Agile

Ein Tag mit dem Agile Team

Bei Agile dreht sich alles um das Team.

Mit dem Industrial Internet of Things (IIoT), dem industriellen Internet der Dinge, kann höhere Effizienz, Qualität und eine effektivere Kostenkontrolle erzielt werden. Kims IIoT-Team setzt dies bereits in der Realität um. Es schafft Plattformen, die Daten über alle weltweit von Steelcase genutzten Räume erheben und anschaulich darstellen, damit in Zukunft bessere Entscheidungen getroffen werden können.

Kims Team besteht aus IT-Mitarbeitern und Kollegen anderer Bereiche, z.B. Industriedesigner. In den letzten zweieinhalb Jahren haben sie gemäß agiler Prinzipien gearbeitet, um schneller bessere Ergebnisse zu erzielen. Was sie von Agile lernen, wird auch von Teams, die mit IT nichts zu tun haben, übernommen.

Um diese rasante Arbeitsweise sinnvoll umzusetzen, muss Kims Team den ganzen Tag nahtlos von einer Aktivität zur nächsten wechseln können, damit der Flow nicht verlorengeht. Ihr neuer Teamarbeitsbereich ist genau auf agile Prinzipien abgestimmt. Was das Vorankommen hindert, wird möglichst beseitigt. Tatsächlich konnten die Steelcase IT-Teams nach ihrem Umzug in die neuen Räumlichkeiten vor etwa einem Jahr die Arbeitsmenge um 36 Prozent steigern (mehr Infos auf Englisch).

Um zu verstehen, wie die Arbeitsumgebung die sich ständig ändernden Anforderungen der agilen Arbeitsweise unterstützt, haben wir Kim und ihr Team einen Tag lang bei ihrem typischen Arbeitsablauf begleitet. Werfen Sie einen Blick auf ihren Bereich, der die agile Kultur stärkt und dazu führt, dass das Team schneller vorankommt, seine Ideen besser testen und umsetzen kann und näher am Kunden ist.

8:00 Uhr Start in den Tag
Am Morgen besprechen die Teamkollegen, was den Tag über ansteht. Sie arbeiten direkt nebeneinander. So können Fragen schnell beantwortet werden, ohne hierfür Besprechungen anzusetzen oder Emails zu schreiben. Manchmal zieht sich Kim an eine Workstation im hinteren Bereich des Studios zurück, um konzentriert zu arbeiten und dennoch in Reichweite zu bleiben.

9:00 Uhr Tägliches Stand-Up
Sie treffen sich gerne im ,Diele’ genannten Bereich zum täglichen Stand-Up. Dieser informelle Ort neben dem Studio gehört auch dem Team. Hier können in lockerer Atmosphäre entspannte Gespräche zur Tagesplanung stattfinden. Im Laufe des Tages kehren sie häufig zur Diele zurück, um Geschäftspartner oder Teamleiter zu treffen. Hier kann jeder eng mit dem Team zusammenzuarbeiten, ohne das Gefühl zu haben, sich zu sehr in die Arbeit, die im Studio geleistet wird, einzumischen.

9:15 Uhr Zusammen arbeiten
Nach der kurzen Stand-Up-Besprechung wird normalerweise eine zeitlang gemeinsam gearbeitet – von Angesicht zu Angesicht in einem der Studios. Die Anwesenheit aller und ein guter Zusammenhalt im Team sind besonders wichtig für den Arbeitsfluss. So wird schnelle Zusammenarbeit möglich, die wiederum den Teamverbund stärkt und Empathie und Vertrauen bildet.

10:30 Uhr Kundentreffen
Kim trifft einen Mitarbeiter aus dem Bereich Operations, um die Projektparameter zu prüfen. Der private Besprechungsraum ist nur ein paar Schritte vom Studio angesiedelt. Dieser Bereich wird Geschäftsviertel genannt. Die meisten Räume hier sind allgemein zugänglich. Kims Team stehen große Besprechungs- und Gruppenräume sowie Bereiche zur Entspannung zur Verfügung, also eine Vielzahl an Orten, die Privatsphäre und Fokus für Teams, Zweiergruppen und den Einzelnen bieten und gleich neben dem gemeinsamen Studio liegen. Die Transparenz der Bürolandschaft ändert die Wahrnehmung des eigenen und anderer Teams.

11:00 Uhr Überläufer
Im Laufe ihrer Unterhaltung kommen Kim und ihr Geschäftspartner zu dem Schluss, dass sie für die Dauer des Projekts Unterstützung aus einem anderen Geschäftsbereich benötigen. Die zusätzlichen Kollegen arbeiten im Flex Camp. Dieser Bereich steht jedem offen und kann – ganz im Sinne von Agile – bei Bedarf angepasst werden. Angestellte „campieren“ hier ein paar Stunden oder Wochen, um in der Nähe des Agile Teams zu arbeiten, was informelle Unterhaltungen ermöglicht.

12:00 Uhr Kaffeepause
Einen Teil ihrer Mittagspause nutzt Kim, um sich mit Kollegen aus anderen Teams zu treffen. Im zentral gelegenen Café kommen Teams zusammen; neue Freundschaften und bereichernde Arbeitsbeziehungen entstehen. Kim trifft tagsüber im Vorbeigehen viele Kollegen aus anderen Teams und erfährt so, was in anderen Bereichen los ist. Außerdem lernt sie mehr über die Methoden, die andere Teams erfolgreich anwenden.

