远程工作

冲破距离桎梏

无法与团队朝夕相处时该如何实现团队合作

本文节选于我们的Steelcase 360系列远程办公相关文章——让距离不再是问题。

“为了在会议中更好地观看内容、听讲和发言,远程办公者需要做更多的准备工作。”

Gale Moutrey
Steelcase品牌体验和办公空间创新副总裁

每个经历过远程团队协作的人都会告诉您,这绝非易事。哪怕平时在同一间办公室里和同事们紧挨着一起工作,您在可以看到、听到和掌握实时动态的情况下,开展团队合作都困难重重。何况现在您还在远程办公,一连串的新难题便接踵而来:

电话会议里你来我往的说话声音听起来像是一团乱麻。

如果您不在会议的现场,可能无法看见白板上展示的内容。

当电话或视频连接设置无法同步时,经常会导致您通话时断断续续,或使您面临更糟糕的完全断线状态。

当您在电话会议中发言时,突然房间里所有人变得沉默——是他们忘记了您的存在,还是对您的发言默默翻白眼以表质疑呢?

这听起来似曾相识吗?

办公空间研究人员将这种经历称为“出席悬殊”,原始含义是指:未与其团队一起坐在会议室内的成员在会议中往往处于劣势。您不仅可能漏掉会议中的要点,还可能会错过会议开始前以及结束后的一些小讨论。

“为了在会议中更好地观看内容、听讲和发言,远程办公者需要做更多的准备工作。”Steelcase品牌体验和办公空间创新副总裁Gale Moutrey如是说,“面对面办公当然更占优势,但有时并不能成行——比如居住地点不便,比如因故要居家工作,比如无法出行等等。但我们知道如何利用技术手段,设计打造出与面对面办公无差别的空间。”

有鉴于越来越多的公司期望发展跨国团队从而推动创新,Steelcase的研发人员早在21世纪初便着手研究分散式团队合作。他们发现,不同文化背景的员工携手工作,能够激发多样思维,产生更多创新想法。但他们也发现,“出席悬殊”会带来更多麻烦。在身心和情感方面,人们经常感到压抑沮丧、紧张不安。Moutrey指出,“如果公司希望远程团队能够切实有效地合作、推动创新,那么就需要改善办公体验,这样员工才能保持专注和高效。”


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团队合作的科技工具

远程办公团队正在寻求科技工具的帮助。为了提升异地办公效率,软件设计发展迅速。例如,Microsoft Teams、Zoom和Webex等平台具备视频和内容共享功能,团队成员既可以看见彼此,也可以共享工作内容。但是人们往往不能充分利用这些平台的功能,尤其是其摄像功能。有些人因为不想穿戴整齐,或不想让同事见到其凌乱的房间,会默认选择音频通话。但实际上,打开摄像头可以让会话进行得更快捷、更顺畅(贴士:如果使用Microsoft Teams,您可以使用模糊背景功能,这样就不会暴露您未经整理的床铺——只需要在加入电话会议时点击“更多操作”按钮)。

通过摄像头,人们能够获取视觉信息,比如对方的肢体语言和面部表情,从而避免打断他人或同时讲话。眼神交流是人类出于生理和文化沟通形成的基本习惯,通过眼神交流,我们可以了解他人意图,增进彼此理解并引发共鸣。尤其在分散式团队中,团队成员可能来自不同国家,拥有各异的文化背景,这时确保眼神交流就显得异常重要。打开摄像头的另一优势是:防止人们一心多用或开小差。

这些协作软件帮助人们更加顺畅地沟通,但团队规模也会影响软件的使用效果,尤其是对于大型团队和创造型合作。“基于PC端的网络视频平台可以促进远程团队合作,但不能支持人们同时看到彼此和分享内容,这二者不能兼顾,”Steelcase信息技术专家 David Blickle如是说。例如,当您在视频程序上分享工作内容时,大部分屏幕都用于展示这些信息,而对方人像会缩放到屏幕下端拇指盖般的小界面中,所以您无法看清人脸。“为了打造更优质的办公体验,特别是对于那些大型团队,您需要使用大规格的办公科技设备(如微软Surface Hub)以支持高清视频会议,”Blickle讲道。“重要的是设备规模要足够大,这样人们才可以看到彼此、听清对话,同时可以查看到正在共同浏览或开发的内容。”

