科技

一场关于空间的冒险

Space Odyssey – 360 Magazine Issue 69: Making Distance Disappear

从重塑办公空间开始,两年后,我们一同回顾下成绩和收获。

“自2009年起,我们便开始察觉到全球经济衰退对我们企业所带来的影响,而去年是Steelcase自那以后业绩最好的一年。这说明,我们不仅在全球经济衰退中坚持了下来——还变得更加强大、能更好的应对未来。”

人们通常会倾向于在经济衰退期间养精蓄锐,但是Steelcase却审时度势,进一步加速企业的自我变革,同时对未来发展进行了一项投资。正如:我们对自己的品牌加以投资;将我们的产品平台进行了全球化推广,使之成为一家全球整合型企业。

Jim Keane, Steelcase Inc. 董事长兼首席执行官

与此同时,当我们即将迎来企业创立百年纪念之际,我们也面临着其他公司同样面临的两难抉择:过剩的地产资源。一些全球主流企业甚至超前到提出“既然员工可以在任何地方办公,那我们到底还需不需要办公室了?”诸如此类的问题。

我们都意识到办公室正处在变革中,但不会就此消失。尽管我们不得不释放出多余的空间,但还是试图通过不同的角度去审视这个问题。我们坚信,员工比以往任何时候都更需要一个能够让他们聚集在一起、感觉到彼此,能建立起共同目标的空间。我们在制定地产策略时给自己立下了不仅仅是削减成本的目标。我们认为这是一个优化位于密歇根州大激流城企业总部地产资源的机遇,借此来重新利用起那些长期闲置着的空间,利用我们的办公空间策略来加速推进企业文化发展。

这成为了我们企业的转折点。当我们领导团队对房地产战略进行回顾之后,并展示了相关的财务数据之后,结果就显得简洁明了了——房地产和成本被减半。从数字角度来看,这是个简单的决定。但是从领导团队的考虑层面上来看,如果此举不能有助于重塑企业文化的话,我们是不会贸然实施的。这也是当时启动这个项目最重要的原因之一,而迄今为止这依然是最重要的因素。员工们需要汇聚在一个能够和他们的同事、工作以及整个企业保持密切联系的园区里。不可否认的是,这股潮流在这之前几年里尚未成形。

全新的工作环境让企业面貌焕然一新。包括访客在内,所有参观过我们总部的同仁们而言,改变是显而易见的。他们都表示在我们的空间中感受到了Steelcase的文化和品牌精髓。同时也促使他们渴望更多地去了解Steelcase文化和品牌,亦如他们渴望更多地了解Steelcase产品一样。

这便是我们的成功之道……”

全新的创新中心为项目团队集中精力构思新想法提供了空间,并为如何让分布式办公的团队聚集到一起从事创新工作做出了示范。

我们的故事

在面对金融危机时,公司高管首先思考的第一件事往往与他们的办公空间无关。除非办公场所已被列入一长串可以用来节省开支的清单上。2009年,许多企业在目睹了周遭众多企业经济纷纷下滑后,作出了这样的举措。当时到处都是不确定因素,为全球500强企业提供服务的Steelcase更是在乱局中受到冲击。

在这种经济背景下,我们做出了一个困难的决定。与其通过简单地削减过剩地产作为一种生存策略,公司更倾向于放眼未来。“我们将目光落在了一场重大的变革、一种理念的颠覆上。其影响不仅局限于空间,还涉及科技技术、工作流程以及企业文化。”负责Steelcase工作环境咨询业务的应用研究首席咨询顾问John Hughes说,“我经常听到来自世界各地的公司高管表示,难以有效地让战略、品牌和文化统一起来。就像其他企业一样,我们宁愿将资源投资在实现因素上,也不愿坐等衰退。”

这便是被公司内部称之为Connect 12重塑项目背后最大的推动力量,这是一项历时多年的漫漫征途,通过计划重塑公司总部园区,并帮助全球各地的员工无论是从实体层面还是在虚拟层面上都能紧密互联。我们利用2012年公司100周年作为变革的契机。该项目将对公司总园区现有的大楼进行重塑规划,包括停用的生产设施和闲置的装卸区地皮资源,从而建立起一个互联化的全球网络和办公空间。这些空间将会挑战以往办公空间的用途,并用于测试全新的工作模式。“我们的出发点是利用工作环境来改善员工的敬业度和对企业的忠诚度,促进公司内部沟通,并让公司文化焕发出全新活力。”Hughes说。