13:00 Uhr Projektplanung
Nach dem Mittagessen plant das Team die kommende Sprint-Runde im Team Studio. Bei der Planung der nächsten Arbeitsschritte arbeiten sie mit vertikalen Whiteboards und einer digitalen Anzeige zur Visualisierung und zum Ideen teilen. Das Team ist von den Arbeitsinhalten umgeben, was den Einstieg in die Aufgaben erleichtert. Teams lernen mit jedem Sprint dazu – Zusammenhänge zeichnen sich ab, anspruchsvolle Aufgaben werden identifiziert und alternative Herangehensweisen können schon im Voraus ins Auge gefasst werden.

14:00 Uhr Grenzüberschreitungen
Heute sind einige Fragen aufgekommen – Kims Team braucht Unterstützung bei der Bewältigung einiger schwieriger Aufgaben. Das Team begibt sich in den Führungskräftebereich. Dort kann man die Vorgesetzten direkt ansprechen. Die Teamleiter verwenden digitale Pinnwände, um die Projektübersicht des Agile Teams durchzugehen und Zusammenhänge sichtbar zu machen. Der Austausch mit Vorgesetzten ist rege und Teams werden bestärkt, Fortschritte und Schwierigkeiten anzusprechen, damit die Vorgesetzten sich für sie stark machen können. Die Teamleiter illustrieren ihre Strategie visuell, damit das Team erkennen kann, wie seine Arbeit dem Unternehmen als Ganzem dient.

14:30 Uhr Entspannen und Energie tanken
Da die Art ihrer Arbeit sehr intensiv ist, benötigen die Mitglieder aus Kims Team einen Rückzugsort – ohne das Unternehmen verlassen zu müssen. Sie erholen sich deshalb im sogenannten Garten. Pausen im Arbeitsalltag helfen Angestellten, Probleme auf neue Arten anzugehen. In kleineren Gartenbereichen können Mitarbeiter mit der Natur in Kontakt treten und abseits vom Team Energie sammeln. Gemeinschaftliche Gartenbereiche eignen sich zum freundschaftlichen Austausch mit anderen und fördern die Regeneration.

15:30 Uhr Angenehme Zusammenarbeit
Erholt und voller neuer Ideen trifft sich Kims Teams in einem der zentral gelegenen Pods via Telefonkonferenz mit einem Kollegen aus Portland zur Zusammenarbeit. Da viele traditionelle Meetings wie Status-Updates und Lagebesprechungen im Team Studio stattfinden, wurden die Räume so eingerichtet, dass man unverkrampft und entspannt zusammenarbeiten kann. Die legere Atmosphäre fördert unkonventionellere Verhaltensweisen und kreatives Denken.

16:30 Uhr Gemeinsam feiern
Bevor es Zeit ist, nach Hause zu gehen, gibt es eine Teamfeier, die das Vertrauen zwischen Kims Teammitgliedern stärkt und dazu beiträgt, den Enthusiasmus für die Arbeit aufrechtzuerhalten. In ihrem Arbeitsbereich können sie von einer Aktivität zur nächsten übergehen, ohne dass der Arbeitsfluss gestört wird.

Was wir lernen
Unsere IT-Abteilung befindet sich schon längere Zeit auf ihrer spannenden Agile-Entdeckungsreise. Nachdem wir ein paar Monate Daten über ihren neuen Arbeitsplatz gesammelt haben, stehen die ersten Ergebnisse fest. Wir haben zielgerichtet die Schnittstellen, an denen Prozesse, Kultur und Raum zusammenkommen, betrachtet, um zu lernen, wie eine erfolgversprechende agile Umgebung aussehen muss. Die erhobenen Daten stammen aus Messungen, Beobachtungen, Interviews und Workshops. Ganz im Sinne von Agile geben wir unsere Erkenntnisse schon in diesem frühen Stadium weiter. Wir werden weiterhin Daten erheben und im Laufe der Zeit mehr darüber lernen, wie der Arbeitsplatz aussehen sollte. Dies sind unsere momentanen Erkenntnisse:

Lernen und Produktivität

  • 36% schnellere Ergebnisse. Der Arbeitsplatz führt nachweislich zu besseren Ergebnissen
  • 11% mehr Mitarbeiter als zuvor geben an, dass ihnen jetzt eine größere Auswahl an Arbeitsbereichen zur Verfügung steht
  • 6% mehr Mitarbeiter sagen, dass es Orte zur Regeneration gibt
  • 18% der Mitarbeiter bereitet die Frage nach dem Zugang zu technischer Ausrüstung kein Kopfzerbrechen mehr
  • 9% der Mitarbeiter geben an, jetzt ihrem Bedürfnis nach Privatsphäre nachkommen zu können

Bessere Beziehungen zu Kunden und Kollegen aufbauen

  • Das Vertrauen ist gestiegen (weniger Mitarbeiter machen sich Gedanken über Missverständnisse unter Kollegen)
  • Teammitglieder verbringen mehr Zeit mit Kollegen aus anderen Bereichen
  • Stärkere Zusammenarbeit mit externen Partnern und IT-Kunden

Wertschätzung und enger Bezug zur Zielsetzung

  • Gefühl der Wertschätzung durch den Arbeitgeber aufgrund der Arbeitsumgebung
  • Mehr Transparenz durch Zugänglichkeit und Sichtbarkeit der Führungskräfte
  • Stärkerer Bezug zur Unternehmesstrategie und den Aufgaben
  • Mehr Gespräche unter vier Augen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften

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