“各画面的比例很重要,确保人们可以看到和听到彼此,同时还能看到他们正在一起检查或者研发的内容。”

David Blickle,
Steelcase信息技术专家
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专为最后高强度项目冲刺阶段所留的这个团队办公空间。远程团队利用这里的虚拟数字工具,可以实现卓有成效的合作会议。借助身后的白板,用户能够在高清视频会议上分享虚拟数字的办公成果。

融合虚拟和实体空间

如今,许多公司都会召开大型高清视频会议,从而协助远程团队办公。但Blickle说道,他们通常会在现有空间(如传统会议室)基础上,添置显示屏和摄像头。大多数会议空间内摆放的都是长方形会议桌,摄像头很难拍摄到房间里的所有参会者,所以视频里的人无法看到室内的每一个人。另外,会议室通常只有一块显示屏,团队成员不能同时观看到工作内容和彼此的人像。由于座位位置不同,音频设备对每个人的收音效果会有所差异。“当视频会议成为一种日常工作习惯,如果您希望改善办公体验,必须记住,在为远程办公设计空间时,需要考虑这些空间结构可能带来的影响,”Blickle如是讲道。

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打造舒适环境,与远程团队成员共享信息。图中的显示屏高度和摄像头位置使房间内的人们可以看到彼此、进行眼神沟通。另外,Orangebox隔音箱内布置了软墙垫与地毯,吸收额外噪声、减弱室内回音。

Steelcase的研究员及设计师团队认为,为分散式团队设计的空间需要保证双方的用户体验处于一致水平。“处于实体空间的团队在创造性解决问题、协调任务分工、评估和学习上更加高效,”Steelcase研究跨国团队的Patricia Kammer这样讲述。“我们研究了他们如何快速熟悉对方,主动展开互动,并且积极投入工作——这些都与空间设计息息相关。对于需要异地办公的团队来说,设计目标应该始终是消除距离带来的工作阻碍。”

为了优化协同科技的效果,实现最佳空间设计,研发人员会思考:分散式团队成员如何实时阅读彼此的工作内容?如何做到还原人们一起办公时的效果?如何确保每个人能平等参与其中?

“我们知道,对于今天的分散式团队来说,成功离不开知识和想法的自由交流,”Kammer讲道,

“团队协作需要足够的空间,使他们能够灵活弹性地工作,并且随机应变以适应不断变化的需求。”

Patricia Kammer,
Steelcase首席研究员

为了解决这些问题,研发人员研究了办公团队的特征,并制定出了一套“行为原型”——并将这一概念融入试点空间,从而验证这一想法是否在现实情况中切实可行。Steelcase在世界各地的办公室遵循这个标准,并设计出了一系列解决方案。

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这个media:scape TeamStudio的“虫洞”为用户提供了多个模拟数字界面,从而高效地分享办公内容,促进头脑风暴、集思广益。房间内的办公人员借助可移动式微软Surface Hub 2S和Roam移动支架(能够跟着团队去往不同的办公环境)与远程团队成员肩并肩似地协同工作。​

基于视频会议的团队需要考虑的八项措施

不论您是为近在眼前的、还是为未来的远程办公事宜寻求解决措施,不妨仔细思考下文的八项措施,从而设计出合适的空间方案来获得更好的视频协作办公体验:

1. 为不同规模的团队和视频会议做准备。 一对一沟通、两人协作、小组合作,这些与团队集体会议同样重要。尽可能考虑多个方案——如在团队办公场所附近设置视频会议室、在房间内留几处角落、或安排可移动的设计——充分利用建筑空间和科技助力。

2. 视频办公人数增多,若沟通时音量升高或多人同时讲话,如何保证电话会议的隔音效果成为难题。 隔音箱(Pod)是一个简单快捷的办法,人们可以在隔音箱中进行视频电话、主持小组会议,而不会打扰他人。

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这个私人空间能够容纳两人面对面工作,也便于从自我专注模式切换到与远程团队的合作模式。同样,该房间可作为一个虫洞,分散式团队成员可以如现实中一样一起坐在房间内共同工作。