“为了帮助我们开发出一个有助于实现企业目标的空间策略,我们采用了以用户为中心的研究。我们对公司各个层级的员工进行调研,举办工作坊,利用人种学和传感器技术提炼观点,搜集数据,并投入很长时间用来观察员工的行为。通过这些做法,我们终于能够衡量出哪些是可行的,哪些不可行。”

通过这些活动,利用收集到的信息,我们建立起一个模拟雏形空间,并对其进行测试,帮助员工理解变革的冲击。我们要求一些团队在这个雏形空间中工作,以协助验证设计方向的正确性。

整合了media:scape技术的环境能够让身处全球各地的员工从实体层面和虚拟层面更加紧密连接。

我们的策略很快就被归结为:“最佳空间。”一个搭配空间生态系统的园区环境,支持多样化的活动以及各类工作风格和偏好。新空间不仅能够支持员工适应日益移动化的办公模式,还能够吸引员工前来工作。“‘最佳空间’就是你愿意在这里办公的空间,因为你可以选择工作的时间、地点和方式。”Steelcase全球设计总监Cherie Johnson说,“我们的目标是让空间更加民主化,每个人都可以在任何地方办公。”

从本质上讲将,“最佳空间”的概念就是从宏观上能支持员工的身心健康,同时能满足个人心理、认知以及身体层面的健康需求。通过一系列空间来支持专注办公、协作、学习、社交以及恢复活力。例如,如果员工有一个需要特别专注和集中思考的任务,如果空间能够支持这种工作方式,他们的认知表现也会更好。不需要太多认知需求的常规任务则可以在具有更多刺激源和互动空间内完成。员工也可以根据他们的情绪,自由地选择想在哪种空间中办公。有时候人们渴望交流并希望身处活动当中,另一些时候他们则希望独处。从身体层面来看,人们需要在一整天的工作当中四处移动并调整姿势——不仅是坐着或站着,还有放松和短暂小憩。移动对于维持能量水平和耐力至关重要。而身心健康的所有三个方面——身体、认知和心理——对于建立起员工的敬业度而言都是不可或缺的。

“最佳空间”策略创建了一个搭配空间生态系统的园区环境,支持专注办公、协作、学习、社交以及恢复活力。

空间的全球网络包括个人专注工作区域和团队分享区域,其中有一些可由个人或者团队根据需求“独占”,还有许多是可以共享使用的。有一系列混合的开放空间,搭配封闭或者半封闭空间,这样员工可以自行选择他们所需的互动程度。Connect 12项目团队理解员工在每天的工作中都需要不同程度的私人空间和人际互动。

你从哪里开始呢?

“最佳空间”的规划策略基础和首个开放区域是一个将被重新定义的空间。这里在改变之前只是用于员工早餐、咖啡、午餐和下午放松时间的食堂,却摇身一变成为了全新的WorkCafé,成为社会学家Ray Oldenburg著作中提到的“第三类场所”,它适用于非正式和多元化的员工群体。(详情请见第26页《访谈Oldenburg》以及第32页的《第三类场所》)。这里不仅是园区的“枢纽”,更是多个空间规划新概念和应用方案的试验地。

WorkCafé包括了适用于大型和小型团体使用的开放或封闭空间、个人工作区、自助餐吧和咖啡间。WorkCafé提供了一个精心策划、功能完善办公场所,又兼备休闲吧的轻松氛围。员工会在这里会客、办公、建立人脉、社交以及恢复活力。“这一空间充分证明了我们所提倡的让空间更“民主化”的意义,”Johnson说道,“这不是一个让你常驻的办公区;但您却在这里可以得到放松、休息、高效办公或短暂社交,使得工作、休憩、协作和私人独处各类状态切换自如。”

