办公空间

洞察与数据扭转办公场所文化

细看One Workplace如何善用数据和洞察,支持办公团队持续进步。

多年来,One Workplace一直为全球不少数一数二的创新公司设计理想办公空间。事实上,One Workplace在圣克拉拉的总部可不仅仅是个 “办公室” ,因为那个占地37,000平方英尺的陈列室一应俱全,不仅用于展示商品,同时也是办公地点。总部充分实践企业使命:创建空间、启发员工、扭转企业。对于One Workplace,员工、空间、科技理应环环相扣,从而加强企业文化及生产力。

One Workplace曾为客人解决无数难题,最近却面临相同的挑战,因为在增加逾25%人手后,现有空间终于供不应求,员工在感到拥挤之余,工作环境也不像以前那么惬意。

为了解员工如何使用空间,以及扩充规模的影响,One Workplace采用Space Analytics寻求深入洞察。

Space Analytics 是Steelcase推出的空间量度工具,运用感应器和其他评估工具,帮助企业善用大笔资金进行一次性空间调整,以改善整体员工体验。为此,One Workplace需要收集数据,看看他们使用办公场所的状况是否符合预期。Space Analytics不仅提供客观的空间占用率数据,还收集定性信息,透过调研更深入了解员工喜欢怎样的工作空间和特质,并分析他们使用或闲置某些空间的原因。

One Workplace首席营运官Mark Baker表示: “数据十分重要,但前提是我们能善用它们,为员工和客户打造更好的日常工作体验。办公场所具有企业文化价值,而这是无法单纯透过感应器量度的。但只要将可靠的定性反馈配合数据分析,我们就能更清楚怎样为办公团队提供最佳支持。”

Steelcase分析Space Analytics收集到的数据后,发现惊人结果。尽管圣克拉拉总部有260名员工,全员平均只使用办公场所36%的空间,而定性数据解释了个中原因。虽然37,000平方英尺空间算是绰绰有余,但其设计要么不符合员工当时的工作需要,要么不配合背后的One Workplace文化。

创意总监Chris Good提到:“问题不是我们没有足够空间,而是没有适用的空间。私人空间和会议空间是两回事,而我们明白空间有助改变行为,也希望利用企业文化驱动员工,并按照他们的行为习惯设计相应的空间。”

举例说,Space Analytics发现无论在任何时间,One Workplace都有20个单人或双人组合在私密空间处理个别事务,但总部只有九个空间适合这类活动,例如接听电话、专注工作,或与另一名同事探讨某个工作项目。

One Workplace还发现员工宁愿选择到会议室工作,也不愿待在自己的办公桌前。另外,员工想离开办公室工作的心态也很强烈,他们始终认为总部的环境无法支持各人偏好的不同办公方式,而One Workplace未能善用科技协助员工预订他们实际使用的空间。

Chris Good补充: “你可以通过设计方案产生转变,但你也要帮助员工迎接转变。说到底,转变不是为了解决数字问题,而是改善员工体验。”

就One Workplace的问题,我们由最初往内探究企业环境,到后来演变成付诸实行,揭示数据和企业文化结合可以建立出怎样的空间。这也有助巩固他们的核心理念:应该主动确立企业文化。只要参考员工行为和企业文化设计空间,终能改善员工日常工作体验,并提高生产力。

Chris Good又说: “不仅我们的工作环境出现急速变化,就连我们在这些空间的工作方式也在迅速改变。即使设计办公空间是我们的专业,我们也跟自己的客人一样遇到相同阻力。这是一次绝佳的机会,供我们仔细审视自己按照企业文化和员工行为设计空间的方式。”

One Workplace将在未来一年中进行这些转变,我们会在新空间完成后,再跟大家分享。

浏览 Smart + Connected Workplace  一文,查阅更多Steelcase空间量度的方案。


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