远程工作

冲破距离桎梏

无法与团队朝夕相处时该如何实现团队合作

阅读 10分钟

本文节选于我们的Steelcase 360系列远程办公相关文章——让距离不再是问题。

“为了在会议中更好地观看内容、听讲和发言,远程办公者需要做更多的准备工作。”

Gale Moutrey
Steelcase品牌体验和办公空间创新副总裁

每个经历过远程团队协作的人都会告诉您,这绝非易事。哪怕平时在同一间办公室里和同事们紧挨着一起工作,您在可以看到、听到和掌握实时动态的情况下,开展团队合作都困难重重。何况现在您还在远程办公,一连串的新难题便接踵而来:

电话会议里你来我往的说话声音听起来像是一团乱麻。

如果您不在会议的现场,可能无法看见白板上展示的内容。

当电话或视频连接设置无法同步时,经常会导致您通话时断断续续,或使您面临更糟糕的完全断线状态。

当您在电话会议中发言时,突然房间里所有人变得沉默——是他们忘记了您的存在,还是对您的发言默默翻白眼以表质疑呢?

这听起来似曾相识吗?

办公空间研究人员将这种经历称为“出席悬殊”,原始含义是指:未与其团队一起坐在会议室内的成员在会议中往往处于劣势。您不仅可能漏掉会议中的要点,还可能会错过会议开始前以及结束后的一些小讨论。

“为了在会议中更好地观看内容、听讲和发言,远程办公者需要做更多的准备工作。”Steelcase品牌体验和办公空间创新副总裁Gale Moutrey如是说,“面对面办公当然更占优势,但有时并不能成行——比如居住地点不便,比如因故要居家工作,比如无法出行等等。但我们知道如何利用技术手段,设计打造出与面对面办公无差别的空间。”

有鉴于越来越多的公司期望发展跨国团队从而推动创新,Steelcase的研发人员早在21世纪初便着手研究分散式团队合作。他们发现,不同文化背景的员工携手工作,能够激发多样思维,产生更多创新想法。但他们也发现,“出席悬殊”会带来更多麻烦。在身心和情感方面,人们经常感到压抑沮丧、紧张不安。Moutrey指出,“如果公司希望远程团队能够切实有效地合作、推动创新,那么就需要改善办公体验,这样员工才能保持专注和高效。”


查看应用设计

探索专为助您冲破距离桎梏而创作的应用设计库


团队合作的科技工具

远程办公团队正在寻求科技工具的帮助。为了提升异地办公效率,软件设计发展迅速。例如,Microsoft Teams、Zoom和Webex等平台具备视频和内容共享功能,团队成员既可以看见彼此,也可以共享工作内容。但是人们往往不能充分利用这些平台的功能,尤其是其摄像功能。有些人因为不想穿戴整齐,或不想让同事见到其凌乱的房间,会默认选择音频通话。但实际上,打开摄像头可以让会话进行得更快捷、更顺畅(贴士:如果使用Microsoft Teams,您可以使用模糊背景功能,这样就不会暴露您未经整理的床铺——只需要在加入电话会议时点击“更多操作”按钮)。

通过摄像头,人们能够获取视觉信息,比如对方的肢体语言和面部表情,从而避免打断他人或同时讲话。眼神交流是人类出于生理和文化沟通形成的基本习惯,通过眼神交流,我们可以了解他人意图,增进彼此理解并引发共鸣。尤其在分散式团队中,团队成员可能来自不同国家,拥有各异的文化背景,这时确保眼神交流就显得异常重要。打开摄像头的另一优势是:防止人们一心多用或开小差。

这些协作软件帮助人们更加顺畅地沟通,但团队规模也会影响软件的使用效果,尤其是对于大型团队和创造型合作。“基于PC端的网络视频平台可以促进远程团队合作,但不能支持人们同时看到彼此和分享内容,这二者不能兼顾,”Steelcase信息技术专家 David Blickle如是说。例如,当您在视频程序上分享工作内容时,大部分屏幕都用于展示这些信息,而对方人像会缩放到屏幕下端拇指盖般的小界面中,所以您无法看清人脸。“为了打造更优质的办公体验,特别是对于那些大型团队,您需要使用大规格的办公科技设备(如微软Surface Hub)以支持高清视频会议,”Blickle讲道。“重要的是设备规模要足够大,这样人们才可以看到彼此、听清对话,同时可以查看到正在共同浏览或开发的内容。”

“各画面的比例很重要,确保人们可以看到和听到彼此,同时还能看到他们正在一起检查或者研发的内容。”