WorkCafé会全天候向员工提供食品和饮料,但它广受欢迎的最大原因却是它拥有支持专注、协作、社交互动和放松的各类场所,并让员工能自由的选择。尺寸为24’x 5’的媒体墙不间断地更新着来自公司内部以及世界各地分公司传来的最新资讯。这一理念不仅应用于总部,也应用在公司的所有空间内,例如美国员工就能够了解到马来西亚和莫斯科分公司的情况,media:scape®协作配置能够帮助员工更高效地分享数字内容,而电源接口和Wi-Fi接入也是无处不在。

与优先考虑个人办公场所的传统方法相比,当时引入像WorkCafé这样的空间策略绝对算是不走寻常路,它却显然奏效了。

“毫不夸张地说,在Steelcase,每个人都会来WorkCafé,”Johnson说,“这里是一个充满活力、枢纽中心、热情好客的多用途空间。你可以看到管理层、来自公司其他区域的员工、访客和客户。无需通过电话或者电子邮件便能与他人面对面沟通,有助于你在整个公司中建立起默契和信任。员工们表示这一空间让他们感到自豪,它展示了企业对员工真正意义上的重视。”

“我们建议每家计划实施文化变革的公司都建立起WorkCafé,并作为首推项目,”Johnson继续说道,“它能够对整个企业园区乃至其他方面的重塑奠定好基础,给予每个人体验民主化空间的意义,在任何私人空间发生变化之前,我们先通过集体合作的方式深入,希望员工能真正地接受这些企业文化和行为。”

WorkCafé提供了一个精心策划、功能完善办公场所,又兼备休闲吧的轻松氛围。
户外空间能够让员工恢复精力、社交互动、并正常办公。

每天都是全新的办公室

在园区改造之前,我们总部95%的常驻员工都有固定的办公桌。但是考虑到当今移动办公的特质,不是所有员工都需要或者乐意在固定工作桌前面工作。大多数时间都空置着固定工作位,使得企业房地产资源无法得到充分利用,同时影响到员工的心态——坐在四周无人的小隔间里被孤立着,毫无意识地逐渐耗尽体力。然而有些员工的工作则需要他们大部分时间都端坐在办公桌前,他们需要属于自己的办公空间。为了判断哪些员工需要改变成移动办公,我们召集了志愿者。“让员工感觉到他们能够参与讨论并影响到决策是非常重要的,”Johnson说。毫不意外有一半员工选择放弃原有的固定工作位,因为他们知道这样将会获得更大的工作灵活性。

过去用作固定员工位的空间,现在都用来改变成不同类型的办公环境,同时支持专注和协作办公,满足员工的社交需求。这一变革确保公司能够将员工在更小的空间中集合起来,同时还为员工在哪里办公以及如何开展工作提供了更多的选择。例如,总部大楼面积24,000平方英尺的一侧区域本来只有一个部门,现在改造重建后可以容纳三个部门:财务部、采购部和质量部。另一侧也通过类似的改造容纳了销售支持团队,让成员紧密地集中在一起,这是前所未有的盛况。这里还包含视频会议空间,支持员工和远程团队开展日常非正式的协作办公。如今两侧都能同时服务更多的员工,而员工则可以在园区的任何一处选择办公。

全新的工作环境为员工在哪里办公以及如何开展工作提供了更多的选择。
Space Odyssey - 360 Magazine Issue 69: Making Distance Disappear
过去用作固定员工位的空间,现在都用来改变成不同类型的办公环境,同时支持专注和协作办公,满足员工的社交需求。

这种非同以往的工作方式,要求经理和员工更好地理解其背后的设计意图。“我们采用了一系列活动和在线学习来帮助经理理解并采纳不同的领导方式,制定目标并衡量绩效,而不是计算人头和座位占用时间。”企业人力资源部总监Steve Wolfe说。

首批参与的80名员工获得了笔记本电脑、智能手机并参加了针对移动办公模式的培训。之后这组成员开始帮助其他员工做好移动办公的准备。“这不是管理层下达指令告诉员工要怎么做,也不是人力资源部的通知,他们都是同事。”Wolfe指出,“因此,员工反应颇为积极。”

