hunden Millie und Liesel. Diese Regelmäßigkeit hilft ihr, neue Energie zu tanken. Auch kommt sie oft auf neue Ideen, wenn sie in Bewegung ist.

Da Kristas Teamkollegen über das ganze Land verteilt arbeiten, haben sie sich bewusst darum bemüht, den Zusammenhalt im Team aus der Ferne zu stärken. Um den informellen Austausch zu fördern, haben sie bestimmte Kommunikationsprinzipien vereinbart: So begrüßen sie sich morgens mit einem „Hi“ oder verschicken lustige Bilder und Texte. Das ist wichtig für das Gefühl der Zusammengehörigkeit. „Wir haben uns als Team bewusst dafür entschieden, dies von der Arbeit zu trennen. Ich mag es, dass diese Verbindung sich anders anfühlt als alles andere.“ Ihr Team nutzt auch die ersten fünf Minuten jedes Meetings zum privaten Gespräch und zur Kontaktpflege, die in ihrem Arbeitsalltag sonst keinen Raum findet.

Ihre zentrale Erkenntnis

„Ich fühle mit den Menschen, die das erste Mal erleben, was es bedeutet, rund um die Uhr von zu Hause zu arbeiten. Wahrscheinlich ist es anders als erwartet“, so Krista. „Mir fällt die Decke auf den Kopf, wenn ich zu viele Tage am Stück von zu Hause aus arbeite. Ich baue einen festen Ablauf in meinen Alltag ein, so als ob ich ins Büro gehen würde. An Tagen, an denen das funktioniert, fühle ich mich produktiver.“

Ob erfahrener Remote-Arbeiter oder neu im Home Office: Die drei haben ähnliche Tipps für alle, die von zu Hause aus arbeiten müssen: Routinen entwickeln, Zeit für konzentriertes Arbeiten reservieren, sich ausreichend bewegen und neue Wege erkunden, um persönliche Beziehungen (sowohl mit Teamkollegen als auch mit der Familie und Freunden) aufzubauen und zu pflegen. Ausschließlich von zu Hause aus zu arbeiten ist für die meisten von uns nicht optimal, aber für einen begrenzten Zeitraum kann es funktionieren und unter Umständen sogar dazu führen, neue und gute Gewohnheiten anzunehmen, die man bei der Rückkehr ins Büro beibehalten kann – denn aufstehen und spazieren gehen ist immer sinnvoll!

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