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以科技缔造健康身心

为何智能 + 互联空间能改进工作体验?

Driving the Wellbeing of People

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假如办公室可以跟现在的汽车一样随时代而改变,那么它一定能促进人们更便捷地完成工作。现在所有推出的新车全都配置方便驾驶的新科技,令开车更安全,车主也能轻松享受驾驶的乐趣。举例来说,要是有货车驶进驾驶员的盲点,或是停车时车尾快要撞上后面的汽车时,车身配置的传感器会马上通知驾驶者,避外意外发生。有些汽车更会自动驾驶,让驾驶员安心放开方向盘,另外还有安装了无线网络的汽车。由此可见,现在的汽车不仅是交通工具,还能主动提升驾驶体验。

那么我们该如何将现代科技融入办公室,令员工感觉更自在,工作效率更高,思维更灵活?

Brody WorkLounge

“Steelcase全球市场营销副总裁Allan Smith表示:“如今,很多人在日常生活中使用智能车,但他们上班的地方却仍然沉闷脱节。以往大家普遍认为科技会淘汰传统办公室,然而事实正好相反,在办公室里配置先进科技,不但能提升员工的工作能力,更能令工作场所紧贴时代脉搏。” Smith指出再过不久,我们就可以利用传感器网络和其他科技,将工作环境变得更美满,更富人性。科技将会成为个人、团队和企业的助力,帮助人们在这个工作压力紧迫、变化快速的时代安然面对各种难以招架的挑战。科技还会帮助企业将员工现有的办公室变成他们喜爱的工作空间。

“在办公室里配置先进科技,不但能提升员工的工作能力,更能令工作场所紧贴时代脉搏。”

Allan SmithSteelcase全球市场营销副总裁

上班族的典型生活

不少人多年来习惯在处理单一项目的团队工作,现在却突然发现自己要同时处理多个团队的工作及不同项目。他们不得不经常要放下手头的工作,转做另一项,或是由一个工作模式转换到另一个模式,还要参与没完没了的会议。这种变迁令他们一心多用,不断切换模式,费时费力。

减少压力

以前,要完成工作是很简单的事:找个合适的人,给他合适的地方和合适的信息,他就可以自由发挥,顺利完成工作。大部分人都在自己的办公桌前工作,与团队其他成员毗邻而坐,那些成员手头上有他们需要的信息。可是这种情况已不复再现了。

Thread

随着手机、笔电和无线网络的出现,现在的员工可以自由选择他们想工作的地点和方式,不必再像以前那样在固定办公桌前工作。然而这变化也带来负面影响:当你要找人时,你不一定能马上找到他们。科技令以往以印刷为主的文件变成数字数据,更容易与别人分享,也方便制作成不同类型的档案。不过科技的缺点是数据量会以几何级数上升,令信息过多,难以负担。全球化可以为公司带来更多新创意,并能网罗来自全球各地的优秀成员,不过也会令团队成员分散各地,不但难以聚首,也难以建立互信和友谊,而这几点正是创新思维不可缺少的基础。

Smith道:“现在的工作环境基本上比以往都要复杂。例如说我们可以用视频会议技术帮助身处不同时区的团队成员进行协作,不过这也代表我们每次开会不能只预约一个办公室,而是要在你团队中的所有人身处的地点各预约一个房间,才能进行视频会议。从协作效果而言,这样的确有帮助,但是对于会议安排工作来说,却增添了不少麻烦。”

University of Arizona

Smith又指出办公室需要加强智能化,与网络时刻相连,以帮助员工面对复杂的工作环境,减少压力。“员工需要学习如何放下当前正在苦思的项目,借助办公室环境所搭载的科技寻找对策,减轻工作的重担。”

“现在的工作环境基本上比以往都要复杂。”

Allan SmithSteelcase全球市务副总裁

以人为本的科技

“物联网”这一概念的出现,代表我们可以将任何电子设备,如手机、耳机、手表、洗衣机等连接到互联网和其他装置,通过技术在工作层面开拓无限可能。试想象一下:我们只需要在手机上启动一个应用,即可看到今天哪位同事在办公室工作,也可以查看在下午一时有哪一间配备视频会议设备的会议室可以使用,而当会议开始时,会议室会自动致电所有远程会议参与者进行视频会议,更会在会议预定结束时间快到时用灯光和讯号向你报时,这是多么方便的事情!

360 Magazine Issue 71 Office Renaissance

假如会议室会在会议快将结束时提醒你,让你把握时间总结会议内容,顺利结束会议,那就不用担心下一组要使用会议室的人在门外苦苦等待你们让出位置。不仅如此,这个会议室还能认得你们,自动为你准备上一次会议的笔记,并将照明调校到你们上一次开会时使用的亮度。还有,假如会议超时,会议室还会自动传信息给下一组预约的人,通知他们晚一点才来到。

帮助企业提升员工工作体验

将先进科技与办公室结合,不仅可以令员工个人和团队的工作更有效率,还有助收集数据,以改进工作环境。只要在办公室配置数据串流系统,就能帮助办公室设计团队、设备供货商和房地产专家了解哪些房间最常被人预约,哪些房间无人问津,从而在设计时作出更合宜的决定。企业也能利用这些数据了解哪些方案可行,哪些方案不可行,继续精益求精。

University of Oklahoma

Steelcase的综合技术总经理David Woolf指出,既然我们已能掌握办公室的所有数据,那么另一个挑战就是如何活用这些数据。

“他说:“当椅子、房间和其他办公室物品配备感应环境改变和传讯功能,就会成为分析复杂情况的工具,帮助我们辨认各种机遇,并且迅速响应。”

David Woolf综合技术总经理

他说:“当椅子、房间和其他办公室物品配备感应环境改变和传讯功能,就会成为分析复杂情况的工具,帮助我们辨认各种机遇,并且迅速响应。它们还会是提升生产力的工具,员工可以透过这些工具掌握周围环境的情况,选择可帮助他们顺利完成工作的设备。”

汽车配备的技术不断提升人的驾驶体验,同一道理,我们可以期望将来的办公室同样借助科技的力量,帮助员工轻松驾驭错综复杂的工作环境,为员工个人和团队打造更优秀的工作体验。

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