全新的办公环境支持员工各种姿势。而移动能够给身体带来新能量并振奋精神。支持各种不同的工作姿势、室内的自然采光、户外庭院以及其他与大自然的接触,Steelcase利用地产资源来提升员工身心健康的方法独树一帜。

餐吧以及周边办公区域能够帮助员工恢复精力,并在不同的工作模式中自如切换。

全球互联

我们另一个全新改造的区域便是创新中心,它与我们所有空间一样,是一处用于测试全新工作方式的雏形空间。它是因为企业力争在竞争日益激烈的全球经济环境中脱颖而出而出现的。“当我们拥有一支由不同专业、不同民族和不同地域构成的团队时,我们需要确保有出色的创意。参与创新过程的员工会沉浸在其他文化的感染当中,进而能从更深的层次来洞察当前的问题。”Johnson说。

创新中心为近300名本地员工和分布在世界其他各地区同事提供服务。由于我们四分之三的产品开发项目都是全球化的,同时我们在三大洲都设有设计工作室,该中心为空间如何帮组企业塑造全球化、综合性做出了示范。

“创新是一项体力活儿。它取决于人际互动、探索以及实验,”Steelcase全球设计副总裁James Ludwigh说。项目团队成员,无论身处何地“都能感觉大家处在同一房间里。流畅的互动避免了创新流程中的摩擦,并提高了员工通过互动,共同解决问题的可能性。创新几乎很少是一个人在欢呼‘有主意了!’。它往往是员工在彼此的信息和想法基础上继续添砖加瓦的更新过程。”(更多有关支持分布式团队的想法,详情请见第8页 《让距离感消失》。)

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创新中心里的项目工作室能够将位于世界各地的分布式团队联系起来。
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创新中心是一处用于测试全新工作方式的雏形空间。当时Steelcase需要与分布在全球各地的产品开发团队保持日常沟通,这个创新中心正是在这样的需求驱动下应运而生。

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小组空间是这里的主导。项目办公室只占用了40%的碳足迹,而办公区域的前方和后方闲置空间则能支持多种小组活动。

我们的团队成员包括设计师、研究人员、产品营销人员、工程师以及其他员工都能够通过网络远程网真保持日常接触。为了避免太过正式而且显得有些尴尬的传统视频会议,员工可以为他们的项目办公室选择多种配置,包括咖啡桌、休闲椅以及其他家具,这样参会者可以站着、坐着、倚靠或者走来走去。近距离或一对一的交流使得手势和面部表情都能清晰呈现,有助于提高认知和理解。此外,每间项目办公室都有空间让员工可以从协作中脱身出来,但又可以随时加入。这一切都让视频会议变得更加放松、协作性更强、同时效率更高。

该中心还包括了研发实验室、一个雏形工作间、访客互动会议室、移动社区、不固定工作位和一个咖啡馆。“它为员工提供了多元化的空间和他们所需的工具,并且然而地面结构十分简单,其设计也支持升级。我们让园区的空间能够与使用它们的员工共同‘学习进步’,这就形成了更具弹性的地产资源。”Johnson说。

反馈回路

只有得到员工的全力支持,办公区域才能够“学习”、适应并更好地支持文化变革。通过在项目现场对企业文化进行标杆定位,我们可以评估出企业文化如何进步发展,并根据需要更好地适应空间。

与我们一起合作的文化人类学家Arna Banack指出,办公空间会影响文化的方方面面。“空间可以直接影响沟通和协作、员工对公司使命和战略的理解、如何代表品牌等等。”

积极的变化已经开始显现。评估显示,我们在将公司的愿景落地转化为现实上已经得到了极大的改进。办公空间更好地反映出了公司的使命和目的。“由于我们有一些办公环境已经好几年了都还没有翻新,所以业务变革走在了前面,无法体现出空间改善对员工绩效的积极影响,”Johnson说,“如果员工不能将自己沉浸在品牌价值当中,他们就无法在工作中展现品牌价值。现在,我们的空间反映出了全新的Steelcase形象:以用户为中心、创新、是设计思维的产物。”