David Blickle,
Steelcase信息技术专家
Open image tooltip

专为最后高强度项目冲刺阶段所留的这个团队办公空间。远程团队利用这里的虚拟数字工具,可以实现卓有成效的合作会议。借助身后的白板,用户能够在高清视频会议上分享虚拟数字的办公成果。

融合虚拟和实体空间

如今,许多公司都会召开大型高清视频会议,从而协助远程团队办公。但Blickle说道,他们通常会在现有空间(如传统会议室)基础上,添置显示屏和摄像头。大多数会议空间内摆放的都是长方形会议桌,摄像头很难拍摄到房间里的所有参会者,所以视频里的人无法看到室内的每一个人。另外,会议室通常只有一块显示屏,团队成员不能同时观看到工作内容和彼此的人像。由于座位位置不同,音频设备对每个人的收音效果会有所差异。“当视频会议成为一种日常工作习惯,如果您希望改善办公体验,必须记住,在为远程办公设计空间时,需要考虑这些空间结构可能带来的影响,”Blickle如是讲道。

Open image tooltip

打造舒适环境,与远程团队成员共享信息。图中的显示屏高度和摄像头位置使房间内的人们可以看到彼此、进行眼神沟通。另外,Orangebox隔音箱内布置了软墙垫与地毯,吸收额外噪声、减弱室内回音。

Steelcase的研究员及设计师团队认为,为分散式团队设计的空间需要保证双方的用户体验处于一致水平。“处于实体空间的团队在创造性解决问题、协调任务分工、评估和学习上更加高效,”Steelcase研究跨国团队的Patricia Kammer这样讲述。“我们研究了他们如何快速熟悉对方,主动展开互动,并且积极投入工作——这些都与空间设计息息相关。对于需要异地办公的团队来说,设计目标应该始终是消除距离带来的工作阻碍。”

为了优化协同科技的效果,实现最佳空间设计,研发人员会思考:分散式团队成员如何实时阅读彼此的工作内容?如何做到还原人们一起办公时的效果?如何确保每个人能平等参与其中?

“我们知道,对于今天的分散式团队来说,成功离不开知识和想法的自由交流,”Kammer讲道,

“团队协作需要足够的空间,使他们能够灵活弹性地工作,并且随机应变以适应不断变化的需求。”

Patricia Kammer,
Steelcase首席研究员

为了解决这些问题,研发人员研究了办公团队的特征,并制定出了一套“行为原型”——并将这一概念融入试点空间,从而验证这一想法是否在现实情况中切实可行。Steelcase在世界各地的办公室遵循这个标准,并设计出了一系列解决方案。

Open image tooltip

这个media:scape TeamStudio的“虫洞”为用户提供了多个模拟数字界面,从而高效地分享办公内容,促进头脑风暴、集思广益。房间内的办公人员借助可移动式微软Surface Hub 2S和Roam移动支架(能够跟着团队去往不同的办公环境)与远程团队成员肩并肩似地协同工作。​

基于视频会议的团队需要考虑的八项措施

不论您是为近在眼前的、还是为未来的远程办公事宜寻求解决措施,不妨仔细思考下文的八项措施,从而设计出合适的空间方案来获得更好的视频协作办公体验:

1. 为不同规模的团队和视频会议做准备。 一对一沟通、两人协作、小组合作,这些与团队集体会议同样重要。尽可能考虑多个方案——如在团队办公场所附近设置视频会议室、在房间内留几处角落、或安排可移动的设计——充分利用建筑空间和科技助力。

2. 视频办公人数增多,若沟通时音量升高或多人同时讲话,如何保证电话会议的隔音效果成为难题。 隔音箱(Pod)是一个简单快捷的办法,人们可以在隔音箱中进行视频电话、主持小组会议,而不会打扰他人。

Open image tooltip

这个私人空间能够容纳两人面对面工作,也便于从自我专注模式切换到与远程团队的合作模式。同样,该房间可作为一个虫洞,分散式团队成员可以如现实中一样一起坐在房间内共同工作。

3. 在考虑为较大的团队工作室中安装摄像头和麦克风时,确保所有成员能出现在摄像头前并且发言能被其他成员清楚地听到。尝试使用多块屏幕,从而使与会者既能看到彼此,又能同步看到共享内容,确保成员在移动或离开摄像头时不会打断团队交流。

4. 大规格协同办公设备(如微软Surface Hub)尤其有益于需要展示工作内容的团队(如产品开发、设计团队),他们需要通过共享白板和大尺寸图纸来对其产品进行解释说明。

5. 建立一些区域来帮助团队成员在集体工作和个人隐私之间自由切换。 团队办公的成员全天都需要在这两个模式之间快速转换。设计贴近团队空间的隐私办公区域可以使得成员们暂别喧嚣,在个人工作和团体协作之间自由切换。

