远程工作

突如其来的居家办公?

帮助您保持高效及正常办公的四种方式

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Making Distance Work

Working from home and remote work are on a lot of people's minds right now. A new 360 series shares how to create the best conditions for distributed work for people and teams.

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本文节选于我们的Steelcase 360系列远程办公相关文章——让距离不再是问题。

如今,远程办公俨然成了许多人的心腹大事,尤其考虑到新冠肺炎(Covid-19)疫情的防控,以及减少通勤、低碳环保的需求。对于有些人而言,他们原本就是居家办公,但对于更多的人来说,远程办公则是一种全新的工作模式。因而,新的挑战也随之而来,比如,家人也在家时,您需要设法在兼顾家人需求的同时找到一小块办公的净地。

一时间,人们立刻感受到远程工作的喜忧参半。每个人的情况互不相同,所以没有“一刀切”的解决办法。但是您可以从优秀办公场所中寻求启发。当您的科技工具、办公空间和工作模式有机结合,您就可以更高效、更舒适地展开工作。居家办公也同样如此。

想想您(与团队成员)的首要需求是什么

确定并坚持工作界线

有人钟爱居家办公是因为它能一直保持“在线”状态。其他人则认为,在家办公容易分散注意力,想要全神贯注和高效工作是个不小的挑战。所以人们需要划分出工作和生活的界线,这既有益于健康,又能够保证效率。记住,每个人可以根据各自的生活习惯或实际日期划分不尽相同的界线。您每天都应该制定工作计划,并严格执行它。

做到透明化

如果您不在电脑旁,请及时告知同事。 确保团队成员能够看到您的日程表,在所有团队/协作软件平台上更新您的最新状态,或开启离岗自动回复功能。要让团队成员知晓您的离岗、返岗时间,与不同时区的人共事时尤其要做到这一点。

建立归属感

在居家办公期间,也要保持关系融洽如初。 为了融入同事间的社交生活,您不妨考虑创建一个群聊——在感到压力时,人人都爱闲谈放松。您可以专门留出一些时间用于闲聊,从而 培养团队凝聚力。您也可以与同事约定时间通过视频电话一起品杯咖啡,聊聊近况。相比于在办公室工作的人,远程办公更需要这些细微的休闲契机。

在协同办公方式上达成一致

构建一致的联络方式

若每个人都自顾自地工作,很容易陷入孤立无援的工作状态。因而,团队可以建立一个每日快速汇报的虚拟联络平台,共同推进工作的进一步开展。

提供多种工具

现在服务于分散式团队的科技工具并不完善。没有一种技术可以包办一切。尽量选择统一的工具,用于即时信息、视频会议、文档分享、文档传输等等。 但是,不要放弃寻找下一个更佳的技术工具。即使这种不确定状态终结很久之后,也许您会发现这段往复过程并未消失。

确保工作在线上可见

敏捷团队学习,启动一个虚拟项目平台。 列出您的任务、工作进程和截止日期,从而确保每个人都掌握一致的进度。此外还有一个好处就是,其他人知道该从哪里开始继续工作,并在您需要帮助时给予援手。

笔记本电脑之外的其他世界

开启摄像

电话会议让人们可以一心多用,甚至更糟糕的情况是,不受镜头监控,人们容易“开小差”。开启视频应该是所有远程协同办公的默认选项。 视频通话中,人们可以看见同事的面部表情、肢体语言,从而“了解房间里的状况”;再者, 人们基本不会打断他人讲话或随意交谈。为了达到理想效果, 您需要保持电脑与眼睛平齐——将电脑放在支架上或距离自己远一些,这样画面里能看到的就不再只是您的鼻子了。同时,您要看向摄像头,利用自然光线,切忌背靠窗户,否则您会看上去就像一团黑影。

防止数据中断

由于Wi-Fi可能并不稳定,条件允许时尽量采用有线/以太网连接网络。 视频通话时,最好关闭所有后台应用软件,从而为视频通话节省计算资源。 因为视频会占用更多带宽,如果您需要传输大容量文件,请考虑使用其他设备。

听讲与发言

您要避免在墙体坚硬、易有回声的房间内通话(如厨房)。相反,您应该选择有地毯或其他柔软材料的房间(如客厅)。视频通话时,佩戴耳机的效果要优于电脑扬声器。且在切换到另一视频平台之前,您需要先关闭当前软件,否则该软件可能仍然在占用您的麦克风。最后,如果视频会议上您迟到了或无需发言,应设置成静音状态避免干扰他人对话。

选择适合您的场所

找到专注

不是每个人家中都有独立办公室,因此可以考虑设一块明确标识“我正在工作”的区域。 与家人达成协议,确立您的“正在工作状态”,即使您是在沙发上看书。如果您容易受其他家庭琐事干扰,那么试着制造视觉遮挡,这样看不见那些脏盘子就能眼不见为净。如果不能免除家庭噪音,而您又不能关上门时,降噪耳机可能是您的最佳伙伴。

调整姿势

居家办公的弊端之一是久坐不动。您需要想办法多 切换姿势,每天试着在不同的位置办公。 坐一会、站一会、半站半坐、偶尔走动——这既可以激活身体、激活大脑,还可以帮您摆脱精神溃散。

考虑距离

查看周围家具、电子设备与您之间的距离,从而确保合理舒适的间距。 住宅家具的设计并不总是办公的最佳选择。您可以轻易拿到笔记本电脑吗?您能避免“短信脖”且精神饱满地坐在咖啡桌旁吗?比如,如果您一整天都要坐在餐桌上低头打字,您或许会感觉肩膀都快缩进耳朵下了。

展示个性

快乐是我们的六种主要情绪之一,研究表明, 享受快乐实际上会让您更有效率。 在身边摆放些能让您会心微笑的物件,比如色彩鲜艳的咖啡杯、鼓舞人心的照片或滑稽可爱的小摆件。听起来似乎微不足道,但事实证明小差异能带来大不同。

若您或团队成员突然需要居家办公,则必然会花时间培养新的工作节奏和习惯。远程办公听起来非常简单、令人向往。但是一连独自在家工作几天或几周,您可能会感到孤单,很难与团队成员保持联络,也很难专注于工作。相反,如果您能规划一份有益于健康的日程,并打造一个高效的办公空间,利用科技工具的便利去完成工作,并保持与他人的正常关系,您就可以更高效地办公,而且享受其中的工作快乐。

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