创新

大数据筑就理想空间

Workplace Advisor和Steelcase Find搜集用户数据,再结合Steelcase专业的调研洞察,为人们改进办公场所。

Big Data. Big Places

“Leaders walk around their offices and see empty spaces. Yet their people say they can’t find the right places to do their work.”

Jim KeaneCEO, Steelcase

我们不得不承认,过去的办公室总是把最多的桌椅塞满有限的空间,一点也不以人为本。千篇一律的布局和一排排的办公桌也许方便管理,但已无法支持现今变化多端的工作模式。企业明白追求业务增长先要推动创新,因而趋向创意主导的工作模式。创意过程必经起承转合,而在推行新创意和方案时,团队必须保持灵敏;因此,办公空间应该支持不同的工作模式,并赋予办公人员选择和控制工作地点和方式的权力。

Steelcase CEO Jim Keane表示:企业领导巡视办公室时,只会看到空置的地方;可是员工依然投诉没有适当的工作空间,无法与同事交流、与团队长时间解决棘手问题,或独自专心工作。以上两种情况,有可能同时发生吗?事实上,这个困境就好比驾车驶进拥挤的停车场,虽然知道有可用的停车位置,却不知所在何方。”

360 Magazine. Inside Innovation
面对以上挑战,Steelcase设计师特别开发出专门用于量度空间的产品组合,包括Workplace Advisor和Steelcase Find。Workplace Advisor现已推出,让企业全面了解其办公空间,从而作出改进。

面对以上挑战,Steelcase设计师特别开发出专门用于量度空间的产品组合,包括Workplace Advisor和Steelcase Find。Workplace Advisor现已推出,让企业全面了解其办公空间,从而作出改进。移动应用程序Steelcase Find将紧随其后,协助员工寻找所需办公空间和同事。

Keane解释说:“我们综合科技、大数据和办公室的相关洞察,支持企业创造以人为本的办公场所,不单配合现代工作流程,更考虑当今办公人员的需要和体验。Workplace Advisor为企业提供数据和洞察,指导人们如何全面地思考空间问题,从而成就智能化且相互连结的办公空间。Workplace Advisor也会支援Steelcase Find,加强员工之间的互动,并指示最佳工作地点的位置,为员工节省时间,增加交流协作。”

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只需拿起智能电话轻按几下,员工便可得知同事去向,并找到合适的办公空间。

为办公室而设的Fitbit

Workplace Advisor以微软Azure IoT为创建平台,配合战略布置的感应器和闸道,实时精准追踪空间使用状态,区分开放使用的房间,以及已被预订但暂时空置的房间。全新感应器采用顶尖电子工程技术,深思熟虑地放置在每个办公空间之内,令Workplace Advisor的报告更加准确。此外,Steelcase利用专利计算程序,以及关于工作、办公人员和办公场所的深入知识,仔细分析数据并分析其深意,更实时显示在用户界面,让用户一目了然。.

“我们综合科技、大数据和办公室的相关洞察,支持企业创造以人为本的办公场所。”

Jim KeaneCEO Steelcase

Workplace Advisor得出的洞察,时常令人出乎意料。用户交互设计师Jenny Carrol认为其中一个原因,是大多数企业不清楚公司空间的实际使用情况,更指出典型办公场所内的46%空间根本派不上用场。她表示:“工作模式日新月异,不可能事先断定房间用途。员工会在会议室里通电话,团队会在开放式休憩空间协作,有些人甚至会边走边在电话谈公事。搜集工作环境内的实时数据,有助了解用户习惯、工作方式,以及空间可以如何帮助他们。Workplace Advisor好比为办公室而设的Fitbit。”

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Workplace Advisor提供无间断的实时数据,以助管理办公场所,更会定期发布空间量度研究。

个人专属的前台服务

为用户而设的Steelcase Find将在今年稍后推出,此移动应用程序就像办公场所的个人前台服务,它所提供的信息均由Workplace Advisor搜集所得,并将根据需要的空间、会议人数、所需工具、科技和配套等因素,协助用户轻松辨识最佳办公地点。