3. 在考虑为较大的团队工作室中安装摄像头和麦克风时,确保所有成员能出现在摄像头前并且发言能被其他成员清楚地听到。尝试使用多块屏幕,从而使与会者既能看到彼此,又能同步看到共享内容,确保成员在移动或离开摄像头时不会打断团队交流。

4. 大规格协同办公设备(如微软Surface Hub)尤其有益于需要展示工作内容的团队(如产品开发、设计团队),他们需要通过共享白板和大尺寸图纸来对其产品进行解释说明。

5. 建立一些区域来帮助团队成员在集体工作和个人隐私之间自由切换。 团队办公的成员全天都需要在这两个模式之间快速转换。设计贴近团队空间的隐私办公区域可以使得成员们暂别喧嚣,在个人工作和团体协作之间自由切换。

6. 对于较长的视频会议,应当设计合适的办公环境,鼓励成员多活动身体、改变姿势, 让与会者保持精力充沛、全神贯注。站高办公桌也便于人们常站起来面对镜头。

7. 兼顾会议双方的感受。如果可以,尽量在所有办公地点创建相似的环境,配备相同水平的工具及科技产品,这样那些远离大团队的成员也能感受同等品质的工作环境。

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小型团队头脑风暴讨论会的理想空间,远程团队可以利用Roam支架上的可移动式微软Surface Hub 2S(专为创意办公而设计,在移动上灵活便利)共同创建工作内容;人们处于站立状态便于行动与互动,从而激发无穷创造力。​

8. 考虑在团队视频会议室附近增设“虫洞”,即一个持续开放的实时视频媒介,就像在两地之间“开了一扇窗”从而保持沟通。这有助于会议结束后,人们随意出入,继续交谈,增进同事间的社交联络。

没有什么能替代面对面办公的切身体验,但当前这不是唯一的选择。

没有什么能替代面对面办公的切身体验,但当前这不是唯一的选择。技术软件可以极大地缩短分散式团队之间的距离,但是仔细思考,科技设备在办公室里的使用效果——无论是在专用房间内,还是在开放空间里——毕竟与远程办公迥然不同。如果设计合理的实体空间能与先进技术相结合,那些不得不在异地办公的团队可以拥有更出色的办公体验。

本文中提及的信息首次出现在《Steelcase 360》杂志第69期“让距离消失”。

适合分散式团队的应用设计

conference room in office Open image tooltip

这个房间内的全体办公人员围坐在D形会议桌旁,自由平等地建言献策,并且每个人都能完全看到屏幕,而异地团队成员也能够掌握会议室所有人的情况。两块显示屏一面可供视频通话,一面可分享会议内容。

personal workspace enclave Open image tooltip

如图所示,Orangebox隔音箱内配备的mediascape kiosk让您可以一对一地联络分散式团队里的各个成员,而且不会干扰到附近的同事。显示屏高度适中,与人的距离恰到好处,以便通话双方进行眼神交流。另外,站高座椅也可任意移动。

brainstorming enclave in office Open image tooltip

专为最后高强度项目冲刺阶段所留的这个团队办公空间。远程团队利用这里的虚拟数字工具,可以实现卓有成效的合作会议。借助身后的白板,用户能够在高清视频会议上分享虚拟数字的办公成果。

lounge enclave in office Open image tooltip

打造舒适环境,与远程团队成员共享信息。图中的显示屏高度和摄像头位置使房间内的人们可以看到彼此、进行眼神沟通。另外,Orangebox隔音箱内布置了软墙垫与地毯,吸收额外噪声、减弱室内回音。

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这个media:scape TeamStudio的“虫洞”为用户提供了多个模拟数字界面,从而高效地分享办公内容,促进头脑风暴、集思广益。房间内的办公人员借助可移动式微软Surface Hub 2S和Roam移动支架(能够跟着团队去往不同的办公环境)与远程团队成员肩并肩似地协同工作。

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小型团队头脑风暴讨论会的理想空间,远程团队可以利用Roam支架上的可移动式微软Surface Hub 2S(专为创意办公而设计,在移动上灵活便利)共同创建工作内容;人们处于站立状态便于行动与互动,从而激发无穷创造力。

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