敬业度,用于衡量员工对共同目的的感受,也得到了提升。“它在2010年就已经成为了公司的优势,而现在更加瞩目。它让公司更紧密地团结起来。”Banack说。

Steelcase领导人看到了实实在在的利润提升。“我们的销售支持团队已经连续两年实现了两位数的业务增长,并且是在没有增加员工数人数的基础上。这并不是因为由于他们增加了工作时间,而是他们解决问题更加便捷、协作和制定决策也更高效了。”高级副总裁Eddy Schmidt说。

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我们根据反馈研究发现,在第一波变革之后,我们需要更多的空间来让员工专注办公和思考。所以我们在合作空间附近增加了更多独立不固定工作位(如上图所示)。

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首席财务官Dave Sylvester说,他所属团队的反馈是“好的出奇。”他有一半的员工是移动办公,选择共享办公位的工作空间作为每天的办公驻地,而62%的员工报告称他们的办公空间有助于吸引和挽留员工。

微调——重新配置这里的空间,改变那里的家具布局——也有帮助。我们了解到员工需要更多的私人对话和专注办公的空间,于是做出了相应的调整。项目团队也需要更多的空间,以便他们在一个项目生命周期中长期占用,所以我们增添了“我们/独占”空间。没有人知道创意知识型工作在未来将如何改变,所以我们的办公空间旨在经受通过日常员工工作习惯测试,并根据需求不断进化。

让变革成为可能

想要进行变革公司文化变革是很困难的。实体环境不是唯一的影响因素,而Steelcase领导者也明白在其他方面也需要下功夫。

“变革建筑物远远不够,技术本身无法解决,鼓舞人心的办公环境也不能自发产生变革,”Ludwig说,“但是它们能够让变革成为可能。这些空间让信息分享更加迅速,共同创造更加流畅。它们能更好地帮助员工和品牌、企业文化以及彼此之间相互连接。”在初始规划新的公司总部5年之后,大家都不会对结果感到惊讶。“它改变了我们作为企业生活和工作的方式。就这么简单而深刻。”Ludwig说道。

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我们的新空间能够帮助员工和品牌、企业文化以及彼此之间相互连接。

Space Odyssey - 360 Magazine Issue 69: Making Distance Disappear

推动变革

通过反思公司的地产策略,Steelcase最终减少了我们公司总部园区48%的实际面积,同时也减少了我们的环境足迹。而但是更为重要的是,项目开展前和开展后的《办公场所满意度调查》显示出的这些变革给员工、流程和文化所带来的影响则更具价值。

我的办公场所能促进新想法的创造。

项目开展前 项目开展后
63% 71%

我能够获得支持分享和交换思想的空间。

项目开展前 项目开展后
80% 89%

我的办公空间支持我向自己的同事和领导学习。

项目开展前 项目开展后
66% 75%

我可以在自己的办公桌前思考和专注办公。*

项目开展前 项目开展后
69% 63%

我对自己常用办公地点周围的景色非常满意。

项目开展前 项目开展后
61% 80%

我在自己常用办公地点获得的自然采光感到舒适。

项目开展前 项目开展后
72% 89%

有各种各样的空间,可以满足我的不同日常活动的各种需要。

项目开展前 项目开展后
75% 86%

我拥有能够重新恢复精力的休闲空间。

项目开展前 项目开展后
56% 83%

我的办公空间有助于吸引和挽留员工。

项目开展前 项目开展后
42% 70%

我的办公空间有助于促进员工之间的沟通。

项目开展前 项目开展后
80% 89%

我能够为我的小组/团队合作获取适用的技术和工具。

项目开展前 项目开展后
81% 87%

我可以获得安静、更加隐蔽的空间来完成专注办公以及/或者开展私人对话。*

项目开展前 项目开展后
81% 80%

这一调查结果显示员工需要平衡协作环境和更为私密的空间,于是Steelcase马上在公司园区内增加了额外的不固定工作位和其他私密空间。.


Steelcase全球调研报告:敬业度与全球办公场所状况

根据Steelcase的最新研究,在全球17个最重要的经济体中,三分之一的员工的敬业度不理想。Steelcase与国际调研机构益普索(Ipsos)合作,《Steelcase全球调研报告》首次探索敬业度与办公场所之间的关系。

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