Steelcase Find将会逐步演变,最后与微软Outlook和网络房间预订系统Steelcase Room Wizard结合。(Steelcase Find和Workplace Advisor与众多常用软件产品和服务一样,将以持续更新的模组推出。)Steelcase Find将连结办公场所里的个人行事历,让员工更快找到同事,并预订所需空间,无须毫无头绪在公司里四处寻觅可用房间,或者有没有空的会议室可以使用,节省宝贵的时间。只需拿起智能电话轻按几下,员工便可得知同事去向,并找到合适的办公空间。

此外,Steelcase Find也设有评级功能,用户可以为办公空间打分,并分享相关工作体验,从而让企业得知他们真正的办公需要。每当用户就房间的适用科技、私密性、干扰等因素作出评论,企业积累的知识也将随之大幅增长。假以时日,企业终会明白员工最确切的需要,也会了解背后的缘由,有效改进办公环境。

Workplace Advisor提供无间断的实时数据,以助管理办公场所,更会定期发布空间量度研究,一般以一到三个月为时间单位。

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Real estate needs to pay for itself. If there is an underutilized room, there is a need to understand why. Workplace Advisor gives you real-time data, so you don’t guess how well a space is working, it’s a knowable fact.

数据主导的设计

Workplace Advisor的beta测试在20间来自不同界别的企业进行,包括保险公司、财务公司、设计室和法律事务所。设计公司DLR Group在它的洛杉矶办事处测试Workplace Advisor超过一年。DLR 办公空间部门领导Alison Marik Zeno表示他们虽然具备丰富的专业经验,现有150名员工的DLR “依然希望采用数据主导且获实证支持的设计。

“每一寸物业都必须物有所值。假如有一间房间未被充分使用,我必须明白当中原因。Workplace Advisor给予我们实时数据,从此无须揣测空间表现,一切成为可知的事实。”

比方说,DLR有四间大型会议室,每间的面积一样,并设有相同的科技和白板。其中两间为传统布局,另外两间则支援另类办公姿势,更设有休闲座椅及适合站立工作的平面。“根据观察所得,我们相信支持另类姿势的会议室更受欢迎。Workplace Advisor证明了我们的推测,这两间会议室使用率高达64%,为传统布局会议室使用率(30%)的两倍。”

利用beta测试所得的数据,我们归纳出初期洞察,了解不同行业和个人的空间使用模式。以实体空间为例,财务公司在该空间使用率(65%)相较设计室或广告公司(40至50%)为高。也许这是因应行业特性而有所不同,又或创意团队追求有别于传统布局的空间。另外,我们还发现,无论任何界别的公司,只要添置可调节高度的办公桌,都能够提升该房间的使用率。

“其实一切全为提升企业灵敏度、抗逆力和反应速度。优秀的办公场所可以改变思考模式、鼓励员工投入工作,同时培养创造力。

Jim Keane CEO, Steelcase

私密、安全、智能化和相互连结

使用Workplace Advisor和Steelcase Find的客户能拥有和控制自己的数据。微软Azure IoT总监Sam George说:“微软Azure平台保安严密,并提供隐私保证。所有数据都属于客户,我们将致力维护有关所有权和隐私。微软Azure平台领先同侪,容许用户按照需要调节规模,其云端科技更为客户信息提供高度防护。”

Steelcase Find用户可按照个人意愿,选择启动个人位置追踪功能。Carroll指出:“假如你在移动设备搜索某间餐厅的位置,应用程序便会得知你的所在。当然,不是所有人会选用这个功能,但它的确能助你轻松找到附近的餐厅。”

为人们带来改变

事实上,大部分改进措施都不用花费庞大成本,便可提升空间使用率,并把办公室由根据流程规划,变成智能化且相互连结的空间。Carroll阐述说:“很多时候,只要改变空间的使用方式,或在玻璃上添一层薄膜以增加私密性,又或重新整理家具布置,便可改变人们的习惯。这些改动看似微不足道,却能大幅转变人们的工作体验。”

Keane总结道:“其实一切全为提升企业灵敏度、抗逆力和反应速度。优秀的办公场所可以改变思考模式、鼓励员工投入工作,同时培养创造力。善用大数据、新科技,以及长时间观察得来的工作和办公场所相关洞察,能够为企业带来巨变。”

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