6. 对于较长的视频会议,应当设计合适的办公环境,鼓励成员多活动身体、改变姿势, 让与会者保持精力充沛、全神贯注。站高办公桌也便于人们常站起来面对镜头。

7. 兼顾会议双方的感受。如果可以,尽量在所有办公地点创建相似的环境,配备相同水平的工具及科技产品,这样那些远离大团队的成员也能感受同等品质的工作环境。

Open image tooltip

小型团队头脑风暴讨论会的理想空间,远程团队可以利用Roam支架上的可移动式微软Surface Hub 2S(专为创意办公而设计,在移动上灵活便利)共同创建工作内容;人们处于站立状态便于行动与互动,从而激发无穷创造力。​

8. 考虑在团队视频会议室附近增设“虫洞”,即一个持续开放的实时视频媒介,就像在两地之间“开了一扇窗”从而保持沟通。这有助于会议结束后,人们随意出入,继续交谈,增进同事间的社交联络。

没有什么能替代面对面办公的切身体验,但当前这不是唯一的选择。

没有什么能替代面对面办公的切身体验,但当前这不是唯一的选择。技术软件可以极大地缩短分散式团队之间的距离,但是仔细思考,科技设备在办公室里的使用效果——无论是在专用房间内,还是在开放空间里——毕竟与远程办公迥然不同。如果设计合理的实体空间能与先进技术相结合,那些不得不在异地办公的团队可以拥有更出色的办公体验。

本文中提及的信息首次出现在《Steelcase 360》杂志第69期“让距离消失”。

适合分散式团队的应用设计

conference room in office 打开图片工具提示框

这个房间内的全体办公人员围坐在D形会议桌旁,自由平等地建言献策,并且每个人都能完全看到屏幕,而异地团队成员也能够掌握会议室所有人的情况。两块显示屏一面可供视频通话,一面可分享会议内容。

personal workspace enclave 打开图片工具提示框

如图所示,Orangebox隔音箱内配备的mediascape kiosk让您可以一对一地联络分散式团队里的各个成员,而且不会干扰到附近的同事。显示屏高度适中,与人的距离恰到好处,以便通话双方进行眼神交流。另外,站高座椅也可任意移动。

brainstorming enclave in office 打开图片工具提示框

专为最后高强度项目冲刺阶段所留的这个团队办公空间。远程团队利用这里的虚拟数字工具,可以实现卓有成效的合作会议。借助身后的白板,用户能够在高清视频会议上分享虚拟数字的办公成果。

lounge enclave in office 打开图片工具提示框

打造舒适环境,与远程团队成员共享信息。图中的显示屏高度和摄像头位置使房间内的人们可以看到彼此、进行眼神沟通。另外,Orangebox隔音箱内布置了软墙垫与地毯,吸收额外噪声、减弱室内回音。

benching application in an office 打开图片工具提示框

这个media:scape TeamStudio的“虫洞”为用户提供了多个模拟数字界面,从而高效地分享办公内容,促进头脑风暴、集思广益。房间内的办公人员借助可移动式微软Surface Hub 2S和Roam移动支架(能够跟着团队去往不同的办公环境)与远程团队成员肩并肩似地协同工作。

打开图片工具提示框

小型团队头脑风暴讨论会的理想空间,远程团队可以利用Roam支架上的可移动式微软Surface Hub 2S(专为创意办公而设计,在移动上灵活便利)共同创建工作内容;人们处于站立状态便于行动与互动,从而激发无穷创造力。

保持联系

现在注册,即可定期收到来自Steelcase 360的邮件。我们会加入任何我们觉得有益于您的故事、研究和洞察力,持续更新新故事、播客和杂志。

hbspt.forms.create({
portalId: “1822507”,
formId: “46264443-52a1-472c-9ab7-74e08fe6269f”
});

写评论

相关帖子

人力资源专家目前所面临的六个混合型办公挑战

人力资源专家目前所面临的六个混合型办公挑战

全新研究锁定混合型办公中亟待解决的关键问题,以防止业务承担风险。

如何在新冠肺炎危机(COVID-19)中促进革新

如何在新冠肺炎危机(COVID-19)中促进革新

Ashoka connects social entrepreneurs around the world online and offline. During COVID 19 the global organization was forced to change their ways of working together too. As our world is defined by change, a new mindset is required.

健康感的六个维度: 居家办公清单

健康感的六个维度: 居家办公清单

一个健康、专注和高效的工作环境首先要注重人们的需求,以及如何调整个人和团队的工作以达到一个新的平衡。